W dzisiejszym dynamicznym i złożonym środowisku biznesowym, rola project managera jest niezwykle ważna. Project manager jest odpowiedzialny za skuteczne zarządzanie projektami, zapewnienie, że cele są osiągane w ramach określonych terminów i budżetu oraz koordynację zespołu projektowego. Jednak wraz z postępującą cyfryzacją i rozwojem technologicznym, pojawiły się nowe możliwości i narzędzia, które mogą wspierać project managera w wykonywaniu swoich obowiązków. Jednym z najważniejszych narzędzi, które może przynieść korzyści dla projektów i zespołów jest oczywiście sztuczna inteligencja. Zamiast zadawać pytanie, czy sztuczna inteligencja może zastąpić rolę project managerów, my zadamy pytanie: jak sztuczna inteligencja może wspierać kierowników projektów? To co, sprawdzamy?

Sztuczna inteligencja to dziedzina informatyki, która zajmuje się tworzeniem systemów komputerowych zdolnych do wykonywania zadań, które normalnie wymagają inteligencji ludzkiej. AI może analizować ogromne ilości danych i uczyć się na podstawie wzorców, aby dostosowywać się do wymagań. Początek 2023 to ogromny rozkwit sztucznej inteligencji, która stała się dostępna na wyciągnięcie ręki. Począwszy od najpopularniejszego ChatGPT, aż po wiele innych programów, które oferują przeróżne możliwości do usprawnienia pracy.

Na początek odpowiedzmy sobie na jedno, a dość często pojawiające się pytanie…

Czy sztuczna inteligencja może zastąpić project managera?

Sztuczna inteligencja rozwija się w bardzo szybkim tempie, dlatego też nigdy nie wolno mówić nigdy, aczkolwiek na ten moment sztuczna inteligencja nie zastąpi project managera. Mimo ogromnych zalet i wielkiego potencjału, praca project managera na wielu płaszczyznach obecnie jest niezastąpiona. Dlaczego zatem rola kierownika projektu brzmi bezpiecznie?

Project manager odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu zespołem projektowym i budowaniu efektywnych relacji międzyludzkich. Praca zespołowa, motywowanie członków zespołu, rozwiązywanie konfliktów i budowanie zaufania są ważnymi aspektami sukcesu projektu. Choć AI może dostarczać narzędzi do zarządzania zespołem, to umiejętności interpersonalne i zdolności do komunikacji między ludźmi są czymś, czego nie można zastąpić algorytmami.

Środowisko biznesowe jest dynamiczne, zmienne i nieprzewidywalne. Project manager musi być elastyczny i umiejętnie reagować na zmiany, rozwiązywać problemy i dostosowywać strategie zarządzania projektami w czasie rzeczywistym. Sztuczna inteligencja nie jest w stanie reagować na problemy i podejmować kluczowe decyzje w newralgicznych momentach.

Project manager to bez wątpienia jeden z zawodów, który bardzo mocno opiera się na kompetencjach miękkich, a to jest bardzo bezpieczne w stosunku do szybkiego rozwoju sztucznej inteligencji.

Wiemy zatem, że wielu project managerów może spać spokojnie, więc teraz zastanówmy się, jak project manager może pomóc w swojej codziennej pracy. Traktujmy sztuczną inteligencję, jako możliwości, aby odciążyć nas od żmudnych obowiązków, a tym samym przeznaczyć więcej czasu na aspekty bardziej kreatywne i zależne od pracy człowieka.

Jak sztuczna inteligencja może pomóc project managerowi?

Sztuczna inteligencja to wiele możliwości, a obecnie mnóstwo narzędzi opartych na AI do wykorzystania w naszej codziennej pracy. Kluczowe jednak to poznać co i jak może pomagać w rutynowych, codziennych, a może i bardziej skomplikowanych zadaniach?

Zaawansowana sztuczna inteligencja to przede wszystkim analiza i przetwarzanie dużej ilości danych. Takiej ilości danych, których człowiek nie przetworzy w podobnym tempie. Zazwyczaj ubieramy to w różnego rodzaju programy i algorytmy, a niekoniecznie wiemy, że za to odpowiada sztuczna inteligencja. AI może przetwarzać duże ilości danych związanych z projektem, takie jak dane dotyczące zasobów, harmonogramu, kosztów i jakości. Na podstawie tych danych może generować precyzyjne prognozy dotyczące postępów projektu, identyfikować potencjalne problemy i ryzyka oraz wspierać project managera w podejmowaniu trafnych decyzji. To wszystko stanowi bardzo istotne działania w roli skutecznego project managera, a AI może okazać się wielkim wsparciem.

W zarządzaniu projektami niezwykle ważne jest określanie ryzyka, w czym również może pomagać każdemu kierownikowi projektu sztuczna inteligencja. AI może wykorzystać dane historyczne i modele predykcyjne, aby identyfikować potencjalne ryzyko i oceniać jego wpływ na projekt. Może generować rekomendacje dotyczące działań zapobiegawczych i strategii zarządzania ryzykiem, co pomaga project managerowi w minimalizowaniu nieprzewidzianych problemów. To wszystko dzieje się na naszych oczach, pozostaje tylko kwestia znalezienia odpowiedniego rozwiązania, które zaoferuje to w przyjaznej dla użytkownika formie.

Praca, kolejność pracy i delegowanie zasobów. Co jest priorytetem, a co nim nie jest? Każdy project manager zadaje sobie to pytanie i boryka się z zarządzaniem priorytetami. W tym istotnym aspekcie zarządzania projektami może wspierać sztuczna inteligencja właśnie za pomocą bardziej zaawansowanej analizy danych i dostarczania rekomendacji. To wszystko dotyczy prawidłowego interpretowania danych podchodzących z różnych źródeł. Kierownicy projektów nie mają czasu, by analizować taką dużą ilość danych, a AI zrobi to szybciutko.

W zakresie zarządzania projektami mamy wiele możliwości, by wspierać pracę project managera, a także całego zespołu za pomocą sztucznej inteligencji. Mając wykonywać określone zadania, warto się zainteresować, czy nie ma odpowiedniego narzędzia, które może nas w tym temacie wyręczyć lub w dużej mierze pomóc. Pamiętajmy, że każdy projekt będzie nieco inny, a tym samym różny rodzaj obowiązków będzie istotny dla kierownika projektu.

Jak AI może wspomóc project managerów w postaci narzędzia?

Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji to największe możliwości do wykorzystania AI w maksymalnie intuicyjnej formie. Każdy z powstających w ostatnim czasie programów jest niezwykle prosty do wykorzystania, a to stanowi wielką zaletę dla każdego członka projektu.

Każdy project manager ma wiele zadań dotyczących budowania dokumentacji, tworzenia prezentacji, budowania różnego rodzaju treści bądź po prostu całej komunikacji projektowej. W tym wszystkim zdecydowanie może wspierać sztuczna inteligencja, która jest ukryta pod wieloma dostępnymi narzędziami. Przejdźmy przez to, co oferuje już teraz AI.

Buduj szybciej prezentacje z wykorzystaniem AI.

Budowanie prezentacji z możliwościami AI stało się dużo prostsze. Na rynku pojawiło się bardzo ciekawe narzędzie Tome AI, które tworzy całą prezentację za pomocą jednego zdania Twojej potrzeby. W ramach tego, program tworzy slajdy, content, wybiera design i do tego tworzy specjalne grafiki. Oczywiście dalej można wszystko edytować i zmieniać. Na tego typu rozwiązanie szybko odpowiada Canva, a więc znane i lubiane narzędzie do tworzenia grafiki, a w tym również prezentacji. Obecnie w tym programie znajdziesz bardzo podobne rozwiązanie, które stworzy prezentację za pomocą nawet jednej linijki tekstu. Proste, szybkie i skuteczne.

Nie pisz dokumentacji samodzielnie, wykorzystaj AI.

Pisanie treści w obecnej sytuacji jest chyba najprostszym możliwym działaniem. AI w tym zakresie potrafi zdecydowanie najwięcej, a możliwości są niezwykle wysokie. Wykorzystaj ChatGPT, Writesonic, Jasper czy Copy.ai, aby to sztuczna inteligencja napisała za Ciebie dowolną treść lub stworzyła pełną dokumentację projektową na podstawie przekazanych przez Ciebie danych. Co więcej, IC Project to podstawowe narzędzie każdego project managera, które zostało wyposażone w AI Assistant. Asystent pozwala automatycznie generować opisy do zadań lub tworzyć komentarze z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Mówiąc o programie do zarządzania projektami, to ogromne wsparcie project managera.

Odpisuj szybciej na maile, wykorzystaj sztuczną inteligencję.

Jako PM, dobrze wiesz ile to czasu codziennie schodzi na pisanie różnych wiadomości mailowych. Zaoszczędź ten czas za pomocą sztucznej inteligencji. Bardzo ciekawe rozwiązanie to Compose AI, a więc narzędzie w formie wtyczki, które odpowiada za wiadomości mailowe. Analizuje treść wiadomości i wedle Twojego życzenia odpowiada tak, jak powinno. Gwarantujemy, że to ogromne ułatwienie pracy i odblokowanie czasu na to, co bardziej istotne w pracy project managera. Członkowie zespołu będą Ci za to wdzięczni.

Sztuczna inteligencja dla project managera – czy warto?

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w pracy project managera otwiera nowe możliwości i perspektywy w zarządzaniu projektami. AI może dostarczyć cenne narzędzia i wsparcie, które pomagają project managerom w podejmowaniu lepszych decyzji, optymalizowaniu zasobów, minimalizowaniu ryzyka i zwiększaniu efektywności projektów.

Jednak kluczowym elementem jest świadomość, że sztuczna inteligencja nie ma na celu zastąpienia project managera, ale raczej wspieranie go w wykonywaniu zadań. Umiejętności interpersonalne, kreatywność, umiejętność podejmowania decyzji i zarządzanie relacjami międzyludzkimi nadal pozostają kluczowe dla sukcesu projektu. AI stanowi narzędzie, które uzupełnia te umiejętności, dostarczając project managerom wartościowych informacji, analiz i rekomendacji, a przy tym odblokowuje czas na istotną pracę kreatywną project managerów.

Warto również zauważyć, że sztuczna inteligencja nie jest dziedziną statyczną, lecz dynamicznie rozwijającą się. Przyszłość AI w zarządzaniu projektami niesie ze sobą wiele obiecujących perspektyw. Technologie takie jak uczenie maszynowe, przetwarzanie języka naturalnego czy robotyka procesowa otwierają nowe możliwości automatyzacji, optymalizacji i usprawnienia zarządzania projektami. Tego typu technologia zmienia się błyskawicznie i to, o czym piszemy dziś, wcale nie musi być aktualne za kilka miesięcy. Warto zatem być na bieżąco ze wszystkimi zmianami i nowymi możliwościami, które przynosić będzie AI.

Podsumowując, sztuczna inteligencja może być nieocenionym narzędziem dla project managerów, wspierając ich w podejmowaniu trafnych decyzji, analizie danych, planowaniu i zarządzaniu ryzykiem. Jeśli skutecznie wykorzystamy potencjał SI, możemy zwiększyć efektywność projektów, osiągnąć lepsze wyniki i przyczynić się do sukcesu organizacji.

Nie bój się z tego korzystać, zrób to jednak rozsądnie i pod pełną kontrolą.