Prowadzenie projektów to nieodłączny element codziennych zawodowych obowiązków. Małe firmy, duże korporacje, nowo powstałe start-upy, organizacje i instytucje – one wszystkie zarządzają projektami. Nieważne jaka wielkość i charakter organizacji, wszystkie mają jeden cel – poprowadzić projekt do końca z pozytywnym rezultatem. Prowadzenie projektu to przede wszystkim systematyczny ciąg działań kilku członków zespołu, który w określonym czasie i w przewidzianych kosztach musi osiągnąć założony uprzednio cel. Jest wiele metod prowadzenia projektów, jednakże mają swoje plusy i minusy. Każdy projekt można podzielić na trzy etapy: planowanie, wykonanie – przydzielenie obowiązków, ustalenie czasu oraz ewentualnych kosztów oraz zamknięcie projektu – czyli podsumowanie rezultatów.
Wielkość projektów a wielkość teamu
Prowadzenie dużych projektów to nie tylko domena wielkich korporacji. Wielkość projektu nie zawsze równa się wielkości teamu. Małe firmy potrafią prowadzić naprawdę duże projekty, które wymagają świetnych zdolności organizacyjnych i komunikacyjnych. Mniejsza grupa ludzi, a co za tym idzie, więcej na głowie wymaga ogromnej uwagi każdego członka zespołu. Tak czy inaczej, prowadzenie projektów to praca grupowa z podziałem na indywidualne obowiązki, które ostatecznie mają doprowadzić do sukcesu sfinalizowanego projektu.
Błędy w komunikacji w dużej grupie
W dużych grupach często pojawia się problem komunikacyjny, który potrafi zakłócić proces prowadzenia projektu. Tak jak wymiana pomysłów podczas „burzy mózgów” służy do zaplanowania nadchodzącego projektu, tak już w kolejnych etapach pojawiają się nieprawidłowości. Zła interpretacja wysyłanych komunikatów, zapominanie o terminach, pośpiech, niedokładne wywiązywanie się z obowiązków czy chociażby brak asertywności ze strony uczestników, która prowadzi do niesprawiedliwego podziału ról. Wszystko to skutkuje opóźnieniem realizacji planu działania. Ważne, aby użyć narzędzia, które ułatwi wszystkim uczestnikom sprawną i szybką komunikację.
Sposób prowadzenia projektów
Projekty można prowadzić na wiele sposobów. Każdy indywidualnie musi wybrać sposób, dzięki któremu prowadzenie projektu będzie wygodne i sprawi, że wynik końcowy będzie pozytywny. Najbardziej tradycyjnym sposobem jest notatnik i blok samoprzylepnych kolorowych karteczek. Jest to z pewnością sposób dla osób niezaawansowanych technologicznie lub tych, którzy boją się skomplikowanych programów.
Szybkie spojrzenie na kartkę przyklejoną na monitorze komputera przypomni o wyznaczonych obowiązkach, jednakże chyba każdemu zdarzyło się zgubić zapisaną kartkę, co spowodowało utratę ważnych informacji. Kolejnym sposobem jest użycie własnej głowy, ale ten sposób zawodzi chyba najbardziej. Nikt nie jest robotem gotowym do zapamiętania nieskończonej ilości informacji, którego praca jest jedynym obowiązkiem. Posiadamy dwa rodzaje pamięci: długotrwałą i krótkotrwałą. Ta pierwsza odpowiada za informacje, które są stałe – imię, nazwisko czy adres. Krótkotrwała odpowiedzialna jest za informacje, które będą trwały nawet i dłuższy czas, jednakże nie są one stałe. Będą to wszystkie obowiązki zawodowe, ale także prywatne. Dlatego ważne, aby zapisywać usłyszane informacje. Pamięć krótkotrwała szybko się oczyszcza na potrzeby nowych informacji i komunikatów.
Specjalne aplikacje ułatwiające prowadzenie projektów to także dobre rozwiązanie.
Nie wszystkie jednak posiadają wszystkie pożądane funkcje. Wybór aplikacji powinien być podyktowany naszymi oczekiwaniami. Należy zastanowić się czy powierzony nam projekt wymaga użycia kart kanban, rejestracji czasu pracy, kontrolę kosztów lub użycia komunikatora. Dlatego dobrze jest wybrać program, który będzie posiadać wszystkie najpotrzebniejsze cechy. Prowadzenie projektów z pewnością ułatwi IC Project. System zarządzania za pomocą kart kanban to przejrzysty sposób na zapisywanie zadań i przydzielania do nich uczestników. Raportowanie czasu pracy oraz komunikator to cechy programu, które przydadzą się podczas prowadzenia projektu.
