Studium przypadku

Wdrożenie systemu IC Project na konretnych przykładach

Agencja marketingowa, biuro tłumaczeń, dom oprogramowania lub serwis sprzętu komputerowego. Każda z tych firm może mieć problemy z zarządzaniem projektami. IC Project rozwiązuje te problemy na różne sposoby. Przeczytaj o przypadkach implementacji poniżej i zobacz jak IC Project pomógł zwiększyć produktywność.

  • 1
    Kto?
    logo firmy

    BrandAssist powstała w 2015 roku. Była jedną z pierwszych firm w Polsce, która udostępniła usługi outsourcingowe “Wirtualne Asystentki” oraz szkoleniowe dla osób chcących pracować w roli Wirtualnych Asystentek. Właścicielką marki jest Pola Sobczyk.
    Inne usługi, jakie wchodzą w zakres działalności firmy to: montaż filmów, przygotowywanie i wdrażanie strategii marketingowo-sprzedażowych, konsultacje dla przedsiębiorców.
    Ponadto marka nieustannie wspiera fundacje i stowarzyszenia działające w zgodzie z misją firmy.

  • 2
    Problemy

    W pracy zdalnej jedną z najważniejszych rzeczy jest sprawna komunikacja i koordynacja prowadzonych projektów. Przed wdrożeniem ICP firma borykała się z opóźnieniami w podejmowaniu decyzji lub nawet momentami z chaosem komunikacyjnym. Zbyt wiele kanałów i programów do zarządzania wprowadzało zamęt oraz stres powodowany niejasnościami w komunikacji między członkami zespołu, ale również z klientami.
    Napotykane problemy powodowały finalnie spowolnienie realizacji poszczególnych zadań, co przekładało się na opóźnione zakończenie całego projektu.

  • 3
    Wdrożenie ICP

    Wszystkie osoby w firmie zostały sprawnie przeszkolone przez zespół specjalistów z IC Project. W tym przypadku potrzebna była kompleksowa wiedza, ponieważ do zespołu BrandAssist regularnie dołączają kolejne Wirtualne Asystentki, które szybko trzeba nauczyć korzystać z programu.

  • 4
    Korzyści

    Dzięki wprowadzeniu ICP w firmie rozwiązał się największy z kłopotów napotykanych przez członków zespołu oraz klientów. Mianowicie zostały wyeliminowane pomyłki komunikacyjne, a proces decyzyjny zdecydowanie przyśpieszył. Praktycznie w ciągu jednego dnia można było podjąć decyzje dotyczące konkretnych zadań oraz z sukcesem je wykonać.
    W szybkiej komunikacji pomaga wbudowany komunikator w programie oraz komentarze. Dzięki powiadomieniom na adres e-mail klient od razu wie, czy oczekuje się od niego podjęcia jakiegoś działania.
    Dzięki takim praktykom wyeliminowano praktycznie możliwość pomyłki podczas współpracy z klientem.

     

    “Po przetestowaniu kilku programów do zarządzania projektami, ICP wydaje się na tym etapie optymalnym rozwiązaniem. Pomimo kilku problemów na początku korzystania (rozwiązywanych na bieżąco przez support) program sprawdza się bardzo dobrze. Ma kilka znaczących udogodnień, jak raporty godzinowe projektów oraz wspomniany system komunikatorów, jedynie brakuje bezpośredniego włączania pomiaru czasu w karcie zadania.
    Ogólnie BrandAssist chwali sobie możliwość działania na ICP, zwłaszcza że może dzielić się wskazówkami dotyczącymi udogodnień z zespołem programistów.

  • 1
    Kto?
    logo firmy

    Marcopol to wiodący europejski producent elementów złącznych dla wielu gałęzi przemysłu. Od 34 lat firma dostarcza najwyższej jakości produkty dla branż: budowlanej, meblarskiej, motoryzacyjnej, elektrotechnicznych i wielu innych. Marcopol posiada 30 000 produktów na stanie, a firma produkuje również dedykowane rozwiązania na specjalne zamówienie. W opinii Klientów firma ma najlepszy serwis na rynku.

  • 2
    Problemy
    • w firmie regularnie uruchamianych i prowadzonych jest wiele projektów rozwojowych doskonalących serwis w wielu obszarach, a do tej pory nie było płaszczyzny operacyjnej agregującej prowadzone projekty
    • komunikacja mailowa nie jest efektywnym sposobem komunikacji dla projektów, a informacje o projektach były rozproszone
    • brakowało narzędzi weryfikacji projektów w czasie.
  • 3
    Wdrożenie ICP

    Priorytetem było umiejętne przeszkolenie prawie stu pracowników – użytkowników programu. Dedykowane szkolenie odbyło się w siedzibie klienta. Dzięki temu oraz dużej intuicyjności samego programu następnego dnia dedykowani użytkownicy byli gotowy do pracy z IC Project.

  • 4
    Korzyści
    • dzięki zarządzaniu zadaniami i projektami w systemie regularnie można weryfikować w jednym miejscu wszystkie procesy, które się uzupełniają
    • po wprowadzeniu programu zdecydowanie poprawiła się komunikacja w firmie – pracownicy bez żadnego problemu komunikują się ze sobą na płaszczyźnie ICP, a system powiadomień przypomina o wszystkich zleconych zadaniach oraz terminach ich wykonania
    • systemowy podział projektów na etapy jest niezawodny, eliminuje praktycznie do zera możliwość powtórzenia danego etapu, dzięki czemu wszystko odbywa się w ustalonych obrębach czasowych
    • bardzo dużym ułatwieniem dla kierownictwa są wykresy Gantta na których można zobaczyć wszystkie projekty w harmonogramie czasowym, to eliminuje praktycznie do zera ryzyko pogubienia się w projektach i ich terminowości

    “Zależało nam na prostych i nieskomplikowanych oraz nietrwających długo wdrożeniach. Marcopol jako organizacja „zwinna” musi szybko reagować na zmieniające się potrzeby naszych Klientów. Dlatego intuicyjność programu była dla nas kluczowym czynnikiem, dzięki któremu błyskawicznie wdrożyliśmy ICP. Jest to system, który zdecydowanie ułatwił i zorganizował pracę, a to przełożyło się na zwiększenie efektywności projektów prowadzonych w firmie, co dla nas oznacza jeszcze lepszy serwis dla naszych Klientów.”

  • 1
    Kto?
    logo firmy

    Projekt-Technika to zespół doświadczonych konstruktorów, architektów, inżynierów oraz instalatorów. W ofercie znajduje się kompleksowa obsługa inwestycji – począwszy od realizacji dokumentacji projektowej, sprawowaniu nadzoru autorskiego i inwestorskiego, aż po kompleksowe wykonanie robót budowlanych. Firma posiada bogate doświadczenie w realizacji wielu obiektów w Polsce, Słowacji, Niemczech, Szwecji czy Finlandii.

  • 2
    Problemy
    • praca nie była uporządkowana, duży problem stanowił podział projektu na fragmenty, które wykonywały różne osoby w dużych odstępach czasowych
    • wiele informacji przy większych projektach bezpowrotnie uciekało
    • wszystkie pomysły na temat projektów zbierano na sporadycznych wspólnych spotkaniach, nie były one jednak notowane w jednym miejscu, a tym samym utrudniony był proces ich realizacji
    • brakowało jasnego podziału zadań na konkretne etapy, wiązało się to z wydłużonymi terminami realizacji zadań, a w konsekwencji całych projektów
  • 3
    Wdrożenie ICP

    W Projekt-Technice wdrożono pełny pakiet systemu. Wszyscy pracownicy stacjonarnie zostali kompleksowo przeszkoleni z funkcjonalności i działania IC Project. Dzięki dedykowanej sesji szkoleniowej, osoby decyzyjne w firmie od razu zdecydowały się zainwestować w roczny abonament.

  • 4
    Korzyści

    program mocno usprawnia pracę zespołową – projekt może być realizowany fragmentami przez kilka różnych osób, a informacje niezbędne dla tej grupy pracowników są uporządkowane w jednym miejscu
    wszystkie ważne informacje gromadzone są w systemie, dzięki czemu wszystko jest uporządkowane, a po każdej dodanej informacji pozostanie ślad
    program ułatwia komunikację miedzy pracownikami bez konieczności odchodzenia od stanowiska pracy
    ważne ustalenia dotyczące projektów – koncepcje, pomysły, informacje o postępie prac – można dowolnie dodawać, usuwać i modyfikować, a wszyscy dowiadują się o tych zmianach na bieżąco
    ogromny podgląd przy większych projektach daje prosty widok na status każdego z zadań, dzięki czemu zespół bezproblemowo wyrabia się w ustalonych ramach czasowych dla danego projektu

    “IC Project to system na którym pracujemy już od dłuższego czasu. Dla nas stanowi ogromną wartość pod kątem organizacji pracy, wszystkie informacje mamy w jednym miejscu. Mogę bezproblemowo zlecać zadania pracownikom, a oni wiedzą, co mają do wykonania i w jakim czasie.”

  • 1
    Kto?
    logo firmy

    Bongo Invest to firma deweloperska, która zaufanie klientów na rynku buduje od 2013 roku. Główna działalność skoncentrowana jest na obszarze województwa małopolskiego, gdzie Bongo Invest jest zdecydowanym liderem budownictwa. Deweloper wykonał wiele wymagających inwestycji jak osiedla domków mieszkalnych czy nowoczesnych apartamentowców.

  • 2
    Problemy
    • duży problem ze skuteczną komunikacją między działami współpracującymi – poprzez różne formy komunikacji, uciekało wiele cennych informacji
    • brak dokładnego planowania finansowości inwestycji, co wiązało się z niedokładnym szacowaniem i stratami finansowymi dla firmy
    • brak porównania finansowego między inwestycjami, przez co ciężko było znaleźć etapy w których można szukać oszczędności przy kolejnych inwestycjach
    • czas realizacji zleceń ulegał wydłużeniu poprzez brak konkretnej organizacji pracy
  • 3
    Wdrożenie ICP

    W firmie Bongo Invest wdrożyliśmy wszystkie podstawowe moduły dostępne w IC Project. Ponadto uruchomiliśmy wykresy Gantta oraz moduł kosztów, które dają bardzo duże pole podglądowe pod kątem finansowości oraz planowania czasowego projektów. Na etapie testowania naszego narzędzia, przeprowadziliśmy wstępne godzinne szkolenie online. Po dwóch tygodniach zorganizowaliśmy dedykowane całodniowe szkolenie w siedzibie klienta dla wszystkich pracowników – cała firma została szybko i kompleksowo przeszkolona, dzięki czemu na zmianie organizacji pracy nie ucierpiały bieżące projekty i inwestycje.

  • 4
    Korzyści
    • komunikacja między działami współpracującymi zdecydowanie się poprawiła, pracownicy mogą komunikować się ze sobą w IC Project na temat bieżących zadań i obowiązków
    • dzięki dokładnemu planowaniu przychodów, kosztów, a także późniejszej analizie różnych etapów inwestycji pod kątem finansowym udało nam się podnieść rentowność każdych kolejnych inwestycji
    • czas realizacji inwestycji skrócił się dzięki dobrej organizacji pracy – wszystkie informacje i zadania są w jednym miejscu, nie ma problemu z dotarciem do jakiejkolwiek informacji
    • dostęp do wszystkich raportów dał bardzo duże pole manewru pod kątem komunikacji z inwestorami inwestycji

    “IC Project to narzędzie, które bardzo ułatwiło pracę w naszej firmie. Nie sądziłem, że jeden program może pomóc w tylu ważnych kwestiach. Kompleksowa obsługa oraz merytoryczne szkolenia zdecydowanie pomogły wdrożyć firmę do systemu. Zdecydowanie polecam.”

  • 1
    Kto?
    logo firmy

    Great Gastro to producent panierki i marynat do mięs, ryb, warzyw i owoców.
    Przedsiębiorstwo z Wadowic zajmuje się obsługą lokali gastronomicznych, pizzerii, karczm oraz barów. Oferują najwyższej jakości produkty, które zapewniają niepowtarzalny smak potraw.

    Doświadczona kadra prowadzi szkolenia gastronomiczne na terenie całej Polski, zapewniając również wsparcie marketingowe. By sprostać oczekiwaniom klientów, w swojej ofercie posiadają ponadto własną markę kawy Grano Forte o wyjątkowym smaku i aromacie.

  • 2
    Problemy
    • brak większej kontroli nad czasem pracy, którzy poświęcają pracownicy na wykonywanie swoich zadań – nie wiadomo jakie konkretnie zadania wykonał pracownik i w jakim czasie
    • ogromny problem z komunikacją i przekazywaniem sobie zadań między działami produkcji
    • wydłużony czas produkcji przez niedopilnowanie terminów wykonania poszczególnych zadań
    • brak odpowiedniej kontroli nad spotkaniami handlowców i ich pracy w terenie
  • 3
    Wdrożenie ICP

    W Great Gastro został wdrożony pełny pakiet systemu IC Project, m.in zarządzanie zadaniami, projektami, kalendarz czy pełne raportowanie. Moduły zbędne zostały specjalnie wyłączone, żeby program był jeszcze bardziej przejrzysty dla wszystkich pracowników. Wdrożenie odbyło się natychmiastowo – po wstępnych testach programu, przeprowadzone zostało kompleksowe szkolenie w siedzibie klienta, dzięki czemu sprawnie i merytorycznie zostali przeszkoleni wszyscy pracownicy. Produkcja nie została wstrzymana nawet na moment – bez wątpienia było to płynne przejście na inny model pracy.

  • 4
    Korzyści
    • poprzez zarządzanie zadaniami na tablicach Kanban, udało się stworzyć poszczególne etapy produkcyjne, które przechodzi każdy z produktów – zdecydowanie ułatwiło to kontrolę w dziale produkcji
    • komunikacja między działem produkcji, a pracownikami biurowymi uległa zdecydowanej poprawie – wszystkie informacje przekazywane są przez system
    • dzięki odpowiednim powiadomieniom systemowym, wszystkie terminy zadań są dokładnie pilnowane, a to zaprowadziło do wzrostu produktywności całego zespołu
    • z wykorzystaniem aplikacji mobilnej handlowcy mogą na bieżąco raportować swoją pracę w terenie, a to prowadzi do większej kontroli nad ich obowiązkami i zwiększeniem efektywności działań

    “Świetne narzędzie. Nie myślałem, że jeden program może tak mocno usprawnić komunikację i kontrolę w mojej firmie, a także uporządkować dział produkcyjny. IC Project to był dobry wybór.”

  • 1
    Kto?
    logo firmy

    Idealia Sp. z o.o. – agencja interaktywna skupiająca kompetencje marketingowe, PR, web deweloperskie, graficzne oraz profesjonalne doradztwo biznesowe. Idealia pracuje w oparciu o 3 główne zasady: precyzja, perspektywa i energia. Posiada 2 oddziały – w Warszawie oraz Kielcach. Na rynku od 2009 roku.

  • 2
    Problemy

    Firma od 4 lat próbowała wielu różnych narzędzi w komunikacji z Klientem. Najczęściej kończyło się na korespondencji e-mailowej i przesyłaniu plików, co w efekcie nie dawało pełnej satysfakcji oraz nie rozwiązywało pewnych problemów. Współpraca z międzynarodowymi brandami pokazała, że komunikacja może wyglądać inaczej. Od wszystkich zaangażowanych należy wymagać większej kontroli nad powierzonymi do realizacji zadaniami, aby niezależnie od liczby osób przydzielonych do jednego projektu, różnorodności zadań im przypisanych, dotrzymywać terminów i kontrolować zadania na każdym etapie ich rozwoju.

    • problem z komunikacją – po kilkadziesiąt tysięcy e-maili w skrzynkach odbiorczych
    • gubione zlecenia i małe projekty
    • brak kontroli nad zadaniami, które realizują pracownicy
    • wydłużony czas realizacji zadań
    • utrudnione planowanie i wycenianie zleceń
  • 3
    Wdrożenie ICP

    W Idealii wdrożono wszystkie dostępne moduły ICP: Projekty, CRM, Kalendarze, Komunikację, Raporty. Dodatkowo, część modułów została dopasowana do potrzeb firmy i pracowników. Proces wdrożenia był niemal natychmiastowy. Szkolenie pracowników zajęło 1 dzień.

    Dzięki możliwości dołączania do projektów osób ze strony Klienta, udało się zrezygnować z większości spotkań statusowych oraz bieżącego raportowania, ponieważ Klient w czasie rzeczywistym widział realizację zleceń.

  • 4
    Korzyści
    • liczba e-maili przesyłanych pomiędzy pracownikami spadła o 90%
    • czas wyszukiwania informacji dotyczących projektów i zadań uległ znacznemu skróceniu
    • rentowność projektów poprawiła się o 9%
    • czas poświęcony na raportowanie zadań spadł niemal do zera

Jest to najprawdopodobniej najlepsze narzędzie do zarządzania projektami w firmie. Przekonaj się sam i zarejestruj za darmo swoją instancję IC Project.

WYPRÓBUJ ZA DARMO

Szybki kontakt


Kontakt