Wykres Gantta to pojęcie, które często nie jest zbyt jasne, a na różnych spotkaniach budzi przerażenia u wielu osób. Niesłusznie, bo harmonogram Gantta to najzwyczajniej w świecie narzędzie, które wizualnie przedstawia terminowy plan całego projektu. Jest to niezwykle skuteczne rozwiązanie do zarządzania projektem, które pokazuje strukturę projektu, a także jego plan czasowy na osi czasu. Dzięki temu narzędziu, otrzymamy pełny i transparentny wykres Gantta, który pozwoli lepiej zarządzać pracą, kontrolować przebieg zadań, a także wprowadzać szybko wszelkie poprawki.

Harmonogram Gantta – jak powstał?

Powstanie harmonogramu Gantta posiada bardzo ciekawą genezę, ponieważ wiele faktów wskazuje na to, że twórcą wykresu Gantta jest… Polak. Prekursorem wizualnego przedstawienia projektu był Karol Adamiecki, który stworzył pierwsze tego typu narzędzie już w 1896 roku. Niestety nie zdecydował się opublikować swojej pracy aż do 1931 roku. Szkoda, bo prawdopodobnie obecnie nie pisalibyśmy o wykresie Gantta, a być może o wykresie Adamieckiego. Ostatecznie jednak to Henry Gantt oficjalnie jest wskazywany za twórcę wizualnego harmonogramu projektu i to właśnie Amerykaninowi przypisuje się stworzenie tego narzędzia. Nastąpiło to w 1910 roku, kiedy Gantt opracował tę metodę dla fabryki Benthlehem Steel i opublikował pracę w Engineering Magazine.

Od tego czasu metoda Gantta zrewolucjonizowała zarządzanie projektami, a także zaoferowała dużo bardziej transparentny i wizualny sposób do zarządzanie ich terminowością. Przed odkryciem Gantta, projekty były rozpisywane na kartkach, aczkolwiek ta metoda straciła swoje skuteczne zastosowanie. Kiedy każdy z projektów stawał się coraz bardziej złożony i zaawansowany, trzeba było szukać nowych rozwiązań, a jednym z nich stał się harmonogram Gantta. Sposób wizualizacji projektu na osi czasu został pokochany przez osoby zarządzające projektami, a także tych, którzy tylko w projektach uczestniczyli na poziomie pracy zadaniowej. Jak widać, powstanie wykresu datujemy na ponad 100 lat temu, a cała metoda do tej pory jest w swojej świetności i raczej nie ma project managera, który mógłbym sobie wyobrazić skuteczną pracę ze złożonym projektem bez harmonogramu.

Jak utworzyć wykres Gantta?

To bez wątpienia dobre pytanie, natomiast w tym przypadku możemy wyszczególnić kilka popularnych rozwiązań. Przede wszystkim rozpocznijmy od metody, która de facto rozpoczęła historię pracy z harmonogramem, a więc dalej papierowej. Pamiętajmy, że harmonogram w 1910 nie był wizualizowany za pomocą technologii, a stanowił tylko nowy, odmienny sposób wizualizacji całego projektu. Lata temu działania w projekcie dalej były rozpisywane na kartkach, natomiast wykres Gantta zaproponował inny sposób jego wizualizacji.

W tym przypadku kartka, kilka kolorów i zakres działań może stanowić podstawy do tego, aby już rozpocząć pracę z harmonogramem projektu. Oczywiście tego rozwiązania nie polecamy, bo w XXI. Wieku mamy wiele innych, dużo bardziej skuteczniejszych. Musieliśmy jednak wymienić to, od czego de facto Gantt startował. W sytuacjach prozaicznych może to być rozwiązanie wykorzystywane chociażby dla harmonogramu wstępnego.

Zdecydowanie najskuteczniejszym narzędziem do tworzenia harmonogramu Gantta jest specjalny program, który umożliwia skuteczniejsze zarządzanie projektami. Korzystamy z tego, co mamy w obecnych czasach, a więc technologii. Weźmy za przykład IC Project, a więc narzędzie do zarządzania projektami. Dodając nowy projekt w tym programie, musimy wyszczególnić podstawowe jego etapy czy pojedyncze zadania. Nie musimy się jednak martwić samym procesem tworzenia harmonogramu. Dlaczego? Wykres Gantta w tym przypadku jest tworzony automatycznie przez algorytm narzędzia. To ogromne ułatwienie, ponieważ nie mamy potrzeby rozpisywania wizualnego naszego projektu – korzystamy ze struktury narzędzia, dostosowujemy proces i widzimy to, co chcemy zobaczyć.

Jeśli natomiast w narzędziu, jak IC Project mamy już projekt wraz z harmonogramem, widzimy jego strukturę (etapy + zadania lub nawet pojedyncze części projektu), a po prawej stronie pełną wizualizację na osi czasu. Narzędzie odznacza kolorem strukturalne części projektu. Dla przykładu, zielona belka stanowi cały projekt, niebieskie to etapy, a szare bloki są grupami zadań. Wszystkie procesy projektowe są nałożone na oś czasu, co pozwala błyskawicznie skontrolować terminowość całego projektu. Pamiętajmy również o tym, że jest to harmonogram dynamiczny.

Co to oznacza? To ogromna zaleta technologii, bo z wykresu Gantta możemy od razu zmieniać jego terminowość. Przykładowo, chcemy ustalić wstępne terminy poszczególnych etapów, robimy to od razu na wykresie. Jeśli natomiast pojawi się potrzeba zmiany, to wszystko również możemy zmieniać z poziomu wykresu, a wszystkie zmiany zostaną zaktualizowane dla całego projektu. To wielki atut, ponieważ wiemy, jak przedstawia się terminowość projektu w czasie rzeczywistym. Jak w wielu aspektach naszego życia, technologia kluczem do sukcesu – również w tworzeniu wykresu Gantta.

Jakie kroki musisz wykonać, aby harmonogram Gantta był skuteczny?

1. Dodaj projekt i wyznacz jego terminowość.

Bez projektu nie ma czego szukać, harmonogram Gantta to wizualizacja tego, co stworzymy. Jeśli wykorzystamy narzędzie, mamy konkretne kroki, które trzeba wypełnić, aby projekt został dodany. Generalnie, nazwa projektu wraz z datami startu i końca to podstawowe warunki do spełnienia, aby harmonogram Gantta rozpoczął swoje funkcjonowanie w prostej, skrojonej formule.

2. Zbuduj strukturę projektu

Co mamy na myśli w stwierdzeniu struktury projektu? W zależności od poziomu zaawansowania projektu, może zostać on podzielony na pojedyncze zadania, grupy zadaniowe, a nawet etapy. Krótko mówiąc, projekt jest stwierdzeniem ogólnym i zawsze musi zostać rozbity na mniejsze czynności do wykonania. Czy to będą etapy czy zadania, decyzja pozostaje po stronie osoby zarządzającej projektem. Pamiętaj, że te mniejsze części będą wizualizowane właśnie na wykresie Gantta.

3. Dostosuj terminowość dla mniejszych czynności projektu.

Jeśli zbudujesz strukturę, każda z tych czynności musi mieć swoje ramy czasowe. Nie tylko projekt jest ograniczony datami startu i końca, a również nawet najmniejsze zadanie. Na to wskazują wszelkie metodologie projektowo-zadaniowe. W zależności od tego, jak podzielisz projekt na elementy, musisz dla nich dostosować również terminowość. Tym samym, od razu zobaczysz szczegółową wizualizację terminowości całego projektu na osi czasu, a więc na Twoim harmonogramie.

4. Wyznacz zależności.

Czym są zależności? To terminowe powiązania pomiędzy wyznaczonymi czynnościami Twojego projektu, na zadaniach lub etapach. Z wykorzystaniem technologicznych powiązań, zautomatyzujesz proces opóźnienia pewnej czynności jej wpływu na resztę terminów w projekcie, logistyka. Jeśli odpowiednio uzależnisz czynności od siebie, zmiana terminu jednej czynności wpłynie automatycznie na zmianę reszty terminów. To kluczowa funkcja harmonogramu Gantta dla każdego skutecznego project managera. Zależności mogą wskazywać informacyjnie powiązania, ale z wykorzystaniem narzędzia jak IC Project od razu zaktualizują dalszy przebieg projektu.

5. Zdefiniuj kamienie milowe.

Kamień milowy to punkt o czasie trwania zero, który sygnalizuje ważną sytuację na projekcie. Zazwyczaj jest punktem informacyjnym, który stanowi bardzo ważny komunikat dla osób prowadzących projekt. Kamień milowy ma swój konkretny punkt w czasie, może reprezentować decyzję klienta, punkt kontrolny czy moment ukończenia ważnych działań projektowych.

6. Kontroluj terminowość i wprowadzaj szybkie zmiany!

Wykres Gantta to narzędzie, które pozwoli skutecznie kontrolować całą terminowość projektu – od jego pełnego zakresu, aż po pojedyncze zadania. Jeśli zatem pojawi się potrzeba zmian (nie ma projektu, który od początku do końca przebiega zgodnie z planem!) to wprowadzisz je właśnie z poziomu wykresu. To ogromne ułatwienie przy zarządzaniu projektem w czasie rzeczywistym.

Podsumowując… dlaczego warto korzystać z harmonogramu Gantta?

Wykres Gantta to narzędzie wręcz perfekcyjne do wizualnego zarządzania projektem. To rozwiązanie, które stanowi obowiązkową metodę dla pracy projektowej. Sposobów na tworzenie harmonogramów jest wiele – od tradycyjnej papierowej, aż po najskuteczniejsze narzędzia do zarządzania projektami. Korzystając z programu IC Project, każdy projekt otrzyma automatycznie stworzony wykres Gantta, który pokaże odpowiednio skonstruowany projekt w innym, odmiennym, a przy tym transparentnym widoku.

Jeśli chcesz w zgodzie z planem prowadzić projekt, harmonogram Gantta jest zdecydowanie najskuteczniejszym rozwiązaniem. To rozwiązanie pozwoli m.in. łatwo dostosować terminy na częściach Twojego projektu, kontrolować cały przebieg prac, a także szybko reagować na potencjalne zmiany. Przejdź na harmonogram Gantta w IC Project i poznaj możliwości.