Mimo tego, że jest już połowa stycznia, nadal mamy czas na wprowadzenie w życie noworocznych postanowień, które będą miały pozytywny wpływ na nasz biznes. Podobno wraz z nadejściem nowego roku połowa Polaków stawia sobie jakieś cele do osiągnięcia, a 86% z nich wierzy w to, że im się to uda. Niestety tylko 1/10 z nich udaje się je zrealizować. Czy podobnie jest w biznesie? Czy tego typu decyzje to wprowadzanie porządku czy też raczej zamieszania w mury korporacji? Czy to sposób na motywację pracowników i odświeżenie celów firmy, czy może na pogorszenie morale zespołu?
Małe firmy – duże zmiany
Jeśli zdecydujemy się postawić sobie cele na nowy rok, to musimy zastanowić się dokładnie nad tym, które elementy, czy też komórki przedsiębiorstwa są dla nas najważniejsze, co chcemy zmienić i co osiągnąć. Dlatego warto poddać naszą firmę małej analizie i skupić się na poszczególnych jej działach.
Można powiedzieć, że najprościej mają mali przedsiębiorcy. Jednoosobowe firmy lub firmy zatrudniające dosłownie kilka osób dużo łatwiej mogą przeanalizować swoją sytuację i szybciej znajdą krytyczne punkty, które mogą mieć ogromny wpływ na działanie biznesu. Będąc jednocześnie własnym szefem i pracownikiem, wiemy, jakie są nasze potrzeby i co musimy zmienić, aby nasza firma się rozwijała. Dlatego wśród postanowień pojawiają się takie, by znaleźć więcej klientów, by zatrudnić pracowników, mniej pracować, a zwiększyć wydajność itp.
Przeglądając listę najczęściej deklarowanych postanowień w małych biznesach, znajdziemy na niej przede wszystkim: postawienie firmowej strony www, budowanie relacji w social mediach, pisanie bloga, kreowanie marki. Wśród nich pojawiają się jednak także takie cele jak: zerwanie współpracy z klientami, którzy nie płacą w terminie lub rozliczanie ich na zasadzie przedpłaty, realne szacowanie terminów zadań, uporządkowanie pracy itp.
Dla małego przedsiębiorcy lista tego typu postanowień może być kluczowa, aby wprowadzić swój biznes na wyższy poziom. Skupienie się na kliencie, realne ocenianie kosztów realizacji i terminów wykonania zadań to główne elementy, które mogą wymagać poprawy.
Duże firmy i zmiany na różnych poziomach
W dużych firmach wprowadzenie i ustalenie noworocznych postanowień może być dużo cięższe. Wyznaczony cel może dotyczyć firmy jako całości lub tylko pojedynczych komórek, może mieć wpływ tylko na kilka osób itd. Dlatego możemy mówić o zmianach na skalę makro i mikro.
Postanowienia w dużych przedsiębiorstwach podzielić możemy także na te dotyczące procedur, odnoszące się do kultury organizacji oraz te, które dotyczą pracowników i ich kompetencji. Oczywiście działy handlowe mogą dodać do tego deklaracje przekroczenia progów sprzedażowych, a marketingowcy – pozyskania większej liczby leadów. Kwestię tego, czy rozpatrywać to w ramach postanowień, czy też firmowych kamieni milowych, zależy już jednak od przedsiębiorstwa.
Dlaczego te trzy rodzaje postanowień są tak bardzo ważne w dużych strukturach? Z tego powodu, iż mają bardzo ogromne znaczenie dla wydajności i kultury pracy. Zacznijmy od tego drugiego zagadnienia i decyzji dotyczących koniecznych zmian.
Zmiany kultury organizacyjnej
Na rynku istnieje wiele firm, a każda z nich zarządzana jest w inny sposób. Wśród nich funkcjonują również takie przedsiębiorstwa, których kultura oparta jest na konformizmie, domysłach, spekulacji, złym delegowaniu odpowiedzialności i zadań. Pomimo złego zarządzania ich konkurencja rynkowa nie jest zagrożona, ale może dojść do sytuacji, w której tak się stanie. Taki stan rzeczy prędzej czy później doprowadzi bowiem do braków kadrowych lub też rotacji pracowników, co sprawi, że firma zostanie pozbawiona specjalistów z długoterminowym doświadczeniem. W takich przedsiębiorstwach warto zadbać o lepszy start w nowym roku i rozpocząć wdrażanie innych kultur, bardziej propracowniczych. Aby tak się stało, warto pokusić się o:
- ustalenie systemu wartości – zbioru odpowiedzi dla pracowników, który ma powiedzieć im, jak się zachowywać, jak działać, aby realizować wizję firmy;
- stworzenie idei marki – wizja firmy musi być dobrze opisana i przedstawiona. Będzie ona nie tylko kierowała działaniami pracowników, ale także może być czymś, co przyciągnie potencjalnych partnerów i klientów;
- stworzenie narracji – języka komunikacji, który pozwoli przedstawić historię firmy, budować jej wizerunek itd.;
- odpowiednia aranżacja miejsca pracy – wraz z kulturą organizacji idzie jej wygląd. To, w jaki sposób przygotujemy biuro dla naszych pracowników, jaki będzie układ pomieszczeń oraz wystrój, będzie miało ogromny wpływ na naszych podwładnych.
To jednak nie wszystko. Zbudowanie odpowiedniej kultury to także zmiana sposobu myślenia kadry zarządzającej. Coraz częściej mówi się o kulturze błękitnego oceanu, firmach zarządzanych w sposób LEAN, a także takich, gdzie po prostu słucha się pracowników.
Kiedy wiemy, że nadszedł czas na zmiany sposobu zarządzania, a także kultury organizacji? Przede wszystkim wtedy, gdy drastycznie spada wydajność podwładnych, gdy widać ogromne różnice w wynikach pomiędzy zespołami, gdy słyszy się narzekanie na korytarzach spółki. Czasami dobry menadżer potrafi to po prostu wyczuć. Warto prowadzić analizy i ankiety pracownicze, które pokazują, jak bardzo potrzebują oni zmian.
Zmiany procedur
Złe procedury, błędne ścieżki komunikacji i przepływu dokumentów mają ogromny wpływ na wydajność organizacji. To właśnie zmiana procedur i sposobu zarządzania powinna być kolejnym z noworocznych postanowień wielu firm. Podobnie jak w przypadku analizy kultury organizacji i tutaj można znaleźć wiele błędów, które przyczyniają się tego, jak firma radzi sobie na rynku.
Najwyższą skuteczność można osiągnąć tylko wtedy, gdy ma się świadomość, jakimi zasobami dysponuje firma oraz gdy wie się, jak je zagospodarować. Straty powodowane złymi procedurami mogą być niewidoczne, a dopiero analiza działań pokazuje, jak duże one są.
Posłużmy się przykładem. Proste zadanie, jakim jest skanowanie i rozsyłanie dokumentów do poszczególnych działów, może zajmować wiele godzin pracy dziennie. Wprowadzenie metodologii LEAN pozwoliło jednemu z przedsiębiorstw na zaoszczędzenie ponad 40 godzin tygodniowo na tym zajęciu. Wystarczyło jedynie przebudować proces i wyposażyć pracowników w inną, dodatkową maszynę. To jedynie przykład, ale pokazuje doskonale, że nawet małe zmiany mogą mieć ogromny wpływ na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.
Zmiany vs. ludzie
Tak naprawdę dużą niewiadomą podczas wprowadzania zmian są sami pracownicy. To oni mogą obawiać się utraty stanowiska, zwiększenia liczby obowiązków, czy też wydelegowania do innych zadań. Dlatego – jeśli decydujemy się na zmiany – musimy odpowiednio je zakomunikować podwładnym. Wielu z nich może nie znać metodologii zarządzania, które wybierzemy. Brak dialogu jest największym błędem, który może doprowadzić do konfliktów.
Na pomoc przychodzą firmy, które pomagają zarządzać zmianami w przedsiębiorstwach. Zapewniają one odpowiednie szkolenia, ich pracownicy są częścią zespołu i potrafią rozładować napięcie, które powstaje w takich sytuacjach. Dlatego jeśli obawiamy się spadku morale, obniżenia wydajności itp., to warto skorzystać z pomocy doświadczonych osób.
Do dzieła!
Jeśli podejmiemy jakieś postanowienie, to ważne jest stworzenie planu jego wdrożenia. Każdy cel do osiągnięcia powinien być zaplanowany, musi mieć określone założenia, kamienie milowe, budżet. Wszak to kolejny projekt, który musimy poprowadzić. Jeśli jednak zrobimy to dobrze, możemy spodziewać się widocznych efektów. Inspiracją do działania może być filmik „Nad czym popracowac w 2019” Mariusza Kapusty. Zatem – do dzieła!
