Realizacja projektów w założonym terminie i budżecie, kontakt z partnerami, nadzorowanie zadań na różnych etapach. Project managera codziennie czeka sporo wyzwań. Aby sobie z nimi poradzić, silna motywacja nie zawsze wystarcza. Niezależnie od branży i stanowiska, źródłem sukcesu zawsze jest pokora. Warto zatem w spokoju zapoznać się z kilkoma wskazówkami, które pozwolą doskonalić siebie, umiejętność współdziałania z grupą równie ambitnych osób, a w końcowym bilansie – przełożą się na stworzenie dodatniej wartości dla firmy. Badź lepszym project managerem.

1. Zadbaj o dobrą komunikację w zespole

Kierowanie zespołem wymaga doskonałego przepływu informacji. Wiele firm wciąż zarządza projektami w ramach struktury funkcjonalnej przedsiębiorstwa. To znacznie utrudnia utrzymanie właściwego poziomu komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami. Nieformalna integracja jest oczywiście dobrym sposobem na znalezienie płaszczyzny porozumienia, lecz w codziennej pracy warto postawić na bardziej konkretne rozwiązania.

Pomóc może wybór oprogramowania do zarządzania projektami wyposażony w chat oraz moduł poczty. W ten sposób pracownicy na bieżąco mogą rozmawiać z przełożonymi i na odwrót. Co więcej, można rozmawiać prywatnie, a także z osobami, które realizują dany projekt lub zadanie w konwersacji grupowej. Po każdym poleceniu czy prośbie zostaje ślad, więc w przypadku wątpliwości, można odwołać się do wcześniejszej wypowiedzi. Podczas realizacji zadań można na bieżąco aktualizować przebieg prac za pomocą komentarzy, a nawet oznaczać swoich współpracowników. Bez wątpienia usprawnienie komunikacji to ważna rada dla project managera. Pamiętaj o tym!

2. Naucz się szacować ryzyko projektu

Nawet najbardziej profesjonalnie przygotowany project manager musi liczyć się z tym, że na pewnym etapie wykonania zadań, nie wszystko pójdzie po jego myśli. To ryzyko powinno być z góry wkalkulowane. Należy zatem kontrolować niepowodzenia oraz znaleźć sposoby minimalizowania ewentualnych strat. Pomaga w tym doświadczenie zdobyte przy pracy nad kolejnymi zleceniami. Wiedza teoretyczna jest ważnym wsparciem dla zarządzających, lecz to w praktyce okazuje się, na co warto zwracać uwagę.

Istnieje kilka sposobów na zarządzanie ryzykiem projektu. Oprócz własnych doświadczeń można zastosować chociażby metody heurystyczne, wykorzystujące analogiczne przypadki do antycypowania zdarzeń w przyszłości. Z niezliczonych projektów, jakie zrealizowała firma project manager wybiera te, w których rodzaj zadań i wyzwań był zbliżony do aktualnego przedsięwzięcia. Jeśli zaangażuje w ten proces ekspertów z branży, dodatkowo poszerzy asekuracyjne działania o elementy metody delfickiej. Już na etapie ewaluacji projektu warto szczegółowo opisać przebieg jego realizacji, aby ustrzec się przed przyszłymi błędami.

3. Dobierz odpowiedni program do zarządzania projektami

Technologie nie zastąpią indywidualnej mądrości człowieka, lecz są jego dobrymi sprzymierzeńcami. Warto otworzyć się na nowe rozwiązania i postawić na innowacyjność w zarządzaniu. Automatyzacja procesów znacząco zwiększa efektywność powtarzalnych – i co tu dużo mówić – nudnych, lecz koniecznych czynności. Kiedy korzysta się z profesjonalnego oprogramowania do zarządzania projektami, w końcu znajduje się czas potrzebny na dopracowanie szczegółów. Usprawnienie działań operacyjnych przekłada się wprost na poziom taktyczny i strategiczny project managementu. Wprowadzenie programu do zarządzania projektami to kluczowa wskazówka dla project managera.

Oto kilka wybranych przykładów najciekawszych propozycji:

• Jira

Legenda wśród oprogramowania do zarządzania projektami. Jest to mocno rozwinięty program, który posiada mnóstwo funkcjonalności. Niestety Jira to narzędzie bardzo trudne do okiełznania – ogrom funkcji powoduje, że jest bardzo ciężko wdrożyć to oprogramowanie w firmie, a przede wszystkim nauczyć korzystać z niego swoich pracowników.

• IC Project

To funkcjonalne i proste w obsłudze narzędzie do zarządzania projektami spełnia wszystkie kluczowe wymagania project managera. Zapewnia skuteczne planowanie działań popularną metodą Gantta, posiada moduł kontroli kosztów czy wtyczkę do fakturowania. A co najważniejsze, istnieje także intuicyjna aplikacja mobilna, która umożliwia zarządzanie projektami z dowolnego miejsca na świecie.

• Trello

Narzędzie równie popularne co Jira i stosowane jako alternatywa przez wiele korporacji. W Trello project manager ma do wykorzystania przede wszystkim zarządzanie zadaniami. To wciąż użyteczny sposób na organizowanie pracy, lecz ograniczenie można potraktować jako słabość oprogramowania.

4. Ćwicz umiejętności negocjacyjne

Sztuka przekonywania już w starożytności była częstym przedmiotem refleksji najtęższych umysłów. Umiejętności oratorskie godne Cycerona nie są niezbędne do prowadzenia negocjacji. Warto jednak doskonalić warsztat, zwłaszcza gdy rozpoczyna się etap zawierania kontraktów z coraz większymi podmiotami. Na wyższym szczeblu współpracy drobne ustępstwa mogą przełożyć się zarówno na pokaźne zyski, jak i ogromne straty.

Project manager stale prowadzi pertraktacje w różnych sprawach. Dobrą praktyką negocjacyjną jest dobór argumentów i sposobu ich prezentacji, który uwzględni indywidualność rozmówcy. Model perswazji ELM opracowany przez Richarda Petty’ego i Johna Cacioppo pokazuje, że istnieją dwie równoległe ścieżki przekonywania: odnosząca się do jakości argumentów i zależna od pozostałych czynników – długości przekazu, wiarygodności nadawcy, a nawet jego atrakcyjności. Świadomość kompleksowego charakteru komunikatu pozwala dopracowywać najlepszą metodę na przechylenie szali na swoją stronę.

5. Po piąte, nie marnuj czasu

Większość modeli ułatwiających zarządzanie projektami zawiera narzędzia, które pozwalają uszeregować hierarchię celów: od strategicznego, przez taktyczne, na operacyjnych kończąc. Na samym początku, kiedy założenia projektu już są znane, ale przyszłość wciąż czai się za mgłą – już wtedy należy myśleć o końcowych rezultatach. Trzeba mieć to na uwadze każdego kolejnego dnia, aż do etapu ewaluacji. Dlaczego?

Czas tylko pozornie ma stałą miarę. Godziny wydłużają się podczas wykonywania zadań przygotowawczych, a przed zamknięciem projektu znikają bez wieści jedna za drugą. Jeśli zaś zastosuje się chociażby opatrzony, ale sprawdzony w bojach model Gantta i dokładnie określi się kamienie milowe projektu – dobrze zdefiniowany cel nigdy nie zniknie z linii horyzontu. Jeśli chcesz być dobrym project managerem, zdecydowanie musisz skorzystać z tej wskazówki.

6. Pamiętaj – nie jesteś we wszystkim najlepszy

Kompleksowy charakter pracy nad projektami sprawia, że po kilku latach osobom zarządzającym udziela się poczucie nieomylności i wszechwiedzy. Wpływa to negatywnie na relacje w zespole projektowym, którego członkowie i członkinie stopniowo zniechęcają się do wysuwania własnych pomysłów w obawie przed ich krytyką. Cierpi na tym przede wszystkim kreatywność, czyli unikalny skarb stanowiący siłę napędową współczesnej działalności biznesowej.

Poza tym, objawy “kompleksu Boga” mają złe konsekwencje także dla samego zainteresowanego. Nadgorliwe dążenie do perfekcyjności zwiększa poziom frustracji, bowiem trudno znaleźć czas na doskonałe wykonanie lub poprawienie danej czynności czy zadania. Uwaga skupiona zostaje nie na celu projektu, a na poszczególnych zadaniach operacyjnych, które mają mniejsze znaczenie w kontekście powodzenia całej inicjatywy.

7. Naucz się odpoczywać

Zarządzanie projektami wiąże się z życiem w ciągłym stresie. Praca przynosi oczywiście wiele satysfakcji, ale często jest ona okupiona zszarganymi nerwami. Nakładające się na siebie terminy czy konieczność wykonywania wielu zadań jednocześnie – to tylko wybrane powody, przez które zarządzanie projektami po kilku latach traktowane jest jako przykry obowiązek. Aby czerpać przyjemność z pracy, należy nauczyć się odpoczywać. Tylko w ten sposób można podnieść nie tylko własną produktywność. Wypoczęty pracownik to skuteczny pracownik. I wprawdzie wiele osób westchnie: “to się tylko tak łatwo mówi, to należy spróbować nie myśleć o wszystkich “ale”, przejść do działania i… pójść na spacer.

Większość powyższych zaleceń dotyczy głównie kompetencji miękkich. Dla niektórych osób zarządzających projektami wydaje się to zbędna i mało konkretna wiedza. Takie myślenie to błąd. Poznanie uniwersalnych cech wyróżniających dobrego project managera umożliwia bycie elastycznym i maksymalnie przystosowanym na zmiany. Nie sposób ich przecież w biznesie uniknąć, a wręcz należy stale zachęcać interesariuszy firmy do występowania w pierwszym szeregu innowatorów.

W kryzysowych sytuacjach nigdy nie pomaga znakomita obsługa oprogramowania czy doskonała znajomość obowiązujących przepisów. Bez tego oczywiście ani rusz, ale trzeba pamiętać, że zarządzanie projektami to przede wszystkim nieustanna praca z ludźmi i przekonywanie do swoich pomysłów nie tylko przełożonych, ale – i o tym często się zapomina – klientów. Stąd potrzeba dywersyfikacji umiejętności, które w dłuższej perspektywie z pewnością przełożą się na osiąganie strategicznych celów.

Spełnienie tylko tych powyższych zaleceń już pozwala choć odrobinę efektywniej zarządzać projektami. W tej dziedzinie nie liczy się ilość, lecz jakość. Każde zadanie powinno zostać wykonane co najmniej należycie. Funkcjonowanie w warunkach niepewności i rosnącej konkurencji sprawia jednak, że to minimum czasem nie wystarcza. Warto zatem być o krok przed biznesowymi rywalami i korzystać z kompleksowych rozwiązań, takich jak np. wielozadaniowe oprogramowanie do zarządzania projektami.