Komunikacja przede wszystkim

project communication

Interpretacja zadania jest różna w zależności od tego kto je czyta. Zazwyczaj dzieje się tak, że zadania które są dobrze opisane, są zrozumiałe dla wykonującego. Nie potrzeba zatem żadnych dodatkowych ustaleń co do treści. Zdarza się i tak, że dwie różne osoby różnie zrozumieją sens przekazu. Być może dlatego, że przekaz jest niejasny a być może nie został należycie zrozumiany. W obu tych przypadkach efekt końcowy będzie daleki od zamierzonego. Z czym to się wiąże?

Jeśli zadanie jest pojedynczym zleceniem, które istnieje jako osobny byt, od którego nie zależą następujące po sobie kolejne działania, tracimy jedynie czas na poprawki. W przypadku małego zadania – niewielki, w przypadku dużego – znaczny, co przekłada się na efektywność pracownika oraz wynik finansowy projektu. Gorzej jeśli zadanie źle zrozumiane i źle wykonane jest podstawą do dalszych działań. Od niego zależą prace, które po nim następują. Efekt bywa katastrofalny w skutkach. Klient coś zamówił, zleceniobiorca odebrał zlecenie, następnie je wykonał i oddał klientowi gotowy produkt czy usługę. Niestety klient nie dostał tego co tak naprawdę zamówił. Dość wyraźnie ilustruje to poniższy przykład zamówienia i dostarczenia zamówionego towaru do klienta.

 

Sytuacja jest patowa, ponieważ często zdarza się tak, że obydwie strony mają rację. Wina leży zatem po obu stronach. Z jednej strony zleceniobiorca nie określił dokładnie przedmiotu zamówienia, z drugiej zaś klient nie upewnił się, że wykonawca zrozumiał jego założenia co do dostarczenia towaru bądź usługi.

Dlatego komunikacja jest tak ważna podczas prowadzenia projektu i to na każdym jego etapie. Począwszy od zamówienia i spisania wymagań, poprzez akceptowanie etapów aż po odbiór końcowy.

Inną kwestią jest wewnętrzna komunikacja pomiędzy członkami zespołu, pracującego nad jednym bądź kilkoma zadaniami wspólnie. Zrozumienie tematu pozwoli w efekcie zaoszczędzić niepotrzebnego stresu i ciągłych poprawek, które kosztują firmę dodatkowe pieniądze.

Z komunikacją jest tak, że mamy dostępnych wiele narzędzi usprawniających nam pracę i pozwalających komunikować  się z innymi członkami zespołu. Z reguły wygląda to tak, że pracownik, który dostaje zadanie do realizacji komunikuje się poprzez dostępne narzędzia jak poczta elektroniczna, skype, gg, messenger itp. celem dopytania o szczegóły. Zazwyczaj tą samą drogą dostaje odpowiedź, która (jeśli nie wymaga udzielenie odpowiedzi na kolejne pytania) pozwala kontynuować pracę. Niby wszystko w porządku, ale odpowiedź która jest z punktu widzenia wykonującego bardzo istotna, została udzielona w oderwaniu od zadania i istnieje samodzielnie w innym narzędziu, w zupełnie innym miejscu, gdzie może zostać usunięta (niekoniecznie celowo) lub gdzie trudno będzie ją zlokalizować i połączyć z kontekstem zadania. Dlatego też ważne jest, aby istotna informacja znalazła się przy zadaniu, którego dotyczyła, aby zawsze można było do niej sięgnąć i się na nią powołać.

Gorzej, jeśli do zadania przypisane jest więcej osób niż jedna. W przedstawionym przypadku odpowiedź na zadane pytanie dostaje tylko jedna osoba, choć należy się ona wszystkim członkom zespołu realizującego zadanie. Nawet jeśli osoba, której odpowiedź została udzielona, poinformuje pozostałych to i tak odpowiedź na zadane pytanie pozostaje w jej posiadaniu i trudno będzie się do niej odwołać w późniejszym czasu.

Bywa również tak, że informacja od klienta jest jedynym wiarygodnym źródłem w trakcie toczącego się sporu pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. Dlatego ważne jest aby wszelkie ustalenia co do przedmiotu zamówienia były po pierwsze dopięte do projektu a po drugie łatwe do odszukania, celem przedstawienia w razie konieczności klientowi, który zdążył już o wspomnianych ustaleniach zapomnieć.

Jak widać z komunikacją wiąże się wiele problemów, ale w kilka chwil postaramy się zilustrować na konkretnych przykładach jak sobie z nimi poradziliśmy w IC Project.

Po pierwsze, IC Project posiada wbudowany wewnętrzny komunikator, który świetnie zastępuje konieczność używania innych komunikatorów co często bywa problematyczne z uwagi na różną infrastrukturę sprzętową w firmie.

Komunikator w IC Project wpięty jest w projekty, dlatego też cała komunikacja dzieje się w obrębie projektu lub konkretnego zadania i do niego zostaje przypisana, podróżując z nim aż do końca życia projektu, gdzie zostaje zarchiwizowana.

Jeśli jest potrzeba porozmawiać z członkami zespołu na temat projektu, wystarczy kliknąć ikonę chatu  dostępną przed nazwą każdego projektu. Spowoduje to otwarcie okna komunikacji z dołączonymi wszystkimi osobami przypisanymi do projektu.

 

                               Lista wszystkich osób przypisanych do projektu w jednym wątku.

Członkowie zespołu pracujący na zadaniu, mają przycisk „Porozmawiaj”, który działa dokładnie tak samo jak w przypadku projektu, ale dołącza do chatu wyłącznie osoby które są do niego przypisane.

 

Naturalnie każdy może indywidualnie porozmawiać z dowolnie wybraną osobą z listy w komunikatorze poprzez kliknięcie w jej avatar lub z dowolnego miejsca w systemie klikając w wybraną osobę i wybierając opcję „Rozmawiaj prywatnie”.

Co istotne, w systemie IC Project jest możliwość komunikowania się nie tylko z pracownikami firmy, ale równie z klientem poprzez osoby kontaktowe, które mają włączoną opcję logowania. Dzięki temu ustalenia z klientem również są podpięte pod zadanie lub projekt.

Co zrobić w przypadku, gdy trzeba zadać pytanie w wiadomości mailowej i taką drogą również zostanie dostarczona odpowiedź? W IC Project wystarczy wysłać maila zwrotnego na adres nazwa_domeny@icproject.com a następnie z sekcji Poczta w Mój ICP zamienić maila wraz z załącznikami na zadanie lub na komentarz do wskazanego zadania.

 

Lista maili, które zostały wysłane do systemu. Można z nich zrobić zadania, komentarze lub notatki.

Komunikacja to również możliwość komentowania zadań i taką też możliwość daje IC Project.
Dodatkowo powiadomienia o każdym nowym zadaniu czy komentarzu do zadania wysyłane są na adres mailowy osoby przypisanej do zadania. Aby praca była bardziej komfortowa wszystkie powiadomienia zostają również wyświetlane wewnątrz systemu IC Project na czytelnej liście powiadomień.

Komunikacja jest kluczem do zrozumienia. IC Project daje garść funkcjonalności, dzięki którym pracownik może skupić się na wykonywanych zadaniach a żadne istotne informacje nie zostaną utracone i mogą zostać wykorzystane w dowolnym momencie bez konieczności opuszczania systemu i żmudnego ich poszukiwania.

Wypróbuj za darmo

Nie wymagamy karty płatniczej Free forever
Wypróbuj za darmo