Zarządzanie zadaniami to podstawa produktywności każdej, świadomej osoby. Przy dużej ilości obowiązków, skuteczna praca z zadaniami jest kluczem do sukcesu. Obecnie wyróżniamy wiele sprawdzonych metod tradycyjnych, ale również specjalne narzędzia, które w dużym stopniu pomagają lepiej zarządzać zadaniami. Czy zatem warto to robić? A jeśli już, w jaki sposób?
Zarządzanie zadaniami, ale o co chodzi?
Zarządzanie zadaniami to bardzo szerokie pojęcie, które zawiera w sobie wiele dodatkowych aspektów. Przede wszystkim, to praca ze wszystkimi naszymi obowiązkami. Zadaniami mogą być obowiązki zawodowe, ale również prywatne. Zarządzanie zadaniami natomiast może dotyczyć pracy zadaniowej indywidualnej, a także zespołowej, w kontekście przykładowo całej firmy.
W pojęcie zarządzania zadaniami wchodzi planowanie, rozdzielanie, delegowanie, wyznaczanie terminów, a także warunków spełnienia każdego pojedynczego obowiązku do wykonania. Idąc jednak dalej, musimy również wyróżnić aspekty kontrolowania realizacji pracy zadaniowej, określenia i spełniania pewnych celów czy mierzenie czasochłonności, która jest poświęcana na pełną realizację takiego zadania. Jak widzisz, dwa słowa, a zawierają w sobie tak wiele…
Obecnie zarządzanie zadaniami to naturalna rzecz w funkcjonowaniu każdej firmy, aczkolwiek wiele osób również indywidualnie nie wyobraża sobie pracy bez odpowiedniej metody do zarządzania zadaniami. Pamiętajmy również, że prywatne obowiązki to… również zadania. Jeśli nie chcesz zapomnieć o odebraniu dziecka z przedszkola czy kupieniu kwiatów dla żony, skuteczne zarządzanie zadaniami zdecydowanie będzie tym, co o wszystkim przypomni i zagwarantuje realizację.
Czy warto zarządzać zadaniami?
To raczej pytanie retoryczne, ponieważ odpowiednie zarządzanie zadaniami ma przełożenie na wiele pozytywnych efektów. Przede wszystkim kluczowym jest produktywność. Im lepiej zarządzamy swoją pracę, tym mniej czasu poświęcamy na chaos, a więcej na realne obowiązki. Jeśli odpowiednio planujemy swoją pracę, wiemy co i kiedy mamy do wykonania. To kluczowe, aby pewne aspekty nie uciekały z naszej ulotnej pamięci – po to właśnie zostało stworzone zarządzanie zadaniami.
Patrząc w kontekście firmy, im lepiej w zespole zostanie wdrożone zarządzanie zadaniami, a praca uporządkowana, tym zespół będzie efektywniej pracował. Jeśli zadania zostaną porozrzucane, terminy nie będą ustalone, a przepływ informacji między członkami zespołu będzie kiepski… to spowoduje bardzo niską produktywność w firmie. Niska produktywność to mniej realizowanych zleceń, a tym samym przełożenie na dużo gorsze wyniki finansowe firmy. Wszystko jest kołem zamkniętym, gdzie każde negatywne działanie ma swoje gorsze skutki. Podsumowując, zdecydowanie zarządzanie zadaniami to podstawa w funkcjonowaniu każdej jednostki, a tym bardziej w zarządzaniu całą firmą. Skuteczniejsza praca zadaniowa gwarantuje lepszy efekty.
Jak zacząć zarządzanie zadaniami? Zdefiniowaliśmy kluczowe kroki do wykonania.
Początek z pracą zadaniową nie jest łatwy. Zawsze kluczowe są do postawienia pierwsze kroki. Jeśli to uda się zrobić, będzie już dużo łatwiej. Mamy nadzieję, że z wykorzystaniem naszych wskazówek, od ręki uda Ci się skutecznie pracować z zadaniami. Od czego zatem zacząć?
- Wyznacz obowiązki do wykonania
- Jeśli masz większe obowiązki, podziel je na mniejsze zadania.
- Określ, co trzeba wykonać, aby zrealizować zadanie.
- Zdefiniuj, kto będzie odpowiedzialny za zadanie.
- Pamiętaj o bieżącej kontroli realizacji zadania.
- Odznacz zadanie, jeśli zostanie zakończone.
Jak widzisz, nie ma w tym nic trudnego. Zawsze kluczowy jest początek i przełamanie pewnych nawyków. W tych kilku powyższych punktach zawarte jest: planowanie, kontrolowanie i realizacja. Oczywiście wiele bardziej zaawansowanych zadań wymaga nieco więcej uwagi, aczkolwiek na początek warto skupić się na prostych procesach, aby wejść skutecznie do świata pracy zadaniowej.
Jak skutecznie zarządzać zadaniami? Wybraliśmy najlepsze sposoby sprawdzone w praktyce.
Zacznijmy od tego, że nie ma nieskutecznych sposobów do zarządzania zadaniami. Wszystko zależy od tego, co pasuje danej osobie czy całego zespołowi. W tym przypadku bardzo ważna jest specyfika pracy, pewne nawyki oraz przyzwyczajenia. Niektóre osoby są wzrokowcami i preferuję mieć wszystkie na widoku, inne wręcz przeciwnie. Postaraliśmy się zatem skupić na najpopularniejszych sposobach, które wiemy, że sprawdzają się w praktyce, a nie tylko w teorii.
- Zarządzanie zadaniami z wykorzystaniem specjalnego narzędzia
W obecnych czasach pracujemy na technologii, dlatego też zarządzanie zadaniami z dedykowaną do tego procesu aplikacją jest zdecydowanie najpopularniejszym i najskuteczniejszym sposobem. Aplikacja zazwyczaj oferuje mnóstwo funkcjonalności, które pomagają zaplanować pracę zadaniową, kontrolować realizację zadań czy współpracę zespołową. Przede wszystkim, to połączenie wielu małych aspektów, które budują naszą produktywność.
Obecnie narzędzie dedykowane do zarządzania zadaniami oferują wiele różnych widoków zadań, a więc są w pełni konfigurowalne do potrzeb danej osoby. Jeśli preferujesz listę zadań, tablicę ze statusami czy formę terminarza, proszę bardzo. To tylko jedne z wielu widoków, które zazwyczaj dostępne są w tego typu programach. Dodatkowo również przy pracy zadaniowej obecny jest pełen zespół, co pozwala delegować zadania i kontrolować ich realizację. Zespół może się ze sobą na zadaniach komunikować, a także wywiązywać z ustalonych terminów.
Jak wiesz, bardzo często w obecnych czasach zadania są powiązane z plikami i dokumentami – to zazwyczaj również podstawowa funkcjonalność aplikacji skierowanych do pracy zadaniowej. Pamiętajmy także o tym, że technologia czasami oferuje nam to, co nigdy nie zaoferuje metoda tradycyjna. Jednym z przykładów mogą być powiadomienia i przypomnienia. Nowe zadanie… od razu aplikacja Cię o tym poinformuje, zbliżający się termin wykonania zadania, automatyczne przypomnienie. To bardzo duża wartość, aby zachować ciągły obieg informacji w sferze pracy zadaniowej.
Polecane narzędzie do zarządzania zadaniami: IC Project
Jeśli chcesz znaleźć odpowiednią aplikację dla Ciebie, kliknij tutaj i przejdź do naszego zestawienia najlepszych programów usprawniających zarządzanie zadaniami.
- Tablica Kanban + kolorowe karteczki z zadaniami
Tablica Kanban to metoda tradycyjna, która została przekształcona również w formę technologiczną. Zazwyczaj stanowi podstawę wszelkich aplikacji do pracy zadaniowej, ale warto poznać genezę i zastosowanie. Otóż, wyobraź sobie stacjonarną tablicę w Twoim biurze z porozklejanymi kolorowymi karteczkami.
Doskonale znasz tę metodę, jednak na tablicy Kanban dodatkowo karteczki porozklejane są między wyszczególnionymi statusami umożliwiającymi lepszą kontrolę realizacji zadań. Tym samym, niektóre zadania przyklejone są pod statusem do zrobienia, inne na statusie w trakcie, a jeszcze kolejne mamy jako zakończone. Dzięki temu, Twój zespół wie co jest do wykonania, nad czym pracujemy, a co zostało już zrealizowane. Kanban jest znakomitym sposobem do wizualizacji pracy zadaniowej i świetnym sposobem na lepszą pracę zespołową. Zgadza się?
- Kalendarz z zadaniami
To metoda bardzo popularna wśród osób, którym szczególnie zależy na pilnowaniu terminowości zadań. Jest to kluczowe, jeśli chcesz wiedzieć, jakie zadania masz do wykonania, a także kiedy przypada ich deadline. To świetne rozwiązanie dla wszelkich wzrokowców, aby rozplanować sobie pracę w ten sposób, który pozwoli wywiązać się z ustalonych wcześniej terminów.
Pamiętaj, że praca z zadaniami na kalendarzu może funkcjonować na wiele sposobów – w formie tradycyjnej z rozpisanymi zadaniami, z przyklejonymi karteczkami, ale także w formie technologicznej, co chyba jest najskuteczniejszym rozwiązaniem. Aplikacje do zarządzania zadaniami pokażą Twoje zadania na kalendarzu, w formie listy czy tablicy Kanban.
- Metoda 2 minut
O co w tym chodzi? To bardzo prosty i coraz popularniejsza metoda, która opiera się na 2 minutach. Krótko mówiąc, jeśli masz zadanie, którego wykonanie potrwa nie więcej niż 2 minuty, zrób je od razu. Nie poświęcisz zbyt dużo czasu, a Twoje zadanie będzie wykonane. Jest to znakomity sposób, aby nie planować zbyt dużo obowiązków na później. W dużym stopniu załatwia to również prokrastynację, a więc odkładanie wszystkiego na później.
Testując metodę w praktyce… gwarantujemy, że wiele z Twoich zadań zostanie wykonanych od razu, a bieżąca lista Twoich zadań do zrobienia drastycznie się zmniejszy. Sprawdź, bo warto.
Zarządzaj zadaniami, bo to się opłaca.
Jak widzisz, warto zarządzać zadaniami. Niesie to ze sobą wiele korzyści prywatnych, jak i dla całej firmy. Skuteczne zarządzanie zadaniami to pełna kontrola nad tym co i kiedy mamy do wykonania. Obecnie dostępnych mamy mnóstwo sposobów na lepszą pracę z zadaniami. Zdecydowanie najrozsądniejszym rozwiązaniem są dedykowane aplikacje, jak m.in. IC Project. To programy, które oferują wszystko to, czego potrzebujesz do efektywnej pracy z zadaniami, prywatnie i zespołowo.
