W jaki sposób najprościej i najefektywniej śledzić oraz komunikować postęp prac w projekcie? Oczywiście, przedstawiając raport! Cykliczne podsumowania to jedno z podstawowych narzędzi nadzoru i kontroli w rękach PM-a, stanowiące integralną część zarządzania każdym przedsięwzięciem, niezależnie od wielkości. Dla kierowników projektów, którzy nie przepadają za wypełnianiem rubryk, aktualizowaniem informacji czy przetwarzaniem danych, ich tworzenie bywa prawdziwą torturą. Czy jednak raporty to rzeczywiście zło konieczne, które jedynie zajmuje cenny czas? Przyjrzyjmy się bliżej, komu i czemu mają one służyć.
Nikogo nie trzeba przekonywać, jak ważną rolę w pracy zespołowej pełni właściwa komunikacja. Tym bardziej, jeśli grupa współdziałających ze sobą osób pracuje w różnych miejscach. Skuteczne porozumiewanie się może przebiegać za pomocą różnych narzędzi komunikacyjnych. Jednym z nich są raporty. Aby uświadomić sobie ich znaczenie, wyobraźmy sobie, że jesteśmy sponsorami projektu. Czy chcielibyśmy pozostawać w nieświadomości czy też wolelibyśmy być na bieżąco informowani o potencjalnych lub rzeczywistych problemach, kiedy tylko się pojawią? Czy wystarczyłyby nam ustne zapewnienia o właściwym kierunku działań czy oczekiwalibyśmy twardych danych przedstawionych czarno na białym? Raportowanie pełni zatem kluczową rolę w przepływie informacji na linii: zespół projektowy – PM – sponsor. Dzięki regularnym podsumowaniom zainteresowane strony mogą być zawsze dobrze poinformowane o statusie projektu i w rezultacie mieć do siebie większe zaufanie.
Funkcja komunikacyjna to jednak nie wszystko. Cykliczny wgląd w stan realizacji zadań ma przede wszystkim na celu identyfikowanie wszelkich nieprawidłowości i eliminowanie potencjalnych zagrożeń, które mogłyby negatywnie wpłynąć na efekt finalny projektu. Aby to się udało, managerowie muszą na bieżąco orientować się w zużyciu budżetu czy czasie, jaki pozostał do ukończenia konkretnych zadań, aby w razie potrzeby podjąć odpowiednie działania. Co z kolei może być bardziej solidną postawą do świadomego wprowadzenia ewentualnych zmian w pierwotnym planie niż konkretne informacje zawarte w raporcie?
Sposoby raportowania mogą być różne. Sprawdzi się tu zarówno szablon w Excelu jak i zwykły email. Tym jednak, którym zależy na skróceniu czasu poświęcanego na sporządzanie podsumowań, przyda się bardziej zaawansowane narzędzie. ICP sprawdzi się tu znakomicie. Rozwiązania, jakie w tej kwestii oferuje aplikacja docenią zarówno PM-owie jak i klienci. Pierwszym z nich spodoba się możliwość raportowania w prosty sposób czasu, jaki pracownicy spędzają nad konkretnym zadaniem. Analiza tych danych z jednej strony pozwoli zorientować się, że u danej osoby pojawił się jakiś problem, z drugiej – umożliwi monitorowanie stopnia zużycia budżetu. W ocenie postępu prac pomocna okaże się również statystyka zadań planowanych, w trakcie realizacji oraz ukończonych.
ICP pozwoli również zyskać w oczach sponsora. Do gustu przypadnie mu z pewnością możliwość indywidualnego dostępu do aplikacji, dzięki czemu będzie mógł samodzielnie na bieżąco śledzić postęp prac. Dodatkowo, o statusie projektu poinformuje go system, wysyłając raport do skrzynki mailowej. Usystematyzowane dane podane w przystępnej postaci sprawią, że wystarczy mu chwila, aby mieć obraz sytuacji projektowej. Co ważne, zarówno forma sprawozdania jak i częstotliwość wysyłki są całkowicie edytowalne!
Podsumowując, sztuka raportowania ma służyć przede wszystkim lepszej komunikacji między zaangażowanymi w projekt osobami, sprawnemu monitorowaniu postępu prac w celu wychwycenia potencjalnych problemów a także zaspokojeniu ciekawości sponsorów projektów. Lepszego niż raport sposobu na sprostanie tym wyzwaniom dotychczas nie wynaleziono. Skoro zatem nie da się uniknąć dokumentowania faktów z życia projektu, warto dążyć do tego, by stało się to jak najbardziej proste i przyjemne. Po co tracić czas na coś, co dzięki nowoczesnym narzędziom, może zająć chwilę?
