Każdy z nas marzy o tym, aby jego firma rozwijała się z rozmachem a wszystkie realizowane projekty kończyły się powodzeniem. Niestety, nawet w najlepiej dofinansowanym startupie i perfekcyjnie pomyślanym przedsięwzięciu zawsze pojawiają się nieprzewidziane przeszkody, które sprawiają, że nie wszystko idzie tak, jak byśmy sobie tego życzyli. Wąskie gardła hamują przepływ pracy i opóźniają lub wręcz uniemożliwiają osiągnięcie założonych celów. Dlatego nikt chyba nie ma wątpliwości: „projektowstrzymywacze” najlepiej identyfikować zanim jeszcze dadzą nam się we znaki. Co jednak zrobić, kiedy się pojawią? Na szczęście istnieją skuteczne sposoby na to, jak zwiększyć efektywność wąskiego gardła.

Zmiana delegacji zadań

Nie ma chyba project managera, któremu choć raz nie dała się we znaki nagła nieobecność członka zespołu. Niezaanonsowane urlopy, niespodziewane zwolnienia lekarskie czy wolne dni spowodowane zdarzeniami losowymi potrafią zdezorganizować pracę, stać się przyczyną poślizgów i problemów z efektywnością. W dobrze zarządzanym projekcie nie ma miejsca na sytuacje, w których powodzenie zadania zależy od dostępności jednego członka zespołu. Dlatego w sytuacji nawet krótkiej nieobecności pracownika, któremu zostało przydzielone zadanie, jedynym rozwiązaniem pozwalającym udrożnić wąskie gardło może okazać się wskazanie zastępcy i przerzucenie na niego części spraw niecierpiących zwłoki.

Dzielenie zadań na mniejsze

Wśród przyczyn, które potrafią skutecznie przystopować realizację projektu, znajdują się również sytuacje, kiedy okazuje się, że dane zadanie jest wyjątkowo trudne a jego wykonanie wymaga więcej czasu, niż pierwotnie zakładaliśmy. Na ratunek w takim wypadku przychodzi metoda jedzenia słonia po kawałku. Skomplikowany problem blokujący przepływ pracy może okazać się dużo prostszy do rozwiązania, jeśli rozbijemy go na mniejsze fragmenty. Jeśli dodatkowo mamy możliwość oddelegowania części z nich innym osobom sprawimy, że wąskie gardło zyska więcej mocy.

Przypisywanie zadań do więcej niż jednej osoby

Jedną z nierzadkich przyczyn powstawania przestojów i opóźnień na jednym z etapów projektu jest nadmierne obciążenie zadaniami niektórych członków zespołu. Czasem wynika to z niedoborów kadrowych i ograniczonego budżetu. W wielu przypadkach jednak to kwestia nierównomiernego rozłożenia pracy, który prowadzi do niewykorzystania potencjału części pracowników. Jak to rozwiązać? Najprostszym sposobem na udrożnienie takiego wąskiego gardła jest czasowe zaangażowanie dodatkowych osób w realizację zadania. Jeśli korzystamy z ICP, jest to niezwykle proste. Mamy bowiem możliwość przypisywania do każdego tasku dowolnej liczby użytkowników, którą możemy zmieniać w zależności od potrzeb.

To, że każdemu project managerowi i szefowi przyjdzie prędzej czy później zmierzyć się z trudnościami negatywnie wpływającymi na przepływ pracy, jest pewne. Newralgiczne punkty mogą pojawić się wszędzie a ich tropienie to nieustanna i mało wdzięczna praca, podczas której przede wszystkim trzeba uważać, aby samemu nie stać się wąskim gardłem.