Die Zeiterfassung ist ein bekanntes und beliebtes Mittel, um die Arbeit der Mitarbeiter zu erfassen. Viele Menschen verwechseln die Zeiterfassung fälschlicherweise mit der Kontrolle der Mitarbeiter. Natürlich ist dies ein Aspekt des Bewusstseins und der Transparenz im Unternehmen, aber es garantiert eine Menge zusätzlicher Informationen für Manager. Wenn man weiß, wie zeitaufwändig die tatsächlichen Aufgaben sind, kann man viele Rückschlüsse ziehen, Anpassungen vornehmen und die Prozesse im Unternehmen verbessern. In unserem Artikel zeigen wir 5 Gründe auf, warum es sich lohnt, die Arbeitszeit zu messen, die wir für Aufgaben und Projekte im Unternehmen aufwenden.
Bei Tele- oder Hybridarbeit ist die Messung der Arbeitszeit obligatorisch, um Vertrauen zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern aufzubauen.
Wir beginnen mit Fern- und Hybridarbeit, die in letzter Zeit sehr populär geworden ist. Das Arbeiten außerhalb des Büros hat den Vorteil, dass wir mit unseren Aufgaben auf uns allein gestellt sind. Theoretisch können wir unsere Arbeit nach eigenem Gutdünken erledigen und haben in der Regel einen großen Handlungsspielraum. Wenn wir uns in die Rolle eines Arbeitgebers versetzen, möchte jeder von uns zumindest annähernd wissen, woran mein Team arbeitet und wie viel Zeit es für Vollzeitaufgaben aufwendet.
Ist dies ein Aspekt der Kontrolle des Arbeitnehmers? Vielleicht, während es die Arbeitskultur ist, die wir für uns selbst akzeptieren, indem wir zu einem Fern- oder Hybridarbeitsmodell übergehen. Wir müssen in dieser Hinsicht transparent sein, um auf beiden Seiten Vertrauen zu schaffen. Es scheint, dass die Messung der Arbeitszeit in einer solchen Situation eine natürliche Maßnahme sein sollte, so dass niemand jemals Zweifel an den ausgeführten Aufgaben und der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit hat.
Denken Sie daran, dass die Fernarbeit immer von den richtigen Programmen begleitet werden sollte. Ein Projektmanagementprogramm, das eine Plattform für kollaboratives Arbeiten bietet, ist dafür hervorragend geeignet. Einige Programme, wie IC Project, sind mit Funktionen zur Messung der Arbeitszeit für laufende Aufgaben und Projekte in der Umgebung dieses Tools ausgestattet. Dies ist eine große Erleichterung für das Team, so dass die Messung der Arbeitszeit keine unangenehme Aufgabe ist, sondern nur ein zusätzlicher Klick pro Tag.
Die Kenntnis der Echtzeitanforderungen von Aufgaben bedeutet eine bessere Arbeitsplanung und mehr Möglichkeiten
Wir können alles schätzen oder schätzen lassen, aber der Vergleich zwischen der geplanten Welt und der realen Welt kann drastisch sein. Die Messung der Arbeitszeit liefert reale Informationen über den Zeitaufwand für jede einzelne Tätigkeit. Mit solchen Informationen können wir viele wichtige Schlussfolgerungen ziehen.
Wenn wir wissen, wie viel Zeit wir im Durchschnitt für jede einzelne Aufgabe aufwenden, wird die Arbeitsplanung viel einfacher. Natürlich kann jede Aufgabe oder jedes Projekt anders sein, aber wir haben Daten, auf denen wir Statistiken aufbauen können.
In der Praxis funktioniert das sehr gut, denn die Arbeitszeit ermöglicht es Ihnen, Ressourcen, Fristen und Verantwortlichkeiten angemessen auf das Projekt zu verteilen. Wenn Sie Ihren Kunden nicht erklären wollen, warum Sie Projekte verzögern, müssen Sie unbedingt Methoden zur Messung der Arbeitszeit einführen, damit die Schlüsselwerte entsprechend funktionieren.
Korrekte Preisgestaltung bei Projekten mit Zeiterfassung – dies sind wichtige Indikatoren für die Kostenkalkulation
Externe Projektbewertungen sind eine große Herausforderung für jeden, der mit dieser Art von Aufgabe konfrontiert ist. Die Bewertung hängt von vielen Faktoren ab – die Fähigkeiten unseres Teams, die Pünktlichkeit der Arbeit, die Verfügbarkeit von externen Produkten und vor allem die Zeit, die unsere Mitarbeiter aufwenden.
Jede geleistete Arbeit ist ein Lohn für unseren Mitarbeiter. Wenn wir wissen, wie viel Zeit ein Mitarbeiter mit einer Projektaufgabe verbringt, können wir seine Arbeit angemessen bewerten und eine Gewinnspanne aufschlagen. Ohne diese Art von Wert arbeiten wir auf der Grundlage einer Schätzung, und gleichzeitig können viele Aufgaben, die wir nicht eingepreist haben, viel Zeit und damit Geld benötigen. Ebenso haben wir keine Ahnung, welcher Teil des Projekts die meisten internen Kosten verursacht und welcher der rentabelste ist.
Die Messung der Arbeitszeit ist eine wichtige Voraussetzung für eine korrekte Projektkalkulation. Bei der Durchführung von externen Projekten müssen Sie die Arbeitszeit mit Hilfe der so genannten Zeiterfassung überwachen und so Informationen darüber gewinnen, wie lange die einzelnen Aufgaben dauern.
Die Mitarbeiter melden ihre Arbeitszeiten, und Sie verfügen über wichtige Informationen, um fehlerfreie Angebote zu erstellen. Wie macht man das richtig? Es ist definitiv am besten, spezielle Tools zu verwenden. Mit solchen Programmen können Sie an Projekten und Aufgaben arbeiten, die aufgewendete Zeit messen und darüber hinaus die Zeit automatisch in Projektkosten umrechnen.
Erfahren Sie, wie viel Arbeitszeit Sie für jede Aufgabe aufwenden – eine wichtige Information zur Steigerung Ihrer Produktivität.
Die Messung der Arbeitszeit ist nicht nur eine Information für Manager. Sie ist auch eine wichtige Information für Sie und Ihre Produktivität. Sehr oft verbringen wir in der Hektik der verschiedenen Aufgaben viel Zeit mit Dingen, für die realistischerweise viel weniger Zeit benötigt werden sollte. Dadurch verlieren wir den Willen, an weiteren, oft wichtigeren Aufgaben zu arbeiten. Beginnen Sie mit der Messung Ihrer Arbeitszeit und ziehen Sie mit Hilfe spezieller Instrumente Rückschlüsse auf Ihre Arbeit.
Prüfen Sie, ob die Arbeitszeit, die Sie für jede Aufgabe aufwenden, angemessen ist. Vielleicht müssen Sie das Verhältnis ändern? Vielleicht müssen Sie die Erledigung einer Aufgabe auf zwei Tage zu je 3 Stunden verteilen, anstatt die gesamte Aufgabe an einem Tag mit 6 Stunden zu erledigen? Es gibt viele Fragen, und Sie werden die Antworten erhalten, wenn Sie die Daten Ihrer Zeitmessung visuell sehen.
Die Zeitüberwachung hat vielen der größten Unternehmen dabei geholfen, ihre Arbeitsmethodik erheblich zu ändern und so ihre Produktivität zu steigern.
Na und, vielleicht bist du jetzt dran?
Die Messung der Arbeitszeit fördert eine bessere Verwaltung der Menschenressourcen und gewährleistet somit eine effiziente Arbeitsteilung innerhalb des Teams.
Ohne die Messung der Arbeitszeit gehen uns Informationen über die ausgeführten Aufgaben verloren. Wir wissen nicht, wie viel von der Zeit eines jeden Teams für einzelne Aufgaben aufgewendet wird. In diesem Fall wird der Manager in seiner Menschenressourcen behindert – er verfügt nicht über die Schlüsselinformationen, um eine Aufgabe effektiv an ausgewählte Spezialisten zu delegieren.
Ob das nun von Herrn Müller oder von Frau Schulz gemacht wird, macht keinen Unterschied, es wird gemacht werden. Im Geschäftsleben kommt es jedoch auf die Qualität der Ausführung und vor allem auf die Zeit an. Geben Sie es zu, wenn Herr Muller eine grafische Arbeit von gleicher Qualität in 5 Stunden erledigt und Frau Schulz doppelt so viel braucht, ist der Unterschied erheblich. Vor allem aber ist es ein Unterschied in der Rentabilität Ihres Projekts, in der finanziellen Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens. Das obige Beispiel ist nichts Ungewöhnliches. Es ist leider eine Situation, die in vielen Unternehmen, die keine Zeitaufzeichnungen führen, an der Tagesordnung ist.
Die Einführung der Zeitmessung gewährleistet eine Menge relevanter Informationen für die Führungskräfte. Jeder Spezialist fühlt sich bei verschiedenen Arten von Aufgaben wohler, wobei einige Aufgaben schneller und andere langsamer erledigt werden. Wenn das Team die Arbeitszeit misst, gibt es Informationen über die Tagesordnung, und damit wird es viel einfacher, Aufgaben an die richtigen Leute zu delegieren. Die finanzielle Leistung des Unternehmens dürfte sich ebenfalls verbessern.
Wie Sie sehen können, ist die Messung der Arbeitszeit mit vielen Vorteilen verbunden. Sie ist eine wichtige Information für das Unternehmen, für die Führungskräfte, aber auch für jeden einzelnen Mitarbeiter. Der Aspekt der beliebten Kontrolle ist minimal, und vor allem garantiert die Kenntnis des tatsächlichen Zeitverbrauchs der Aufgaben Informationen, die in der Wirtschaft der Schlüssel zur Maximierung des Gewinns sind.
