Wraz z rozwojem technologii i globalizacją rynków, coraz więcej firm decyduje się na pracę w modelu zdalnym. Zdalne zespoły projektowe stają się coraz bardziej popularne, ponieważ pozwalają na elastyczność, oszczędności czasu i kosztów, oraz pozyskanie najlepszych talentów z różnych zakątków świata. Jednak prowadzenie projektów z takimi zespołami może stanowić wyzwanie dla menedżerów i liderów. W tym artykule omówimy kilka kluczowych zasad, które pomogą w efektywnym prowadzeniu zdalnych projektów.
Czym są zdalne zespoły projektowe?
Zacznijmy jednak od podstaw. Zdefiniujmy, czym jest zespół, a także czym wyróżnia się zespół zdalny, inaczej nazywany zespołem rozproszonym. Zespół jest grupą osób, które współpracują w celu osiągnięcia wspólnego celu lub realizacji określonych zadań. Kluczową cechą zespołu jest synergia – wspólna praca i współdziałanie pozwalają na osiągnięcie lepszych wyników, niż gdyby każda osoba działała indywidualnie. Zespół może składać się z kilku lub wielu członków, w zależności od wielkości i złożoności projektu, zadania lub organizacji, z którą jest związany. Jak to się ma w stosunku zespołu rozproszonego?
Zespół zdalny, zwany również zespołem rozproszonym, różni się od tradycyjnego zespołu przez fakt, że jego członkowie nie pracują fizycznie razem w jednym miejscu, ale są rozmieszczeni na różnych geograficznych obszarach, często w różnych miastach, krajach lub nawet kontynentach. Aby lepiej zobrazować sytuację, wyznaczmy kilka kluczowych cech, które warto przypisać zespołowi rozproszonemu. Czym zatem się charakteryzuje?
- Odległość fizyczna. Członkowie zespołu zdalnego nie mają fizycznego kontaktu, nie pracują w tym samym biurze czy na tej samej lokalizacji. Komunikacja odbywa się głównie za pośrednictwem narzędzi komunikacyjnych, takich jak e-maile, czaty, video-konferencje, co może wpłynąć na dynamikę relacji w zespole.
- Komunikacja wirtualna. Zespoły zdalne polegają na technologii, aby utrzymać ciągłą komunikację między członkami zespołu. Skuteczna i regularna komunikacja online jest kluczowa dla powodzenia projektu, ponieważ brak bezpośredniego kontaktu może prowadzić do opóźnień, nieporozumień i problemów w komunikacji.
- Elastyczność czasu pracy. Zespoły zdalne często działają w różnych strefach czasowych, co oznacza, że członkowie mogą mieć różne godziny pracy. To może być korzystne, ponieważ zespoły mogą pracować 24/7, wykorzystując różne strefy czasowe, co pozwala na szybszy postęp projektu.
- Różnorodność kulturowa. Zespoły zdalne mogą skupiać członków z różnych kultur, języków i zwyczajów. To może przynieść korzyści, takie jak różnorodność perspektyw i kreatywności, ale wymaga również zrozumienia i szacunku dla różnic kulturowych.
- Wykorzystanie technologii. Zespół zdalny opiera się na odpowiednich narzędziach i technologiach, takich jak narzędzia do zarządzania projektami, platformy do współpracy, wideokonferencje, e-maile itp. Wybór jest bardzo duży.
Zespół rozproszony to sporo wyzwań, ale też wiele korzyści, takich jak dostęp do globalnego talentu, elastyczność pracy i redukcja kosztów związanych z biurem. Kluczem do sukcesu zespołu zdalnego jest odpowiednie zarządzanie, dobre komunikowanie się i wykorzystanie odpowiednich narzędzi technologicznych. Jak zatem prowadzić projekty w zespołach rozproszonych? Przeanalizujmy temat krok po kroku i maksymalnie szczegółowo.
Jakie wyzwania stoją przed zespołem zdalnym?
Wyzwań jest bardzo dużo, aczkolwiek kluczowym wyzwaniem przede wszystkim jest odległość, która finalnie może generować sporo dodatkowych problemów. Bardzo często każdego członka zespołu od siebie dzielą setki, czasami nawet tysiące kilometrów. To wpływa na komunikację i współpracę, która może być dość mocno zagrożona.
Zespoły rozproszone pracują w końcu tak samo, jak zespoły tradycyjne, ale mają ze sobą utrudniony kontakt. I to właśnie powoduje największe wyzwania przy zespołach zdalnych. W tym przypadku ciężka jest komunikacja typu face-to-face, gdzie możemy od razu się porozumieć, a także zobaczyć reakcję koleżanki lub kolegi z zespołu. W tradycyjnych zespołach często podczas przerw, lunchów lub spotkań nieformalnych, dochodzi do nieformalnej wymiany pomysłów, nawiązywania relacji i budowania więzi między członkami zespołu. W zdalnych zespołach takie okazje mogą być ograniczone, co wpływa na dynamikę i atmosferę pracy. Identycznie sytuacja przedstawia się z komunikacją niewerbalną. Ile razy widzieliśmy minę lub kiwnięcie głową, które mówiło więcej niż 1000 słów? No właśnie, a przy komunikacji zdalnej tego typu aspekty bardzo ciężko wyłapać. Trzeba sobie radzić inaczej.
Przy tym wszystkim musimy pamiętać, że rozproszone zespoły muszą skoordynować swoje działania, co może być trudniejsze, gdy członkowie pracują na różnych strefach czasowych. Synchronizacja pracy, w szczególności w projektach zależnych od współpracy wielu osób, może być skomplikowana i wymaga dokładnego planowania pracy. Jak widać, wyzwań jest bardzo dużo, a to tylko niektóre z nich. Skupmy się jednak na najważniejszych aspektach i zaproponujmy dedykowane rozwiązania, aby praca rozproszona była skuteczna.
Komunikacja w zdalnym zespole projektowym
Skuteczna komunikacja w zdalnym zespole projektowym odgrywa kluczową rolę w osiągnięciu sukcesu. W zarządzaniu projektami ważne są emocje, komunikacja, wymiana pewnych informacji. Patrząc na bariery w zdalnych zespołach w stosunku do tych tradycyjnych, od razu rzuca nam się na warsztat komunikacja zespołowa. Aby bazować na praktyce, a nie teorii. Zbudowaliśmy kilka kluczowych zasad, które powinny być brane pod uwagę, aby zapewnić odpowiednią komunikację w zdalnym zespole projektowym. Możesz to również potraktować, jako pewien action plan w budowaniu komunikacji rozproszonej.
1. Określ narzędzia komunikacyjne.
Wybierz odpowiednie narzędzia komunikacyjne, które będą służyły do różnych celów. Mogą to być narzędzia do wideokonferencji, takie jak Zoom lub Microsoft Teams, narzędzia do komunikacji na żywo, takie jak Slack lub Messenger, aczkolwiek zdecydowanie najlepiej będzie wszystko połączyć w całość za pomocą programu do zarządzania projektami z wbudowanym komunikatorem. Tego typu programem jest IC Project, który będzie stanowił platformę do zarządzania projektami z całą komunikacją w jednym miejscu.
2. Ustal normy komunikacyjne.
Określ zasady dotyczące czasu reakcji na wiadomości, harmonogramów spotkań i odpowiedzi na e-maile. Ustal również wytyczne dotyczące podziału informacji i wykorzystania różnych kanałów komunikacji. Pamiętaj, że posiadając zespół wielokulturowy, bardzo ważny jest standard języka. Nie pozwól na komunikację w kilku językach, a buduj globalny język komunikacji dla całego zespołu lub nawet organizacji.
3. Planuj regularne spotkania.
Organizuj regularne spotkania zespołu online, aby omawiać postęp projektu, ustalać cele i przydzielać zadania. Spotkania te powinny być interaktywne, a każdy powinien mieć szansę do wypowiedzenia się i zadawania pytań. Staraj się tego typu spotkania planować wcześniej. My ze swojej strony polecamy tzw. daily, czyli codzienne, konkretne spotkanie o stale ustalonej porze. Każdy się spotyka i omawia ważne rzeczy.
4. Buduj otwartą i klarowną komunikację.
Zachęcaj do otwartej i klarownej komunikacji w zespole. Załóż atmosferę, w której członkowie czują się swobodnie wyrażać swoje opinie, dzielić się pomysłami i zgłaszać wątpliwości. Bezpośredni feedback jest bardzo ważny w każdej firmie – staraj się wprowadzić tego typu zasadę w Waszej komunikacji.
5. Dokumentuj komunikację i ważne ustalenia.
Ważne jest, aby dokumentować komunikację, takie jak omówienia zebrań czy ustalenia. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do ważnych informacji i można łatwiej powrócić do wcześniej podjętych decyzji. Odpowiednie narzędzie komunikacyjne bądź projektowe stworzy dokumentację automatycznie.
6. Uwzględnij różnice czasowe.
Jeśli zespół pracuje w różnych strefach czasowych, staraj się uwzględniać to w planowaniu spotkań i komunikacji, aby wszyscy mieli szansę wziąć w nich udział. W tym punkcie warto również wrócić do punktu dotyczącego norm komunikacyjnych, ponieważ przy różnych strefach czasowych zasady odpowiedzi na pewne wiadomości mogą być istotne.
Pamiętaj, że komunikacja w zdalnym zespole projektowym to proces ciągły. Dbałość o nią od samego początku projektu i regularne monitorowanie jej efektywności pomagają w utrzymaniu zgranej i skutecznej pracy zespołu. Mamy nadzieję, że przypilnowanie powyższych punktów sprawi, że komunikacja w Twoim zespole rozproszonym wejdzie na inny, przy tym zdecydowanie wyższy poziom. To naprawdę może się udać.
Rola technologii w zdalnych zespołach projektowych
Technologia odgrywa kluczową rolę w zdalnych zespołach projektowych, umożliwiając efektywną komunikację, współpracę, monitorowanie postępów projektów i ułatwienie pracy na odległość. Technologia często jest tym, co łączy zdalny zespół w całość. W tym celu oczywiście wykorzystywane są przeróżne narzędzia, począwszy od programu do zarządzania projektami, przez specjalne komunikatory, dyski chmurowe bądź nawet specjalistyczne narzędzia do ewidencji czasu pracy. Możliwości mamy bardzo dużo.
Zacznijmy od programów do zarządzania projektami, które stanowią główną platformę dla wszystkich zdalnych zespołów projektowych. To w tym programie każdy członek zespołu ma swój projekt, zadania, dokumenty czy komunikację. Jest to jedno wspólne miejsce, które stanowi serce projektu. Tego typu rozwiązania potrafią być znakomitym rozwiązaniem do bieżącej pracy, które wykorzystuje zespół, ale też dla osób zarządzających. Pamiętajmy, że rozproszony zespół to także większe wyzwania dla project managera, który musi zadbać o odpowiednie zasady i czasami nawet solidniejszą kontrolę pracy. Kompleksowy program do zarządzania projektami, jak np. IC Project może stanowić znakomity wybór technologiczny.
Wspominaliśmy już o kilku rozwiązaniach, które pozwalają lepiej się komunikować. W obecnych czasach zespoły zdalne nie mają czego szukać bez programów do wideokonferencji, jak Zoom lub MS Teams. To miejsce spotkań. Klikamy w link, rozmawiamy, omawiamy ważne tematy, a przy tym również się widzimy. Wydaje się, że w obecnych czasach ani rusz bez tego typu rozwiązania, a to umożliwia obecna technologia.
W ostatnich czasach mocno na wartości zyskały wszelkie narzędzia, które pozwalają lepiej pracować zespołowo, chociażby na własnych pomysłach, mapach myśli, czy dyskusji zespołowej. To szczególnie Miro lub Mural, czyli wirtualne tablice, gdzie możemy rozrysować, rozpisać bądź po prostu zbudować nasze myśli i pomysły. To świetne narzędzia, które pozwalają zespołowi pracować w formie zdalnej, a przy tym wyciągać własną kreatywność i budować z tego pełną dokumentację.
No i oczywiście pamiętajmy o wszelkich plikach i dokumentach, bo kto obecnie wyobraża sobie pracę bez dysków chmurowych, takich jak One Drive, Google Drive bądź iCloud? To chyba totalna podstawa naszego życia, a także pracy w zespołach rozproszonych. W pracy projektowej niezwykle istotne jest mieć dostęp do dokumentacji projektowej. To możemy uzyskać poprzez program do zarządzania projektami, ale także dysk chmurowy, który stanowi oddzielną bądź integralną część naszego zarządzania projektami w programie.
Technologia jest nieodzownym narzędziem, które umożliwia skuteczną pracę zdalnych zespołów projektowych, poprawiając komunikację, współpracę, efektywność i wyniki projektów. Możliwości mamy bardzo dużo, aczkolwiek my postaraliśmy się skupić na najważniejszych aspektach. Pamiętaj także o nowych narzędziach zbudowanych na sztucznej inteligencji, które mogą okazać się ciekawe w specyficznych projektach.
Przywództwo, motywowanie i inspirowanie w zdalnych zespołach projektowych – dlaczego jest tak ważne?
Kultura pracy dla każdego zdalnego zespołu projektowego jest niezwykle istotna. Świadomy zespół bardzo często potrafi regularnie pracować nad kulturą organizacyjną, aczkolwiek zawsze nad wszystkim musi stać osoba zarządzająca, czyli przywódzca całego zespołu. Trzymanie wszystkiego w ryzach, podejmowanie kluczowych decyzji, nadzorowanie pracy, a także przepływy tej pracy – to są kluczowe zadania dla każdego project managera w zdalnym zespole projektowym.
W teorii możemy wyróżnić samozarządzające się zespoły, ale to mocno świadome i rzadko spotykane twory. Aby dojść do takiego etapu, zazwyczaj trzeba przejść długą drogę, a i to nie gwarantuje pozytywnego efektu. Kapitan danego statku jest potrzebny, czasami nawet w prozaicznych sytuacjach. Chodzi po prostu o osobę, która ma decyzyjność i tej decyzyjności używa w ważnych momentach.
Przykład? Proszę bardzo… Każde spotkanie zdalne może czasami trwać godzinami… ile razy odchodzimy od określonego tematu, rozmawiamy dookoła, nie ma dla spotkania kierunku i puenty. Rola osoby zarządzającej w tym przykładzie to moderacja spotkania względem tematyki, nadzorowanie jego czasu trwania, spisanie pewnych założeń i ustaleń. Tego typu sytuacji mamy mnóstwo, a zespół rozproszony wzmaga poziom zarządzania.
Przywództwo w zdalnych zespołach projektowych, ma wpływ chociażby na:
- określanie celów i weryfikowanie ich wykonania
- utrzymywanie ciągłej komunikacji i kultury organizacyjnej
- zarządzanie czasem i zasobami zespołu
- planowanie pracy, wyłapywanie zależności, delegowanie zadań
- motywowanie i inspirowanie…
No właśnie, motywowanie i inspirowanie. Zdalne zespoły projektowe mają to do siebie (co już doskonale wiemy!), że nie widzimy się face-to-face. Czasami nie dostrzegamy problemów, idziemy w odwrotnym kierunku, a pozytywna reakcja wcale nie jest tą oczywistą. A to dlatego, że brakuje nam klarownych informacji na ten temat. Komunikacja niewerbalna jest często złotem w zarządzaniu zespołem, ale przy pracy zdalnej ona wręcz nie istnieje.
Rola każdej osoby zarządzającej w rozproszonych zespole to motywować i inspirować swój zespół. W jaki sposób zatem lider może motywować swój zespół? Czego warto pilnować?
1. Dbaj o pozytywną atmosferę.
Atmosfera w zespole to klucz do sukcesu. Każde spotkanie zdalne może być przyjemnością i tym momentem dnia, kiedy pracownik dociera z uśmiechem na twarzy. Warto czasami się chwilę pośmiać, opowiedzieć żart, wysłuchać innej osoby, czy odejść ogólnie od obowiązków firmowych, by porozmawiać moment o sytuacjach z życia wziętych. Oczywiście dbanie o atmosferę to temat rzeka i sam punkt jest dość ogólny, natomiast kolejny punkt będzie tym, co na tę atmosferę może wpływać pozytywnie.
2. Integruj zespół.
Integracja w formie zdalnej jest wykonalna. Im lepiej się poznamy, im więcej wiemy o sobie wzajemnie, tym lepiej zespół funkcjonuje. Jeśli posiadasz zespół wielokulturowy, możesz wykorzystać ten aspekt do integracji na zasadzie poznania różnic kulturowych. Jeśli chcesz siąść przy piwie po południu w zespole, zrób to i wymyśl ciekawe zabawy. Sieć jest pełna wielu pomysłów, które możesz wykorzystać do skutecznej integracji zespołu zdalnego.
3. Zachęcaj do otwartej komunikacji.
Najgorsze, czym może przejawiać się Twój rozproszony zespół to zamknięta komunikacja. Nigdy nie poznasz problemów, blokad w pracy, czy realnego feedbacku. Nie mając komunikacji niewerbalnej, musisz dbać o otwartą komunikację i budować formę feedbacku bezpośredniego. Próbuj o tym mówić, zachęcać, pokazywać przykłady w praktyce.
4. Motywuj, bo praca zdalna potrafi wypalać.
Praca zdalna to świetne rozwiązanie, ale ma tylu samo fanów, co i wrogów. Wiele osób nie lubi siedzieć w jednym miejscu, lubi porozmawiać z innymi, czy zmienić środowisko. Osoba przyzwyczajona do pracy zdalnej może się bardzo łatwo wypalić i po prostu może je brakować na pewnym etapie motywacji. Dlatego tak ważne jest mieć ten aspekt na uwadze, aby zapewniać bieżącą motywację, np. poprzez cele do realizacji. My ze swojej strony polecamy artykuł, gdzie przekazujemy sposoby na motywację pracowników.
