Każdy, komu choć raz w życiu przyszło zarządzać kilkoma projektami jednocześnie, wie, jak czasochłonny, skomplikowany i wielowątkowy to proces. Oczywiście można pokusić się o próbę wykorzystania w tym celu zwykłego kalendarza, po co jednak przysparzać sobie dodatkowej pracy, skoro istnieją narzędzia, które mogą sprawić, że życie Project Managera stanie się prostsze? Wśród nich na uwagę zasługują rozwiązania oparte o cloud computing. Choć chmura nie jest oczywiście niczym nowym, to dopiero od niedawna model ten nabrał rozpędu zmieniając oblicze kolejnych obszarów biznesu, w tym zarządzania projektami. Co się kryje za tym odmienianym w ostatnim czasie przez wszystkie przypadki słowem i jak przekłada się to na jakość pracy PM-a?
Chyba nikt nie ma wątpliwości, że w koordynowaniu działań projektowych, kluczową rolę odgrywa czas. Wyobraźmy sobie sytuację , kiedy to pojawia się niespodziewany problem (a o taki w czasie realizacji projektu nietrudno) a pech chciał tego dnia zostawiliśmy służbowy laptop w firmie i nie mamy dostępu do kalendarza czy programu do zarządzania. Największą zaletą narzędzi opartych o chmurę, takich jak aplikacja IC Project, jest niezależność od dysku komputera i dedykowanych serwerów. To sprawia, że dostęp do swoich danych i możliwość koordynowania prac zespołu mamy 24 godziny na dobę, z każdego miejsca na ziemi. Wystarczy dowolne urządzenie z dostępem do internetu. Wygodne, prawda?
Elastyczność wynikająca z mobilnego dostępu to nie wszystko. Inną funkcjonalnością powiązaną z modelem cloud jest łatwość komunikacji. Narzędzia te umożliwiają prowadzenie dyskusji w czasie rzeczywistym a udostępnianie plików pozostałym członkom zespołu projektowego jest prostsze niż kiedykolwiek (docenią to ci, którzy znają problem różnych wersji dokumentów, zwłaszcza harmonogramów) . Na przykład IC Project pozwala dodatkowo, by każda rozmowa czy decyzja, która zapada, znalazła swój ślad w systemie. Czy można wyobrazić sobie cenniejszy materiał w sytuacji, kiedy będziemy chcieli przeanalizować cały proces realizacji projektu?
Na osobną uwagę zasługuje kwestia powiadomień. Dostęp online, możliwy dzięki chmurze, pozwala na synchronizację wbudowanego kalendarza z innymi popularnymi kalendarzami, jak Google czy iCal. Efekt? Nigdy więcej nie umknie ci żaden deadline czy termin spotkania, bo system odpowiednio wcześniej przypomni ci o nich. Jak to wygląda w IC Project? Oprócz powiadomień wysyłanych domyślnie przez aplikację mamy możliwość zdefiniowania również własnych przypomnień. Wiadomość w skrzynce mailowej pojawi się również w przypadku, kiedy to inny użytkownik zaktualizuje nasze zadanie.
Trudno nie zgodzić się z faktem, że chmurowa rewolucja na zawsze zmieniła jakość zarządzania projektem. Jeśli do przedstawionych funkcjonalności dodać jeszcze możliwość natychmiastowego użytkowania bez konieczności instalacji na dysku, intuicyjność obsługi, bezpieczeństwo przechowywanych danych oraz szybkość i niezawodność to przychodzi uznać, że bez cloudowych rozwiązań coraz trudniej już dziś wyobrazić sobie dzień pracy.
I kto teraz powie, że nie warto chodzić z głową w chmurach?
