Ile razy zdarzyło się tak, że klient napisał do Was maila z prośbą o przesłanie kopii jakiegoś pisma lub też szef poprosił o ostateczną wersję podpisanej kilka miesięcy wcześniej umowy? W świecie idealnym dokumenty te w wersji cyfrowej znajdują się w CRM, gdzie ma do nich dostęp grupa wybranych osób, która to w każdej chwili je pobrać, wydrukować lub przesłać do dowolnej osoby. W świecie rzeczywistym nie wszystko jest już tak różowe. W wielu firmach nadal królują segregatory oraz przepełnione dokumentami szafy, w których leżą tony pism. Dlaczego warto pomyśleć nad rozwiązaniami do zarządzania przepływem dokumentów w naszych firmach? Postaramy się odpowiedzieć na to pytanie.
Document Management – sposób na uproszczenie naszego życia
Zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie to sposób na łatwiejsze zarządzanie całym biznesem. Nie są to puste słowa. Wystarczy przyjrzeć się kilku statystykom.
W 2012 roku IDC przeprowadziło ogólnoświatową ankietę wśród pracowników działów IT. Wyszło z niej, że takie problemy jak: brak możliwości otwarcia załączników z dokumentami, szukanie potrzebnych dokumentów, niezgodność dokumentów i inne niewielkie problemy w przepływie i odbiorze dokumentacji przekłada się na 21% spadek wydajności pracowników.
Firma Harris Interactive przeprowadziła badania wśród 1000 pracowników, którzy korzystają z komputerów i przesyłają każdego dnia pliki z dokumentami do klientów. Była to grupa osób, która codziennie ze swoich skrzynek przesyłała do klientów oraz podwykonawców setki pism. Z racji edytowania tych samych maili, często mieli oni problem z odnalezieniem wysłanych lub otrzymanych dokumentów. Badanie to miało na celu jednak zbadanie innego wskaźnika. Okazuje się bowiem, że 92% pracowników umysłowych, niezależnie od ich miejsca pracy (sektor prywatny czy też państwowy), ma codziennie kontakt z dokumentami przesyłanymi drogą papierową oraz elektroniczną.
W tym samym badaniu okazało się, że 83% pracowników ma problemy z wersjami zapisywanych dokumentów. Chodzi o to, że jeśli pracownik X wprowadzi zmiany do pliku i prześle je dalej, a nie wszyscy odbiorcy przeczytają jego wiadomość, będą nadal pracować na starej wersji.
Raport M-Files ECM podaje, że specjaliści tracą w pracy około 18 minut na poszukiwanie odpowiednich dokumentów, a 50% swojego czasu spędzają na sporządzanie niepotrzebnych wersji dokumentów.
Digitalizacja wydaje się być rozwiązaniem
Czytając podręczniki o metodologii Lean, można znaleźć czasem przykłady firm, które przy jej pomocy poradziły sobie z marnotrawieniem środków. Jedno z amerykańskich przedsiębiorstw dzięki zmianom wprowadzonym w przepływie dokumentów oraz w ich archiwizacji tygodniowo zaoszczędziło 40 godzin pracy komórki związanej z ich segregowaniem. Wszystko dzięki doprowadzeniu do sytuacji, w której dokumenty nie były rozdzielane, a następnie dostarczane na biurka pracowników w budynku, a jedynie skanowane i umieszczane w chmurze, a następnie odpowiednie działy otrzymywały informacje, jakie dokumenty pojawiły się i do kogo są skierowane. Całość posiadała dodatkowo przejrzysty system nazewnictwa oparty na kolorach, kategoriach i numerach.
Coraz więcej firm myśli o cyfryzacji. Daje ona bowiem możliwości uaktualniania dokumentów, łatwego ich opisania i przydzielania dostępów odpowiednim osobom. Dlatego decydując się na instalowanie w firmie rozwiązań CRM, warto wybierać te, które umożliwiają łatwe zarządzanie elektronicznymi dokumentami i automatycznie uaktualniają wersję po jej zmianie. Dzięki temu każdy zainteresowany pracownik będzie miał dostęp do najbardziej aktualnych z nich.
Cyfrowe podpisy i edycja PDF-ów
Podpisy cyfrowe to rozwiązanie, które ułatwia pracę z dokumentami. 45% firm podaje, że mniej więcej tydzień zajmuje przeprocesowanie podpisu pod umową lub innym dokumentem. Wszystko przez to, że musi on przejść kolejne szczeble w firmie. Powoduje to, że na każdym z nich tracimy około 100 zł. Wystarczy jednak z całego procesu wyeliminować papier i długopis, a czas ten skraca się o 80%. Rozwiązaniem jest właśnie podpis elektroniczny.
Kolejna sprawa to edycja dokumentów cyfrowych. Wydaje się, że PDF stał się formatem, który jest już na tyle powszechny, że nie powinno być problemu z jego edytowaniem w każdej firmie. To niestety błędne myślenie. 75% dużych firm nie ma oprogramowania, które pozwala dokonywać zmian w PDF-ach. To zły kierunek działania. Edycja dokumentów PDF, szczególnie wewnątrz organizacji, jest praktycznie obowiązkowa. Wszystko dlatego, że ogromna liczba programów eksportuje nam pliki do tego formatu. Często są to faktury, korekty, umowy, dokumenty wymagające dodania uwag i sugestii. Konieczność ich drukowania lub konwersji na inne formaty to strata czasu i pieniędzy.
Jakie narzędzia będą pomocne?
Jeśli nie mamy własnego CRM, to warto skorzystać z dostępnych na rynku narzędzi, które pozwalają grupie pracowników w łatwy sposób dzielić się dokumentami oraz dopisywać je do zadań. Najprostsze z nich to Google Docs, które może nie do końca daje wszystkie potrzebne nam opcje, ale najważniejsze, że daje możliwość tworzenia dokumentów z różnymi poziomami dostępów. Inne dostępne rozwiązania to na przykład IC Project, które pozwala dopisać dokumenty do zadań i pracowników. W dużych firmach mogą być to jednak rozwiązania niewystarczające. Dlatego warto rozejrzeć się za narzędziami dedykowanymi lub abonamentowymi. W Polsce jest kilka firm, które pozwalają na przykład na obsługę uzależnioną od liczby pracowników. Trzeba też jednak liczyć się z tym, że dedykowane rozwiązania nie są tanie, dają jednak ogrom możliwości, których nie ma w darmowych narzędziach.
Analiza obiegu dokumentów w firmie może przynieść nam wiele ciekawych wniosków. Może się bowiem okazać, że procedury oraz ścieżki są po prostu zbyt skomplikowane lub niepotrzebne. Dzięki temu nie tylko możemy oszczędzać czas pracowników, ale także pieniądze. Warto zdecydować się na cyfrową dystrybucję dokumentów, zrezygnować z papierowych tam, gdzie jest to możliwe i – co najważniejsze – doprowadzić do sytuacji, w której prosty system archiwizacji pozwoli szybko i łatwo odnaleźć potrzebne nam dokumenty.
