Instrukcja obsługi

Ustawienia

W sekcji Ustawienia dostępnej w prawym górnym rogu pod ikoną koła zębatego należy wybrać opcję Ustawienia.

 

Do wyboru są 3 sekcje: System, Użytkownicy i Projekty

 

W ustawieniach systemowych ogólnych można zmienić strefę czasową, język, wybrać rodzaj daty i pierwszy dzień tygodnia.

Powyższe ustawianie są domyślne dla całego systemu. Każdy użytkownik indywidualnie może zmienić ustawienia systemu dla siebie.

Ustawienia dla użytkownika dostępne są w menu po kliknięciu na avatar.

Ustawienia dotyczące projektów oraz użytkowników dostępne są w odpowiednich sekcjach.

Dodawanie kontrahenta

Aby dodać kontrahenta należy wybrać moduł Kontrahenci z menu.

Następnie kliknąć przycisk Dodaj dostępny w prawym górnym rogu.

2

Kliknięcie spowoduje otwarcie okna z formularzem dodawania.

3

Ten sam formularz dostępny jest z menu szybkiego dodawania dostępnego w górnej części strony po prawej.

4

Klikniecie Zapisz spowoduje dodanie kontrahenta do bazy.

Edycja i usuwanie kontrahenta

Aby dokonać edycji danych kontrahenta należy kliknąć ikonkę ołówka dostępną w sekcji informacyjnej.

Obok ikony edycji dostępna jest również ikona usuwania, która służy do wymazania danych o kontrahencie z bazy danych.

Dodawanie osoby kontaktowej

W celu dodania osoby kontaktowej do istniejącego kontrahenta należy z menu wybrać moduł Kontrahenci.

Z listy dostępnych wyszukać kontrahenta do którego ma być dodana osoba kontaktowa. W bloku „Osoby kontaktowe” dostępna jest ikona plusa,

7

której kliknięcie wywołuje formularz dodawania nowej osoby kontaktowej.

8

Po wypełnieniu wymaganych danych, osoba zostaje zapisana w systemie i pojawia się na liście.

Edycja i usuwanie osoby kontaktowej

Po najechaniu myszą na osobę kontaktową na liście, po prawej stronie pojawi się ikonka kółka zębatego, po której kliknięciu wyświetli się menu kontekstowe

9

dotyczące wybranego rekordu.

Aby dokonać edycji osoby kontaktowej należy wybrać opcję Profil użytkownika. W celu usunięcia osoby należy wybrać opcję „Usuń”. Dostępna jest również opcja „Dodaj notatkę” do wybranej osoby.

Dodawanie notatki

Notatkę można dodać do kontrahenta w formularzu edycji lub na liście notatek na karcie kontrahenta poprzez kliknięcie ikony plusa.

10

Spowoduje to wyświetlenie formularza gdzie można notatkę przypisać do projektu oraz osoby kontaktowej kontrahenta.

11

Notatka musi mieć również swój status, nazwę oraz treść.
Lista wszystkich dodanych notatek w systemie dostępna jest w module Kontrahenci w sekcji Notatki.

Listę można filtrować i sortować wg zadanych kryteriów.

Edycja i usuwanie notatki

Na liście notatek na karcie kontrahenta, po najechaniu myszą, jest dostępne menu kontekstowe, za pomocą którego można dokonać edycji lub usunięcia notatki.
13

Dodawanie projektu

Aby dodać projekt należy z menu wybrać moduł Projekty.

14

Następnie należy kliknąć przycisk „Dodaj” w prawym górnym rogu.

15

Klikniecie przycisku spowoduje wywołanie okna z formularzem dodawania projektu.

16

Projekt można dodać jako zaawansowany lub prosty.

W projekcie zaawansowanym dostępne są dodatkowe opcje finansowe na każdym produkcie i grupie zadań.
W projekcie prostym nie występuje podział na produkty. Dlatego też budżet projektu jest podawany bezpośrednio z formularza a nie wynika z kosztów jak w przypadku projektu zaawansowanego.

Pamiętać należy, że zawsze można przejść z projektu prostego do zaawansowanego. Operacja odwrotna jest możliwa wyłącznie w przypadku gdy w projekcie nie został dodany więcej niż jeden produkt.

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól i kliknięciu „Zapisz”, IC Project automatycznie ustawi nowy projekt jako aktywny i będzie możliwe zdefiniowanie ludzi na projekcie.

Edycja i usuwanie projektu

Ikona w prawym górnym rogu aktualnie wyświetlonego projektu służy do wyświetlenia menu podręcznego projektu.

17

Wybranie opcji „Aktualizuj” spowoduje wyświetlenie formularza edycji projektu. W przypadku konieczności usunięcia projektu należy pamiętać, że można usunąć tylko ten projekt, na którym nie zarejestrowano czasu pracy i do którego nie zostały podpięte żadne dokumenty.

Aby usunąć taki projekt koniecznym będzie usunięcie rejestrów czasu pracy i wszystkich dokumentów.

Zamykanie projektu

W celu zamkniecie projektu, należy z menu podręcznego wybrać opcję „Zamknij”.

18

Po potwierdzeniu, projekt zostanie zamknięty. Zamknięcie projektu spowoduje usunięcie go ze wszystkich list. Znikną również wszystkie zadania z zamkniętego projektu w obrębie IC Project.

Pamiętać należy, że projekt zamknięty można w każdej chwili otworzyć. Należy w tym celu wyświetlić wszystkie zamknięte projekty za pomocą specjalnego przełącznika

19

a następnie w menu kontekstowym po wejściu w projekt wybrać opcję „Przywróć”. Taka operacja jest możliwa wyłącznie dla użytkownika na prawach Project Manager lub Administrator.

Dodanie projektu do ulubionych

W celu ułatwienia szybkiego dotarcia do projektów najczęściej używanych, możliwe jest dodanie projektu do listy ulubionych.

W tym celu należy na liście projektów kliknąć ikonkę gwiazdki.

20

Podobna ikona znajduje się również na karcie projektu przed nazwą projektu.

21

Projekty dodane do ulubionych automatycznie znajdą sią w menu podręcznym, które służy do szybkiej nawigacji.

22

Należy pamiętać, że do ulubionych można dodać nie więcej niż 10 projektów.
Usunięcie projektu z listy projektów ulubionych jest operacją polegającą na odznaczeniu ikony gwiazdki, czyli ponownym kliknięciu w nią.

Zarządzanie osobami w projekcie

Aby zdefiniować osoby które będą miały dostęp do projektu należy przejść na zakładkę „Ludzie”.

23
Dodanie osoby polega na wyszukaniu jej w polu wyszukiwarki. Wystarczy wpisać dwa znaki a system podpowie rekordy pasujące do wprowadzonego wyrażenia.

24

Do projektu można dodać dowolną ilość osób. Usunięcie osoby jest możliwe poprzez kliknięcie ikony kosza na liście osób.

25
Jeśli usuwana osoba posiada jakieś przypisane zadania system poprosi o potwierdzenie odpięcia jej od zadań przed usunięciem.
Aby zlokalizować osobę należy skorzystać z wyszukiwarki przypisanych osób.

26

Listę osób przypisanych można dowolnie sortować.

Dodawanie i zarządzanie produktami

Zarządzanie produktami jest możliwe wyłącznie przy pracy na projekcie zaawansowanym. Produkt z definicji jest elementem nadrzędnym grup zadań w nim zdefiniowanych. Pozwala organizować duże projekty w grupy, które na zakładce Finanse można również wyceniać aby w razie potrzeby fakturować.

W celu dodania produktu należy przejść na zakładkę Zadania

27

a następnie kliknąć w przycisk „Dodaj produkt”.

Edycja oraz usuwanie jest możliwe z ikon dostępnych w wierszu produktu.

28

Produkty oznaczone są na liście dekoratorami po lewej stronie wiersza.

Klikniecie w ikonę strzałki

29

spowoduje zwinięcie / rozwinięcie produktu i ukrycie lub pokazanie grup zadań w wybranym produkcie.

Zarządzanie produktami jest również możliwe na zakładce „Finanse”.

Dodawanie grup zadań

Grupy zadań są kontenerami zbierającymi zadania. Każda grupa zadań jest tablicą kanban.
W systemie można dodać dowolną ilość grup zadań. Grupy zadań tworzy się na zakładce Finanse (tylko w projekcie zaawansowanym) lub Zadania.

30

Grupa zadań zawsze jest podrzędną produktu w projekcie zaawansowanym.

Aby dodać grupę zadań na zakładce Zadania należy w obrębie produktu kliknąć ikonę plusa.

31

Spowoduje to otwarcie formularza,

32

gdzie można zdefiniować nazwę i opis nowo tworzonej grupy zadań. Edycja oraz usuwanie jest możliwe pod ikonami dostępnymi w wierszu grupy zadań.

Przypisywanie użytkowników do grupy zadań

Do każdej grupy zadań można przypisać dowolną ilość użytkowników uprzednio przypisanych do projektu.
Osoby przypisane do grupy zadań widzą je na zakładce Zadania i mogę przejść do tablicy kanban. Należy pamiętać, że osoba przypisana do grupy zadań ma pełne prawa działania w jej obrębie. Może dodawać zadania, edytować, dodawać załączniki, raportować czas, przenosić i usuwać zadania.

Aby przypisać osoby do grupy zadań należy wejść do widoku tablicy kanban klikając na nazwę grupy zadań.

33

Następnie należy kliknąć na ikonę osób

34

i na liście zaznaczyć te osoby, które będą miały dostęp. Automatyczne przypisanie następuje w momencie przeniesienia metodą drag&drop osoby na żądane zadanie.

35

Wyłączenie osoby z listy spowoduje usunięcie przypisania do zadań po uprzednim potwierdzeniu.

36

Osoby mające dostęp do grupy zadań są widoczne na zakładce „Ludzie”

37

na karcie zadania. Tylko osobom widocznym można przypisać zadanie od realizacji.

Zarządzanie kolumnami zadań

Na tablicy kanban domyślnie zdefiniowanych jest 5 kolumn zadań. Są to: do zrobienia, w trakcie, Zakończone, Zatwierdzone, Odrzucone.

W ramach tych kolumn można tworzyć dowolną ilość kolumn własnych. Aby to zrobić, należy kliknąć przycisk „Dodaj listę”

39

dostępny za ostatnią kolumną po prawej stronie ekranu. Kliknięcie spowoduje otwarcie formularza

40

na którym oprócz nazwy i położenia można zdefiniować kolor kolumny i zadań wewnątrz. Każdą dodaną kolumnę zadań można edytować bądź usunąć. Do tego celu służy menu kontekstowe dostępne pod ikoną kółka zębatego w nagłówku kolumny.

41

Zadania

Zadanie jest czynnością do wykonania, które może być przypisane do konkretnych osób do wykonania.

Aby dodać nowe zadanie, należy w kolumnie lub kolumnach „Do zrobienia” kliknąć na dole przycisk „Dodaj kartę”.

43

Klikniecie spowoduje otwarcie pola tekstowego w którym można wpisać nazwę zadania do wykonania.

Wciśnięcie klawisza Enter na klawiaturze spowoduje zapisanie zadania i otwarcie nowego pola celem dodania kolejnego zadania.
Klawisz ESC zamyka okno dodawania nowego zadania. Każde zadanie posiada własne menu kontekstowe,

44

które w zależności od posiadanych uprawnień pozwala edytować kartę, usuwać bądź przenosić lub kopiować pomiędzy grupami zadań w obrębie projektu. Menu dostępne jest po najechaniu myszą na kartę jako ikona kółka zębatego.

42

Opis zadania

Dwukrotne klikniecie w kartę zadania lub wybranie z menu kontekstowego opcji „Edytuj”

45

spowoduje otwarcie zadania w widoku do edycji.

46

Klikniecie w sekcję „Opis” umożliwia natychmiastowe dodanie opisu zadania. Opis może mieć maksymalnie 2.500 znaków o czym informuje licznik znajdujący się obok pola opisowego.

Wciśnięcie klawisza ENTER spowoduje dodanie nowej linii w opisie dlatego też zapisanie wprowadzonego tekstu jest wymagane poprzez klikniecie przycisku „Zapisz”.

47

Każde zadanie, które ma dodatkowy opis jest reprezentowane w widoku karty ikoną trzech kropek.

48

Należy pamiętać, że opis zadania mogą edytować wszyscy którzy mają dostęp do tej grupy zadań.

Ludzie na zadaniu

Przypisanie ludzi do karty kanban będzie skutkowało wyświetleniem zadania na liście zadań w module Mój ICP w sekcji moje zadania. Liczba ludzi dostępnych do przypisania jest ograniczona ilością aktywnych osób na grupie zadań.

Przypisywanie zadania może odbywać się na dwa sposoby. Można metodą drag&drop przypisać zadanie upuszczając avatar osoby na zadaniu. W tym celu należy rozwinąć wejść do widoku tablicy kanban klikając na nazwę grupy zadań.

90

Następnie należy kliknąć na ikonę osób i z listy wybrać te osoby, które mają być odpowiedzialne za zadanie, łapiąc je myszą i przenosząc na zadanie a następnie upuścić.

91

Osoba zostanie automatycznie przypisana do zadania. Inna metoda polega na zaznaczeniu osób na liście.
Aby dodać osoby do zadania należy otworzyć żądaną kartę kanban klikając dwukrotnie w kartkę zadania lub z menu kontekstowego wybrać opcję „Edytuj”.

92

Następnie należy przejść do zakładki „Ludzie”. Na tej liście znajdują się wszystkie osoby przypisane do grupy zadań w której znajduje się wybrane zadanie.
Aby przypisać osobę do zadania wystarczy zaznaczyć ją na liście.

93

Do zadania można przypisać więcej niż jedną osobę. Wyszukiwarka pomoże w znalezieniu konkretnej osoby.
Na liście osób jest również możliwość wpisania szacowanego czasu na wykonania aktualnego zadania.
Można to zrobić poprzez klikniecie w kolumnę czasu i wybranie nowego z wybieraka czasu.

94
Uwaga! – odpięcie osoby z grupy zadań spowoduje również odpięcie jej z każdego przypisanego zadania. Tożsama sytuacja zachodzi w przypadku odpięcia osoby od projektu.

Checklisty

Do każdego zadania można dodać dowolną ilość checklist. Każda checklista ma swoją nazwę oraz listę elementów.

Aby dodać checklistę należy otworzyć podgląd zadania klikając dwukrotnie w kartkę zadania lub z menu kontekstowego wybrać opcję „Edytuj”.

49

Potem należy kliknąć przycisk „Dodaj checklistę”

50

a następnie nadać jej nazwę w polu tekstowym. Natychmiast po dodaniu nowej chelisty można dodawać elementy listy.

Każdy element jest zapisywany po wciśnięciu klawisza ENTER. Nowy element/pozycję można dodać również klikając na przycisk „Dodaj element”.

51

Edycja zarówno tytułu jak i elementów jest możliwa po kliknięciu myszą na nazwę. Z tego też miejsca można usunąć element.

52

Dodatkowo chwytając element myszą można zmienić jego położenie względem innych w obrębie danej listy.

53

Zaznaczenie elementu jako zrobione skutkuje zwiększeniem licznika postępu przy danej checkliście. Na karcie w wersji zminimalizowanej jest to prezentowane jako % wykonania.

54

Nazwa zadania

Nazwę zadania nadaną podczas dodawania można dowolną ilość razy edytować. W celu zmiany nazwy zadania należy otworzyć podgląd zadania klikając dwukrotnie w kartkę zadania lub z menu kontekstowego wybrać opcję „Edytuj”.

63

Następnie należy kliknąć w nazwę zadania i po wprowadzeniu koniecznych zmian wcisnąć ENTER.

64

Należy pamiętać, że nazwa zadanie nie może mieć więcej niż 70 znaków o czym informuje licznik. W przypadku konieczności dodania dłuższego opisu należy dodać go w sekcji „Opis”.

Komentarze

Każde zadanie może zostać skomentowane przez osoby przypisane do grupy zadań dowolną ilość razy.

W celu skomentowania zadania należy otworzyć podgląd zadania klikając dwukrotnie w kartkę zadania lub z menu kontekstowego wybrać opcję „Edytuj”.

55

Następnie należy kliknąć przycisk „Dodaj komentarz”.

56
Uwaga! – jeśli do karty nie został dodany żaden komentarz, przycisk „Dodaj komentarz” nie jest widoczny, natomiast jest widoczne pole do wpisania komentarza.

57
Pole komentarz jest wrażliwe na klawisz ENTER, który natychmiast dodaje komentarz. Nowe linie dostępne są po wciśnięciu CTRL+ENTER. Długość komentarza nie może przekroczyć 500 znaków o czym informuje licznik wpisywanej treści. Klikniecie myszą w zapisany komentarz powoduje otwarcie go do edycji z możliwością usunięcia.

58
Uwaga! – tylko własne komentarze można edytować.

Etykiety

Każde zadanie można dodatkowo opatrzyć kolorową etykietą. W systemie IC Project zdefiniowanych jest 6 etykiet (6 różnych kolorów).

W celu dodania etykiety należy otworzyć podgląd zadania klikając dwukrotnie w kartkę zadania lub z menu kontekstowego wybrać opcję „Edytuj”.

59

Następnie należy kliknąć jedną lub więcej etykiet.

60

Stosowne oznaczenie pojawi się na karcie.
62

Kopiowanie adresu karty

Każda karta zadania ma własny adres aby możliwe było otwarcie jej z dowolnego miejsca w systemie. W celu przekazania innej osobie adresu karty otworzyć podgląd zadania klikając dwukrotnie w kartkę zadania lub z menu kontekstowego wybrać opcję „Edytuj”.

65

Następnie należy kliknąć przycisk kopiowania karty.

66

Adres zostanie natychmiast skopiowany do schowka aby można go było wkleić w dowolne miejsce.
Dodatkowo kopiowany adres jest odpowiednio skrócony co zapobiega ucinaniu długich linków przez komunikatory internetowe.

Dokumenty

Zarówno do projektów jak i do zadań jest możliwość podpięcia dowolnej ilości załączników. Zarządzanie plikami dostępne jest na zakładce „Dokumenty”.

70

Każdy nowy plik dodawany do projektu jest dodawany do osobnego dokumentu. Do dokumentu można dołożyć dowolną ilość plików.
Każdy dokument można w całości pobrać na dysk komputera. Struktura katalogów w dokumentach przedstawia grupy zadań. W katalogach odzwierciedlających grupy zadań są dokumenty z plikami dodawanymi bezpośrednio do zadań. W osobnym katalogu są pliki dodawane do projektu.

Aby dodać nowy plik, należy przejść na zakładkę „Dokumenty” a następnie wybrać folder i wgrać nowy plik z dysku za pomocą ikony dodawania

71

lub utworzyć nowy pusty dokument ikoną tworzenia

72

do którego załadować plik lub pliki.

Uwaga! – nie można tworzyć dokumentów w folderach grup zadań, ponieważ każdy dokument który znajduje się w tych folderach jest dokumentem zadania.

Kliknięcie w nazwę dokumentu

73

(w szczególnym przypadku będzie to nazwa pliku) otwiera okno dokumentu.

74

Klikniecie w nazwę umożliwia jej edycję oraz edycję opisu (tylko dla dokumentów projektowych, niedostępne dla dokumentów zadaniowych), jeśli zachodzi taka potrzeba.

75

Po lewej stronie widnieje lista plików dostępnych w tym dokumencie. Za pomocą przycisku „Dodaj pliki” można załadować dodatkowe pliki do tego dokumentu.

76

Można również za pomocą ikony kosza usunąć pliki z listy. Każdy plik może mieć wiele wersji.
Aby wgrać nową wersję pliku, należy wybrać plik w lewym oknie a następnie wgrać nowy plik za pomocą przycisku „Dodaj nową wersję pliku”.

77

Nowy plik zastąpi obecny i pojawi się informacja o nowej wersji pliku.

Istnieje możliwość utworzenia pliku testowego w systemie. W tym celu należy kliknąć w lewym oknie otwartego podglądu dokumentu przycisk „Utwórz plik tekstowy”.

78

Kliknięcie spowoduje pojawienie się formularza w prawej kolumnie z nazwą nowo tworzonego pliku tekstowego oraz z jego zawartością.

79

Chęć utworzenia pliku należy potwierdzić przyciskiem „Zapisz” lub anulować przyciskiem „Anuluj”.
Nowo utworzony plik tekstowy pojawi się w lewej kolumnie na liście plików a prawa kolumna zamieni się na nazwę i opis dokumentu.

80

Edycja pliku tekstowego jest dostępna po kliknięciu w jego nazwę na liście plików w lewej kolumnie. Każdy plik z dokumentu można z osobna pobrać poprzez klikniecie na ikonę pobierania lub usunąć klikając na ikonę kosza.

Aby pobrać wszystkie pliki z dokumentu należy kliknąć w ikonę pobierania na liście wszystkich dokumentów.

81   82

Wszystkie pliki zostaną spakowane celem zapisania na dysku komputera. Listę dokumentów można dowolnie sortować lub filtrować.

Dokumenty z folderów grup zadań można pobrać na dysk lub usunąć pliki w tych dokumentach. Dodawanie plików w tych dokumentach skutkuje dodaniem plików na karcie zadania kanban.

Aby dodać pliki do zadania należy otworzyć żądaną kartę kanban klikając dwukrotnie w kartkę zadania lub z menu kontekstowego wybrać opcję „Edytuj”.

83

Następnie należy przejść do zakładki „Załączniki”

84

i wybrać pliki z dysku klikając w przycisk „Wybierz pliki” lub przeciągnąć je i upuścić na pole ponad przyciskiem.

85

Pliki na liście można pobierać za pomocą ikony pobierania lub usuwać ikoną kosza.

Przypomnienia o zadaniu

Oprócz standardowych powiadomień systemowych istnieje również opcja wysłania powiadomienia bezpośrednio do osoby lub osób odpowiedzialnych za zadanie. Aby wysłać powiadomienie wystarczy kliknąć na widoku grupy zadań na osobę odpowiedzialną za zadanie i w okienku które się pokaże kliknąć przycisk „Wyślij powiadomienie”.

100

Tą samą czynność można wykonać na zakładce „Ludzie”. Aby wysłać powiadomienia należy otworzyć podgląd zadania klikając dwukrotnie w kartkę zadania lub z menu kontekstowego wybrać opcję „Edytuj”.

101

Następnie kliknąć w zakładkę „Ludzie” i klikając w ikonki maila wysłać pojedynczo powiadomienia. Można również wysłać powiadomienia do wszystkich przypisanych do zadania jednym kliknięciem. W tym celu należy kliknąć ikonkę maila w nagłówku listy.

102

Termin wykonania

Każde zadanie ma określony termin wykonania, który wynika bezpośrednio z terminu zakończenia grupy zadań. Niemniej jednak każdemu zadaniu można przypisać indywidualny termin wykonania, który mieści się w zakresie od teraz do daty zakończenia grupy zadań.

Aby określić termin wykonania pojedynczego należy otworzyć podgląd zadania klikając dwukrotnie w kartkę zadania lub z menu kontekstowego wybrać opcję „Edytuj”.

01

Następnie w prawej kolumnie zmienić domyślny termin wykonania potwierdzając przyciskiem „Zapisz”.

02
Termin wykonania zadania wyświetla się na karcie na żółto jeśli jest mniejszy niż 24h lub na czerwono jeśli jest mniejszy niż 1h.

Przechodzenie pomiędzy kartami

W celu usprawnienia przeglądania zadań w wersji pełnej dostępne są strzałki nawigacyjne.
Aby skorzystać z nawigacji należy otworzyć podgląd zadania klikając dwukrotnie w kartkę zadania lub z menu kontekstowego wybrać opcję „Edytuj”.

101

Przejście pomiędzy zadaniami jest dostępne po kliknięciu strzałek.

112

Przy czym strzałka w górę zamyka aktualne a otwiera poprzednie zadanie a strzałka w dół zamyka aktualne a otwiera następne zadanie.

Uwaga! – należy pamiętać, że zadania przeglądać można w trybie poprzednie/następne w ramach jednej grupy zadań (np. „do wykonania” czy „w trakcie”)

Archiwizowanie zadań

Zadania zrealizowane lub z różnych powodów nie potrzebne na listach można archiwizować. Pozwala to uporządkować widoki. W tym celu z menu kontekstowego w kolumnie Zakończone należy wybrać opcję „Archiwizuj”. Po potwierdzeniu zadanie zostanie zarchiwizowane i zniknie ze wszystkich list zadań, czy to wykonanych czy do wykonania.

Zadania zarchiwizowane można przywrócić na listy w razie potrzeby. Aby przywrócić zadanie, należy użyć przełącznika „pokaż zarchiwizowane” dostępnego nad kolumnami zadań. Spowoduje to wyświetlenie wszystkich zadań które są w archiwum.

Menu kontekstowe zadań

Każde zadanie w ramach grup zadań posiada własne menu kontekstowe, dzięki któremu możliwe są pewne akcje na zadaniach. Menu dostępne jest po kliknięciu w ikonę koła zębatego, które pokazuje się na karcie zadania po najechaniu myszą na zadanie.

101

Kartę można edytować, usunąć oraz skopiować czy przenieść. Skopiowanie karty polega na zapisaniu kopii zadania w innej grupie zadań i w innym produkcie. Aby skopiować kartę należy z menu kontekstowego wybrać opcję „Kopiuj kartę” a następnie wskazać miejsce docelowe wypełniając pola w formularzu.

106

Kartę można również przenosić pomiędzy produktami. W tym celu należy z menu kontekstowego wybrać opcję „Przenieś kartę” i wypełnić formularz

107

wskazując miejsce przeniesienia karty. Zarówno przy opcji przeniesienia jak i kopiowania do zadania można przypisać osoby dostępne w docelowej grupie zadań.

Dostępna jest również opcja archiwizowania zadań w kolumnie Zakończone.

 

Przesuwanie kart

W trakcie realizacja zadania zmienia się wielokrotnie jego status. Zmiany dokonywane są ręcznie przez osoby odpowiedzialne za wykonanie zadania.

Zadania można przenosić dowolną ilość razy pomiędzy kolumnami. Aby uszeregować ważność zadań na listach można je również przenosić pomiędzy innymi zadaniami w ramach tej samej listy.

Aby przenieść kartę pomiędzy zadaniami lub pomiędzy kolumnami wystarczy złapać kartę myszą

113

i upuścić w dowolnym miejscu.

Uwaga! – zadania w kolumnach Zakończone oraz Odrzucone nie są dostępne na listach zadań do zrobienia.

Raportowanie czasów pracy

Do każdego zadania pracownik może zaraportować czas. Można to zrobić na 3 sposoby. Raportowanie czasu dostępne jest na karcie zadania oraz w module Zadania i sekcji Czas pracy.

Aby przejrzeć i zaraportować czas należy kliknąć zakładkę „Czas pracy”

i wybrać szukane zadanie z listy przypisanych zadań. Prezentowane zapisy pokazują aktualny tydzień pracy, który jest możliwy do zmiany poprzez kalendarz. Kliknięcie w raportowany czas wywołuje formularz z możliwością edycji zapisanych czasów bądź dodania nowego czasu.

109

Sekcja Czas pracy w projekcie służy do raportowania czasu w ramach projektu. W module Mój ICP w sekcji Czas pracy jest dostępne raportowanie czasów dla wszystkich projektów w których są aktywne zadania.

Lista zadań do realizacji jest również dostępna w podręcznym menu zadaniowym. Aby zaraportować czas z tej listy należy kliknąć w ikonę zegarka

110

dostępną w menu nagłówkowym po prawej stronie ekranu. Kliknięcie otworzy listę aktywnych zadań, z możliwością wyszukania zadania. Kliknięcie w zadanie otworzy w prawym oknie zegarek, który można wystartować w momencie rozpoczęcia pracy na zadaniu, lub ręcznie zaraportować czas.

111

Stan karty w grupie zadań

Na widoku grupy zadań na kartach kanbanowych dostępne są pewne statusy określające stan zadania.

104

  • Ikona kółka zębatego pojawiająca się po najechaniu myszą na kartę otwiera menu kontekstowe karty.
  • Ikona trzech kropek informuje o dodanym dodatkowym opisie zadania.
  • Ikona komentarza wraz z licznikiem informuje o ilości dodanych komentarzy do zadania.
  • Ikona załącznika pokazuje ile załączników zostało dodanych do karty.
  • Widoczna data z kolei informuje że termin realizacji zadania się zbliża lub, że został przekroczony.
  • O ilości elementów checklist i ich postępie wykonania informuje wartość liczbowa wraz z procentowym wskaźnikiem.
  • Ostatnim elementem dekoracyjnym jest jeden lub wiele kolorowych dekoratorów.
  • Awatary na karcie informują ile osób jest przypisanych do zadania. Kliknięcie na osobę powoduje pokazanie okienka z menu dostępnych opcji na danym zasobie.

105

Raportowanie czasów na zadaniu

Każde zadanie ma opcję raportowanie czasu pracy jaki na zadanie poświęciły przypisane osoby. Zaraportowane czasy pracy wpływają na koszty na projekcie, oraz są widoczne w raportach.
Aby zaraportować czas pracy należy otworzyć podgląd zadania klikając dwukrotnie w kartkę zadania lub z menu kontekstowego wybrać opcję „Edytuj”.

101

Następnie kliknąć na zakładkę „Czas pracy” gdzie po lewej stronie wyświetlają się wszystkie zapisane czasy dla tego zadania. Po prawej stronie znajduje się formularz służący do zapisu nowego czasu pracy.
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól, należy kliknąć „Zapisz”. Zapisany czas pojawi się na liście po lewej stronie, skąd można go za pomocą ikon edytować lub usunąć.

103
Uwaga! – każda osoba przypisana do zadania widzi wyłącznie czasy pracy raportowane przez siebie. Jedynie Project Manager na projekcie oraz administrator widzi wszystkie raportowane czasy na zadaniu z możliwością edycji lub usunięcia.

Raportowanie czasów pracy możliwe jest również w module Mój ICP w sekcji Czas pracy lub na zakładce Czas pracy w projekcie.

Jest to najprawdopodobniej najlepsze narzędzie do zarządzania projektami w firmie. Przekonaj się sam i zarejestruj za darmo swoją instancję IC Project.

ZAREJESTRUJ ZA DARMO

Szybki kontakt

Skontaktuj się z nami