Mimo setek dostępnych nowoczesnych narzędzi wspierających zarządzanie projektem, za jego pomyślną realizacją wciąż w głównej mierze stoją ludzie. Znaczenie skutecznego zespołu, który będzie w stanie zrealizować wszystkie cele w określonym terminie, budżecie i nie przekraczając określonych zasobów, trudno przecenić. Taki team oczywiście nie powstaje z przypadku. Jego stworzenie stanowi jedno z największych wyzwań, jakie stoją przed Project Managerem. Co jest zatem niezbędne, aby przekształcić grupę osób w silny, zorganizowany i zmotywowany zespół projektowy, z determinacją grający do wspólnej bramki?
Precyzyjny cel to podstawa
Trudno wyobrazić sobie efektywną realizację projektu bez jasnego określenia, co ma zostać osiągnięte, jakie są priorytety i oczekiwania. Konkretny, możliwy do osiągnięcia cel to niezbędny element, który pozwala zespołowi pracować wydajnie. Każda z zaangażowanych w przedsięwzięcie osób powinna zatem wiedzieć, jaki będzie jej wkład w ostateczny kształt finalnego produktu, tak by mogła się z nim zidentyfikować. Dużo łatwiej jest radzić sobie z pojawiającymi się trudnościami ze świadomością wartości, jaką się wnosi w projekt, prawda?
Puzzle kompetencji i osobowości
Dobierając członków zespołu nie wystarczy kierować się wyłącznie ich kompetencjami i wiedzą. Trzeba również wziąć pod uwagę takie cechy jak komunikatywność, otwartość na krytykę i sugestie czy umiejętność współpracy z innymi. Wbrew pozorom stworzenie skutecznie działającej grupy z osób o różnych charakterach i strategiach postępowania nie jest prostą sprawą. Tym bardziej, że oprócz dobrego porozumiewania się potrzebna jest również nuta zdrowej rywalizacji.
Właściwi ludzie na właściwym miejscu
Trudno oczekiwać od zespołu efektywnej pracy i zaangażowania, jeśli poszczególni pracownicy nie wiedzą, co należy do zakresu ich odpowiedzialności. Rzucone w przestrzeń i niezaadresowane do nikogo „trzeba się tym zająć” czy „musimy to zrobić” zwykle bowiem skutkują tym, że nic nie jest wykonane tak, jak powinno. Dlatego niezbędne jest upewnienie się, że każdy z członków teamu rozumie, jakie zadania zostały mu przydzielone i w jaki sposób ma je zrealizować.
Komunikacja jest kluczem
Wśród sposobów budowania produktywnego zespołu nie może zabraknąć skutecznej komunikacji. Ryba psuje się od głowy. Podobnie jest z projektem. Jeśli Project Manager nie ustali jasnych zasad wymiany informacji a przede wszystkim nie wprowadzi ich w życie, skutki tego mogą być fatalne. IC Project to przykład narzędzia, które oferuje garść funkcjonalności wspierających PM-a w tym obszarze. Dzięki wewnętrznemu chatowi, możliwości tworzenia komentarzy do zadań oraz wysyłanym na skrzynkę mailową powiadomieniom, pracownicy pozostają w stałym kontakcie i mogą się maksymalnie skupić na wykonywaniu zadań.
Nawet najciekawsze przedsięwzięcie nie ma szansy się urzeczywistnić bez grupy ludzi, którzy je zrealizują. Efektywny zespół jest więc warunkiem koniecznym, aby projekt mógł zakończyć się powodzeniem. Choć oczywiście uniwersalny przepis na dream team nie istnieje, pewne jest jedno – jego budowanie nie jest działaniem jednorazowym, lecz procesem, który wymaga nieustannego trzymania ręki na pulsie.
