Czym jest projekt i jak nim zarządzać?

Definicje projektu zazwyczaj opisują go jako zbiór aktywności powiązanych ze sobą w złożony sposób, posiadających swój początek i koniec w czasie oraz prowadzących do wspólnego celu. Tego typu przedsięwzięcie jest jednorazowe, a jego efekt niepowtarzalny. Choć może prowadzić do opracowania nowego modelu masowo wytwarzanego produktu, zwykle podejście projektowe stosują przedsiębiorstwa nastawione na dostarczanie swoim klientom wyspecjalizowanych rozwiązań. Szczególnie dobrze widać to na przykładzie branży IT, z której wywodzi się wiele metodologii organizacji pracy.

Definiują one poszczególne zadania wchodzące w skład projektu, ich podział między pracowników, nadzór nad wykonaniem oraz kontrolę występujących między nimi zależności. Poniżej znajdziesz krótkie opisy najpopularniejszych metodologii projektowych, które z powodzeniem wdrażane są przez różne przedsiębiorstwa.

Najpopularniejsze metodologie projektowe

Agile

Podejście Agile w zarządzaniu projektami oznacza iteracyjną i przyrostową organizację pracy. Wytwarzanie obiektu zlecenia odbywa się w elastyczny i interaktywny sposób uwzględniający częstą interakcję z klientem i reagowanie na jego sugestie. Agile skupia się na satysfakcji zleceniodawcy znacznie bardziej niż w pierwotnych założeniach projektu. Jest więc znakomite wszędzie tam, gdzie klient może nie być od początku pewny, jaki ma być efekt bądź chce mieć możliwość zlecania i akceptacji zmian. Agile sprawdza się też w przypadku konieczności rewizji założeń na podstawie występujących potem trudności.

Lean

Metodologia Lean służy do optymalizacji produkcji minimalizującej potrzebę stosowania buforów i gromadzenia zapasów. Pomaga ograniczyć koszty działalności i negatywny wpływ przedsiębiorstwa na środowisko, a także zwiększyć produktywność i poprawić jakość produktów. Jest jednak czuły na przestoje, nieprzewidziane trudności z dostawami i niedoskonałości założeń projektu – te bowiem na etapie produkcji są trudne i kosztowne do wyeliminowania.

Waterfall

Model zarządzania Waterfall (zwany też kaskadowym) zakłada podział zadań na następujące po sobie liniowo kolejne fazy. Specyfikacja każdej z nich zależy od wyników osiągniętych w poprzedniej. Kolejno występujące w nim fazy to: koncepcja, inicjacja, analiza, projektowanie, budowa, testowanie, wdrażanie i konserwacja. Waterfall szczególnie często stosuje się w przemyśle wytwórczym, budownictwie i wszędzie tam, gdzie zmiany koncepcji czy projektu na późniejszym etapie prac są niemożliwe bądź bardzo trudne do wprowadzenia. Z tego też względu ewentualne trudności napotkane na etapie produkcji lub poprawki od klienta mogą generować opóźnienia i znaczny wzrost kosztów.

Kanban

Kanban (z japońskiego „szyld” bądź „tabliczka”) to metodologia organizacji pracy w projekcie po raz pierwszy zastosowana w japońskich fabrykach Toyoty w celu zmniejszenia potrzeb magazynowania podzespołów i optymalizacji powtarzalnych cyklów produkcyjnych. Współcześnie wykorzystuje się ją również do elastycznego zarządzania projektami. Poszczególne zadania organizowane są w formie „karteczek” w trzech grupach: „do zrobienia”, „w trakcie realizacji” oraz „zakończone”. Każde z nich ma przypisanego wykonawcę, wymagania i termin wykonania, dzięki czemu łatwo daje się zidentyfikować i wyeliminować obszary problemowe.

Scrum

Scrum to jedna z głównych metodologii zwinnych. Wyróżnia się podziałem na sprinty – maksymalnie jednomiesięczne iteracje rozwoju projektu, po których dostarczana jest kolejna działająca wersja produktu. Zmiany wprowadzane w każdym sprincie powinny wnosić zauważalne dla użytkowników zmiany, wobec czego bardzo dużego znaczenia nabiera planowanie prac do wykonania w jego ramach według ich priorytetu. W samym sprincie nie powinny już zachodzić żadne zmiany wpływające na jego realizację, a samo wykonywanie wcześniej przypisanych zadań.

Scrumban

Jak wskazuje sama jego nazwa, Scrumban jest hybrydą Scruma i Kanbanu. Poszczególne zadania są organizowane w sprinty, w ramach których wykorzystuje się standardową lub zmodyfikowaną tablicę dzielącą je na kategorie. W Scrumbanie istnieje także możliwość planowania długoterminowego – bucket size planning. Opiera się na systemie trzech „wiader”, przez które poszczególne elementy pracy muszą przejść, zanim trafią w sprincie na tablicę. Zwykle stosuje się podział roczny (np. penetracja nowego rynku, wypuszczenie kolejnego produktu). Gdy firma decyduje się ruszyć z tym planem, trafia on do półrocznego wiadra, gdzie krystalizują się wymagania i założenia. Po przeniesieniu do wiadra trzymiesięcznego następuje jego podział na jednostkowe, przejrzyste zadania.

eXtreme Programming

Metodologia eXtreme Programming służy do sprawnego realizowania niedużych projektów opartych na wysokim ryzyku – kiedy nie do końca wiadomo, co i w jaki sposób ma być zrobione. Choć program tworzy się w iteracjach, są one na tyle silnie zależne od swoich nieprzewidywalnych rezultatów, że planuje się tylko jedną w przód. Zaletą eXtreme Programming jest tylko ogólna specyfikacja lub jej zupełny brak, wymaga to jednak stałego kontaktu ze zleceniodawcą lub użytkownikiem końcowym.

PRINCE 2

PRINCE 2 (PRojects IN Controlled Environments – Projekty w sterowanych środowiskach) opiera się na produktach, które są wytwarzane w zestandaryzowany i powtarzalny sposób. Pozwala to w ramach przedsiębiorstwa doskonalić kompetencje pracowników oraz wypracować wspólne podejście, terminologię i dokumentację dla kolejnych, zbliżonych do siebie zleceń. PRINCE 2 wspiera jednak wyłącznie kaskadową organizację pracy, wobec czego ograniczona jest interakcja z klientem, a wprowadzanie zmian projektowych staje się trudne i kosztowne. Wymóg szczegółowej dokumentacji może też prowadzić do nadmiernej biurokratyzacji.

PMBOK

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) zakłada, że każdy projekt posiada swój cykl życia – ciąg etapów pomiędzy inicjacją i zamknięcie. W obecnej wersji wyróżnia się 49 rodzajów procesów podzielonych na pięć oddziałujących między sobą grup: procesy rozpoczęcia, planowania, realizacji, monitorowania i kontroli oraz zakończenia. Procesy są ponadto przypisane do dziesięciu obszarów wiedzy, takich jak zarządzanie czasem, jakością, kosztami czy zasobami ludzkimi. Mimo dużego sformalizowania PMBOK pozwala na pewną elastyczność w organizacji pracy projektowej.

Six Sigma

Podejście Six Sigma zostało po raz pierwszy zastosowane w połowie lat 80. w Motoroli. Głównym celem metody jest zmniejszenie szansy wystąpienia defektu do 3,4 na milion okazji, co przekłada się na odległość sześciu sigma (odchyleń standardowych) od wartości centralnej przyjętego rozkładu prawdopodobieństwa. Metoda spotkała się z szeroką krytyką dotyczącą braku innowacyjności, zmniejszenia zysków i nastawienia na stworzenie produktu, który odniesie sukces komercyjny.

Jaka metodologia projektowa sprawdzi się najlepiej?

Wskazanie jednej, idealnej metodologii, która z całą pewnością sprawdzi się w danym przedsiębiorstwie przy realizacji konkretnego projektu, jest niemożliwe. Każde z wymienionych (oraz dziesiątek pominiętych) podejść ma swoje mocne i słabe strony. Często też samo ich prawidłowe wdrożenie wymaga poniesienia znacznych kosztów wynikających z konieczności przeszkolenia pracowników i może skutkować chwilowym zmniejszeniem produktywności w okresie przejściowym. Dlatego też szczególnie ważne jest przemyślane korzystanie z tych rozwiązań.