Ewaluacja projektu to gra warta świeczki

IC Project , 9 Maj, 2018

Udostępnij

Wyzwanie w postaci oceny osiągniętych rezultatów to jeden z finalnych elementów każdego przedsięwzięcia. Tak przynajmniej powinno być w teorii, gdzie weryfikacja tego, co udało się w danym projekcie zrealizować, jest pojęciem obligatoryjnym. W codziennej praktyce ewaluacja bywa jednak zaniedbywana i traktowana po macoszemu. Dlaczego tak się dzieje? Przyjrzyjmy się nieco bliżej trudnej sztuce ewaluacji projektów.

Czym jest ewaluacja projektu?

Sposobów na zdefiniowanie bohaterki tego artykułu jest bez liku. Reasumując wszystkie, z którymi mieliśmy okazję się spotkać, można stwierdzić, że ewaluacja projektu to nic innego jak kompleksowa ocena wszystkich wymiarów projektu i jego rezultatów. To bardzo pojemne stwierdzenie, w którym mieści się wiele pojęć. I tak oceniając przebieg projektu oraz to, co na jego podstawie udało nam się wypracować, bierzemy pod uwagę kilka aspektów: zarządzanie i delegowanie zadań, jakość wykonania, efektywność i skuteczność zastosowanych narzędzi, komunikację, a także opinie klientów i osób zaangażowanych w projekt. Innymi słowy ewaluacja jest wyciąganiem wniosków z danego przedsięwzięcia. Niezależnie od tego, czy mówimy o projektach publicznych czy biznesowych, infrastrukturalnych czy społecznych, o zasięgu lokalnym czy międzynarodowym, dobra ewaluacja jest na wagę złota. Pozwala ona bowiem umiejętnie podsumować to, co udało się wypracować w kontekście zakładanych celów. Ta cenna wiedza umożliwia nie tylko na domknięcie i rozliczenie projektu, ale także jest punktem wyjściowym do planowania kolejnych przedsięwzięć tym razem bez ryzyka popełnienia poprzednich błędów.

Czy weryfikacja jest aż tak istotna?

Rzetelna ocena jest w interesie każdej osoby zaangażowanej w projekt. Drugorzędną jest kwestia, czy czytasz ten wpis jako pracownik agencji marketingowej, firmy usługowej, organizacji realizującej projekty UE czy inżynier zatrudniony w software house’ie. Tak inwestor, project manager, opiekun klienta, podwykonawca, jak i finalny odbiorca mogą czerpać z wyników ewaluacji traktując ją przede wszystkim nie jako podsumowanie, a jak szansę na nowe, lepsze otwarcie. Pokazując słabe i mocne strony projektu ewaluacja stoi na straży jakości naszej pracy. To dzięki niej jesteśmy w stanie ocenić, które aspekty projektu zawiodły, a które zagrały koncertowo. Po przeprowadzeniu ewaluacji powinieneś móc zdiagnozować ewentualne obszary problemowe – kulejący przepływ informacji, brak terminowości współpracowników, nierealistyczne założenia harmonogramu, niespełniający oczekiwań silnik aplikacji, zakupy, które nie pozwoliły się zmieścić w zakładanym budżecie itd. Dobrze przeprowadzona ewaluacja powinna też pokazać nam koszty i efekty alternatywne. Poznanie szwankujących elementów i wzmocnienie tych działających poprawnie to najlepszy materiał na pas startowy dla nowych przedsięwzięć. Co więcej, ewaluacja jest papierkiem lakmusowym tego, co projekcie myślą wszystkie strony zainteresowane tematem. Poznanie ich opinii może być nie mniej inspirujące niż zweryfikowanie aspektów technicznych projektu.

Dlaczego ewaluację można traktować w kategoriach wyzwania? 

Zakładamy, że ważność ewaluacji nie jest już kwestią dyskusyjną dla osób myślących kategoriami projektów. Nawet najwięksi malkontenci muszą docenić rolę, jaką pełni w tym przypadku ocena. Czemu zatem jej dobre przeprowadzenie w praktyce okazuje się takie trudne? Odpowiedzi na to pytanie jest kilka. Część z nich wynika z naszej ludzkiej specyfiki. Po pierwsze, samo pojęcie oceny ma dla niektórych z nas negatywne konotacje, kojarzy się z nieprzyjemnymi konsekwencjami i porównywaniem z innymi. Wynieśliśmy to jeszcze ze szkolnych ławek. Ocena może prowokować wzajemne oskarżenia, przerzucanie się odpowiedzialnością i wbijać klin w nawet najlepiej zgrane zespoły. Trudno też o zachowanie stuprocentowej obiektywności przy ewaluacji projektu, bo jako ludzie mamy tendencję do nakładania na wszystko subiektywnych filtrów. Cień wątpliwości w kwestii obiektowości oceny ma też swoją drugą twarz. Mamy tu na myśli zbieranie informacji zwrotnych od interesariuszy projektu. Proces ten często odbywa się za pośrednictwem żmudnych ankiet czy badań telemarketingowych. Istnieje ryzyko, że przepytywane osoby mogą podawać nieprawdziwe dane. Wśród innych przykładów problemów z ewaluacją firmy zarządzające projektami podają następujące wątpliwości. Pierwszą z nich jest osoba przeprowadzająca ocenę – może być to zarówno ktoś z zespołu, jak i zewnętrzny audytor czy inwestor. Kłopot sprawia też dobór odpowiednich narzędzi, które będą w stanie dostarczyć informacje niezbędne do wysnucia wniosków. Również moment dokonywania ewaluacji (ex-ante, ex-post ex-ante, ex-post czy ongoing) projektu może rzutować na jej końcową postać.

Czy zatem warto podejmować wyzwanie, które może stanowić ewaluacja projektu? Bezwzględnie tak! Weryfikacja osiąganych (lub nie) celów powinna wejść w nawyk wszystkim osobom pracującym metodami zarządzania projektami. Zdecydowanie warto szukać swojej wersji optymalizacji oceny i tworzyć schematy, które pomogą w zachowaniu obiektywności i mierzalności ewaluacji projektu. W tym celu można skorzystać ze sprawdzonych narzędzi do zarządzania projektami, jak np. IC Project, które ograniczają czas spędzony na weryfikacji efektów i dostarczają klarowne informacje w postaci obiektywnych statystyk.

Nowości

Powiązane wpisy blogowe

thumbnail

Każdy z nas marzy o tym, aby jego firma rozwijała się z rozmachem a wszystkie realizowane projekty kończyły się powodzeniem. Niestety, nawet w najlepiej […]

thumbnail

Duże projekty w firmie wymagają dokładnej organizacji i planu. Nie wystarczy jedynie wypisać podstawowych zadań dla pracowników. Jest to szereg czynności, do których można […]

Jest to najprawdopodobniej najlepsze narzędzie do zarządzania projektami w firmie. Przekonaj się sam i zarejestruj za darmo swoją instancję IC Project.

WYPRÓBUJ ZA DARMO

Szybki kontakt


Kontakt