Jako kierownik projektu musisz wiedzieć jak zarządzać zespołem. Nie jest to łatwe zadanie, trzeba umieć ze sobą pogodzić wiele interesów. Samemu także będziesz musiał efektywnie połączyć w sobie wiele ról, musisz umieć znaleźć balans między nadzorowaniem a daniem wolnej ręki swoim pracownikom. W tym tekście chcieliśmy przedstawić 20 rad, które pomogą Ci sprawnie zarządzać Twoim zespołem.

 

1. Dobierz właściwe osoby

Od tego trzeba zacząć pracę nad projektem. O ile więc masz taką możliwość, weź udział w procesie rekrutacji. Bardzo ważne jest, aby dobrać odpowiednich ludzi pod konkretne zadania. Przeanalizuj, co będzie potrzebne na każdym etapie realizacji projektu i znajdź współpracowników, którzy zagwarantują osiągnięcie konkretnych celów.

 

2. Poznaj członków swojego zespołu

Musisz poznać wszystkich, z którymi będziesz współpracował. Spotkanie zespołowe, rozmowy indywidualne i pewna zażyłość ułatwią późniejszą komunikację w zespole i zwiększą zaufanie. Umocni to Twoją pozycję jako lidera zespołu i zwiększy szacunek poszczególnych jego członków do Ciebie.

 

3. Wykorzystaj mocne strony poszczególnych członków zespołu

Każdy członek zespołu wprowadza do niego inne umiejętności. Klucz do sprawnego zarządzania zespołem i osiągnięcia założonych rezultatów to umiejętne wykorzystywanie tego, w czym są najlepsi. Jeśli odpowiednio rozdysponujesz im obowiązki, realizacja projektu będzie przebiegać sprawnie i zgodnie z planem.

 

4. Pozytywne nastawianie

Wszyscy pracujący nad projektem muszą widzieć, że jego kierownik, czyli w tym wypadku Ty, jest pozytywnie nastawiony do realizacji zadań. Taki nastrój udzieli się Twoim współpracownikom. Jeśli sam będziesz widział przeszkody i dawał o tym znać ludziom wokół, ich morale także spadną.

 

5. Daj każdemu właściwe narzędzia do wykonywania jego zadań

Pamiętaj, żeby wyposażyć swój zespół nie tylko we wspólny program do zarządzania projektami, ale także takie narzędzia, które będą potrzebne poszczególnym osobom. Każdy z Twoich ludzi będzie miał do wykonania nieco inne zadanie, wymagające wdrożenia innych metod.

 

6. Rozmawiaj ze swoimi współpracownikami

Właściwa komunikacja w zespole to podstawa. Nie każdy sam jest na tyle komunikatywny, by zadawać pytania i przedstawiać wątpliwości. Dlatego to Ty, jako kierownik, zachęcaj ludzi do dzielenia się informacjami i wątpliwościami. Rozmawiaj z nimi i sprawdzaj, czy wszystko jest jasne. Ważne jest też, żeby od Ciebie wychodziły jasne komunikaty. Upewnij się, że wszyscy rozumieją cel projektu i wszystkie zadania, które im delegujesz.

 

„Komunikacja to umiejętność, której można się nauczyć. To jak jazda na rowerze czy pisanie na maszynie. Jeśli tylko nad nią popracujesz, możesz bardzo szybko poprawić jakość każdej części swojego życia”. – Brian Tracy

 

7. Doceniaj i nagradzaj pracowników

Niezwykle istotne jest docenianie i nagradzanie pracowników za dobrze wykonaną pracę. Kto ma wrażenie, że jego praca jest niedoceniana, może szybko zmienić pracodawcę. Dlatego dawaj im do zrozumienia, że są potrzebni. Powiedz to takiemu komuś osobiście, ale stosuj też nagrody. Daj podwyżkę, zmień nazwę stanowiska pracy, pozwól na elastyczne godziny pracy lub pracę z domu.

 

8. Nie bój się zrezygnować ze współpracy z kimś, kto się do tego nie nadaje

Musisz umieć rozpoznać, jeśli ktoś nie nadaje się na jakieś stanowisko. Ktoś, kto nie będzie umieć lub będzie źle wykonywał swoje obowiązki, będzie nie tylko opóźniał i źle wpływał na cały projekt, ale też demotywował innych. Nic tak nie obniża morale, jak świadomość, że ktoś inny za złe wykonywanie swojej pracy dostaje to samo, co ktoś, kto robi to dobrze. Dlatego musisz umieć podejmować trudne decyzje.

 

9. Prowadź regularne oceny

Ludzie chcą wiedzieć, w czym są dobrzy, a co nie wychodzi im najlepiej. Dlatego regularny audyt, który będzie wykazywał mocne i słabe strony Twoich współpracowników to dobry pomysł. Oni będą mogli dowiedzieć się, nad czym muszą popracować, a Ty będziesz wiedział, czym wyróżniają się na plus.

 

10. Szkolenia i kursy

Obecnie ludzie cenią nie tylko dobre zarobki, ale ciągłą możliwość rozwoju. Dlatego warto zainwestować w szkolenia dla pracowników. Musisz wybrać takie szkolenia, które nie tylko przydadzą im się przy realizacji Waszych wspólnych projektów, ale także takie, którymi będą zainteresowani. Jeśli wyślesz ich na szkolenie, na które pójdą z niechęcią, to nic z niego nie wyniosą, firma straci pieniądze a pracownik czas.

 

11. Zadbaj o motywacje w zespole

Spraw, żeby każdy był zmotywowany do pracy. Na każdego będą działać inne bodźce, ale niekiedy wystarczą drobne gesty czy udogodnienia, aby Twój pracownik poczuł się zmotywowany do pracy. Nie wiesz jak motywować pracowników? Skorzystaj ze specjalnych porad.

 

12. Planuj spotkania

Dobrze jest, kiedy każdy odpowiednio wcześniej będzie wiedział o planowanym spotkaniu. Ustal agendę i czas, jaki będzie trwać. Dzięki temu każdy będzie mógł ułożyć sobie plan pracy. Do zaplanowania spotkania możesz użyć np. kalendarza Google lub kalendarza z programu IC Project, który ułatwi organizację Tobie i innym.

Korzystając z IC Project, zawsze będziesz wiedzieć jakie spotkania i zadania przypadają pracownikowi w kalendarzu, a pozostali będą mogli na bieżąco pracować z kalendarzem współpracowników, żeby nie powielać spotkań czy wydarzeń. Na dodatek system wyśle intuicyjne przypomnienie o dodaniu wydarzenia, zbliżającym się spotkaniu czy terminie wykonania zadania. Nie pozwoli, żeby o czymś zapomnieć.

 

13. Zastanów się, czy spotkanie jest potrzebne

Przed zaplanowaniem spotkania zastanów się, czy konieczne trzeba się spotkać w danej sprawie. Badania pokazują, że uczestnicy spotkań w 60% przypadków uważają, że było ono zbędne. Szczególnie dotyczy to krótkich, kilkunastominutowych spotkań, które często oceniane są jako niemerytoryczne. Jeśli jednak spotkanie jest konieczne, może wystarczy takie w formie wideokonferencji. Czasem wystarczy nawet e-mail, rozmowa telefoniczna lub konwersacja zadaniowa.

 

14. Konstruktywna krytyka

Pamiętaj, że jeśli kogoś krytykujesz, rób to rozsądnie. Krytykowany musi wiedzieć, co zrobił źle, dlaczego jest krytykowany i przede wszystkim jak może to naprawić lub następnym razem nie dopuścić do takiego zaniedbania czy błędu.

Nie zawsze pochwalał to, co robiłem lub to, co mówiłem, często było wręcz przeciwnie. Ale gdy mi mówił: „to albo tamto jest niedobre”, za każdym razem dodawał: „ale spróbuj zrobić to trochę inaczej, spróbuj zrobić to w inny sposób”. To chyba zupełnie co innego, niż uwagi, wypowiadane tylko dlatego, żeby komuś dokuczyć. Gdy ktoś ci powie: „jesteś chory”, niewiele ci to pomoże, ale gdy ci powiedzą: „zrób to albo tamto, a będziesz zdrów” i rada ta nie będzie oszustwem, to przyjmij ją bez namysłu, pomoże ci na pewno – Vincent Van Gogh.

 

15. Zadbaj o porządek i nakreśl plan działania

Każdy cały czas musi wiedzieć, co ma robić i jaki jest plan działania. Brak tego może skutkować chaosem, który z kolei doprowadzi do opóźnień i niedotrzymania terminów. Odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami ułatwi monitorowanie postępu nad dziennymi zadaniami oraz całymi projektami.

Do planowania wykorzystaj świetne narzędzie jakim jest wykres Gantta. Wybór jest spory – na rynku znajdziesz narzędzie typowe pod wykres Gantta jak Gantt Pro, rozwiązanie kompleksowe, które łączy pełne zarządzania projektami oraz zadaniami z wykresem Gantta jak IC Project bądź prostsze aplikacje stricte do zarządzania zadaniami jak np. Nozbe czy Todoist.

[CTA]

 

16. Rozwiązuj konflikty

To Ty jako kierownik zespołu musisz dbać o dobrą atmosferę w zespole. Musisz nauczyć się, jak rozwiązywać konflikty. Szczególnie ważne jest, żeby zrobić to jak najwcześniej. Im później to zrobisz, tym większe negatywne konsekwencje będzie miał. Musisz się liczyć z tym, że konflikty się będą pojawiać, ale potraktuj je jako wyzwanie.

 

17. Stawiaj realne wymagania

Nie możesz od nikogo wymagać więcej, niż pozwalają na to jego umiejętności i kompetencje. Możesz wysłać kogoś na szkolenie lub kurs, wdrażać w nowe obowiązki, ale musi to być przeprowadzane stopniowo. Tak, aby każdy mógł się wywiązać ze swoich obowiązków, a nie został przez nie przytłoczony.

 

18. Wyznacz jasne cele i działaj zespołowo

Każdy powinien wiedzieć, co należy do jego obowiązków, ale także na kiedy oczekuje się od niego konkretnych działań. Ważne jest wyznaczenie deadlinów, ale muszą być realne do spełnienia. Staraj się, aby Twój zespół pracował jak jedna maszyna. Pozawalaj każdemu na przedstawienie swoich pomysłów, dyskutujcie wspólnie nad nimi, róbcie burze mózgów – wzmocni to ducha drużyny.

 

19. Dbaj o integracje pracowników

Zgrany zespół może osiągnąć znacznie więcej, dlatego powinieneś starać się integrować zespół także po godzinach pracy lub w czasie przerw. Zorganizuj jakąś grę biurową lub zamówcie wspólne jedzenie. Jeśli współpracownicy będą się lubić, będzie im się lepiej razem pracować, co przełożyć się także na efektywność pracy.

 

20. Oceniaj i rozliczaj z powierzonych zadań

Staraj się to robić na bieżąco, aby każdy miał świadomość, że nie może sobie pozwolić na opieszałość, a także, żeby wiedział, że zrobienie tego w określonym terminie rzeczywiście miało sens. Pamiętaj też o ewentualnej konstruktywnej krytyce, ale także o pochwaleniu kogoś, jeśli wywiązał się ze swoich zadań.