Zarządzanie czasem pracy w środowisku projektów to wyjątkowe wyzwanie, zwłaszcza dla Project Managerów, którzy starają się utrzymać równowagę między estymacją a rzeczywistością. W dzisiejszym artykule przyjrzymy się temu zagadnieniu z perspektywy eksperckiej, analizując kluczowe aspekty estymacji czasu pracy, różnice między estymacją a ewidencją czasu, roli specjalistycznych narzędzi oraz praktycznym krokom do skutecznego zarządzania czasem w projekcie.

Estymacja czasu pracy – od czego w ogóle zacząć?

Estymacja czasu pracy to określania szacunkowego czasu pracy, który należy poświęcić na przykładowe zadanie, które musimy wykonać. Estymacja jest zazwyczaj tym, czego potrzebuje project manager od każdego członka zespołu projektowego, a z drugiej strony jako pracownik będziesz zobowiązany bądź zobowiązana do tego, by określić czasami przybliżoną estymację.

Kluczowe pytanie, które możemy sobie zadań na starcie: kto na starcie może najlepiej estymować czas pracy pewnego zadania? Bez Twojego doświadczenia i wiedzy specjalistycznej będzie to dość skomplikowane. Problem zniknie, kiedy będziesz dokładnie wiedzieć, ile warto estymować czasu na dane zadanie. Wracając do pierwszej sytuacji, najbardziej kompetentną osobą będzie osoba, która będzie to realizowała bądź osoba, która wie, jak zadanie będzie przebiegało w swojej realizacji i na podstawie własnej wiedzy będzie mogła określić planowany czas pracy na zadanie.

Jeśli więc jesteś nową osobą na pokładzie, zaczynasz dopiero w pewnej branży, nie znasz specyfiki pracy czy wdrażasz w ogóle pracę na pewnej metodologii, szukasz wtedy wsparcia. To wsparcie najłatwiej uzyskać w rozmowie z osobą, która będzie oddelegowana do zadania bądź od osoby, która jest doświadczona w przeróżnych zadaniach, zna tempo pracy innych, a także wszelkie szczegóły techniczne do wykonywania pewnych zadań. To pierwsza linia pomocy i optymalne podejście do tego, by rozpocząć skuteczne estymowanie czasu. Każde kolejne zadanie zagwarantuje więcej szczegółowych informacji.

Estymacja czasu pracy vs ewidencja czasu pracy

Estymacja czasu pracy i ewidencja czasu pracy to dwa różne pojęcia, choć oba są związane z zarządzaniem czasem w projektach. W definicji, estymacja czasu pracy to proces określania szacunkowego czasu, który jest potrzebny do wykonania konkretnej pracy lub zadania w ramach projektu, podczas gdy ewidencja czasu pracy to proces rejestrowania czasu, który jest rzeczywiście poświęcony na wykonanie określonej pracy lub zadania.

Mamy zatem tutaj zderzenie dwóch światów: planowanego i rzeczywistego. Bardzo często estymujemy, a więc planujemy czas pracy i zazwyczaj ma to swoje przełożenie w kontekście danego zadania. Ewidencja natomiast może się tyczyć również zadania, ale wiele firm prowadzi również ewidencję w systemie np. od-do, kiedy jesteśmy w biurze czy ogólnie dostępni w pracy.

My dzisiaj nie rozmawiamy o ogólnej ewidencji czasu pracy – typu: jestem, nie jestem w firmie: od-do. Bierzemy wszystko na warsztat w kontekście projektowym. A kontekst projektowy to nie tylko, ile pracujesz, ale ile zajmuje Ci dana czynność w tym projekcie. I to jest dla nas najważniejsze, to stanowi również niezwykle wymagające wyzwanie dla każdego project managera. Błędna estymacja, a także ogólne zarządzanie czasem pracy prowadzi do bardzo szerokich rozjazdów w projekcie.

Jak wspomóc estymację czasu pracy danymi?

Ogromne wsparcie w tym zakresie oferują specjalistyczne narzędzia, która posiadają funkcjonalności do mierzenia bądź raportowania czasu pracy. Tego typu programy automatycznie zagwarantują pewne przetworzenie danych i wskazanie, jak dany rodzaj zadania jest realnie czasochłonny.

W tym temacie warto podzielić narzędzia na dwie kategorie:

• program do zarządzania projektami z funkcjami do mierzenia i raportowania czasu pracy.
• narzędzia stricte do mierzenia i raportowania czasu pracy.

Program do zarządzania projektami z funkcjami do mierzenia i raportowania czasu pracy pozwala na pełne zarządzanie projektami i zadaniami, ale z automatycznymi możliwościami do tego, aby określić nie tylko estymację czasu pracy, ale poznać też realną czasochłonność obowiązków. Kluczowe w tym jest połączenie wszystkiego w całość. Nie wychodzisz poza jedno narzędzie.

Przykład: IC Project, który łączy zarządzanie projektami z mierzeniem i raportowaniem czasu pracy.

Narzędzie stricte do mierzenia i raportowania czasu pracy to de facto wycinek funkcjonalny kompleksowego programu do zarządzania projektami. Każde tego typu narzędzie oczywiście oferuje możliwość podpięcia czasu do zadania, ale to jednak tylko takie zajawki pełnego zarządzania zadaniami bądź projektami. Czasami jednak mogą zaoferować nawet więcej funkcji stricte czasowych, bo po prostu się w tym specjalizują. Co jednak dla Ciebie będzie lepsze? To już temat do indywidualnej analizy. My sugerowalibyśmy podejście bardziej kompleksowe, jednak Twoja potrzeba będzie najważniejsza.

Przykład: Toggl, TimeCamp czy Clockify.

Rekomendacja: Jeśli pracujesz z projektami i zadaniami, to zdecydowanie rozsądniejsze rozwiązanie jest połączenie tych dwóch aspektów w całość. To dwie płaszczyzny, które przenikają między sobą. Jedna wynika z drugiej. Czas planujesz do zadania, czas wyliczasz do zadania, zadania masz w projekcie. Rozdzielnie jednego z drugim może powodować więcej chaosu niż korzyści.

Czy mierzenie czasu pracy na projektach jest konieczne dla poprawnej estymacji?

Nie jest to obowiązek, ale jest to wielkie wsparcie dla osoby, które zarządza projektem. Jesteśmy przyzwyczajeni w obecnym świecie do pracy na danych, a to właśnie mierzenie czasu pracy nam te dane oferuje. To w dalszym etapie pozwala konfrontować plan vs rzeczywistość. Jeśli tylko planujemy, a póżniej nie weryfikujemy, nigdy nie zrobimy kroku do przodu.

Jeśli chcesz pracować skutecznie z projektami, odpowiednio estymować czas pracy, a następnie wprowadzać zmienne, poprawki, dostosowywać swoje plany, musisz mieć twarde dane.

Najpopularniejsze sposoby na mierzenie czasu pracy, to:

• time tracker wyliczający automatycznie czas pracy
• ręczne określenie poświęconego czasu pracy

Korzystając ze specjalnych narzędzi, idzie za tym pełna wizualizacja danych, timesheet, raporty tabelaryczne bądź wizualne. To ogromne wsparcie dla każdej osoby zarządzającej, ale też po stronie pracownika, który czas raportuje. Kluczowe jest wiedzieć, ile czasu zostało już zaraportowane, bo o pomyłki w tym aspekcie nie jest ciężko.

Planuj z zapasem, by się nie zaskoczyć.

Świat idealny niestety nie istnieje, a tym samym nie istnieją projekty idealne. W każdej pracy musisz przewidzieć potencjalne zmiany, blokady pracy czy czy problemy techniczne. To wszystko może błyskawicznie odmienić Twoje wstępne estymacje, może, ale nie musi. By tak było…

Zawsze planuj z pewnym marginesem. Żadna osoba nie poświęca pełnego czasu pracy na realną pracę. Idziemy na kawę, zjeść, porozmawiać, u nas czasami nawet pogramy w bilarda. To dość naturalne, by trzymać wysoką produktywność. Jeśli nie chcesz się zawieźć, a potem przestawiać zadań na swoim harmonogramie to przewiduj nieco więcej czasu niż mówią o tym dane. Jeśli zwolnią się moce przerobowe członka zespołu projektowego, z łatwością znajdziesz mu zadanie. Pamiętaj, że warto również zaplanować czas na spotkania projektowe, które czasami trwają kilka ładnych godzin.

Zarządzaj zadaniami i podejmuj decyzje, by mieć kompleksowość informacji.

Aby zarządzać skutecznie czasem na projektach, musisz mieć komplet informacji. Jeśli tego nie uzyskasz, nigdy nie będziesz w stanie odpowiednio wyestymować czasu pracy, porównać z wynikami realnymi, a tym samym skutecznie zarządzać czasem pracy w środowisku projektów.

Ty rozdzielasz zadania, Ty zarządzasz zasobami w kontekście tych zadań, Ty znasz estymację czasu pracy i Ty określasz potencjalne terminy tych zadań. Masz informacje o innych potencjalnych zadaniach, o tym, że pracownik będzie na urlopie w danym okresie czy, że musi wziąć udział w spotkaniu dotyczącym innego projektu. Jeśli nie uzyskasz kompleksowości informacji, z łatwością się zgubisz na pierwszym, możliwym zakręcie, a tym będzie chociażby wypadający członek zespołu projektowego na najbliższe dwa dni. Dlaczego? Dlatego, że o tym po prostu nie wiedziałeś lub nie wiedziałaś.

Action Plan dla sytuacji: nie prowadzimy ewidencji czasu pracy w zespole, od czego zacząć?

• Przedstaw cel wprowadzenia ewidencji czasu pracy.
• Ustal sposób mierzenia i raportowania czasu pracy w otwartej dyskusji.
• Rozważ wybór odpowiedniego narzędzia, które pasuje do specyfiki zespołu.
• Wprowadź nawyk raportowania czasu pracy wśród pracowników.
• Nie zrażaj się pierwszymi trudnościami w raportowaniu czasu.
• Rozważ dodatkowe korzyści dla zespołu wynikające z ewidencji czasu pracy.
• Bieżąco reaguj na sytuacje wymagające dostosowania.

Skuteczne zarządzanie czasem pracy w środowisku projektowym to nie tylko wyzwanie, ale także klucz do sukcesu projektu. Analiza estymacji czasu, stosowanie specjalistycznych narzędzi, planowanie z marginesem i bieżące monitorowanie postępów to kluczowe elementy, które pozwalają unikać rozbieżności między planem a rzeczywistością. Dzięki tym praktykom, project managerzy mogą efektywnie kierować zespołem i dostarczać projekty zgodnie z założeniami czasowymi. Jesteśmy przekonani, że będziesz w stanie wyciągnąć z tego artykułu maksa dla efektywności pracy Twojego zespołu, a tym samym zarządzanie czasem pracy na projektach wskoczy na kompletnie inny poziom, niż jest obecnie.