Zarządzanie projektem to trudna sztuka, a osoba nim zarządzająca musi łączyć w sobie kilka różnych ról. Wiele osób zadaje sobie pytanie – jak zarządzać projektami, żeby to robić skutecznie? Jak najbardziej efektywne osiągniecie celów przy jednoczesnym zminimalizowaniu ryzyka to coś, do czego dąży każdy project manager. Musisz być kimś, kto spełni założenia projektu i wymagania jego sponsora przy jednoczesnym zagwarantowaniu dobrej komunikacji z uczestnikami projektu i sprawieniu, aby rzetelnie wykonywali oni powierzone im zadania. W dzisiejszym wpisie chcieliśmy się podzielić z Wami 10 poradami dotyczącymi efektywnego zarządzania projektami.

1. Jasno określ cel projektu

Przede wszystkim wszyscy pracownicy muszą znać i rozumieć cel projektu, łącznie z Tobą. Aby sprawnie i rzetelnie przekazać swojemu zespołowi co należy zrobić, musisz wiedzieć, jakie oczekiwania ma od Ciebie jego sponsor i jaki efekt ma dawać zrealizowana kampania. Ważną rzeczą jest, abyś upewnił się, że każdy z uczestników zna cele i założenia projektu. Bo to fundament dobrej współpracy. Pamiętaj jednak, że nie chodzi tylko to, aby każdy wiedział, co sam ma zrobić. Grupa musi wiedzieć także, jaki będzie efekt Waszej wspólnej pracy, jakie efekty ma dać Wasz projekt. W innym razie każdy będzie skupiał się wyłącznie na swoich zadaniach i nie będzie mowy o żadnej współpracy.

2. Zaopatrz się w odpowiedni program do zarządzania projektem

Dobry program do zarządzania projektami to podstawa we współczesnym kierowaniu złożonymi przedsięwzięciami. Bez niego nie warto nawet próbować rozpoczęcia jakichkolwiek działań. Program sprawi, że nie będziesz musiał pamiętać o wszystkim samemu, gdyż to w nim będziesz miał zapisane wszystkie terminy i inne ważne informacje. Pozwoli też między innymi na automatyzację części procesów, dzięki czemu zaoszczędzisz swój czas, którego, jak wiadomo, zawsze jest za mało. Przykładów takich programów jest wiele m.in polski IC Project, który ma wszystkie niezbędne funkcje przydatne w zarządzaniu projektami. Jeśli chcesz, możesz również postawić na zagraniczne, rozwinięte programy do zarządzania projektami jak np. MS Project czy Jira.

[CTA]

3. Zapewnij wszystkim uczestnikom odpowiednie narzędzia

Pamiętaj, żeby wyposażyć w niezbędne narzędzia nie tylko siebie. Niezwykle ważne jest, aby wszyscy uczestnicy projektu posiadali wszystko to, co potrzebne jest do realizacji Waszego projektu. Postaraj się już na samym początku pracy dowiedzieć się, kto czego będzie potrzebował. Oczywiście, niestety, nie zawsze da się wiedzieć o wszystkim tym, co potrzebne do realizacji konkretnego zadania już przy rozpoczynaniu z nim pracy. Niekiedy zapotrzebowanie na niektóre materiały pojawi się dopiero w trakcie realizacji. Dlatego tak ważne jest, aby w miarę możliwości realizować takie wymagania uczestników projektu na bieżąco. Przekaż to wszystkim na samym początku, że powinni się zgłaszać do Ciebie, jeśli czegoś potrzebują. Nie każdy jest na tyle otwarty, że będzie o tym mówił chętnie, niektórzy potrzebują właśnie takiej zachęty.

4. Ustal realny termin realizacji

Wydaje się to oczywiste, jednak często zakłada się zbyt krótki czas na realizację projektu. Zamiast patrzeć realnie i starać się ustalić ramy czasowe w oparciu o rzeczywistość, próbuje się dostosować cały proces realizacji tylko i wyłącznie pod konkretny termin. Niestety rzadko kiedy wychodzi to całemu projektowi na dobre. Badania przeprowadzone przez KPMG pokazują, że z powodu wyznaczenia na realizację projektów terminu krótszego niż rok, 60% z nich kończy się niepowodzeniem.

Zbyt krótki termin może powodować także niedokładne wypełnianie obowiązków przez poszczególnych uczestników. Będzie to spowodowane obawami, że nie zdążą oni wywiązać się z powierzonych im zadań na czas. To z kolei prowadzi do błędów, które w konsekwencji wpływają na całość. Dlatego musisz jak najdokładniej przeanalizować wszystkie działania, jakie będą potrzebne do realizacji projektu i ustalić realny, a nie hurraoptymistyczny harmonogram.

W planowaniu terminowości całego projektu zdecydowanie pomaga wykres Gantta. Jeśli będziesz poszukiwać odpowiedniego programu do zarządzania projektami, pamiętaj, że wykres Gantta to wielka wartość dodana dla Ciebie i Twojego zespołu. Zobacz też, w jaki sposób możesz zarządzać swoim czasem.

5. Zadbaj o motywację w zespole

Tylko zmotywowany zespół może efektywnie realizować wyznaczone cele. Dlatego ważne jest, aby każdy uczestnik miał zapewnione komfortowe warunki pracy: zaczynając od odpowiednich zarobków, przez właściwe narzędzia do pracy nad projektem, na pozytywnie nastawionym otoczeniu kończąc. Przykładowym motywatorem zwiększającym chęci do pracy może być umożliwienie komuś rozpoczynania pracy nie o sztywno ustalonej godzinie lub pozwolenie na wykonanie części zadań zdalnie. Zadowolenie pracowników w dużym stopniu wpływa na efektywność ich pracy. Ktoś niezadowolony i pracujący po 10 h dziennie może być mniej efektywny, niż jakby pracował po 6 h.

6. Opracuj plan na różne sytuacje

Część negatywnych wydarzeń, które mogą pojawić się podczas realizacji projektu, możemy przewidzieć. Dlatego ważne jest, aby opracować plan w razie ich wystąpienia. Przekaż takie wskazówki wszystkim jego uczestnikom. Pozwoli to zmniejszyć negatywne konsekwencje takich sytuacji i znacznie ułatwi oraz przyspieszy zapanowanie nad nimi. Nawet jeśli nie przewidzisz jakiegoś konkretnego wydarzenia, opracowane plany na inne mogą pomóc Ci uporać się właśnie z tym kryzysem. Co więcej, jeśli będziesz mieć przygotowanych kilka planów asekuracyjnych, będziesz wiedzieć jak zarządzać projektami w sytuacjach kryzysowych.

7. Zadbaj o dobrą komunikację w zespole

Ważne jest, aby uczestnicy na każdym etapie projektu nie tylko wiedzieli, jaka jest ich rola, ale także mogli ze sobą się swobodnie komunikować. Bez dobrej wymiany informacji nie będzie dobrej współpracy. Szczególnie istotne jest, aby w razie jakichkolwiek wątpliwości każdy uczestnik mógł skontaktować się z Tobą jako kierownikiem projektu, a Ty będziesz mógł mu wszystko wyjaśnić. Nie czekaj biernie, aż ktoś o coś Cię zapyta. Dopytuj współpracowników i zachęcaj do dzielenia się postępem prac, wątpliwościami i pomysłami. W szybkim przesyłaniu wytycznych i informacji pomóc może komunikator wewnętrzny lub system powiadomień, dzięki czemu w firmie przepływ wszelkich informacji jest na bieżąco, bez żadnego opóźnienia. To wszystko znajdziesz m.in w polskim narzędziu IC Project.

8. Zaplanuj spotkania i zadbaj o raportowanie

Wszystkie spotkania, które nie będą efektem jakichś nagłych sytuacji trzeba planować z odpowiednim wyprzedzeniem. Pozwala to zagwarantować, że wszyscy uczestnicy spotkania będą mogli zaplanować je w swoim kalendarzu i cały zespół będzie w nich uczestniczył. Dobrze jest też ustalić konkretne terminy dla wszystkich zadań, które mają prowadzić do finalizacji projektu. Zapewne wszyscy uczestnicy projektu będą musieli składać raporty z prowadzonych prac. Dobrze jest terminy takich raportów ustalić z odpowiednim wyprzedzeniem i odnotować je w kalendarzu dostępnym w oprogramowaniu do zarządzania projektami. Dzięki temu wszyscy uczestnicy będą wiedzieć, kiedy wymaga się od nich konkretnych działań i raportów, a Ty nie będziesz musiał się o tym przypominać.

9. Nadzoruj uczestników projektu

Każdy kierownik projektu musi umieć nadzorować pracę wszystkich jego uczestników i w razie wykrycia niewywiązywania się z obowiązków przez któregoś z nich, odpowiednio mu to zakomunikować. Musi to być oczywiście krytyka konstruktywna. Dlatego, zanim kogoś upomnisz, musisz wiedzieć, jaki jest cel tej krytyki i przygotować się, aby odpowiednio to przekazać. Krytykowany musi otrzymać informacje bez pozostawienia miejsca na domysły i niedomówienia. Musi wiedzieć, że nie jest to krytyka dla samej krytyki tylko ma ona za zadanie wywołać odpowiedni efekt.

10. Zminimalizuj liczbę spotkań

Wiele spotkań, które mają miejsce podczas pracy nad jakimś projektem, równie dobrze mogłoby być zastąpiona wymianą odpowiedniej korespondencji. Firma Verizon Conferencing przeprowadziła badania, według których tylko 22% spotkań uznawanych jest z niezwykle produktywne, a 44% za bardzo produktywne. Jednocześnie wraz z czasem trwania spotkania rośnie jego produktywność – aż 80% spotkań trwających powyżej 5 godzin było uznawane za produktywne. Oznacza to, iż warto ograniczyć liczbę spotkań, natomiast wydłużyć ich czas. Takie działanie spowoduje, że wszyscy wyniosą z nich więcej. Przed spotkaniem ustal także czas, jaki miałoby ono trwać i przygotuj jego agendę, która znacznie usprawni przebieg zebrania.

Mamy nadzieję, że te 10 porad dotyczących zarządzania projektami pozwoli Ci działać sprawniej i lepiej spełniać się w swojej roli. Jesteśmy przekonani, że dzięki temu artykułowi wiesz już jak zarządzać projektami. Jeśli natomiast poszukujesz odpowiedniego i kompleksowego narzędzia dla project managera to zerknij na zestawienie 5 najlepszych programów do zarządzania projektami w języku polskim – porónanie pod względem funkcjonalności, ceny i dostępności języka polskiego.

[CTA]