Mierzenie czasu pracy to znany i popularny sposób ewidencji pracy pracowników. Wiele osób błędnie myli ewidencję czasu pracy z kontrolą pracownika. Oczywiście jest to jeden z aspektów świadomości i transparentności w firmie, ale gwarantuje mnóstwo dodatkowych informacji dla osób zarządzających. Wiedza na temat czasochłonności realnych obowiązków pozwala wyciągać wiele wniosków, wprowadzać poprawki, udoskonalać procesy w firmie. W naszym artykule wskazujemy 5 powodów, dlaczego warto mierzyć czas pracy, który poświęcamy na realizację zadań i projektów w biznesie.

W pracy zdalnej lub hybrydowej mierzenie czasu pracy obowiązkiem, aby budować zaufanie między pracownikami, a pracodawcą

Rozpoczynamy od bardzo popularnej w ostatnim czasie pracy zdalnej oraz hybrydowej. Praca poza biurem ma to do siebie, że jesteśmy sami ze swoimi zadaniami. W teorii możemy zarządzać dowolnie swoją pracą, a przy tym zazwyczaj mamy dużą swobodę działania. Stawiając się w roli pracodawcy, każdy z nas chciałby przynajmniej orientacyjnie wiedzieć, nad czym pracuje mój zespół, a także ile czasu poświęca na pełne obowiązki.

Czy to aspekt kontrolowania pracownika? Być może, natomiast to kultura pracy na którą godzimy się sami przechodząc w model pracy zdalnej lub hybrydowej. Musimy być w tym przypadku transparentni, aby budować zaufanie po obu stronach. Wydaje się, że mierzenie czasu pracy w takiej sytuacji powinno być naturalnym działaniem, aby nikt nigdy nie miał żadnych wątpliwości, co do realizowanych obowiązków i realnie poświęcanego czasu pracy.

Pamiętaj, że praca zdalna zawsze powinna odbywać się w otoczeniu odpowiednich programów. Świetnie w tym przypadku sprawdza się program do zarządzania projektami, który gwarantuje platformę do wspólnej pracy. Niektóre z programów, jak chociażby IC Project są wyposażone w funkcjonalności do mierzenia czasu pracy na realizowanych zadań i projektach w środowisku tego narzędzia. To bardzo duże ułatwienie dla zespołu, aby mierzenie czasu pracy nie było przykrym obowiązkiem, a jednym dodatkowym kliknięciem na co dzień.

Świadomość realnej czasochłonności zadań to lepsze planowanie pracy i więcej możliwości

Wszystko możemy oszacować czy estymować, porównanie jednak świata planowanego, a rzeczywistego może być drastyczne. Mierzenie czasu pracy gwarantuje realną informacją na temat czasochłonności każdego pojedynczego obowiązku. Z takimi informacjami jesteśmy w stanie wyciągnąć wiele istotnych wniosków.

Jeśli wiemy, ile czasu średnio poświęcamy na każde pojedyncze zadanie, planowanie pracy będzie dużo łatwiejsze. Oczywiście każde zadanie czy projekt może być odmienne, ale mamy dane na których możemy bazować statystycznie.

W praktyce to rzeczywiście się sprawdza, ponieważ czas pracy pozwala odpowiednio rozplanować zasoby, terminy i obowiązki na całym projekcie. Jeśli nie chcesz tłumaczyć się przed klientami ze swoich opóźnień na projektach, musisz koniecznie wdrożyć metody mierzenia czasu pracy, aby uzyskać kluczowe wartości do odpowiedniego działania.

Wyceniaj poprawnie projekty z monitorowaniem czasu pracy – to istotne wskaźniki do wyliczania kosztów

Wyceny projektów zewnętrznych to wielkie wyzwanie dla każdej osoby, która stoi przed tego typu obowiązkiem. Na wycenę składa się wiele czynników – możliwości naszego zespołu, terminowość prac, dostępność produktów zewnętrznych, a przede wszystkim czas poświęcany przez naszych pracowników.

Każda wykonana praca to wynagrodzenie dla naszego pracownika. Jeśli będziemy wiedzieć, ile pracownik spędza czasu pracy na zadaniu projektowym, to pozwoli odpowiednio wycenić jego pracę, a do tego dodać marżę. Bez tego typu wartości działamy szacunkowo, a przy tym wiele zadań, których nie wyceniliśmy mogą pochłaniać dużo czasu, tym samym pieniędzy. Analogicznie nie mamy pojęcia, która część projektu generuje najwięcej kosztów wewnętrznych, a która jest najbardziej rentowna.

Mierzenie czasu pracy to kluczowy warunek do poprawnej wyceny projektów. Przy realizacji projektów zewnętrznych musisz wykorzystywać tzw. time tracking do monitorowania czasu pracy, a tym samym wyciągania informacji, ile czasu zajmują poszczególne zadania.

Pracownicy raportują czas pracy, a Ty masz kluczowe informacje do tworzenia bezbłędnych wycen. Jak to robić poprawnie? Zdecydowanie najlepiej wykorzystać dedykowane narzędzia. W tym miejscu znajdziesz 5 najlepszych programów do ewidencji i mierzenia czasu pracy. Tego typu program pozwala pracować na projektach i zadaniach, mierzyć poświęcany czas pracy, a jeszcze dodatkowo przeliczać czas automatycznie na koszty projektowe.

Poznaj, ile spędzasz czasu pracy na poszczególnych zadaniach – to kluczowe informacje dla zwiększenia Twojej produktywności.

Mierzenie czasu pracy to nie tylko informacje dla osób zarządzających. To również wiele informacji dla Ciebie i Twojej produktywności. Bardzo często w natłoku różnych obowiązków spędzamy wiele czasu na tym, co realnie powinno zabierać go dużo mniej. Tym samym tracimy chęć pracy przy kolejnych, często bardziej istotnych zadaniach. Zacznij mierzyć swój czas pracy, a z wykorzystaniem specjalnych narzędzi wyciągaj wnioski z Twojej pracy.

Sprawdź, czy czas pracy, który poświęcasz na każde zadanie jest odpowiedni. Może trzeba zmienić proporcje? Może trzeba przeciągnąć realizację zadania na 2 dni po 3h, a nie realizować całe zadanie przez 6h jednego dnia? Dookoła wiele pytań, a odpowiedzi będziesz mieć w momencie, kiedy wizualnie zobaczysz dane z Twojego mierzenia czasu pracy.

Monitorowanie czasu pracy pomogło wielu największym osobom w biznesie do podjęcia znacznych zmian w metodologii własnej pracy, co docelowo wpłynęło na zwiększenie ich produktywności.

To co, może teraz kolej na Ciebie?

Mierzenie czasu pracy sprzyja lepszemu zarządzaniu zasobami ludzkimi, a tym samym gwarantuje skuteczny podział pracy w zespole.

Bez mierzenia czasu pracy tracimy informacje na temat realizowanych obowiązków. Nie wiemy ile czasu każdego z zespołu zajmują poszczególne zadania. W tym przypadku menadżer ma utrudnioną sytuację w zarządzaniu zasobami ludzkimi – nie ma kluczowych informacji, które pozwolą skutecznie oddelegować zadanie dla wybranych specjalistów.

Czy to zrobi Jan Kowalski, czy Kasia Nowak, bez różnicy, będzie wykonane. W biznesie jednak istotna jest jakość realizacji, a przede wszystkim czas. Przyznaj, że jeśli Jan prace graficzną o tej samej jakości zrobi w 5 godzin, a Kasia będzie potrzebować na to dwa razy tyle to różnica jest znacząca. To przede wszystkim różnica dla rentowności Twojego projektu, wyników finansowych całej firmy. Powyższy przykład nie jest czymś dziwnym. To niestety sytuacje, które są na porządku dziennym w wielu firmach, które nie prowadzą ewidencji czasu pracy.

Wdrożenie mierzenia czasu pracy gwarantuje wiele istotnych informacji dla menadżerów. Każdy specjalista czuje się lepiej w innego rodzaju zadaniach, jedne obowiązki wykonuje szybciej, a drugie wolniej. Jeśli zespół będzie mierzyć czas pracy, to będą informacje na porządku dziennym, a z nimi delegowanie zadań do odpowiednich osób stanie się dużo prostsze. Wyniki finansowe firmy natomiast powinny uleć również poprawie.

Jak widzisz, mierzenie czasu pracy wiąże się blisko z wieloma korzyściami. To wiele istotnych informacji dla firmy, osób zarządzających, ale także dla każdego pracownika. Aspekt popularnej kontroli jest minimalny, a przede wszystkim poznanie realnej czasochłonności obowiązków gwarantuje informacje, które w biznesie są kluczowe dla jego maksymalizacji.