Ewidencja czasu pracy to niezwykle ważny element w funkcjonowaniu każdej firmy. Wiele osób jednak omylnie podchodzi do tematu. Ewidencja nie służy wnikliwej kontroli pracownika, a pozwala określać realną czasochłonność projektów lub zadań. Docelowo cały proces wpływa na realne określanie rentowności projektów, co poprawia trafność przygotowania wyceny. Wiele procesów w firmie zazębia się i wynika z ewidencji czasu pracy. W tym artykule przedstawiamy 11 najlepszych programów do ewidencji i mierzenia czasu pracy. Który warto wybrać? Zerknij.
Ranking 11 najlepszych programów do ewidencji i mierzenia czasu pracy
1. IC Project
IC Project to narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami, które oferuje dedykowane funkcjonalności do ewidencji oraz mierzenia czasu pracy. Kluczowa wartość tego polskiego programu to fakt, że jest to rozwiązanie kompleksowe. Korzystając z IC Project, otrzymujesz naturalne środowisko w którym pracujesz na projektach i zadaniach, a dodatkowo widzisz klarowną i transparentną czasochłonność zadań i projektów. Jeśli chcesz iść krok dalej, możesz to również zrobić z IC Project, ponieważ do każdego projektu to narzędzie przedstawia świetny moduł finansowy. Z jego wykorzystaniem, mierzony i raportowany czas pracy automatycznie przelicza się na koszty z wykorzystaniem odpowiednio zdefiniowanych stawek godzinowych. Brzmi dobrze, prawda?
IC Project to narzędzie niezwykle kompleksowe dla każdej firmy. Oferuje autorskie połączenie funkcjonalności pomiędzy prowadzonymi projektami i zadaniami, a ewidencją czasu pracy uszytą w specjalnie przygotowanych funkcjonalnościach. Wszystkie wprowadzane dane można pokazać w wizualnych raportach, a tym samym wreszcie poznać czasochłonność czy rentowność projektów. Wszystko w jednym, kompleksowym i bardzo intuicyjnym narzędziu. Zaznaczmy również, że system zbudowany został na najnowszej technologii, gdzie zadbano o każdy szczegół po stronie odbioru użytkownika – to sprawia, że zespoły chcą pracować w tym narzędziu, znając jego wartość.
Jeśli chcesz poznać bliżej IC Project, zawsze możesz umówić się na dedykowaną i darmową prezentację narzędzia lub przetestować we własnym zakresie. Kluczowy argument to fakt, że w IC Project w ogromnym stopniu stawia się na wsparcie klienta – Twoja firma zawsze będzie otoczona pełną opieką techniczna oraz wdrożeniową. Trzeba przyznać, że to prawdziwa polska jakość.
2. Fanurio
Fanurio to dość prosta aplikacja do mierzenia i rozliczania czasu pracy. W większym stopniu przeznaczona jest dla freelancerów oraz małych zespołów. Narzędzie może posłużyć do kontroli czasu w obowiązkach prywatnych, jak i firmowych. W Fanurio znajdziemy połączenie z projektem – zaznaczmy jednak, że nie jest to narzędzie do zarządzania projektami. Pozwala natomiast sklasyfikować zmierzony czas w odpowiednie miejsce, co docelowo pomoże rozliczyć projekt. Organizacja projektowa bardziej polega na przyporządkowaniu czasu do folderu projektowego, więc oferuje troszeczkę pracę dookoła, aczkolwiek dla niektórych firm może to być skuteczna metoda.
W tej aplikacji możemy generować również proste raporty, które pozwolą wyciągnąć informacje o realnej produktywności Twojej lub całego zespołu. To bez wątpienia ważna funkcjonalność przy ewidencji czasu pracy. Aplikacja niestety nie działa w formie chmurowej, a należy ją pobrać na swój komputer. W tym momencie, dostępne są opcje Mac OS + Windows + Linux. Obecnie wiele firm przechodzi na rozwiązania chmurowe dla swojej wygody, co tutaj może być sporym problemem.
Interfejs aplikacji Fanurio pozostawia wiele do życzenia. Nie jest to system zbudowany na najnowszej technologii – przypomina pracę na starszych systemach. Widać także, że twórcy starają się pracować nad rozwojem narzędzia, ale update wprowadzany jest raz na kwartał, co niestety może uniemożliwić szybszy rozwój. Reasumując, może to być zdecydowanie narzędzie funkcjonalne, natomiast kluczowe są Twoje potrzeby. W pracy freelancera to ciekawy wybór – stawiając jednak na narzędzie dla firmy obawiamy się, że to zdecydowanie zbyt prosta i mało intuicyjna aplikacja.
3. Clockify
Clockify to aplikacja do ewidencji i mierzenia czasu pracy. Nie jest zbyt skomplikowana, a wręcz została wyposażona w kluczowe funkcjonalności oparte na intuicyjnym interfejsie. Oczywiście polega na odpaleniu dedykowanego zegara pod każde wyszczególnione zadanie, dzięki czemu aplikacja automatycznie będzie wyliczała czas poświęcany na obowiązki. Może funkcjonować w bardzo różnej formie – dla firmy, zespołu bądź indywidualnie. Wszystko zależy od Twoich potrzeb.
W ramach dodatkowych funkcjonalności w Clockify znajdziemy m.in. kalendarz z zadaniami, funkcję połączenia czasu z projektami czy wizualne raporty pozwalające zarządzać kompleksowo czasem pracy. Narzędzie zostało wyposażone w bardzo prosty moduł finansowy, co pozwoli spiąć zarejestrowany czas pracy z obowiązkami nad którymi pracujemy i wszystko rozliczyć.
Clockify to bardzo ciekawy program do ewidencji czasu pracy. Nie ma żadnych skomplikowanych funkcjonalności, a jest typowym narzędziem do zarządzania czasem pracy – od jego mierzenia, poprzez klasyfikację do projektów aż po proste schematy rozliczeniowe. Dla bardzo małych zespołów, może okazać się funkcjonalnym rozwiązaniem. Przy kilkunastoosobowych z szerszymi procesami funkcjonalność może okazać się niestety zbyt mała, aczkolwiek wszystko oczywiście pozostaje do pełnego przetestowania. Niestety na polskim rynku sporym negatywnym aspektem jest dostępność Clockify jedynie w języku angielskim – może to być spore utrudnienie dla pracownika oraz w każdej formie wsparcia firmy.
4. TimeCamp
TimeCamp to polska aplikacja do ewidencji czasu pracy, która pozwala połączyć kilka kluczowych aspektów. W TimeCamp możemy typowo zmierzyć poświęcany czas pracy – od czasu poświęcanego na zadania, przez urlopy, aż po nadgodziny. W tym narzędziu znajdziemy również ciekawy widok aktywności bieżącej. Krótko mówiąc, sprawdzimy kto nad czym w obecnej chwili pracuje. To może być ciekawe rozwiązanie do bieżącej kontroli i monitorowania aktywności na teraz.
Jeśli mamy czas pracy, musimy mieć również zadania i TimeCamp to zdecydowanie oferuje. Trzeba jednak zaznaczyć, że absolutnie nie jest to narzędzie do zarządzania zadaniami, a aplikacja do ewidencji czasu pracy z zadaniami do których można podpiąć zmierzony czas. Mimo to, jeśli chcesz tylko sklasyfikować poświęcany czas w odpowiednie miejsce, to zdecydowanie otrzymasz.
Warto również zaznaczyć, że TimeCamp został wyposażony w prosty moduł do wystawiania faktur. Tym samym, otrzymujemy bardzo podobne połączenie funkcjonalności jak m.in. w Clockify. Jest to zatem narzędzie łączące ewidencje czasu pracy z prostymi zadaniami i sferą rozliczeniową. Trzeba również dodać, że aplikacja wygląda bardzo ładnie i posiada nowoczesny intefejs, co w obecnych czasach bardzo często jest kluczowym aspektem przy ewentualnym poszukiwaniu rozwiązań.
5. DeskTime
DeskTime to kolejna ciekawa aplikacja do ewidencji czasu pracy, tym razem zagraniczna. Narzędzie kierowane jest do małych zespołów oraz freelancerów. Pozwala uzyskać kontrolę nad realnym czasem pracy poprzez różne formy mierzenia – za pomocą stopera, w formie ręcznej czy z wykorzystaniem metody Pomodoro. W DeskTime dostępna również jest aplikacja mobilna, która pozwala pracować, mierzyć i raportować czas pracy z obowiązków w terenie poza biurem.
Jak w wielu powyższych aplikacjach, w DeskTime znajdziemy połączenie mierzonego czasu z projektem. Będzie to jednak działało na zasadzie prostej klasyfikacji – nie jest to oczywiście narzędzie do zarządzania projektami lub zadaniami. Idąc dalej, czas pracy mamy możliwość połączyć z prostym wyliczeniem finansowym, a także wystawieniem faktury. Jak widzimy, wszystkie powyższe aplikacje starają się połączyć czas pracy z klasyfikacją projektową i finansową. Kluczowa różnica to poziom zaawansowania funkcjonalności, bo połączenie z projektem w narzędziu, a prowadzenie projektów z funkcjami raportowania czasu pracy to dwa kompletnie różne aspekty. Musisz o tym pamiętać.
DeskTime zdecydowanie może okazać się funkcjonalną aplikacją, ponieważ posiada wiele ciekawych możliwości do ogólnego zarządzania czasem pracy. Całe narzędzie zostało oparte na funkcjach mierzenia, a do tego zostały dobudowane m.in. moduły projektowe lub fakturowe. System, jak na aplikację skierowaną do zarządzania czasem nie jest niestety tani, bo ceną przewyższa m.in. przedstawione w zestawieniu IC Project, które jest narzędziem zdecydowanie bardziej kompleksowym, a przy tym dostępnym w języku polskim.
6. Kadromierz
Kadromierz to platforma chmurowa, która umożliwia tworzenie elastycznych grafików pracy, raportowanie czasu pracy oraz zarządzanie budżetem. Narzędzie to pozwala na łatwe planowanie i dostosowywanie grafików pracy do zmieniających się potrzeb organizacji. Dzięki funkcji raportowania pracodawcy mogą łatwo analizować dane dotyczące czasu pracy oraz efektywności zespołów, co sprzyja lepszemu zarządzaniu zasobami ludzkimi.
7. Quickbooks
Quickbooks to wszechstronne rozwiązanie, które łączy funkcje ewidencji czasu pracy z zarządzaniem finansami. Dzięki integracji z systemami księgowymi, Quickbooks umożliwia dokładne śledzenie czasu pracy oraz automatyczne generowanie faktur. Jest to idealne narzędzie zarówno dla małych, jak i dużych firm, które chcą zintegrować funkcje ewidencji czasu pracy z zarządzaniem finansami w jednym systemie.
8. Calamari
Calamari to innowacyjne narzędzie, które wykorzystuje technologię iBeacon do bezkontaktowej rejestracji czasu pracy. Dzięki temu pracownicy mogą rejestrować swoje godziny pracy bez konieczności korzystania z tradycyjnych kart zegarowych. System ten jest szczególnie przydatny w organizacjach, które chcą zminimalizować kontakt fizyczny i zwiększyć wydajność procesów rejestracji czasu pracy.
9. Jibble
Jibble to nowoczesne narzędzie, które wykorzystuje technologie rozpoznawania twarzy i geolokalizacji do rejestracji czasu pracy. Dzięki temu pracodawcy mogą mieć pewność, że rejestrowanie czasu pracy jest dokładne i zgodne z rzeczywistością. Funkcje te są szczególnie przydatne w organizacjach z rozproszonymi zespołami lub pracownikami pracującymi zdalnie.
10. Beebole
Beebole to narzędzie do ewidencji czasu pracy, które oferuje zaawansowane funkcje kontroli kosztów projektów. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i możliwości integracji z innymi aplikacjami, Beebole umożliwia dokładne śledzenie czasu pracy oraz analizę kosztów związanych z realizacją projektów. Jest to idealne rozwiązanie dla firm, które chcą zminimalizować ryzyko przekroczenia budżetu i zwiększyć efektywność operacyjną.
11. RescueTime
RescueTime to narzędzie, które pomaga zwiększyć efektywność pracy poprzez monitorowanie czasu spędzonego na różnych aktywnościach oraz blokowanie stron internetowych, które mogą być źródłem rozpraszania uwagi. Dzięki RescueTime użytkownicy mogą lepiej zarządzać swoim czasem i koncentrować się na najważniejszych zadaniach, co prowadzi do większej produktywności i lepszych wyników pracy.
Jak Clicktime wspiera monitorowanie czasu i kosztów?
Clicktime to zaawansowane narzędzie do monitorowania czasu i kosztów, które pozwala na śledzenie czasu pracy oraz analizę kosztów związanych z realizacją projektów. Dzięki funkcjom raportowania i integracji z innymi systemami, Clicktime umożliwia bardziej efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi i finansowymi w organizacji.
Czym jest Hubstaff i jak wspiera pracowników zdalnych?
Hubstaff to narzędzie do zarządzania pracą zdalną, które oferuje funkcje monitorowania czasu pracy, robienia zrzutów ekranu oraz generowania raportów. Dzięki Hubstaff pracodawcy mogą mieć pełną kontrolę nad czasem pracy swoich pracowników, niezależnie od ich lokalizacji, co umożliwia rejestrację czasu pracy z dowolnego miejsca. Narzędzie to jest szczególnie przydatne w organizacjach z zespołami rozproszonymi, które potrzebują elastycznych i efektywnych rozwiązań do zarządzania czasem pracy.
Dlaczego potrzebujesz monitorować czas pracy w swojej firmie?
Monitorowanie czasu pracy w firmie jest niezwykle ważne, ponieważ pozwala na efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi, poprawę produktywności i redukcję kosztów. Dzięki elektronicznej ewidencji czasu pracy, możesz łatwo śledzić czas pracy pracowników, kontrolować zgodność planu pracy i zapewnić pracownikom odpoczynku dobowego. Ponadto, elektroniczne wnioski urlopowe i delegacje redukują błędy i ułatwiają zarządzanie czasem pracy. Wprowadzenie systemu rejestracji czasu pracy pozwala na bieżące monitorowanie i analizowanie danych, co sprzyja lepszemu planowaniu i optymalizacji procesów biznesowych. Dzięki temu, organizacja może skuteczniej alokować zasoby i unikać marnotrawstwa czasu.
Jak Kodeks Pracy reguluje ewidencję czasu pracy?
Kodeks Pracy w Polsce stanowi podstawowy dokument regulujący kwestie związane z czasem pracy. Zgodnie z jego przepisami, pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika. Jej celem jest zapewnienie przestrzegania norm czasu pracy, w tym godzin nadliczbowych, pracy w nocy, dni wolnych oraz urlopów. W Kodeksie Pracy określone są również zasady dotyczące przerw, które przysługują pracownikom, oraz minimalne wymagania dotyczące odpoczynku dobowego i tygodniowego. Warto również zaznaczyć, że w przypadku pracowników otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę w porze nocnej, pracodawcy nie mają obowiązku rejestrowania czasu pracy, co upraszcza zarządzanie kosztami.
Jakie są wymagania Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej dotyczące dokumentacji?
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej rozwija przepisy Kodeksu Pracy, precyzując wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja ta powinna zawierać dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także informacje o wszelkich odstępstwach od normatywnego czasu pracy. Pracodawcy muszą zadbać o to, by ewidencjonowanie czasu pracy było dokładne, regularne i zgodne z obowiązującymi przepisami. Wymogi te mają na celu ochronę praw pracowniczych oraz zapewnienie jasności i transparentności w relacjach między pracodawcą a pracownikiem. Prowadzenie rejestracji czasu pracy może odbywać się za pomocą różnych narzędzi, takich jak karty zbliżeniowe czy aplikacje mobilne, co ułatwia monitorowanie obecności i zgodności z przepisami prawa pracy.
Jak zmiany w prawie wpływają na ewidencję czasu pracy?
Zmiany w przepisach prawnych, zarówno na poziomie krajowym, jak i unijnym, mają znaczący wpływ na sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przykładowo, wprowadzenie RODO w 2018 roku zmusiło wiele firm do przemyślenia sposobu, w jaki zbierają i przechowują dane osobowe pracowników. Ponadto, nowe technologie, takie jak aplikacje mobilne i systemy oparte na chmurze, umożliwiają tworzenie bardziej dynamicznych i elastycznych form ewidencjonowania czasu pracy. Pracodawcy muszą być świadomi tych zmian, aby zapewnić zgodność z przepisami i jednocześnie wykorzystać nowe możliwości technologiczne w celu poprawy efektywności operacyjnej.
Jakie są zalety elektronicznej ewidencji czasu pracy?
Elektroniczna ewidencja czasu pracy przynosi wiele korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Automatyzacja procesów pozwala na bardziej precyzyjne i mniej czasochłonne zarządzanie czasem pracy, co z kolei prowadzi do poprawy efektywności i redukcji kosztów.
Dodatkowo, systemy te umożliwiają składanie elektronicznych wniosków urlopowych, co zwiększa efektywność i oszczędza czas zarówno pracodawców, jak i pracowników.
Jak automatyzacja procesów wpływa na zarządzanie czasem pracy?
Automatyzacja procesów ewidencjonowania czasu pracy eliminuje konieczność ręcznego prowadzenia dokumentacji, co minimalizuje ryzyko błędów ludzkich. Systemy elektroniczne pozwalają na bieżące monitorowanie czasu pracy, a także generowanie raportów i analiz, które mogą być wykorzystane do optymalizacji procesów biznesowych. Pracodawcy mogą łatwiej identyfikować obszary, w których dochodzi do marnotrawstwa czasu, oraz podejmować działania mające na celu poprawę wydajności. Dodatkowo, pracownicy mają możliwość samodzielnego śledzenia swojego czasu pracy, co sprzyja większej odpowiedzialności i transparentności. Automatyzacja procesów rozliczania czasu pracy prowadzi do oszczędności czasu oraz zwiększenia przejrzystości w zarządzaniu grafikiem i obecnością pracowników.
W jaki sposób RODO wpływa na przetwarzanie danych osobowych w kontekście ewidencji czasu?
RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, wprowadziło surowe zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym danych związanych z ewidencją czasu pracy. Pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia, że wszelkie dane zbierane i przechowywane w ramach ewidencji czasu pracy są chronione i używane zgodnie z prawem. Oznacza to konieczność wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, takich jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu oraz regularne audyty. Wprowadzenie RODO wymusiło na pracodawcach większą transparentność i odpowiedzialność w zakresie zarządzania danymi osobowymi, co przyczyniło się do zwiększenia zaufania pracowników do systemów ewidencji czasu pracy.
Bezpieczeństwo danych w elektronicznej ewidencji czasu pracy
Bezpieczeństwo danych jest kluczowym aspektem elektronicznej ewidencji czasu pracy. Systemy do ewidencji czasu pracy powinny zapewniać bezpieczne przechowywanie danych, aby chronić prywatność pracowników i zapobiec nieuprawnionemu dostępowi. Warto wybrać system, który spełnia wymagania RODO i zapewnia szyfrowanie danych. Odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, takie jak kontrola dostępu i regularne audyty, są niezbędne do zapewnienia, że dane są przetwarzane zgodnie z przepisami. Dzięki temu pracodawcy mogą zyskać zaufanie pracowników i uniknąć potencjalnych problemów prawnych związanych z naruszeniem ochrony danych osobowych.
Aplikacja mobilna do elektronicznej ewidencji czasu pracy
Aplikacja mobilna do elektronicznej ewidencji czasu pracy jest niezwykle przydatna, ponieważ pozwala pracownikom na rejestrację czasu pracy w dowolnym miejscu i czasie. Aplikacja mobilna powinna być łatwa w użyciu, intuicyjna i zapewniać szybki dostęp do danych. Warto wybrać aplikację, która jest dostępna na różnych platformach mobilnych, co umożliwia pracownikom korzystanie z niej niezależnie od używanego urządzenia. Dzięki aplikacji mobilnej, pracownicy mogą szybko i wygodnie rejestrować swoje godziny pracy, co sprzyja większej dokładności i transparentności ewidencji czasu pracy.
Jakie są obowiązki pracodawcy i pracownika w zakresie ewidencji czasu pracy?
Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mają określone obowiązki w zakresie ewidencji czasu pracy, które wynikają z przepisów prawa pracy oraz wewnętrznych regulaminów organizacji.
Warto zaznaczyć, że pewne grupy pracowników, w tym ci, którzy zarządzają zakładem pracy, są wyłączone z niektórych regulacji dotyczących ewidencji czasu pracy.
Jakie są obowiązki pracodawcy w prowadzeniu ewidencji czasu pracy?
Pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia dokładnej ewidencji czasu pracy swoich pracowników, zgodnie z wymaganiami Kodeksu Pracy i Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Powinni oni zapewnić, że ewidencja jest prowadzona w sposób regularny i zgodny z prawem, a także że jest dostępna do wglądu dla odpowiednich organów kontrolnych. Pracodawcy muszą również dbać o ochronę danych osobowych pracowników oraz zapewnić, że wszelkie dane dotyczące czasu pracy są przetwarzane zgodnie z RODO.
Jak pracownik powinien dokumentować swoje przepracowane godziny?
Pracownicy mają obowiązek dokładnego dokumentowania swojego czasu pracy, zgodnie z procedurami ustalonymi przez pracodawcę. Powinni oni regularnie aktualizować swoje ewidencje czasu pracy oraz zgłaszać wszelkie nieprawidłowości lub odstępstwa od normatywnego czasu pracy. Dbałość o dokładność ewidencji czasu pracy jest kluczowa nie tylko dla pracodawcy, ale również dla pracownika, który dzięki temu może dochodzić swoich praw w przypadku sporu dotyczącego wynagrodzenia czy nadgodzin.
Jakie są wyzwania i przyszłość ewidencji czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy stoi przed wieloma wyzwaniami, związanymi zarówno z dynamicznymi zmianami prawnymi, jak i postępem technologicznym. Organizacje muszą być przygotowane na adaptację do nowych realiów, aby zapewnić efektywność i zgodność z przepisami.
Jakie nowe technologie mogą wpłynąć na przyszłość ewidencji czasu pracy?
Przyszłość ewidencji czasu pracy jest nierozerwalnie związana z postępem technologicznym. Nowe technologie, takie jak sztuczna inteligencja, blockchain, czy Internet Rzeczy (IoT), mogą zrewolucjonizować sposób, w jaki organizacje rejestrują i zarządzają czasem pracy swoich pracowników. Przykładowo, sztuczna inteligencja może być wykorzystywana do analizowania wzorców pracy i przewidywania potrzeb kadrowych, podczas gdy blockchain może zapewnić niezmienność i transparentność danych związanych z czasem pracy. Internet Rzeczy może z kolei umożliwić automatyczną rejestrację czasu pracy na podstawie lokalizacji i aktywności pracowników.
Wdrożenie elektronicznej ewidencji czasu pracy w firmie
Wdrożenie elektronicznej ewidencji czasu pracy w firmie może być łatwe i szybkie. Warto wybrać system, który jest łatwy w użyciu i zapewnia szybki dostęp do danych. Przed wdrożeniem systemu, warto przeprowadzić szkolenie pracowników, aby zapewnić, że będą oni w stanie efektywnie korzystać z systemu. Kluczowe jest również dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb organizacji, co może obejmować integrację z innymi narzędziami używanymi w firmie. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i wsparciu, wdrożenie elektronicznej ewidencji czasu pracy może przynieść znaczące korzyści, takie jak zwiększona efektywność operacyjna i lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi.
Jeśli chcesz, odkryj również zestawienie najlepszych programów do zarządzania projektami, które połączą świat projektów i ewidencji czasu pracy.
