5 najważniejszych punktów na drodze do sukcesu projektu

project success

Mówi się, że sukces ma wielu ojców, a porażka zawsze jest sierotą. Coś w tym jest, wystarczy bowiem przyjrzeć się wypowiedziom osób na Facebooku i szybko okazuje się, że wielu z nas jest ekspertami w każdej dziedzinie i o zakończonym sukcesem projekcie może wypowiedzieć się lepiej niż sami twórcy. Jednak wystarczy, że coś pójdzie nie tak i pojawiają się głosy pełne krytyki, a odpowiedzialności za porażkę nie chce wziąć na siebie nikt. Co w takim razie zrobić, by projekt doprowadzić do końca? Przede wszystkim – kierować się sprawdzonymi schematami. Oto pięć najważniejszych z nich.

Każda podróż ma swój początek

Niezależnie od tego, o jakim projekcie mówimy, składa się on z kilku etapów, pewnych punktów, które mają ogromny wpływ na jego powodzenie. Projektem może być na przykład zaparzenie kawy klientowi w kawiarni: musi ona być odpowiednio przygotowana, aby spełniała oczekiwania kupującego, a przy okazji tak przygotowana, by jej sprzedaż opłacała się bariście. Podobnie jest z innymi zadaniami, które mają doprowadzić nas do jakiegoś celu. Dlatego nieważne, czy będziemy tworzyć nową stronę internetową, czy też będziemy szyć ubranie, czy nawet przygotowywać kanapkę dla klienta w restauracji, ważne jest rozpatrywanie każdego zadania jako pewnej drogi, która ma swój początek oraz koniec. Początkiem może być pomysł na nową aplikację, czy też złożone przez klienta zamówienie, koniec zaś to finalizacja zadania.

Wróćmy do tych pięciu najważniejszych punktów na drodze do sukcesu projektu. Wydają się one często bardzo oczywiste, ale niestety w wielu branżach zupełnie o nich zapominamy lub traktujemy je trochę po macoszemu, a może to być fatalne w skutkach.

5 kroków do sukcesu

Te 5 punktów, które opisujemy poniżej, są tak samo ważne – nie może być tak, że będziemy podnosić jakość, nie przejmując się topniejącym budżetem lub zasobami, ale też nie możemy przeciągać projektu w nieskończoność, by produkt dopieścić jeszcze bardziej. Wrócimy jeszcze do tego.

  • Weryfikacja harmonogramu – czyli to, ile ma trwać nasz projekt, jakie są jego etapy i czy w danym momencie wszystko idzie zgodnie z założeniami. Dlaczego harmonogram jest ważny? Znów będzie przykład z gastronomii. Załóżmy, że kanapkę dla gościa kawiarni przygotowujemy 7 minut. W tym czasie musi ona zostać złożona i zaserwowana. Jeśli zrobimy ją wcześniej, jest to dla nas oszczędność i pozwala na przygotowanie kolejnego dania, jeśli nie – kolejny klient może czekać już na swoje zamówienie dłużej. Oczywiście to duże uproszczenie, ale tak mniej więcej to wygląda. Jeśli tworzymy aplikację dla klienta, to mamy podany deadline i musimy tak podzielić i poprowadzić pracę, by oddać działający produkt przed upływem wyznaczonego czasu. Harmonogram pozwala więc analizować, na jakim etapie się znajdujemy, czy kamienie milowe, które sobie wyznaczyliśmy są przekraczane, czy też może mamy opóźnienia. Bez harmonogramu cała praca wydaje się działaniem na oślep.
  • Weryfikacja jakości – chcemy, aby nasz produkt był wysokiej jakości. Ustalamy na początku projektu to, do czego dążymy, czego będziemy oczekiwać i w jaki sposób zaspokoimy potrzeby klienta. Ważne jest, by oddawany przez nas finalny produkt, a nawet prototyp spełniał wszystkie założenia. Znów przykład z gastronomii. W prowadzonym przez bliskiego znajomego lokalu serwowane są burgery z dziczyzną. Każda kanapka to określona porcja mięsa oraz dodatków. Wysokie oceny burgerowni są między innymi dzięki wysokiej jakości wydawanych przez kuchnię kanapek. Kontrola jakości odbywa się na 3 stanowiskach: grillu, gdzie smażone jest mięso, podczas składania, czy wszystkie składniki i sosy są odpowiednio dobrane i jest ich odpowiednia waga. Ostatni etap to weryfikacja estetyczna. Wiadomo – je się oczami. Dlatego nasz projekt też powinien być weryfikowany pod względem jakości na kilku etapach, gdyż może się okazać, że błędy, które wystąpiły na początku, przekładają się na niską jakość na końcu procesu.
  • Weryfikacja budżetu – każdy projekt posiada budżet. Są to zasoby, wiedza, ale przede wszystkim pieniądze, które musimy zapłacić pracownikom, wykonawcom, dostawcom itd. Budżet przeznaczamy na materiały, know-how, pracę, media itd. Każdy kamień milowy projektu powinien być chwilą, którą poświęcimy na analizę tego, czy mieścimy się w założonych kosztach. Wiele programów do zarządzania projektami ma możliwość weryfikacji tego stanu rzeczy i informowania o tym użytkowników. Przekroczenie budżetu może oznaczać, że projekt może nie dojść do skutku, jeśli nie pozyskamy dodatkowego finansowania. Z drugiej strony, jeśli będziemy prowadzić projekty według metodologii lean, mamy dużo większe szanse, że nie tylko zmieścimy się w budżecie, ale także doprowadzimy do oszczędności.
  • Weryfikacja zespołu – to, z kim będziemy pracować podczas prowadzenia projektu, ma ogromny wpływ na jego powodzenie. Jake Knapp zaprezentował pewną ideę, która pokazuje, jak powinien wyglądać zespół projektowy przy opisywanych przez niego sprintach projektowych. Metoda ta sprawdza się przy każdym z projektów, pozwala bowiem na optymalny wybór. Team powinien składać się z: osoby decyzyjnej, eksperta do spraw finansowych, człowieka od marketingu, specjalisty do spraw obsługi klienta, eksperta od logistyki, a także osobę odpowiedzialną za projektowanie. Nawet taki minimalistyczny zespół, składający się z osób o wąskich specjalizacjach pozwala na wydajną i przemyślaną pracę. Zawsze bowiem w danym momencie można skorzystać z wiedzy eksperta, który podpowie lub zaneguje, a to jest ważne w projektach.
  • Weryfikacja zapasów – zapasy to wszystkie rzeczy materialne i niematerialne, które będą nam potrzebne do wykonania zadania. We wspomnianej burgerowni będą to składniki do kanapek, w zespole deweloperów będzie to oprogramowanie, wiedza, sprzęt itd. Decydując się na przeprowadzenie jakiegoś wdrożenia, musimy mieć pewność, że posiadamy odpowiednią ilość zapasów, a jeśli nie mamy możliwości ich magazynowania, to mamy możliwość ich ciągłego dostarczania, bez zbędnych opóźnień. Dlaczego bez zbędnych opóźnień? Z tego powodu, że kilka dni przestoju w pracy przekłada się na straty, a dodatkowo może doprowadzić do niedotrzymania terminu realizacji.

Powyżej zaprezentowaliśmy 5 najważniejszych punktów, które pojawiają się na drodze do sukcesu projektu. Pokazują kierunek działania i to, co jest najważniejsze dla szybkiej i sprawnej realizacji. Jeśli będziemy o nich pamiętać, szansa ukończenia zadania w terminie i bez zbędnych kosztów jest dużo wyższa niż wtedy, gdy nie będziemy kierować się zasadami, o których mowa. Działanie na oślep może doprowadzić nas do mety, ale jakim kosztem?

Wypróbuj za darmo

Nie wymagamy karty płatniczej Free forever
Wypróbuj za darmo