Tym razem w #CustomerSuccessStory mieliśmy przyjemność porozmawiać z Sekretarzem Gminy, Panem Patrykiem Tomczakiem, który podzielił się się z nami swoimi spostrzeżeniami i refleksjami na temat wykorzystywania IC Project w codziennej pracy. Skuteczne zarządzanie projektami staje się kluczowym elementem sukcesu dla wielu organizacji i instytucji. Program do zarządzania projektami odgrywa zatem istotną rolę, umożliwiając efektywną koordynację zadań, monitorowanie postępów oraz optymalizację procesów. Dziś przyjrzymy się doświadczeniom, w szczególności z perspektywy sekretarza gminy, który stoi przed wyzwaniami zarządzania różnorodnymi projektami na poziomie lokalnym.
Panie Patryku, czy mógłby Pan opowiedzieć trochę o Państwa pracy oraz specyfice działalności urzędu?
Oczywiście, z przyjemnością opowiem o naszej pracy i specyfice działalności urzędu gminy. Nasza praca to głównie obsługa mieszkańców oraz zarządzanie różnorodnymi sprawami związanymi z funkcjonowaniem naszej lokalnej społeczności. Jednym z kluczowych obszarów naszej działalności jest zapewnienie efektywnej administracji publicznej, która odpowiada na potrzeby mieszkańców oraz wspiera rozwój gminy. Realizujemy to poprzez różne usługi: prowadzenie spraw obywatelskich, rejestrację działalności gospodarczej, udzielanie informacji oraz obsługę różnego rodzaju wniosków.
Dodatkowo, urząd gminy pełni istotną rolę w planowaniu przestrzennym oraz zagospodarowaniu terenów gminy. Odpowiadamy za wydawanie decyzji administracyjnych dotyczących m.in. budownictwa, ochrony środowiska czy też zagospodarowania przestrzennego. Nie możemy zapomnieć również o naszej roli w zakresie wspierania życia społeczno-kulturalnego oraz rozwoju lokalnej infrastruktury. Dbamy też o utrzymanie obiektów, dróg i terenów publicznych. Współpracujemy z różnymi instytucjami oraz organizacjami pozarządowymi. W skrócie, nasza praca w urzędzie gminy to nie tylko wykonywanie codziennych obowiązków administracyjnych, ale przede wszystkim zaangażowanie w budowanie lepszej przyszłości naszej społeczności poprzez różnorodne działania na rzecz jej rozwoju i poprawy jakości życia.
Co było główną motywacją do podjęcia decyzji o wdrożeniu programu do zarządzania projektami?
Głównym powodem podjęcia decyzji o wdrożeniu programu do zarządzania projektami było dążenie do usprawnienia procesów pracy oraz efektywnej realizacji zadań. Poprzez skoordynowane zarządzanie projektami, mieliśmy nadzieję zwiększyć efektywność naszych działań, terminowość ich wykonywania oraz poprawę komunikacji. Dzięki temu chcieliśmy podnieść jakość obsługi mieszkańców oraz naszą zdolność do szybkiego reagowania w sytuacjach kryzysowych.
Jakie konkretne korzyści zaobserwowaliście w urzędzie od czasu wdrożenia IC Project?
Odkąd wdrożyliśmy IC Project w naszym urzędzie, zaobserwowaliśmy kilka konkretnych korzyści. Dzięki lepszemu planowaniu, monitorowaniu i koordynacji działań, udało nam się usprawnić procesy pracy w całym urzędzie. Program umożliwił nam lepszą kontrolę nad postępem projektów, co przekłada się na większą transparentność działań. Dzięki bardziej efektywnemu zarządzaniu zasobami i terminami, udało nam się skrócić czas potrzebny na realizację wielu projektów, co przyczyniło się do szybszego dostarczania usług mieszkańcom.
Czy istnieją obszary, w których system IC Project przyniósł znaczącą poprawę w efektywności pracy w porównaniu do wcześniejszych metod?
Tak. Jednym z nich jest komunikacja i współpraca. Dzięki centralizacji informacji i narzędziom komunikacyjnym w ramach systemu, poprawiła się komunikacja oraz współpraca między zespołami, co przekłada się na lepszą koordynację działań i efektywniejsze rozwiązywanie problemów. Dodatkowo system umożliwia generowanie różnorodnych raportów i analiz dotyczących postępu projektów oraz wydajności pracy, co ułatwia podejmowanie świadomych decyzji i dalsze doskonalenie procesów.
Jakie funkcje lub moduły systemu IC Project cieszą się największym zainteresowaniem i aktywnym wykorzystaniem wśród pracowników urzędu?
Największym zainteresowaniem i aktywnym wykorzystaniem wśród pracowników urzędu cieszy się moduł Terminarz w systemie IC Project. Jego automatyczne funkcje wizualizacji znacząco ułatwiają organizację pracy. Terminarz automatycznie pokazuje, które zadania są po terminie, na dziś, jutro czy kolejny tydzień, co umożliwia pracownikom szybkie zidentyfikowanie priorytetów i planowanie swojego dnia. Dzięki tej funkcji pracownik może w łatwy sposób zobaczyć, jakie zadania są aktualnie najważniejsze oraz które wymagają pilnego wykonania. Automatyczna wizualizacja pozwala uniknąć przeoczenia terminów oraz zapewnia lepszą kontrolę nad postępem prac. Ponadto, możliwość szybkiego dostępu do terminarza sprawia, że pracownik może skoncentrować się na najważniejszych zadaniach od samego początku dnia, co przekłada się na efektywność jego pracy.
Jakie są Wasze doświadczenia związane ze wsparciem technicznym ze strony IC Project?
Nasze doświadczenia związane ze wsparciem technicznym są bardzo pozytywne. To dzięki zapewnieniu nam szybkiej i skutecznej pomocy w razie jakichkolwiek problemów lub pytań dotyczących użytkowania systemu. Eksperci udzielają nam cennych wskazówek i sugestii dotyczących optymalnego wykorzystania systemu. Udostępnione poradniki wideo pomagają lepiej zrozumieć funkcje. Dzięki stałemu kontaktowi z zespołem technicznym, budujemy pozytywne relacje partnerskie oparte na wzajemnym zaufaniu i zrozumieniu. To sprawia, że współpraca z zespołem technicznym jest bardzo efektywna i przyjemna.
Jakie wskazówki mógłby Pan dać innym urzędom, które również rozważają wdrożenie IC Project na podstawie Waszego doświadczenia?
Na podstawie doświadczenia z wdrożeniem systemu IC Project w naszym urzędzie, mogę podać kilka wskazówek dla innych urzędów, które rozważają podobne działania. Przed wdrożeniem systemu warto dokładnie przeanalizować potrzeby i oczekiwania urzędu oraz pracowników. Ważne jest zidentyfikowanie konkretnych obszarów, w których system ma przynieść największe korzyści. Należy maksymalnie wykorzystać oferowane szkolenia oraz materiały wsparcia dla pracowników w celu zapoznania ich z funkcjami i możliwościami nowego systemu. Natomiast na etapie już korzystania z systemu niezwykle ważne jest monitorowanie i ocena efektów, co pozwoli na lepsze jego wykorzystanie. Nie można zapomnieć, że sukces wdrożenia projektu zależy nie tylko od samego systemu, ale również od odpowiedniego przygotowania organizacji oraz zaangażowania pracowników w proces wdrożenia systemu. Wysłuchanie ich opinii i uwzględnienie ich sugestii przyczyni się do większego zaangażowania i zaakceptowania nowych rozwiązań.
Czy jest coś, co chciałby Pan jeszcze dodać lub podkreślić na temat Waszego doświadczenia z IC Project?
Chciałbym podkreślić, że nasze doświadczenie z programem IC Project jest niezwykle pozytywne i przynosi nam wiele korzyści. System ten znacząco usprawnił organizację pracy, umożliwiając lepsze zarządzanie projektami, zasobami oraz terminami. Uważam, że podejmowanie działań mających na celu usprawnienie procesów pracy i obsługi mieszkańców poprzez wykorzystanie nowoczesnych narzędzi i technologii jest dzisiaj koniecznością. Innowacje w dziedzinie zarządzania projektami mogą bowiem przynieść realne korzyści nie tylko samej jednostce, ale także lokalnej społeczności.
Doświadczenie Gminy Święciechowa pokazuje, jak istotną rolę odgrywa IC Project w codziennej pracy, szczególnie w kontekście instytucji publicznych. Dzięki niemu możliwe jest nie tylko efektywne zarządzanie zadaniami i zasobami, ale także lepsza komunikacja zespołowa oraz śledzenie postępów projektów na bieżąco. Dziękujemy Sekretarzowi Gminy, Panu Patrykowi Tomczakowi, za podzielenie się swoimi doświadczeniami z korzystania z naszego programu. Jego opowieść pokazuje, jak IC Project wspiera efektywność pracy administracji lokalnej, pomaga w lepszym planowaniu, koordynowaniu i realizacji projektów. Wnioski płynące z jego doświadczeń mogą być inspiracją dla innych, którzy szukają sposobów na usprawnienie zarządzania projektami i osiągnięcie lepszych wyników.
