Szukasz jednego programu, który pomoże Ci ogarnąć zadania, terminy, budżet i komunikację całej firmy w jednym miejscu?
Rynek oferuje obecnie setki narzędzi – od prostych tablic Kanban po zaawansowane platformy do zarządzania całym cyklem życia projektu.
W tym rankingu przedstawiamy najlepsze programy do zarządzania projektami w 2025 roku. Podzieliliśmy je wg. typów zespołów i potrzeb, a przy każdym narzędziu znajdziesz mocne strony, ograniczenia i wyróżniki.
Metodologia (czyli jak podeszliśmy do tematu)
Przy tworzeniu tego rankingu nie kierowaliśmy się przypadkiem, pieniędzmi ani popularnością marketingową. Każde narzędzie oceniliśmy według jasno zdefiniowanych kryteriów, które mają realny wpływ na codzienną pracę zespołów projektowych (m.in. funkcje, łatwość wdrożenia, bezpieczeństwo/RODO, wsparcie, cena/okres próbny). Tam, gdzie było to możliwe, potwierdziliśmy informacje u producentów i zweryfikowaliśmy je w oficjalnej dokumentacji.
Rynek narzędzi PM jest ogromny i dlatego zamiast jednej „złotej” rekomendacji pokazujemy najlepsze wybory w zależności od potrzeb zespołu. Rankingu nie porządkujemy według popularności, tylko według zastosowań. Dlatego podzieliliśmy go na cztery segmenty:
Najlepsze dla polskich firm
Kompleksowe i wszechstronne rozwiązania
Proste i intuicyjne dla małych zespołów
Open-source i niskokosztowe alternatywy
Przy każdym narzędziu znajdziesz: dla kogo jest, mocne strony, ograniczenia, wyróżnik, okres próbny/cenę oraz alternatywy.
Jak korzystać z tego rankingu?
Jeśli działasz w Polsce i zależy Ci na polskim interfejsie, wsparciu i wdrożeniu → zacznij od „Najlepsze dla polskich firm”.
Jeśli masz złożone procesy międzydziałowe i potrzebujesz szerokiego wachlarza funkcji → sprawdź „Kompleksowe i wszechstronne rozwiązania”.
Jeśli zespół jest mały i liczy się prostota → zobacz „Proste i intuicyjne dla małych zespołów”.
Jeśli chcesz pełnej kontroli (self-host) albo minimalnego kosztu → przejdź do „Open-source i niskokosztowe alternatywy”.
Na szybko porównasz kluczowe funkcje w tabeli porównawczej pod segmentami (Kanban, Gantt, śledzenie czasu, budżety/finanse, PL UI, okres próbny, darmowy plan).
Nota o IC Project (transparentność)
IC Project prezentujemy w dwóch miejscach:
jako lidera segmentu „Najlepsze dla polskich firm” (polski interfejs, wsparcie i wdrożenia, zgodność z RODO, polskie rozliczenia),
oraz w segmencie „Kompleksowe i wszechstronne rozwiązania” (wersja angielska, pełen zakres funkcji).
Tak, dobrze znamy IC Project. Jednocześnie wiemy, że nie każde narzędzie jest dla każdego. Dlatego w rankingu znajdziesz także inne programy, które w określonych scenariuszach mogą pasować lepiej do Twojej organizacji. Naszym celem jest dopasowanie rozwiązania do realnych potrzeb zespołu, nawet jeśli finalnie nie będzie to IC Project.
Najlepsze dla polskich firm 🇵🇱
1. IC Project
Mocne strony:
- Polski program z pełnym wsparciem – interfejs, dokumentacja i support w języku polskim, zgodność z RODO, możliwość bezpłatnej prezentacji narzędzia
- Kompleksowość w jednym miejscu – tablice Kanban, wykresy Gantta, wbudowany komunikator, wiki, kalendarz, faktury i zarządzanie budżetem bez potrzeby integracji z innymi narzędziami
- Elastyczność struktury – możliwość dostosowania workflow, pól i uprawnień do specyfiki Twojej firmy
- Portal klienta – możliwość udostępnienia wybranych obszarów projektów klientom bez konieczności szkolenia ich w skomplikowanym systemie
Ograniczenia:
- Bogactwo funkcji może wymagać chwili na pełne odkrycie wszystkich możliwości, dlatego tworzymy systematycznie poradniki
- Brak wersji bezpłatnej (dostępny jest 14-dniowy trial + bezpłatna prezentacja wdrożeniowa)
Wyróżnik: Jedyne w pełni polskie narzędzie z tak szerokim zakresem funkcji – od zarządzania projektami, przez finanse, po obsługę serwisową. Automatyczne powiązanie czasu pracy z kosztami projektowymi.
Cena/Trial: Dostępny bezpłatny okres próbny + możliwość umówienia darmowej prezentacji z wdrożeniowcem.
Alternatywy w języku angielskim:
Jeśli szukasz narzędzia stricte opartego na wykresach Gantta → GanttPRO.
Jeśli potrzebujesz prostego programu do zadań i masz mniejszy zespół niż 5 osób → Trello lub Asana.
Kompleksowe i wszechstronne rozwiązania 🌍
1. monday.com
Dla kogo: Średnie i duże organizacje, startupy i korporacje. Szczególnie dla zespołów marketingowych, HR, sprzedażowych i operacyjnych, które chcą centralizować pracę w elastyczny i wizualny sposób. Popularne w firmach technologicznych i agencjach marketingowych.
Mocne strony:
- Wiele widoków – Kanban, timeline, Gantt, kalendarz, listy. Każdy dział może pracować inaczej.
- Integracje (200+) – m.in. Slack, Google Workspace, Outlook, Zapier.
- Szybki onboarding – gotowe szablony i proste UI.
- Automatyzacje – reguły „if-then” do powiadomień, przypomnień i zależności.
Ograniczenia:
- Wysokie koszty przy dużej liczbie użytkowników.
- Brak wsparcia PL (dokumentacja i support w EN).
- Nadmiar opcji – ryzyko chaosu bez procesów.
Wyróżnik: Najbardziej wizualna i intuicyjna platforma PM – świetna dla zespołów kreatywnych i cross-funkcyjnych.
Cena/Trial: Darmowy plan (do 2 użytkowników). Płatne od ok. 9 € /użytk./mies. oraz 14 dni triala.
Alternatywy:
- Wrike – jeśli priorytetem są raporty i analiza zasobów.
- IC Project EN – jeśli potrzebujesz również finansów w all-in-one.
2. IC Project (wersja EN)
Dla kogo: Firmy międzynarodowe i hybrydowe (PL + zagranica), które potrzebują jednej platformy do projektów, finansów, komunikacji i CRM.
Mocne strony:
- All-in-one – projekty, finanse, faktury, CRM, komunikator, wiki, kalendarz.
- Dwujęzyczność – praca w EN i PL, co ułatwia współpracę międzynarodową.
- Powiązanie czasu pracy z kosztami – unikalne na tle konkurencji.
- Portal klienta – bezpieczny dostęp klientów do wybranych modułów.
Ograniczenia:
- Mniejsza rozpoznawalność globalna niż Monday czy Jira.
- Brak darmowej wersji (tylko trial + prezentacja).
Wyróżnik: Rzadkie połączenie zarządzania projektami i finansami w jednym narzędziu – w języku polskim i angielskim.
Cena/Trial: 14 dni triala + możliwość darmowej prezentacji.
Alternatywy:
- Monday.com – dla zespołów ceniących prostotę i wizualne UI.
- Wrike – dla organizacji enterprise z dużym naciskiem na raporty.
3. Wrike
Dla kogo: Enterprise, duże działy marketingu i IT. Używane przez globalne korporacje i firmy konsultingowe, które potrzebują zaawansowanej analityki i raportów.
Mocne strony:
- Portfolio management – przegląd wielu projektów w jednym miejscu.
- Zaawansowane raporty i analizy – rozbudowane pulpity menedżerskie.
- Integracje enterprise – Salesforce, Google Workspace, MS Teams.
- Śledzenie obciążenia zasobów – planowanie pracy między zespołami.
Ograniczenia:
- Wysoka cena w wersji enterprise.
- Stroma krzywa nauki, wymaga wdrożenia.
Wyróżnik: Jedno z najbardziej analitycznych narzędzi klasy enterprise – idealne dla firm złożonych procesowo.
Cena/Trial:
14 dni triala, płatne plany od ok. 9,80 USD/użytk./mies.
Alternatywy:
- Monday.com – dla prostszego wdrożenia.
- IC Project EN – jeśli oprócz PM potrzebujesz finansów, oraz prostego i skutecznego wdrożenia.
4. ClickUp
Dla kogo: Startupy, agencje, zespoły IT i marketingu. Firmy szukające elastycznego systemu z dużą liczbą widoków i niskim progiem cenowym.
Mocne strony:
- 10+ widoków (Kanban, Gantt, kalendarze, mindmapy).
- Dynamiczny rozwój produktu (ciągłe aktualizacje).
- Dobry stosunek ceny do funkcji.
- Rozbudowane opcje personalizacji workflow.
Ograniczenia:
- Duża liczba opcji może prowadzić do chaosu przy wdrożeniu.
- Support głównie w EN.
- Ograniczony darmowy plan, który przyzwyczaja do narzędzia i blokuje użyteczność, gdy projektów jest za dużo
Wyróżnik: Najdynamiczniej rozwijające się narzędzie PM na świecie, z ogromną społecznością użytkowników.
Cena/Trial: Ograniczony darmowy plan + płatne od ok. 7 USD/użytk./mies.
Alternatywy:
- Asana – jeśli priorytetem jest prostota.
- IC Project EN – jeśli potrzebujesz finansów i CRM.
5. Asana
Dla kogo: Małe i średnie zespoły, oraz startupy. Najczęściej wybierana przez małe zespoły kreatywne i marketingowe, które potrzebują prostego narzędzia do zadań i projektów.
Mocne strony:
- Bardzo prosty i intuicyjny interfejs.
- Widok list, Kanban, kalendarz.
- Szerokie integracje (Google Drive, Slack, Dropbox).
- Duża społeczność i baza wiedzy.
Ograniczenia:
- Brak modułów finansowych i budżetowych.
- Ograniczone raportowanie w wersji darmowej.
Wyróżnik: Jedno z najbardziej przyjaznych dla początkujących zespołów narzędzi PM.
Cena/Trial: Darmowy plan (do 15 osób). Płatne od 10,99 USD/użytk./mies. 30 dni triala premium.
Alternatywy:
- ClickUp – jeśli chcesz większej elastyczności.
- IC Project EN – jeśli potrzebujesz finansów i CRM.
6. Jira
Dla kogo: Software house’y i zespoły IT pracujące w Agile i Scrum. Najczęściej stosowana w projektach developerskich i produktowych.
Mocne strony:
- Bardzo prosty i intuicyjny interfejs.
- Widok list, Kanban, kalendarz.
- Szerokie integracje (Google Drive, Slack, Dropbox).
- Duża społeczność i baza wiedzy.
Ograniczenia:
- Brak modułów finansowych i budżetowych.
- Ograniczone raportowanie w wersji darmowej.
Wyróżnik: Jedno z najbardziej przyjaznych dla początkujących zespołów narzędzi PM.
Cena/Trial: Darmowy plan (do 15 osób). Płatne od 10,99 USD/użytk./mies. 30 dni triala premium.
Alternatywy:
- ClickUp – jeśli chcesz większej elastyczności.
- IC Project EN – jeśli potrzebujesz finansów i CRM.
7. Smartsheet
Dla kogo: Firmy, które pracują na arkuszach (np. Excel, Google Sheets) i chcą przejść na projektowe zarządzanie bez utraty przejrzystości tabel. Sprawdza się w logistyce, HR, marketingu i finansach.
Mocne strony:
- Znajomy interfejs tabelaryczny: łatwy dla użytkowników przyzwyczajonych do Excela.
- Zaawansowane planowanie: wykresy Gantta, śledzenie zależności i automatyzacje.
- Raporty i analizy: rozbudowane dashboardy i pulpity menedżerskie.
- Integracje: MS Office, Google, Jira, Tableau.
Ograniczenia:
- Brak pełnej wersji PL.
- Cena wyższa w planach korporacyjnych.
Wyróżnik: Idealne rozwiązanie dla menedżerów przyzwyczajonych do Excela, którzy chcą elastyczności narzędzia PM.
Cena/Trial: Trial 14 dni, wersje płatne od 7 €/mies.
Alternatywy:
- Monday.com – bardziej wizualne,
- ClickUp – bardziej elastyczne.
8. GanttPRO
Dla kogo: Zespoły planujące harmonogramy w modelu „Gantt‑first”: marketing, eventy, produkcja, PMO‑light – gdy kluczowe są zależności i terminy, a komunikacja może być prostsza.
Mocne strony:
- Bardzo mocny wykres Gantta: zależności, kamienie milowe, baseline, ścieżki krytyczne.
- Szablony projektów i łatwe udostępnianie harmonogramów interesariuszom.
- Niski próg wejścia dla osób „excelowych” – klarowny UI.
Ograniczenia:
- Mniej rozbudowane moduły komunikacji, budżetów i rozliczeń.
- Ograniczone portfolio/PPM w porównaniu do narzędzi enterprise.
Wyróżnik: Specjalista od planowania na Gantcie – maksimum wartości bez zbędnego „kombajnu”.
Cena/Trial: Trial 14 dni; plany płatne).
Alternatywy:
- Microsoft Project – pełne PPM i zaawansowane zarządzanie zasobami.
- Smartsheet – „arkusze + Gantt” i silne raportowanie.
9. LiquidPlanner
Dla kogo: Organizacje z wysoką niepewnością terminów i wieloma konkurencyjnymi priorytetami; tam, gdzie klasyczny Gantt „nie trafia” w realne daty.
Mocne strony:
- Planowanie probabilistyczne (zakresy czasu, symulacje, priorytetyzacja wpływająca na terminy).
- Capacity & resource management – realne obciążenie wpływa na prognozy.
- Raporty przewidywalności i ryzyka opóźnień.
Ograniczenia:
- Wyższy koszt niż „lekkie” narzędzia PM.
- Wymaga zrozumienia modelu probabilistycznego – krzywa nauki.
Wyróżnik: Unikalny silnik probabilistyczny przewidujący daty zakończenia przy zmiennych priorytetach.
Cena/Trial: Trial dostępny; plany płatne.
Alternatywy:
- Wrike – capacity planning i raporty.
- Celoxis – PPM z silnymi dashboardami.
10. Workzone
Dla kogo: Zespoły marketingowe i operacyjne potrzebujące PPM‑light: szablony, uprawnienia i czytelne harmonogramy dla wielu projektów.
Mocne strony:
- Gantt, foldery/portfolio, szablony i repozytorium plików.
- Granularne uprawnienia i widoki dla klientów/stakeholderów.
- Dojrzały, stabilny produkt – „mniej ustawiania, więcej pracy”.
Ograniczenia:
- Interfejs mniej nowoczesny niż u liderów.
- Skromniejszy marketplace integracji/automatyzacji.
Wyróżnik: Bardzo dobra „czytelność i porządek” w średnich strukturach projektowych.
Cena/Trial: Brak trialu – możliwość umówienia demo.
Alternatywy:
- Wrike – mocniejsze raporty i automatyzacje.
- Monday.com – bardziej wizualne workspace’y.
11. Celoxis
Dla kogo: Średnie i duże firmy, PMO i organizacje regulowane – potrzebne PPM, portfele, zasoby i KPI, opcjonalnie on‑prem.
Mocne strony:
- PPM klasy enterprise: portfele, zależności, obciążenia, SLA, wskaźniki.
- Raporty i dashboardy zarządcze – widoczność kosztów i terminów.
- On‑premise i elastyczna konfiguracja (compliance/RODO).
Ograniczenia:
- Bardziej „PMO‑centric” niż narzędzie do codziennego zarządzania zadaniami.
- Wymaga wdrożenia i ułożonych procesów.
Wyróżnik: Silne PPM + opcja on‑prem w korzystnym TCO.
Cena/Trial: Trial 14 dni; licencje/subskrypcje.
Alternatywy:
- Microsoft Project – klasyka PPM w ekosystemie MS.
- Planview Clarizen – governance w enterprise.
12. Zoho Projects
Dla kogo: SMB, które chcą value‑for‑money i naturalnej integracji z Zoho (CRM, Books, Desk).
Mocne strony:
- Zadania, Gantt, timesheety, budżety i podstawowe raporty.
- Szybki start, prosty interfejs; dużo gotowych integracji w ekosystemie Zoho.
- Atrakcyjna cena dla małych i średnich firm.
Ograniczenia:
- Raporty i automatyzacje skromniejsze niż u liderów.
- Portfolio/PPM ograniczone na tle rozwiązań enterprise.
Wyróżnik: Najlepszy stosunek funkcji do ceny w pakiecie z Zoho.
Cena/Trial: Darmowy plan + trial; plany płatne.
Alternatywy:
- ClickUp – więcej automatyzacji i widoków.
- Teamwork – mocniejszy „czas i billing”.
13. Mavenlink / Kantata (PSA)
Dla kogo: Firmy usług profesjonalnych (agencje/konsulting) – projekty klientowskie, rozliczenia, planowanie zasobów i prognozy.
Mocne strony:
- PSA end‑to‑end: projekty, obciążenia, przychody, faktury, prognozy.
- Kontrola marż, wykorzystania i rentowności.
- Integracje księgowe/CRM, przepływy zatwierdzeń.
Ograniczenia:
- Wyższy koszt i większa złożoność wdrożenia.
- Nadmiarowe dla małych, niesformalizowanych zespołów.
Wyróżnik: PSA klasy enterprise – PM + finansowo‑operacyjny kręgosłup usług.
Cena/Trial: Wyceniane indywidualnie; PoC/demonstracje.
Alternatywy:
- Scoro – PSA/ERP dla SMB.
- Teamwork – lżejsze PSA z czasem i fakturami.
14. Microsoft Project
Dla kogo: PMO i firmy w ekosystemie Microsoft 365 – projekty o wysokiej złożoności i silnej kontroli terminów/zasobów.
Mocne strony:
- Klasyczne PPM: Gantt, ścieżka krytyczna, kamienie milowe, alokacja zasobów.
- Integracje z Teams/Power BI/Power Automate i szablony projektów.
- Rozbudowane raporty i widoki dla menedżerów.
Ograniczenia:
- Stroma krzywa nauki; „ciężkie” dla małych zespołów.
- Kosztowniejsze w planach PPM.
Wyróżnik: Historyczny standard PPM w dużych organizacjach.
Cena/Trial: Trial 1 mies.; subskrypcje Project Plan 1–5.
Alternatywy:
- Celoxis – PPM z dobrym TCO.
- Smartsheet – arkusz + Gantt w lżejszym wydaniu.
15. Workbook
Dla kogo: Agencje i firmy usługowe potrzebujące modułów projekty + CRM + finanse/księgowość w jednym środowisku.
Mocne strony:
- Modułowość – dobierasz składniki (PM, CRM, księgowość, zasoby) pod proces.
- Planowanie zasobów, rozliczenia, udostępnianie plików i raporty operacyjne.
- Stabilny, dojrzały system dla usług profesjonalnych.
Ograniczenia:
- Interfejs bardziej „enterprise” niż „startupowy”.
- Wymaga konfiguracji i wdrożenia.
Wyróżnik: PM + CRM + finanse „pod klucz” dla usługodawców.
Cena/Trial: Na zapytanie; wdrożenia partnerskie.
Alternatywy:
- Scoro – PSA/ERP dla SMB.
- Teamwork – lżejsze PM + billing.
16. Workfront (Adobe Workfront)
Dla kogo: Enterprise (marketing/operacje), gdzie kluczowe są governance, akceptacje, compliance i przepływy treści.
Mocne strony:
- Portfele, obciążenia, flow zgód i szablony kampanii.
- Integracja z Adobe (Assets, Fusion) i DAM.
- Wysokiej klasy raportowanie i audyt.
Ograniczenia:
- Wysoki koszt i złożoność wdrożenia/utrzymania.
- Mniej zwinne dla małych zespołów.
Wyróżnik: Standard dla korporacyjnych działów marketingu i operacji.
Cena/Trial: Wycena indywidualna; PoC/demonstracje.
Alternatywy:
- Wrike – marketingowe workspace’y i gotowe szablony.
- Planview Clarizen – governance i kontrola zmian.
17. Scoro (PSA)
Dla kogo: Agencje i firmy usług profesjonalnych – łączenie projektów, przychodów i planowania zasobów.
Mocne strony:
- PSA: wyceny, faktury, przychody, capacity planning.
- Raporty rentowności i prognozy finansowe.
- Silne role/uprawnienia i procesy zatwierdzeń.
Ograniczenia:
- Cena i minima użytkowników mogą być barierą na start.
- Mniej zwinne dla małych zespołów ad‑hoc.
Wyróżnik: Głęboka warstwa finansowo‑operacyjna ponad PM.
Cena/Trial: Trial 14 dni; plany płatne.
Alternatywy:
- Kantata (Mavenlink) – PSA enterprise.
- Teamwork – lżejsze PSA dla mniejszych agencji.
18. Planview AdaptiveWork (kiedyś Clarizen)
Dla kogo: PMO/enterprise z naciskiem na governance, portfele i kontrolę zmian – projekty wielozespołowe i regulowane.
Mocne strony:
- PPM: portfele, scenariusze, zależności, governance.
- Silne role, ścieżki akceptacji i audyt.
- Integracja z ekosystemem Planview (strategia → wykonanie).
Ograniczenia:
- Złożoność i koszt wdrożenia/utrzymania.
- Krzywa nauki dla użytkowników biznesowych.
Wyróżnik: Dojrzałe PPM z governance dla korporacji.
Cena/Trial: Na zapytanie; wdrożenia partnerskie.
Alternatywy:
- Microsoft Project – klasyka PPM.
- Wrike – elastyczniejsze operacyjnie w mid‑market.
Proste i intuicyjne dla małych zespołów 👥
1. Trello
Dla kogo: Freelancerzy, mikrofirmy, agencje 1–5 osobowe i zespoły projektowe, które potrzebują prostego narzędzia wizualnego do zarządzania zadaniami. Idealne dla osób, które dopiero zaczynają przygodę z zarządzaniem projektami i nie chcą wdrażać skomplikowanego systemu.
Mocne strony:
- Tablice Kanban – prosty, wizualny sposób pracy.
- Szybki onboarding – dosłownie kilka minut, by rozpocząć pracę.
- Integracje z popularnymi aplikacjami – Slack, Google Drive, Dropbox, Zapier.
- Darmowa wersja – wystarczająca dla większości małych zespołów.
Ograniczenia:
- Brak wbudowanych raportów, Gantta i modułów finansowych.
- Trudności w skalowaniu dla większych organizacji.
Wyróżnik: Najprostsze w obsłudze narzędzie oparte na Kanbanie – doskonałe dla początkujących i freelancerów.
Cena/Trial: Darmowy plan + płatne od 5 USD/użytk./mies.
Alternatywy:
- Asana – jeśli potrzebujesz dodatkowo list i kalendarzy.
- IC Project – gdy Twój zespół rośnie i potrzebujesz faktur, budżetów i raportów.
2. Basecamp
Dla kogo: Małe firmy i startupy, które cenią proste zarządzanie komunikacją i zadaniami w jednym miejscu. Popularny w branżach usługowych i edukacyjnych.
Mocne strony:
- All-in-one dla małych zespołów – czat, kalendarz, to-do, pliki, dokumenty.
- Brak rozpraszaczy – minimalistyczny interfejs.
- Stała opłata miesięczna – niezależnie od liczby użytkowników (przy planie Business).
Ograniczenia:
- Brak zaawansowanych funkcji PM (brak Gantta, raportów, śledzenia czasu).
- Brak integracji finansowych i CRM.
Wyróżnik: Narzędzie do komunikacji i prostego planowania – idealne dla zespołów, które nie potrzebują formalnego zarządzania projektami.
Cena/Trial: Darmowy plan ograniczony + płatny plan Basecamp Pro Unlimited (ok. 99 USD/mies. dla całej firmy).
Alternatywy:
- Trello – jeśli preferujesz pracę wizualną (Kanban).
- nTask – dla prostych raportów i czasu pracy.
3. nTask
Dla kogo: Freelancerzy i małe zespoły, które potrzebują nieco więcej niż tylko list zadań – np. planowania czasu i prostych raportów.
Mocne strony:
- Widoki list i Kanban.
- Śledzenie czasu pracy i raporty.
- Możliwość tworzenia prostych harmonogramów Gantt.
- Dostępna aplikacja mobilna.
Ograniczenia:
- Interfejs mniej dopracowany niż u liderów (np. Asana, Trello).
- Brak integracji z polskimi narzędziami.
Wyróżnik: Połączenie prostoty Trello z podstawową analityką – dobra opcja dla mikrozespołów.
Cena/Trial: Darmowy plan + płatne od 3 USD/użytk./mies. (stan na 2025).
Alternatywy:
- Basecamp – dla pracy bardziej komunikacyjnej.
- IC Project – gdy potrzebujesz finansów i raportów.
4. Notion
Dla kogo: Samozatrudnieni, małe zespoły, content creatorzy i startupy – do planowania zadań, tworzenia bazy wiedzy i zarządzania treściami.
Mocne strony:
- Ogromna elastyczność – można stworzyć CRM, kalendarz, wiki, system zadań.
- Integracje z ChatGPT i narzędziami AI.
- Bardzo intuicyjny interfejs i szybkie działanie.
Ograniczenia:
- Brak klasycznego modułu projektowego (zależności, Gantt).
- Dla większych zespołów trudny w skalowaniu i utrzymaniu struktury.
Wyróżnik: Elastyczne narzędzie „wszystko w jednym” – świetne dla osób, które chcą mieć projekty, wiedzę i notatki w jednym miejscu.
Cena/Trial: Darmowy plan + płatne od 8 USD/użytk./mies. (stan na 2025).
Alternatywy:
- ClickUp – bardziej projektowy i strukturalny.
- IC Project – gdy chcesz włączyć budżety i Gantta.
5. Quire
Dla kogo: Freelancerzy i małe zespoły, które chcą czystego, szybkiego narzędzia z hierarchią zadań (drzewo), Kanbanem i prostym planowaniem bez ciężkiego PPM.
Mocne strony:
- Hierarchia (tree/subtasks) + widoki Lista, Kanban, Timeline – łatwe przełączanie.
- Bardzo lekki UI, świetna praca z klawiatury, niski próg wejścia.
- Podstawowy time tracking i przegląd obciążenia w wyższych planach.
Ograniczenia:
- Ograniczone integracje i automatyzacje vs. liderzy rynku.
- Brak modułów finansowych/rozliczeń.
Wyróżnik: Minimalistyczne „drzewko zadań” + Kanban – super do rozbijania pracy na małe kroki i trzymania porządku.
Cena/Trial: Plan darmowy; plany płatne dla zespołów (trial dostępny).
Alternatywy:
- Todoist – gdy chcesz ultra-proste listy.
- Trello – gdy chcesz najprostszy Kanban.
6. Paymo
Dla kogo: Małe agencje kreatywne, software house’y i freelancerzy, którzy szukają połączenia zarządzania zadaniami, czasu pracy i fakturowania. Idealny dla osób, które oprócz zadań chcą też rozliczać projekty.
Mocne strony:
- Zarządzanie zadaniami i czasem: integracja list, Kanbanów i timerów.
- Fakturowanie i raporty: możliwość tworzenia faktur bezpośrednio z czasu pracy.
- Prosty interfejs: logiczne menu i szybkie wdrożenie nawet dla nietechnicznych użytkowników.
- Świetny stosunek ceny do możliwości.
Ograniczenia:
- Brak wersji polskiej.
- Raporty projektowe ograniczone w darmowej wersji.
Wyróżnik: Połączenie zarządzania projektami i finansów w prostym narzędziu – idealne dla freelancerów i mikrofirm.
Cena/Trial: Darmowy plan + wersje płatne od 4,95 USD/użytk./mies.
Alternatywy:
- nTask – prostsze, ale z mniejszym naciskiem na faktury.
- IC Project – gdy potrzebujesz pełnego budżetowania i rozliczeń projektowych.
7. Nifty
Dla kogo: Małe i średnie zespoły usługowe/marketingowe oraz software house’y, które chcą jednego, lekkiego narzędzia all-in-one: projekty, zadania, czat/dyskusje, dokumenty i proste raporty.
Mocne strony:
- Widoki Kanban, Lista, Oś czasu/Gantt, Kalendarz, Roadmapy, proste portfolio i raporty.
- Wbudowane dyskusje/czaty i Docs – praca kontekstowo w jednym miejscu.
- Automatyzacje i formularze (Forms) do przyjmowania zleceń/briefów.
Ograniczenia:
- Mniejszy ekosystem dodatków niż u Monday/Wrike/ClickUp.
- Raporty finansowe i zaawansowane PPM ograniczone.
Wyróżnik: „All-in-one light” – realnie ogranicza skakanie między narzędziami, zachowując prostotę UI.
Cena/Trial: Free forever; płatne plany na poziomie SMB (zwykle z 14-dniowym trialem).
Alternatywy:
- ClickUp – więcej automatyzacji i widoków.
- Asana – prostszy start i onboarding.
8. Teamwork
Dla kogo: Małe i średnie zespoły, które rosną i potrzebują systemu do zarządzania zadaniami, klientami i projektami. Szczególnie popularny w agencjach marketingowych i software house’ach.
Mocne strony:
- Kompletny zestaw funkcji: projekty, zadania, Gantt, śledzenie czasu, faktury, komentarze i raporty.
- Dobra widoczność obciążenia zespołu.
- Integracje: Slack, HubSpot, QuickBooks, MS Teams.
- Interfejs przyjazny użytkownikowi.
Ograniczenia:
- Brak pełnego polskiego tłumaczenia.
- Dla bardzo dużych zespołów może brakować zaawansowanych uprawnień.
Wyróżnik: Bardzo solidne rozwiązanie dla małych i średnich firm, które szukają prostoty, ale z pełną funkcjonalnością PM.
Cena/Trial: Darmowy plan + płatne od 5,99 USD/użytk./mies.
Alternatywy:
- Paymo – prostszy i tańszy.
- ClickUp – bardziej rozbudowany, ale mniej intuicyjny.
9. Hive
Dla kogo: Małe i średnie firmy, które chcą wizualnego, nowoczesnego narzędzia do współpracy. Często wybierany przez startupy, zespoły kreatywne i marketingowe.
Mocne strony:
- Przejrzysty interfejs: intuicyjny i szybki w nauce.
- Wiele widoków: Kanban, Gantt, kalendarz, lista.
- Integracje: Slack, Zoom, Google Drive, MS Teams.
- Automatyzacje i AI-asystent (HiveMind).
Ograniczenia:
- Brak wersji polskiej.
- Część funkcji AI dostępna tylko w droższych planach.
Wyróżnik: Jedno z najbardziej intuicyjnych narzędzi PM nowej generacji – duży nacisk na AI i automatyzację pracy.
Cena/Trial: Darmowy plan + wersje płatne od 5 USD/użytk./mies.
Alternatywy:
- Monday.com – bardziej rozbudowane, ale droższe.
- nTask – prostsze i tańsze, bez AI.
10. Hitask
Dla kogo: Freelancerzy i mikrozespoły (do 10 osób), które potrzebują prostego narzędzia do codziennego zarządzania zadaniami i terminami.
Mocne strony:
- Przejrzysty interfejs: intuicyjny i szybki w nauce.
- Wiele widoków: Kanban, Gantt, kalendarz, lista.
- Integracje: Slack, Zoom, Google Drive, MS Teams.
- Automatyzacje i AI-asystent (HiveMind).
Ograniczenia:
- Brak wersji polskiej.
- Część funkcji AI dostępna tylko w droższych planach.
Wyróżnik: Jedno z najbardziej intuicyjnych narzędzi PM nowej generacji – duży nacisk na AI i automatyzację pracy.
Cena/Trial: Darmowy plan + wersje płatne od 5 USD/użytk./mies.
Alternatywy:
- Monday.com – bardziej rozbudowane, ale droższe.
- nTask – prostsze i tańsze, bez AI.
11. Freedcamp
Dla kogo: Małe zespoły, które chcą darmowego, prostego, ale funkcjonalnego systemu do projektów. Często wybierany przez organizacje non-profit i startupy.
Mocne strony:
- Darmowy plan z wieloma funkcjami: Kanban, kalendarz, śledzenie czasu, dyski plików.
- Czysty interfejs i dobra aplikacja mobilna.
- Integracje z Google Calendar, Dropbox, Zapier.
Ograniczenia:
- Brak polskiego języka.
- Ograniczone raportowanie i brak Gantta w wersji darmowej.
Wyróżnik: Jedno z najtańszych narzędzi oferujących niemal pełen zestaw funkcji PM.
Cena/Trial: Darmowy plan + płatne od 1,49 USD/użytk./mies.
Alternatywy:
- nTask – bardziej przejrzysty.
- Trello – lepszy UX i wsparcie społeczności.
12. MeisterTask
Dla kogo: Małe i średnie zespoły ceniące prostotę, przejrzystość i niemiecką jakość wykonania. Popularne wśród freelancerów, agencji i startupów.
Mocne strony:
- Bardzo intuicyjny interfejs Kanban.
- Integracje z MindMeister (mapy myśli) i Slackiem.
- Świetne aplikacje mobilne i desktopowe.
Ograniczenia:
- Brak Gantta i modułów finansowych.
- Ograniczone raportowanie w niższych planach.
Wyróżnik: Idealne dla zespołów, które chcą prostoty Trello, ale w bardziej eleganckiej formie.
Cena/Trial: Darmowy plan + płatne od 8 €/użytk./mies.
Alternatywy:
- Trello – prostsze i bardziej popularne.
- IC Project – dla zespołów, które potrzebują pełnych procesów i finansów.
13. ProofHub
Dla kogo: Małe i średnie zespoły, które chcą jednego prostego miejsca na zadania, pliki i rozmowy (w tym z klientem).
Mocne strony:
- Projekty, zadania, role użytkowników, Gantt, czat wbudowany.
- Podział na dyskusje i szybkie akceptacje materiałów.
- Aplikacje mobilne.
Ograniczenia:
- Mniej rozbudowane raporty i automatyzacje niż u liderów.
- Brak pełnej lokalizacji PL.
Wyróżnik: Proste „wszystko w jednym” dla zespołów, które nie chcą narzędzia „z miliona klocków”.
Cena/Trial: Trial dostępny; plany „flat” dla całego zespołu.
Alternatywy:
- Basecamp – podobna filozofia prostoty/komunikacji.
- Teamwork – jeśli potrzebujesz czasu i billingów.
14. Apollo
Dla kogo: Małe firmy, które chcą połączyć lekki CRM z projektami i zadaniami.
Mocne strony:
- Listy zadań, milestone’y, harmonogramy, śledzenie czasu.
- Wbudowany CRM (kontakty, lejek, korespondencja).
- E-mail-in i komentarze w zadaniach.
Ograniczenia:
- Ograniczone raportowanie i brak modułu budżetów.
- Mniejsza liczba integracji.
Wyróżnik: Rzadkie połączenie PM + CRM w prostym wydaniu.
Cena/Trial: Trial dostępny; plany płatne.
Alternatywy:
- Paymo – lepszy billing.
- IC Project – pełniejsze procesy + finanse.
15. Priority Matrix
Dla kogo: Osoby i małe zespoły potrzebujące dyscypliny priorytetów (Eisenhower) w codziennych zadaniach.
Mocne strony:
- Macierz 4-kwadrantowa, priorytetyzacja „ważne/pilne”.
- Integracje z Outlook/Apple Mail (drag-and-drop zadań z maili).
- Szablony projektów.
Ograniczenia:
- To nie jest pełny PM (raczej produktywność).
- Brak finansów/Gantta.
Wyróżnik: Najprostszy sposób na „trzymanie kursu” priorytetów.
Cena/Trial: Trial; plany płatne.
Alternatywy:
- Trello – Kanban-first.
- Asana – task-first z lepszą współpracą.
16. Flock
Dla kogo: Zespoły, które chcą komunikacji (czat) z prostymi zadaniami i przypomnieniami – bez rozbudowanego PM.
Mocne strony:
- Czat/kanały + zadania + przypomnienia.
- Podsumowania postępu (digesty).
- Integracje z popularnymi narzędziami.
Ograniczenia:
- Nie jest pełnym PM; brak Gantta/finansów.
- Brak PL.
Wyróżnik: Lekka komunikacja + taski w jednym miejscu.
Cena/Trial: Free + płatne; trial.
Alternatywy:
- Slack + Trello – zestaw modułowy.
- Hive – PM + komunikacja w jednym.
17. Worksection
Dla kogo: Małe i średnie firmy usługowe, agencje i zespoły operacyjne, które chcą prostego zarządzania zadaniami, komentarzy i kalendarza z lekkim Ganttem oraz śledzeniem czasu.
Mocne strony:
- Rozbudowane komentarze i wątki w zadaniach, @wzmianki, dyskusje z klientami.
- Kalendarz, prosty Gantt, time tracking, pliki i role.
- Jasne widoki zadań i terminów, łatwe zapraszanie gości/klientów.
Ograniczenia:
- Brak pełnego interfejsu PL.
- Ograniczone raporty finansowe i mniejsza liczba integracji niż u liderów.
Wyróżnik: Bardzo dobra komunikacja kontekstowa (komentarze, pliki, wątki) połączona z podstawowym PM.
Cena/Trial: Trial dostępny; plany na poziomie SMB.
Alternatywy:
- Teamwork (Projects) – mocniejszy „czas i billing”.
- IC Project – pełne budżety/finanse + wdrożenie PL.
18. Infinity
Dla kogo: Freelancerzy i małe zespoły, które chcą elastycznych baz (listy/kanban/tabela/kalendarz) i własnych pól do układania pracy po swojemu, bez ciężkiego PPM.
Mocne strony:
- Elastyczne „pudełka” (spaces/boards), własne atrybuty, relacje.
- Różne widoki (lista, Kanban, tabela, kalendarz), szybkie filtrowanie i grupowanie.
- Dobre do prostych CRM-ów, pipeline’ów i lżejszego PM.
Ograniczenia:
- Mniejszy ekosystem integracji i automatyzacji niż u liderów.
- Brak modułów finansowych i zaawansowanego raportowania.
Wyróżnik: „Zbuduj po swojemu” — wysoka elastyczność struktur bez krzywej nauki jak w Notion.
Cena/Trial: Plany płatne (czasem oferty LIFETIME); trial dostępny.
Alternatywy:
- Trello – gdy chcesz najprostszy Kanban.
- ClickUp – więcej automatyzacji i widoków.
19. Avaza
Dla kogo: Freelancerzy i małe/średnie firmy usługowe, które chcą projekty + czas + wydatki + faktury w jednej, budżetowej platformie.
Mocne strony:
- Zadania w Kanbanie i Gantcie, time tracking, wydatki, fakturowanie i wyceny.
- Proste raporty biznesowe (rentowność, obciążenie), współpraca z klientem.
- Intuicyjny UI i szybkie wdrożenie dla mikrozespołów.
Ograniczenia:
- Ograniczone PPM/portfolio i mniej rozbudowane role/uprawnienia.
- Brak pełnej lokalizacji PL.
Wyróżnik: Bardzo korzystny stosunek funkcji do ceny dla firm usługowych (end-to-end: zadania → czas → faktury).
Cena/Trial: Free tier + trial planów płatnych.
Alternatywy:
- Paymo – bliski profil, mocny billing.
- Teamwork (Projects) – gdy rośnie skala i potrzeby raportowe.
Open-source i niskokosztowe alternatywy 🧩
1. easyredmine
Dla kogo: Firmy technologiczne, zespoły IT i organizacje non-profit, które chcą pełnej kontroli nad danymi i kodem źródłowym.
Mocne strony:
- Open-source – pełna kontrola nad hostingiem i bezpieczeństwem.
- Moduły: projekty, wiki, Gantt, śledzenie błędów.
- Ogromna społeczność i wtyczki.
Ograniczenia:
- Trudny w konfiguracji – wymaga admina lub developera.
- Interfejs przestarzały i mniej intuicyjny.
Wyróżnik: Jedno z najbardziej stabilnych open-source narzędzi – darmowe i elastyczne, choć wymagające technicznie.
Cena/Trial: Darmowe (open-source). Koszt = tylko hosting/utrzymanie.
Alternatywy:
- Orangescrum – prostszy w obsłudze.
- IC Project – jeśli chcesz gotowe narzędzie w chmurze z PL supportem.
2. OpenProject
Dla kogo: Organizacje potrzebujące self-host/on-prem (compliance/RODO) oraz zespoły inżynieryjne/PMO chcące łączyć klasyczny (Gantt, ścieżka krytyczna) i Agile (Scrum/Kanban).
Mocne strony:
- Pełny Gantt z zależnościami/kamieniami, time tracking i podstawowe koszty.
- Moduły Agile/Scrum/Kanban – podejście hybrydowe w jednym systemie.
- Community Edition (FOSS) + chmura/on-prem ze wsparciem i regularnymi wydaniami.
Ograniczenia:
- UI mniej „polerowany” niż u komercyjnych SaaS-ów.
- Wersja self-host wymaga admina i utrzymania.
Wyróżnik: Jedno z najsilniejszych open-source PPM – łączy harmonogram, backlog, tablice i raporty w spójny ekosystem.
Cena/Trial: Community – 0 zł (self-host); edycje płatne w chmurze/on-prem (trial dostępny).
Alternatywy:
- Redmine – lżejsze OSS, duży ekosystem pluginów.
- ZenTao – OSS Agile z większym naciskiem na QA/testy.
3. Orangescrum
Dla kogo: Zespoły IT, startupy i firmy technologiczne, które chcą tańszej alternatywy dla Jiry z prostszym UI.
Mocne strony:
- Dostępny jako chmurowy SaaS i open-source self-host.
- Moduły: zadania, Gantt, time tracking.
- Możliwość integracji z Slack i Google Drive.
Ograniczenia:
- Brak polskiej wersji językowej.
- Ograniczone raporty w darmowej wersji.
Wyróżnik: Łączy prostotę z możliwością hostowania lokalnie – dobra opcja dla IT i NGO.
Cena/Trial: Darmowy plan + płatne od 4 USD/użytk./mies.
Alternatywy:
- Redmine – dla pełnej kontroli i elastyczności.
- IC Project – jeśli chcesz kompleksowość bez serwera własnego.
4. ZenTao
Dla kogo: Software house’y i zespoły deweloperskie pracujące w Scrum/Agile, które chcą darmowego narzędzia do zarządzania sprintami, backlogami i bugami.
Mocne strony:
- Silne wsparcie Agile i Scrum.
- Moduły: product backlog, sprinty, bug tracking, testy.
- Open-source (można hostować samodzielnie).
Ograniczenia:
- Interfejs w języku angielskim lub chińskim.
- Wymaga instalacji i konfiguracji.
Wyróżnik: Jedno z najpełniejszych open-source narzędzi dla zespołów Agile – darmowe i stale rozwijane.
Cena/Trial: Darmowe (self-host) + wersja SaaS od 4,99 USD/użytk./mies.
Alternatywy:
- Redmine – bardziej klasyczny PM.
- Jira – komercyjny odpowiednik z większym ekosystemem.
5. Taiga
Dla kogo: Zespoły programistyczne i startupy open-source, które potrzebują prostego narzędzia Scrum z Kanbanem.
Mocne strony:
- Open-source i darmowe.
- Czysty, nowoczesny interfejs.
- Wsparcie dla Scrum, Kanban, backlog, sprinty.
Ograniczenia:
- Ograniczone funkcje raportowania.
- Mniej integracji niż Jira.
Wyróżnik: Najbardziej nowoczesny i intuicyjny open-source system Agile – idealny dla mniejszych zespołów developerskich.
Cena/Trial: Darmowy plan + hostowana wersja Pro od 5 USD/użytk./mies.
Alternatywy:
- ZenTao – bardziej rozbudowany Agile.
- ClickUp – komercyjny, ale prosty w użyciu.
6. Twproject
Dla kogo: Zespoły, które lubią arkuszowy styl pracy i chcą Gantta + budżety + timesheety w przystępnej cenie.
Mocne strony:
- Gantt, Kanban, budżety, dokumenty, śledzenie czasu.
- Czytelne raporty i kontrola kosztów.
- Interfejs „excelowaty” → szybka adaptacja dla „excelowców”.
Ograniczenia:
- UI mniej nowoczesne niż Monday/ClickUp.
- Mniejszy marketplace integracji.
Wyróżnik: Bardzo dobry kompromis funkcje/koszt dla firm „arkuszowych”.
Cena/Trial: Trial; przystępne licencje.
Alternatywy:
- Smartsheet – jeśli chcesz „arkusze + PPM”.
- IC Project – gdy ważne są finanse/faktury + PL wsparcie.
7. Yodiz
Dla kogo: Zespoły IT, które potrzebują Scrum + issue tracking w rozsądnej cenie, lżejsze niż Jira.
Mocne strony:
- Backlog, sprinty, story points, bug tracker.
- Tablice Kanban, raporty zwinne.
- Przyjazne ceny dla małych zespołów.
Ograniczenia:
- Mniejszy ekosystem i społeczność niż Atlassian.
- Interfejs i UX prostsze, mniej „enterprise”.
Wyróżnik: Zbalansowany Agile PM bez złożoności Jiry.
Cena/Trial: Trial; przystępne plany.
Alternatywy:
- Jira – gdy potrzebujesz marketplace i ekosystemu.
- ClickUp – gdy chcesz Agile + ogólny PM w jednym.
8. ActiveCollab
Dla kogo: Małe/średnie firmy usługowe – projekty klientowskie z czasem i kosztami.
Mocne strony:
- Zadania, time tracking, fakturowanie, koszty.
- Podstawowe raporty rentowności i budżety.
- Aplikacje mobilne, prosty UI.
Ograniczenia:
- PPM/portfolio ograniczone.
- Mniej integracji niż u Monday/Wrike.
Wyróżnik: Kompaktowe PM + billing bez rozdmuchanej konfiguracji.
Cena/Trial: Trial; rozsądne plany (2025).
Alternatywy:
- Paymo – podobny profil, tańszy.
- Teamwork – mocniejszy ekosystem dla agencji.
9. Nutcache
Dla kogo: Zespoły usługowe i SMB, które chcą łączyć czas, koszty, faktury z podstawowym PM.
Mocne strony:
- Time & billing, wydatki, oferty/estymacje.
- Tablice Kanban i proste Gantty.
- Przyjazne ceny.
Ograniczenia:
- Mniej rozbudowane raporty/portfolio.
- Mniejszy ekosystem integracji.
Wyróżnik: Silny fokus na rozliczenia w projektach.
Cena/Trial: Free/trial + plany płatne.
Alternatywy:
- Paymo – podobny kierunek, bardziej dopracowane UI.
- Avaza – PM + faktury + wydatki.
10. Avaza
Dla kogo: Freelancerzy i małe/średnie firmy usługowe — projekty + czas + faktury + wydatki w jednej, budżetowej platformie.
Mocne strony:
- Zadania (Kanban/Gantt), time tracking, faktury, wydatki.
- Proste raporty biznesowe i współpraca z klientem.
- Intuicyjny interfejs, łatwy start.
Ograniczenia:
- PPM/portfolio ograniczone.
- Brak PL interfejsu.
Wyróżnik: Bardzo korzystny stosunek funkcji do ceny dla usługodawców.
Cena/Trial: Free tier + trial planów płatnych.
Alternatywy:
- Paymo – bliski konkurent.
- Teamwork – gdy rośnie skala i potrzeby raportowe.
11. AllDone.app
Dla kogo: Zespoły Scrum, które chcą lekkiego narzędzia do planowania sprintów i monitorowania prędkości.
Mocne strony:
- Backlog, sprinty, velocity/burndown, mapping historii.
- Kanban dla zadań, role i uprawnienia.
- Skupienie na metrykach zwinnych.
Ograniczenia:
- Mniejsza marka/ekosystem; mniej integracji.
- Brak modułów finansowych.
Wyróżnik: „Niszowe” narzędzie Scrum-first z naciskiem na metryki.
Cena/Trial: Zwykle trial; plany przystępne.
Alternatywy:
- Jira – pełny ekosystem Agile.
- ClickUp – zwinność + ogólny PM.
12. Redbooth
Dla kogo: Zespoły usługowe i marketingowe, które chcą współpracy + wideokonferencji w jednym miejscu.
Mocne strony:
- Zadania, Gantt, obciążenie zasobów, czat/video.
- Przejrzyste tablice i listy.
- Aplikacje mobilne.
Ograniczenia:
- Mniej integracji/automatyzacji niż liderzy.
- Brak PL.
- Wyróżnik: Współpraca + video w narzędziu PM.
Cena/Trial: Trial; plany płatne.
Alternatywy:
- Wrike – mocniejsze raporty/zasoby.
- Hive – nowocześniejsze UI + integracje.
13. Daylite (macOS/iOS)
Dla kogo: Firmy w ekosystemie Apple, które chcą połączyć CRM + projekty + sprzedaż i działać też offline.
Mocne strony:
- Kontakty/sprzedaż, projekty, zadania, kalendarz, e-maile.
- Działa lokalnie/offline; spójny UX Apple.
- Automatyzacje (Smart Lists, Pipelines).
Ograniczenia:
- Tylko macOS/iOS.
- Brak Gantta/zaawansowanych raportów PPM.
Wyróżnik: PM + CRM „native” dla Apple-first firm.
Cena/Trial: Trial; subskrypcja.
Alternatywy:
- Bitrix24 – cross-platform z CRM.
- IC Project – gdy potrzebujesz finansów/budżetów.
14. Evernote (narzędzie wspierające)
Dla kogo: Osoby i zespoły, które budują bazę wiedzy, notatki, research obok projektów i chcą szybko łapać informacje (web-clipper).
Mocne strony:
- Notatki, checklisty, pliki, szablony; szybkie wyszukiwanie.
- Web-clipper; dobrze nadaje się na knowledge base.
- Integracje z kalendarzem i e-mailem.
Ograniczenia:
- To nie jest pełny PM — brak Gantta/finansów.
- Wersjonowanie/procesy ograniczone.
Wyróżnik: Świetne uzupełnienie PM jako baza wiedzy i notatek.
Cena/Trial: Free + plany płatne.
Alternatywy:
- Notion – bardziej elastyczne wiki/bazy.
- Confluence – dla firm w ekosystemie Atlassian.
15. Taiga (open-source Agile)
Dla kogo: Zespoły developerskie i produktowe pracujące w Scrum/Kanban, które chcą open-source z opcją self-host (pełna kontrola danych) lub chmury. Dobre dla startupów, software house’ów i projektów community.
Mocne strony:
Agile-first: backlog, sprinty, epiki, tablice Kanban, punkty, definicje „Done”.
Lekki, przejrzysty UI jak na OSS; łatwy start dla zespołów dev.
Elastyczne wdrożenie: chmura lub self-host (Docker); API i integracje (np. Git, CI/CD).
Ograniczenia:
- Skromniejsze raporty/portfolio vs. narzędzia enterprise (Jira/Planview).
- Mniejszy ekosystem wtyczek i gotowych integracji niż u komercyjnych liderów.
Wyróżnik: Jedno z najbardziej dopracowanych OSS do Agile – prostota i przejrzystość bez „przeładowania”.
Cena/Trial: Wersja open-source (darmowa, self-host) + płatne plany chmurowe.
Alternatywy:
- ZenTao – OSS Agile z większym naciskiem na QA/testy.
- Jira – standard rynkowy z ogromnym marketplace’em.
FAQ
Co to są programy do zarządzania projektami?
To aplikacje, które łączą planowanie, realizację i rozliczanie pracy w jednym środowisku. W praktyce oznacza to zadania z terminami i odpowiedzialnymi osobami, harmonogramy i zależności między zadaniami, komentarze i wymianę plików w kontekście pracy, rejestrowanie czasu oraz proste lub zaawansowane raporty postępu i kosztów. Dzięki temu zespół pracuje na jednej „wersji prawdy”, zamiast rozproszonych arkuszy, maili i czatów.
Jakie korzyści dają narzędzia PM w realnym użyciu?
Najbardziej odczuwalną korzyścią jest przejrzystość: wiadomo kto co robi, do kiedy i w jakim stanie jest zadanie. Druga to przewidywalność: harmonogram i obciążenie ludzi przekładają się na realne daty zamiast życzeniowych terminów. Trzecia to kontrola kosztów: czas zamieniany jest na koszt, a koszt na rentowność projektu lub klienta. Dodatkowo maleje liczba „rozjechanych” wersji plików, przyspiesza decyzja, a statusy i raporty powstają z danych, które i tak powstają w toku pracy.
Na czym polega samo „zarządzanie projektem” w tych narzędziach?
Zaczyna się od zdefiniowania zakresu i celu, następnie rozbicia pracy na zadania, poukładania zależności oraz dopasowania ról, terminów i budżetu. W trakcie realizacji dochodzi bieżące monitorowanie postępu, identyfikowanie ryzyk i zmian, bilansowanie zasobów oraz raportowanie do interesariuszy. Na końcu następuje rozliczenie projektu i wnioski na przyszłość. Dobre narzędzie wspiera każdy z tych etapów, nie narzucając jednego sposobu pracy.
Czym jest „projekt” w kontekście takiego systemu?
To skończone w czasie przedsięwzięcie z jasno określonym celem i zakresem. Ma zadania i kamienie milowe, właścicieli odpowiedzialności oraz ograniczone zasoby: ludzi, budżet, czas. Projekt różni się od bieżącej operacyjnej pracy tym, że ma definitywny start i koniec, a sukces mierzy się osiągnięciem celu przy zachowaniu budżetu i terminu.
Kiedy arkusz (Excel/Sheets) wystarczy, a kiedy warto przejść na narzędzie PM?
Arkusz ma sens przy jednym, prostym projekcie i kilku osobach bez złożonych zależności. Gdy projektów jest wiele, zadania są współzależne, działają różne role, potrzebujesz śledzić czas i koszty, a klienci oczekują wglądu w postęp, arkusz przestaje wystarczać. Wtedy system PM daje widoczność, spójność danych i automatyzację powtarzalnych czynności.
Kanban czy wykres Gantta – co wybrać?
Kanban sprawdza się, gdy praca płynie w sposób ciągły i priorytety zmieniają się często; zespół patrzy na kolumny i limity pracy w toku. Gantt jest lepszy, gdy liczą się zależności i kamienie milowe, a daty są krytyczne. W wielu zespołach działa podejście hybrydowe: plan ogólny i zależności na Gantcie, bieżąca realizacja w Kanbanie.
Agile czy podejście kaskadowe?
Agile (Scrum/Kanban) ma przewagę przy zmiennym zakresie i budowie produktów cyfrowych, bo iteracje i częsta inspekcja obniżają ryzyko nietrafionych założeń. Kaskada jest właściwa przy sztywnych zależnościach, formalnych akceptacjach i twardych terminach, np. w projektach infrastrukturalnych. W praktyce coraz częściej wygrywa hybryda: wytwarzanie zwinne, wdrożenie i odbiory bardziej kaskadowe.
Jak wybrać narzędzie – najkrótsza ścieżka decyzyjna?
Najpierw nazwij trzy krytyczne procesy, które muszą działać (np. Gantt i zależności, timesheety, rozliczenia). Potem określ skalę dziś i za 12 miesięcy. Sprawdź lokalizację: interfejs PL, wsparcie i zgodność z RODO. Uruchom wersję próbną i odtwórz jeden realny projekt, mierząc czas nauki i kompletność raportów. Na koniec policz całkowity koszt posiadania – licencje, wdrożenie, integracje i czas zespołu – i porównaj go z oszczędnością godzin i spadkiem opóźnień.
RODO i bezpieczeństwo – na co patrzeć przy wyborze?
Kluczowe są: region przechowywania danych (najlepiej UE), szyfrowanie w spoczynku i transmisji, role i uprawnienia z zasadą najmniejszych przywilejów, logi działań, uwierzytelnianie 2FA/SSO oraz umowa powierzenia przetwarzania danych. Istotne są też polityki backupów oraz parametry odzyskiwania po awarii, aby wiedzieć, ile danych można utracić i jak szybko system wróci do działania.
Chmura czy instalacja on‑premise/self‑host?
Chmura daje najszybszy start i najmniejszy ciężar administracyjny, ale oznacza zależność od dostawcy i jego regionów danych. On‑premise lub self‑host to większa kontrola i łatwiejsza zgodność z restrykcyjnymi regulacjami, lecz wymaga kompetencji i budżetu na utrzymanie. Wybór zwykle determinuje branża, wymogi prawne i dojrzałość IT w organizacji.
Integracje – które naprawdę robią różnicę?
Najczęściej krytyczne są połączenia z komunikacją (Slack/Teams – dla powiadomień i dyskusji), pocztą i kalendarzem (Gmail/Outlook – dla terminów i spotkań), finansami (faktury i księgowość – dla rentowności), narzędziami developerskimi (Git, CI/CD – dla IT) oraz z narzędziami BI (Power BI/Tableau – dla raportów zarządczych). Im mniej ręcznego kopiowania danych, tym większa adopcja i lepsza jakość raportów.
Ile to kosztuje i jak liczyć opłacalność?
Większość systemów rozlicza się per użytkownik miesięcznie lub rocznie, czasem z minimalną liczbą miejsc. Do licencji dolicz wdrożenie, szkolenia, utrzymanie integracji i czas zespołu. Opłacalność liczysz porównując oszczędność godzin na raportach i statusach, spadek opóźnień oraz poprawę rentowności z całkowitym kosztem posiadania w horyzoncie 12–24 miesięcy.
Jak dobrze przeprowadzić wdrożenie?
Zacznij od mapy procesów i prostych szablonów projektów, potem skonfiguruj role, pola i automatyzacje. Zaimportuj aktywne projekty i minimum niezbędnych danych historycznych. Przeprowadź dwutygodniowy pilotaż z kilkoma rolami, zbierz feedback i dopiero wtedy przejdź do rolloutu. Ustal jeden kanał prawdy: zadania i pliki żyją w systemie, a nie w mailu.
Co zwiększa adopcję w zespole?
Wyjaśnij, co narzędzie daje konkretnym rolom już dziś, a nie „w teorii”; pokaż szybkie wygrane, np. raport tygodniowy w jedno kliknięcie albo automatyczne przypomnienia; ogranicz dublowanie kanałów pracy; wskaż „power‑userów” w działach i daj im realny wpływ na konfigurację. Adopcja jest efektem użyteczności, a nie obowiązku.
Jakie metryki warto śledzić po starcie?
W praktyce najlepiej działają wskaźniki terminowości dostaw, czas realizacji zadań i ilość pracy w toku, obciążenie zasobów i prognozowane wąskie gardła, a w projektach płatnych – rentowność klienta, odchylenia budżetu i stosunek czasu fakturowalnego do całkowitego. Te metryki powinny wynikać z danych wprowadzanych „przy okazji” pracy, a nie z dodatkowego raportowania.
Jak bezpiecznie przenieść dane z obecnych narzędzi?
Najpierw ustal, co naprawdę trzeba przenieść: aktywne projekty, bieżące zadania, kluczowych użytkowników i pliki referencyjne. Historyczne projekty zwykle wystarczy zarchiwizować w formacie eksportu. Testowy import wykonaj najpierw w środowisku próbnej instancji. Na koniec potwierdź, że eksport z nowego systemu jest możliwy w otwartych formatach na wypadek przyszłych zmian.
Norbert Sinkiewicz
Head of Product & Marketing w IC Project, w SaaS od 2019. Odpowiada za rozwój, strategię produktu, GTM i adopcję u klientów; realizował wdrożenia m.in. w klubach Ekstraklasy. Mgr zarządzania projektami
i marketingiem (Vistula). Certyfikaty, które posiada to: CPPM (2023), PLG Fundamentals (2023), Google Umiejętności Jutra – AI (2025), Akademia Analytics (2022). Cytowany przez Forbes, Business Insider, money.pl.
Data ostatniej aktualizacji: 30 września 2025
