Planowanie w organizacji i przedsiębiorstwie | 20 sposobów

Dobre planowanie jest kluczem do sukcesu w zarządzaniu projektami. Oczywiście za planem muszą stać ludzie i dobra realizacja, ale to dobrze napisany plan może znacznie ułatwić cały proces realizacji projektu. Dlatego przygotowaliśmy dla Was 20 porad jak planować, by osiągnąć najlepsze efekty.

 

1. Dobre planowanie to brak pośpiechu

Zespół, chcąc dotrzymać terminów, może wykonywać swoje zadanie niedokładnie, bez sprawdzania ani walidacji, wszystko po to, tylko by zdążyć w określonym czasie. Konsekwencje mogą być takie, że mimo iż projekt teoretycznie uda się skończyć w terminie, to będzie wymagał poprawek, które zajmą więcej czasu niż gdyby te same rzeczy wykonać od razu dobrze za pierwszym razem.

 

2. Skuteczne planowanie terminów

Przy ustalaniu terminów musisz wziąć pod uwagę wiele zmiennych i możliwych scenariuszy. Pamiętaj, że nie chodzi o to, by projekt wykonać jak najszybciej, tylko by spełniał on założone wymagania i był jak najbardziej efektywny.

Według badań przeprowadzonych przez KPMG, 60% projektów nie udaje się zrealizować dlatego, że ich termin realizacji był krótszy niż rok. Właśnie dlatego tak ważne jest ustalenie realnego terminu.

 

3. Szczegółowe planowanie etapów projektu

Jak przygotować plan projektu? Podziel go na mniejsze części i czynności, ustal ramy czasowe. Zidentyfikuj i opracuj działania cząstkowe, oddeleguj konkretnym osobom i nadaj im daty realizacji lub określ czas ich trwania. Wiedząc, ile czasu będzie potrzebne na konkretną ilość zadań cząstkowych można zaplanować, ile czasu zajmie realizacja całego etapu.

 

4. Wykorzystaj wykresy Gantta

Wykresy te świetnie obrazują całą ścieżkę, jaką musi przejść projekt, wszystkie jego etapy realizacji. Wykres Gantta to znakomite narzędzie do planowania i kontrolowania terminowości Twoich projektów. Jeśli chcesz uzyskać najlepsze efekty, potrzebujesz kompleksowego programu do zarządzania projektami, jest to m.in IC Project czy Jira.

 

5. Metody planowania teraźniejszości

Dobry plan działania nie może iść daleko w przyszłość ani uwzględniać wszystkich możliwych sytuacji i zmiennych. Stworzenie takiego planu byłoby bardzo czasochłonne i nieopłacalne. Poza tym niemożliwe jest przewidzenie odległej przeszłości.

 

6. Elastyczne metody planowania

Ktoś z zespołu może wpaść na pomysł, jak przyspieszyć lub ulepszyć projekt, jednak z uwagi na Twój brak elastyczności, nie będzie mógł go zrealizować. Oczywiście nie znaczy to, że należy całkiem rezygnować z planu. Należy jednak pamiętać, żeby plan był dostosowany do zmieniających się realiów.

 

7. Planowanie priorytetów – jak je wyznaczyć?

Musisz na bieżąco analizować i nadawać wszystkim działaniom priorytety, tak żeby zespół wiedział, na czym skupić swoje siły. Często realizuje się zadania z długim terminem, zamiast tych, na które pozostało mniej czasu. Jak najefektywniej nadać priorytety podczas planowania? Bez wątpienia rozwiązaniem są odpowiednie narzędzia – obecnie programy do zarządzania zadaniami czy w tym przypadku całym projektami posiadają wiele przydatnych funkcjonalności w kwestiach planowania.

 

8. Skuteczne planowanie tylko grupowo!planowanie

Jeśli chcesz, żeby Twój plan był efektywny i zakończył się realizacją zgodną z założeniami, musi on być sprawnie realizowany, dlatego muszą go popierać wszyscy Twoi współpracownicy. Oznacza to, że musisz po prostu negocjować i rozmawiać z nimi. Chcesz się dowiedzieć więcej na temat zarządzania zespołem? Przeczytaj naszą specjalną serię porad.

 

9. Spraw by poczuli, że projekt powstaje z ich udziałem

Ludzie będą chętniej realizować projekt, jeśli będą czuć, że są jego częścią. Nie ma lepszego sposobu niż uwzględnienie w planie ich pomysłów. Nie dość, że mogą wskazać błędy czy lepsze rozwiązania istniejących problemów, to dodatkowo odciąży to także Ciebie.

 

10. Jak planować?

Dobry plan warto rozpocząć od zadania sobie konkretnych pytań:

  • Jaki jest Twój cel?
  • Jaki jest Twój budżet?
  • Kiedy projekt będzie skończony?
  • Jaki zasobami dysponujesz?
  • Jak chcesz zakończyć projekt?
  • Jak zareagujesz, kiedy będzie trzeba wprowadzić jakieś zmiany w trakcie realizacji?
  • Co się stanie, kiedy któryś z członków zespołu przestanie być dostępny na jakiś czas?

 

11. Proces planowania i śledzenie postępów

Dzięki odpowiedziom na te pytania zaczniesz rozumieć, jaki jest zakres, plan działania, budżet i inne wymagania projektu. Poznasz też role wszystkich uczestników projektu i przygotujesz się mentalnie na nie przewidziane przeszkody.

 

12. Skuteczne planowanie bez generycznych celów

Ustalanie niejasnych celów nie jest najlepszym pomysłem. Przykładem takiego celu może być na przykład zwiększenie sprzedaży, czy większy wolumen produkcji w ciągu miesiąca. Trudno realizować jest tak skonkretyzowane cele. Co innego, jeśli założysz zwiększenie sprzedaży o 30% lub zwiększenie produkcji o 1000 sztuk jakiegoś wyrobu – takie coś dużo łatwiej zaplanować.

 

13. Planuj realizację kilku zadań jednocześnie

Unikaj horyzontalnego planowania, czyli takiego, w którym zadanie X rozpoczyna się dopiero po zakończeniu zadania Y. Znacząco spowolni to projekt. Skupiając się tylko na jednym zadaniu naraz, część zespołu może nie mieć nad czym pracować, bo będzie czekała na zakończenie jakichś działań. Niepotrzebnie wtedy marnowane są zasoby czasowe.

 

14. Dobre planowanie za pomocą kalendarza

Harmonogramy to bardzo ważna rzecz podczas każdej realizacji. Dlatego powinieneś skorzystać ze interaktywnego kalendarza. Tutaj internet daje spory wybór – możesz postawić na typowy kalendarz jak Google Calendar czy przykładowo kalendarz połączony z zarządzaniem projektami w IC Project. Przetestuj, co Ci bardziej odpowiada. 

 

15. Najlepsze efekty planowania daje stały dostęp do informacji

Oprócz dodania rzeczy do kalendarza upewnij się, że wszyscy pracownicy z niego korzystają i mają do niego dostęp. Zapisanie i udostępnianie wszystkim deadlinów, spotkań, audytów, ocen postępów i innych istotnych dat pozwoli każdej z osób pracujących nad projektem się odpowiednio do tego przygotować. Ułożyć wszystkie zadania tak, aby mogli dopełnić odpowiednich terminów i nie kolidowały one z innymi poleceniami.

 

16. Policz zasoby, jakimi dysponujesz

Przy sporządzaniu dobrej strategii działania ważne jest, aby umiejętnie zaplanować korzystanie z zasobów. Dokładnie policz jakimi zasobami dysponujesz, wliczając w to wszystko, czyli: ludzi, materiały, środki finansowe i czas.

 

17. Sprawdź, na jak długo wystarczą

Określ czy na pewno są wystarczające lub ewentualnie, kiedy może ich zabraknąć. Nie ma nic gorszego podczas realizacji projektu niż nagłe i niespodziewane wyczerpanie się zasobów. Ciągnie to za sobą szereg przykrych konsekwencji.

 

18. Miej plan B

Jeśli któryś z członków zespołu odejdzie lub zachoruje, musisz być pewien, że ktoś może go zastąpić. Dlatego dobre planowanie to gotowość na zmiany. Aby w miarę możliwości każdy pracował z kimś, ktoś może przejąć przynajmniej część jego zadań i przyspieszyć wdrożenie nowej osoby.

 

19. Dokumentuj wszystko

Staraj się dokumentować wszystkie działania – zarówno te udane, jak i porażki. Wszystko to może się przydać, przy realizacji kolejnego projektu.

 

20. Co musi zawierać dobry plan?

Przy tworzeniu pamiętaj o kilku ważnych rzeczach:

  • Skup się na rezultacie. Nie polegaj na niejasnych i generycznych celach. Wyznaczaj proste cele, których realizacje można łatwo zweryfikować, takie, które są policzalne.
  • Stwórz elastyczny plan działania, czyli taki, w którym kilka zadań jest realizowanych jednocześnie. Pozwoli to uniknąć przestojów i marnotrawienia zasobów.
  • Dobry plan to taki, który przyspiesza prace nad projektem. Jeśli zakłada zbyt długą realizację projektu, może to działać demotywująco na pracowników. Mogą być oni znudzeni i zmęczeni, ale też błędnie zakładać, że skoro jest tak dużo czasu na jego realizację, można działać mniej sprawnie i efektywnie.
  • Ludzie muszą się liczyć. Pamiętaj, żeby w planie uwzględnić pomysły i idee całego zespołu, tak, żeby czuli oni, że mieli wpływ na powstawanie tego planu.

 

Mamy nadzieję, że nasze 20 porad jak planować, aby uzyskać najlepsze efekty, pomoże Ci stworzyć dobry plan, a jego realizacje będzie przebiegała bez komplikacji.

Wypróbuj za darmo

Nie wymagamy karty płatniczej Darmowy na zawsze
Wypróbuj za darmo