Znalezienie odpowiedzi na pytanie, jak zwiększyć produktywność pracowników, pozwala na rozkwit prowadzonej działalności. Rozsądne gospodarowanie zasobami ludzkimi umożliwia redukcję kosztów, niweluje marnotrawstwo i gwarantuje skuteczne wykorzystanie know-how czy umiejętności zatrudnionych. Oto najlepsze sposoby na kontrolę wydajności, a przy tym zwiększenie efektywności pracowników. Na rynku dostępnych jest wiele odpowiednich programów, które ułatwiają pracę w tej kwestii.

Dlaczego warto mierzyć produktywność w miejscu pracy?

Jeśli dotychczas nie podjąłeś decyzji o rozpoczęciu mierzenia produktywności pracowników, być może wciąż nieświadomie działasz na szkodę firmy. Dogłębna analiza pozwala jednak wyciągnąć wnioski, na które nigdy nie jest za późno. Najłatwiej zobrazować istotę kontrolowania wydajności na konkretnym przykładzie. Zakładając, że przedsiębiorstwo zatrudnia dziesięciu pracowników i realizują oni z powodzeniem założone cele, wystarczy zwiększyć efektywność każdego z nich o zaledwie 20%, aby dostrzec realny wpływ na działalność firmy.

Doprowadzenie do rozwoju umiejętności zatrudnionych pozwala na redukcję liczby etatów (zmniejszenie kosztów) lub na zwiększenie wydajności przedsiębiorstwa. Kontrola produktywności w miejscu pracy jest istotna, gdyż wiele pozornie niezauważalnych czynników może wpływać na nią negatywnie. Jakie triki oraz narzędzia warto zastosować, aby monitorować wydajność, a także stopniowo ją zwiększać?

Kontroluj czas poświęcony na dany projekt

W mierzeniu produktywności bezwzględnie pomagają obecnie specjalne programy. Na rynku dostępne są typowe narzędzia tylko do mierzenia czasu pracy lub zbyt skomplikowane programy do zarządzania projektami z funkcją mierzenia czasu pracy nad każdym zadaniem.

Wśród wielu zastosowań tego rodzaju produktu warto wyróżnić funkcję przydzielania zadań, określania ich deadline’u, a także kontrolowania czasu, który na nie poświęcono. Warto odnieść go do zysku z danej realizacji, tworząc orientacyjne ramy czasowe dla pracowników. Balansowanie na starannie opracowanej granicy opłacalności może być sygnałem alarmującym o zbyt niskiej wydajności osób zaangażowanych w dane zlecenie.

Nie bądź obojętny na feedback pracowników

Nawet w największych przedsiębiorstwach nie powinno się traktować danych odnośnie produktywności w miejscu pracy bez kontekstu. Za każdą cyferką w tabeli bądź na wykresie stoi bowiem pracownik, którego opinia może znacząco pomóc w zwiększaniu ogólnej wydajności. Zaoferuj zatrudnionym możliwość wyrażenia własnego zdania, feedbacku lub sugestii na kilka sposobów.

W przypadku konkretnych zleceń doskonale sprawdzają się komentarze, a dobrym miejscem na bardziej ogólne wiadomości są chat lub poczta elektroniczna. Takie rozwiązanie owocuje również tym, że pracownicy mają wrażenie bycia słyszalnymi i docenionymi, czując się tym samym częścią firmy. W przypadku uzyskania odpowiedniego feedbacku od pracowników, w prosty sposób można podjąć działania, które zwiększą produktywność w firmie.

Analizuj raporty z postępów w realizacji zadań

W odpowiednich programach otrzymuje się możliwość wglądu w szczegóły konkretnej realizacji. Oprócz ogólnego czasu poświęconego na projekt, liczby zaangażowanych osób czy treści komentarzy można śledzić odhaczanie punktów na check liście. Dzięki temu trzymasz rękę na pulsie i dostajesz szansę by w porę zauważyć pracę która przebiega w niestandardowo niskim tempie. Może być ono spowodowane wydarzeniami losowymi, ale także lenistwem. Tego rodzaju kontrola jest realna jedynie w sytuacji, gdy udało się już ustalić konkretne punkty odniesienia w ramach danej realizacji.

W wyciągnięciu jeszcze głębszych wniosków i spojrzeniu na temat z szerszej perspektywy pozwalają zaawansowane wykresy czy specjalne raporty, które zazwyczaj można już generować w kilka sekund. Co więcej, dokładne mierzenie czasu pracy nad pojedynczymi zadaniami, daje wiele dodatkowych możliwości przy wycenie wielu projektów dla klienta.

Wyeliminuj zbędne procesy, oferując dogodne warunki do pracy 

Dobrym sposobem na oszacowanie produktywności pracowników jest zmiana warunków pracy na lepsze. Nie wszystkie modyfikacje muszą być jednak czasochłonne czy kosztowne. Zakładając, że dotychczas menadżerowie projektów działali jedynie na arkuszach kalkulacyjnych, kolorowych karteczkach oraz prostych aplikacjach, zaoferowanie im funkcjonalnego narzędzia umożliwiającego nieograniczony dostęp do kompleksowego zarządzania zadaniami, mierzenia czasu pracy czy komunikacji okołoprojektowej, również z urządzeń mobilnych powinno zwiększyć ich produktywność.

Jeśli taka zmiana nie wpłynęła pozytywnie na liczbę generowanych leadów, należy zastanowić się nad źródłem problemu. Być może jest nim niska efektywność działań konkretnego pracownika. Jeśli w jednym miejscu będzie możliwy podgląd na wszelkie działania pracownika, zdecydowanie łatwiej będzie wpłynąć na zwiększenie jego produktywności. Na początku dobrze sprawdza się kontrola wydajności całego zespołu, grupy lub danego działu, a dopiero w drugiej kolejności indywidualne działania w kierunku każdego z pracowników.

Jakie narzędzie wybrać do zwiększenia produkuktywności pracowników?

We wszystkich wspomnianych aspektach wspierają odpowiednie narzędzia. Wysokiej jakości aplikacja pozwala zarówno kontrolować czas pracy, postępy w realizacji projektu, generować raporty, odgrywać rolę bazy danych, jak i optymalizować wiele procesów. Na rynku jest wiele narzędzi m.in Trello, TimeCamp czy Nozbe, ale by zapobiec chaosowi w firmie, warto wybrać produkt oferujący szeroką gamę udogodnień.

Czy jest sens zarządzać zadaniami, mierzyć czas pracy czy komunikować się w trzech różnych programach? Wszystkie funkcjonalności dostępne są w IC Project, czyli programie do zarządzania projektami, który w bardzo dużym stopniu wpływa na organizację pracy w firmie, a przy tym pomaga w zwiększeniu produktywności każdego pojedynczego pracownika, zespołu, a w konsekwencji całej firmy.

[CTA]