Pięć dni, czyli sto dwadzieścia godzin – tyle czasu potrzeba na zamknięcie praktycznie każdego projektu, a dokładnie na doprowadzenie go od pomysłu do działającego, często generującego sprzedaż, prototypu. To nie jest bajka czy czcze gadanie. Trzech specjalistów, pracujących dla największych korporacji na świecie, udowodniło, że faktycznie jest to możliwe. Ci trzej mężczyźni to Jake Knapp, John Zeratsky oraz Braden Kowitz. Jaki jest przepis na sukces? To metoda pięciodniowego sprintu, która może być zastosowana praktycznie w każdym przedsiębiorstwie.

Od e-sklepu do robotyki

Dwa przykładowe projekty, przy których wykorzystano rozwiązanie zwane „pięciodniowym sprintem”, to:

1. przygotowanie strony i sklepu internetowego dla znanej marki kawowej Blue Bottle Coffee (link: https://bluebottlecoffee.com);
2. stworzenie robota wykorzystywanego w hotelarstwie, przemyśle usługowym oraz medycznym. Mowa o robocie Relay marki Savioke. Więcej o samym robocie i projekcie można przeczytać tutaj (link: http://www.savioke.com).

Jak widać, to bardzo różne zadania i branże. W obu przypadkach metoda zadziałała. Strona w wersji testowej była gotowa po 5 dniach, ale tak naprawdę najważniejsze podczas sprintu okazały się uzyskane podczas spotkań z klientami informacje dotyczące kawy, rytuałów jej picia itd. Robot był gotowy do pierwszych prac po trzech tygodniach od sprintu. Jak w takim razie wspomniane pięć dni ma się do tych kilku tygodni czy też miesięcy? Sprint polega na tym, aby znaleźć bardzo szybko rozwiązanie końcowe, nawet jeśli wymaga ono w późniejszym etapie dodatkowej pracy. W sprintach tego typu chodzi o to, że zespół może zobaczyć gotowy produkt i reakcje na niego ze strony klientów. Nie trzeba więc podejmować kosztownych inwestycji, wykładać ogromnych pieniędzy, tracić masy czasu, by potem okazało się, że nasz pomysł jest klapą i klienci go po prostu nie zaakceptują.

Siła pięciodniowych projektów

Każde takie działania składają się z pięciu etapów, z których każdy jest przypisany do jednego dnia:

1. poniedziałek – tworzenie mapy projektu i wybór celu – mapą może być np. layout strony, a celem sprzedaż kawy online;
2. wtorek – opracowanie konkurencyjnych rozwiązań – może się okazać, że pierwszy pomysł nie jest najlepszy, że możemy znaleźć rozwiązania alternatywne;
3. środa – burza mózgów i wybranie tej opcji, która pozwala na optymalne zrealizowanie celów postawionych w poniedziałek;
4. czwartek – stworzenie realistycznego prototypu – nie musi być to cała strona internetowa, cały produkt, cała usługa, chodzi tylko o tą najważniejszą dla nas funkcjonalność. W przypadku robota Relay był to jeżdżący model z wyświetlaczem i zainstalowaną kamerą, aby możliwe było rejestrowanie reakcji klientów;
5. piątek – testy prototypu wśród klientów docelowych, czyli nic innego, jak wyjście do naszych odbiorców i pokazanie im jego działania. Ważne jest tutaj zbieranie informacji zwrotnych i ich analiza. Ten dzień to tak naprawdę być albo nie być projektu. Może się okazać, że nasze założenia były błędne, a prototyp po prostu nie trafił do klienta. Co zyskujemy? Oszczędzamy pieniądze i czas na wdrożenie. Koszt, jaki ponosimy, to praca maksymalnie 7 osób, które biorą udział w sprincie + materiały, które mogą być potrzebne do stworzenia wersji beta.

Jak budować zespół?

Optymalny zespół projektowy składa się z 7 osób. Zaliczamy do nich:

1. osobę decyzyjną – prezesa, założyciela firmy, kogoś, kto może podjąć najważniejsze dla wdrożenia decyzje;
2. eksperta do spraw finansowych – osobę, która będzie potrafiła wyjaśnić, jak sfinansować kolejne etapy, skąd pozyska się pieniądze itd., może to być np. dyrektor finansowy;
3. specjalistę od marketingu – osobę, która potrafi sprzedać pomysł dalej, jednocześnie nadając mu cechy osobowości, które spójne są z przesłaniem i misją firmy;
4. specjalistę do spraw klientów – osobę, która zna naszych klientów, wie, czym są persony i segmenty, do których możemy trafić;
5. eksperta od logistyki i techniki – kogoś, kto poradzi sobie bez problemu z zagadnieniami technicznymi i znajdzie potrzebne rozwiązania;
6. specjalistę od projektów – osobę, która tworzyła lub tworzy inne produkty firmy, która rozumie filozofię i sposób ich powstawania.

Nie liczy się czas, a systematyczność i zasady

5-dniowy sprint wywraca do góry nogami typowy dzień pracy, który znany jest wielu firmom. Zamiast straty czasu na kolejne spotkania, maile, telefony, mamy konkretne bloki projektowe. Według Knappa każdy dzień pracy powinien trwać od 10:00 do 17:00, z godzinną przerwą na lunch i krótkimi przerwami kawowymi. Typowy sprint projektowy to tak naprawdę sześć godzin aktywnej pracy. „Zaczynając o 10:00, dajemy każdemu czas na sprawdzenie e-maili i zorientowanie się, co się dzieje, zanim dzień się zacznie.” Najważniejsze w całym procesie jest jednak coś innego. Mianowicie zasada wyłączenia się z innych czynności. Aby projekt mógł być prowadzony i zamknięty w tym czasie, każdego ranka wszyscy członkowie teamu wyłączają telefony i odcinają się od codziennych rozpraszaczy. Nie ma czasu na maile i Facebooka. Jest tylko projekt. Są dwa wyjątki od tej zasady. Przerwy są dla nas i możemy korzystać ze wszystkich urządzeń. Jeśli faktycznie istnieje konieczność odebrania telefonu, należy zrobić to poza miejscem spotkania. Dodatkowo, aby rozpocząć pracę, przydadzą się białe tablice, markery oraz dużo przestrzeni na dodatkowe notatki.

O przebiegu sprintów warto przeczytać w książce Knappa i jego kolegów. Tam krok po kroku pokazane są kolejne etapy działania, znajduje się też tam wiele świetnych przykładów udanych wdrożeń, które zrodziły się podczas tego typu spotkań. To naprawdę działa. W ten sposób można wprowadzić na rynek nowy produkt, poprawić jakość obsługi klientów, znaleźć rozwiązania alternatywne dla obecnego stanu rzeczy w firmie. Pięciodniowe projekty mają rację bytu, jeśli tylko będziemy trzymać się zasad. Warto spróbować.

A o tym jak robić rzeczy niemożliwe opowiada ekspert Zarzadzania Projektami Mariusz Kapusta. Czym jest trójkąt projektowy?

Zobacz wideo

[CTA]