Prokrastynacja – jak ją pokonać?

procrastination

Prokrastynacja to dla jednych współczesna choroba, z którą walczą miliony osób na świecie, dla innych to jedynie pseudonaukowa próba wytłumaczenia własnego lenistwa i niekompetencji. Termin ten oznacza odwlekanie, odkładanie na później naszych zadań i obowiązków. Według psychologów to zaburzenie psychiczne, które bardzo utrudnia nasze życie prywatne i – przede wszystkim – zawodowe. Skąd się bierze prokrastynacja i czy można z nią walczyć? Na to pytanie postaramy odpowiedzieć się w poniższym tekście.

Nałóg odkładania, przekładania i odwlekania zadań

Jeśli przyjrzymy się statystykom i badaniom, okazuje się, że na zaburzenia te cierpi ogromna część współczesnego społeczeństwa. Według brandongaille.com jest to aż 1/4 populacji. Co piąta badana osoba deklaruje, że odkładanie rzeczy na później miało bardzo negatywny wpływ na jej życie rodzinne i zawodowe. Na prokrastynację cierpi nawet 95% studentów, nie jest więc dziwne, że czasem zwie się tę chorobę syndromem studenta. Wielu specjalistów uważa, że główną przyczyną tej współczesnej epidemii jest rozwój nowych technologii, które bardzo skutecznie rozpraszają naszą uwagę. Zdaniem Procrastination Research Group 46% przebadanych osób uważa, że choroba ta ma bardzo negatywny wpływ na poczucie szczęścia.

Dlaczego odkładamy rzeczy na później?

Powodów przekładania zadań na kolejny dzień czy też tydzień jest bardzo wiele. Przede wszystkim obawiamy się porażki lub czekamy na wenę, natchnienie. Odkładanie obowiązków na później nie dzieje się tak po prostu. Przeważnie, gdy siadamy do naszych zadań, przepełnieni jesteśmy energią i chęcią ich ukończenia, jednakże po pewnym czasie pojawiają się pierwsze oznaki prokrastynacji, uczucie konieczności przełożenia terminu wykonania prac. Robimy to wielokrotnie, nie odkładamy ich jeden raz, lecz czynność tę powtarzamy. Każde kolejne odwleczenie terminu przekłada się na jeszcze większe poczucie porażki oraz buduje w nas nieprawdziwe przekonanie, że zadanie jest niezmiernie trudne.

Można powiedzieć, że tak naprawdę nie ma głównego powodu, dlaczego zwlekamy. Czekamy do ostatniej chwili z wykonaniem prac i okazuje się, że są one po prostu słabej jakości, wykonane niedbale i niedokładnie. Najgorsze jest jednak to, że sami szukamy sobie innych zadań i rozpraszaczy, które „musimy” w danej chwili zrobić. Takie przekładanie daje chwilowe poczucie relaksu, ale i tak finalnie kończy się spektakularną porażką.

Dobrym przykładem jest poniedziałkowy poranek i długa lista zdań do wykonania. Zaczynamy więc od kawy, potem przechodzimy do pokoju naszych współpracowników, gdzie rozmawiamy o weekendzie, a następnie wracamy do naszego biurka. Siadamy do komputera i zamiast zająć się listą zadań, stwierdzamy, że warto jeszcze sprawdzić, co dzieje się na Facebooku albo przeczytać najnowsze informacje na blogu dla wielbicieli kotów.

Naukowcy twierdzą, że wiele osób, które mają problem z odkładaniem obowiązków na później, to perfekcjoniści, którzy chcą, aby zadanie było wykonane w sposób idealny, a odłożenie go w czasie ma sprawić, że znajdzie się dodatkowy pomysł, czy też siła na jego idealne doprowadzenie do końca. Jak więc widać, trzy główne przyczyny prokrastynacji to:

  • lęk przed porażką;
  • potrzeba dodatkowej stymulacji;
  • perfekcjonizm.

Trzeba też pamiętać, że nie możemy mylić dwóch pojęć, jakimi są planowanie oraz prokrastynacja. W pierwszym przypadku również odkładamy termin dokończenia projektu, ale jedynie po to, by w tym czasie zebrać odpowiednie materiały, wiedzę i zasoby do wykonania zadania. W przypadku prokrastynacji efektem końcowym odłożenia prac jest utrata efektywności i sprawczości.

Co sprzyja prokrastynacji i jak temu zapobiegać?

Przede wszystkim pojawiają się dwie główne przyczyny, które mogą doprowadzić nas do zawodowej porażki. Pierwsza to brak umiejętności planowania zadań, druga to bardzo błędne, negatywne nastawienie i myślenie.

Dlatego zacznijmy od nieumiejętnego planowania własnych zadań. Najważniejsze jest stworzenie listy rzeczy do zrobienia. Muszą one zawierać wszystkie, nawet najmniejsze zadania, które chcemy wykonać, jednocześnie nie możemy jednego dnia mieć na liście więcej obowiązków, niż jesteśmy w stanie wykonać. Taka sytuacja sprzyja prokrastynacji, gdyż – widząc długą listę – automatycznie negujemy możliwość wykonania wszystkich jej punktów.

Dobrym sposobem może być stworzenie listy zadań wraz z zaznaczonymi priorytetowymi punktami, na przykład:

  1. odpisać na maile (ważne);
  2. przygotować materiały do prezentacji na piątek (ważne, ale można zabrać się za nie w środę);
  3. napisać tekst dla pracowników (ważne);
  4. przygotować harmonogram szkolenia (ważne);
  5. ustalić wszystkie działania związane ze szkoleniem, dopiąć sprawy organizacyjne, spotkać się z właścicielem sali, umówić catering (zadanie ważne, ale do rozbicia na kilka mniejszych lub do wykonania w jeden dzień, gdy nie będziemy wykonywać innych zadań);
  6. spotkać się z grupą handlową (mało ważne);
  7. rozliczyć delegacje (mało ważne; termin 14 dni).

Oczywiście to bardzo uproszczony schemat, ale pokazuje, że pewne zadania możemy odkładać z racji ich terminów lub konieczności poświęcenia im więcej czasu. Rozbijanie zadań dużych na mniejsze pozwala na lepsze ich wykonanie. Jak wybrać te najważniejsze? Czasami pomaga proste pytanie. Co musimy zrobić w dzisiaj, aby nie przekroczyć terminu lub nad czym bym pracował, gdybym miał 2-3 godziny czasu? Filtrowanie zadań i nadawanie im priorytetów jest bardzo pomocne. Bardzo przydatnym narzędziem jest IC project w którym możecie tworzyć checklisty lub umieszczać zadania na tablicach Kanban oraz wyznaczać ich terminy.

Dobrą praktyką, która pozwala wygrywać z prokrastynacją, jest system nagród, małych przyjemności, którymi motywujemy się sami do pracy. Może to być kubek kawy, chwila na rowerze, kupienie sobie ebooka. System nagradzania naprawdę sprawdza się w praktyce. Ponadto warto nauczyć się pracować w interwałach. Ustalamy, że przez najbliższą godzinę lub dwie pracujemy nad zadaniem, nie rozpraszamy się Facebookiem i innymi rzeczami, by potem zrobić sobie 15-30 minut przerwy, podczas, której sprawdzimy sociale, pogramy na komórce, czy po prostu posiedzimy na tarasie z kawą.

Na koniec jeszcze jedna podpowiedź. Brian Tracy w książce „Zjedz tę żabę” mówi, żebyśmy zaczynali od tych najcięższych i najtrudniejszych obowiązków. Dzięki temu „przełkniemy naszą żabę”, co da nam poczucie satysfakcji i pozwoli jeszcze łatwiej i szybciej poradzić sobie z pozostałymi zadaniami.

Prokrastynacji sprzyja także chaos i bałagan. Wiadomo, każdy lubi mieć na swoim biurku swoją własną małą skarbnicę rzeczy, ale czasem to tylko niepotrzebny śmietnik. Specjaliści od walki ze współczesną chorobą proponują, aby na biurku mieć komputer, czyli narzędzie pracy, notatnik i długopis do notatek, a także tworzenia listy zadań, coś do picia i przegryzienia oraz słuchawki. Te ostatnie dla osób, które pracują, słuchając muzyki lub używają ich do odcięcia się od bodźców zewnętrznych. Jeżeli pracujemy z papierowymi dokumentami, segregujmy je od razu, aby nie powodować chaosu.

Wspominaliśmy, że do prokrastynacji prowadzi także negatywne myślenie. I faktycznie tak jest. Jeśli z góry zakładamy, że zadanie, które mamy wykonać, będzie trudne, męczące i nudne, to zamiast skupić się na szybkim jego ukończeniu, będziemy je przeciągać w nieskończoność. Kolejna sprawa to zakładanie, że nie zrobimy go dobrze lub idealnie (to w przypadku perfekcjonistów). To negatywne myślenie musi zostać zastąpione chęcią działania i próbą skupienia się na mniejszych elementach całości. Wykonanie ich krok po kroku pozwoli ukończyć je dobrze i w terminie.

Jeśli to choroba, to jak ją leczyć?

Zacznijmy od tego, że z prokrastynacją możemy walczyć. Przede wszystkim warto zastanowić się, co nas doprowadza do tego stanu? Może nadmiar obowiązków lub małe kompetencje do wykonania obowiązków? Znalezienie problemu to pierwszy krok do sukcesu. Kolejna sprawa to wspomniane planowanie zadań. Bez nich nie możemy ustalać priorytetów i dużo łatwiej jest nam przerzucać odpowiedzialność na innych, kiedy faktycznie nie mamy przypisanych do siebie zadań. Ważna jest też koncentracja i zerwanie ze złymi nawykami. Jeśli jednak to nie pomoże, warto skorzystać z porady specjalisty. Odpowiednia terapia pozwoli znaleźć źródło problemu i rozpocząć walkę z prokrastynacją. Ten krok może być ostatnią deską ratunku, gdy nie potrafimy już sami poradzić sobie z chorobą.

[CTA]

Wypróbuj za darmo

Nie wymagamy karty płatniczej Free forever
Wypróbuj za darmo