Z projektami jest trochę jak ze znudzonymi, niesfornymi dziećmi. Jeśli zostawimy je same sobie, coś na pewno się wydarzy, ale czy będzie to coś dobrego? Każdy projekt wymaga osoby go nadzorującej, potrzebuje planu, pomysłu na realizację, a ponadto zasobów, odpowiedniego budżetu i czasu. Czasami słyszymy o micie, który mówi, że najlepsze projekty nie wymagają koordynacji, realizują się bowiem same. Jeśli faktycznie by tak było, to stanowisko projekt menadżera mogłoby zniknąć z list płac w wielu firmach. Projekty lubią i potrzebują być zarządzane, gdyż dzięki temu mamy pewność ich zrealizowania, zmierzenia ich celów, a co najważniejsze zmieszczenia się w założonym budżecie.

Dlaczego warto trzymać rękę na pulsie?

To, że projekty są źle zarządzane, to niestety inna przypadłość tego zagadnienia. Z jednej strony mamy bowiem założenie, że żaden z nich nie musi być koordynowany, a z drugiej upieramy się właśnie, że trzymanie ręki na pulsie jest remedium na całe zło. Nie do końca tak jest, gdyż nawet koordynowane wdrożenia mogą skończyć się spektakularną porażką. Dobrze jest rzucić okiem na trochę statystyk. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na dane mówiące o stratach, które pojawiają się podczas błędnie lub źle prowadzonych prac. W 2017 rząd USA stracił 32 miliardy dolarów na projektach IT, które były porażką. Harvard Business Review poszedł dalej i przeanalizował roczne straty wszystkich projektów IT w USA, które nie dochodzą do skutku. To nawet 150 miliardów dolarów, które po prostu są mielone bez celu. 70% wszystkich wdrożeń nie dochodzi do skutku, ale przy odpowiedniej zmianie organizacji przedsiębiorstwa i zarządzania projektem wskaźnik ten spada do 20%. Oczywiście statystyk i danych jest dużo więcej, można na nie rzucić okiem tutaj. Chodzi przede wszystkim o nakreślenie pewnego zjawiska, które jest bardzo nagminne i z którym firmy nie potrafią sobie poradzić.

Przede wszystkim brak zarządzania projektem jest równy złemu zarządzaniu. W obu przypadkach przeważnie dochodzi do porażki i strat, które w niektórych biznesach warte się ciężkie miliony.

Co daje nam dobre zarządzanie projektem?

Każdy etap wdrożenia wymaga leadera, który koordynuje zadania, deleguje obowiązki, a co najważniejsze pilnuje czasu realizacji. Podobno nawet 80% wszystkich zadań nie zostało „oddanych na czas”. Brak zarządzania lub złe zarządzanie doprowadza do wspomnianego wyżej, równego 70% wskaźnika porażek. Zarządzanie projektami umożliwia przede wszystkim osiągnięcie maksymalnej wydajności oraz oszczędności. Często podczas prac pojawiają się także nowe pomysły, które pozwalają na zweryfikowanie aktualnego procesu i poprowadzenie go nowymi torami, co może przełożyć się np. na przyśpieszenie prac.

Nawet najmniejsze zadania powinny być realizowane w sposób projektowy. Weźmy na przykład napisanie tekstu na stronę www. Zadanie to wymaga przygotowania briefu, napisania na jego postawie treści, korekty treści, zamieszczenia tekstu na stronie – wszystko w ustalonym czasie. Wystarczy tylko rozpisać w zwykłym kalendarzu każdy etap i możemy mówić o zarządzaniu tym zadaniem. Osoba nadzorująca pracę będzie koordynatorem działania, menadżerem, na barkach którego spoczywać będzie doprowadzenie zadania do końca.

Najważniejsze korzyści z umiejętnego zarządzania projektami to:

poprawienie wydajności – projekt, podobnie jak mapa podróży klienta, jest pewnym schematem działania. Jeśli dobrze go „rozrysujemy”, to łatwiej będzie nam zobaczyć, na którym etapie się znajdujemy, czy idziemy zgodnie z planem, czy mamy opóźnienia, czy może wyczerpaliśmy wszelkie zasoby,

wzrost efektywności pracowników i zwiększanie ich doświadczenia – osoby zaangażowane w zadanie przeważnie skupione są tylko na nim. Brak rozproszenia i czynników zewnętrznych sprawia, że nawet bardzo trudne projekty mogą zostać zamknięte dużo szybciej (jeśli była publikacja o 5 dniach i sprincie to można ją tu podlinkować). Dodatkowo praca w wykwalifikowanym zespole sprawia, że osoby z mniejszym doświadczeniem mogą skorzystać z wiedzy bardziej obeznanych w temacie kolegów,

budowanie przewagi konkurencyjnej – dobrze prowadzone projekty dają kontrolę nad planowanymi i obecnymi działaniami, pozwalają szybko reagować na kryzysy i znajdować wyjścia z sytuacji niezaplanowanych, dzięki czemu zawsze możemy być o krok przed konkurencją,

zwiększanie oceny ryzyka – każdy plan zakłada pewne ryzyko niepowodzenia, pojawiają się też w nim czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, które mogą wpłynąć na jego niepowodzenie. Symulacje takich zdarzeń mogą pomóc w ich zapobieganiu,

polepszona komunikacja pomiędzy członkami zespołów projektowych – to fakt, że jeśli team pracuje nad jednym lub nawet kilkoma zagadnieniami projektowymi, łatwiej się im komunikuje. Brak tutaj szumów, które są tak częste w dużych organizacjach, szczególnie pomiędzy działami, które mają bardzo podobne cele, np. marketing i sprzedaż,

mierzalność efektów i ocena wyników – to jedna z najważniejszych cech projektów, które są zarządzane przez kierowników zajmujących się tymi zadaniami. Na początku ustalone efekty mogą być ocenione na końcu prac. Efektami mogą być na przykład ilość pozyskanych leadów, czy też wielkość sprzedaży albo poziom obniżenia kosztów.

Czego potrzebujemy do zarządzania projektami?

Przede wszystkim metodologii, wiedzy i narzędzi. Wiele jest szkół zarządzania i każda pokazuje inną drogę do osiągnięcia celu. Są sprinty, które trwają 5 dni, jest lean, który pozwala na zarządzanie nawet przy okrojonych zasobach, mówi się też o błękitnych technikach itd. Niezależnie, jaki styl wybierzemy, ważne są też narzędzia pozwalające w dość prosty sposób przeprowadzać komunikację i weryfikować postęp powierzonych zdań.

W małych zespołach wystarczą takie narzędzia jak IC Project czy uboższe Trello, a nawet na upartego Google docs ze skoroszytem w formie tabeli, gdzie każda z zaangażowanych w pracę osób będzie raportowała swoje postępy. Duże zespoły będą korzystać raczej z własnych rozwiązań lub wybiorą płatne platformy np. Bitrix24, czy też skorzystają z narzędzi Microsoftu, Comarchu i innych. Nie ma znaczenia, jaka platformę wybierzemy, ważne jest, aby była ona dopasowana do naszych potrzeb i wiedzy.

Gdy dzieci zostawiamy samym sobie…

Co się jednak dzieje z tymi wszystkimi zdaniami, które zostają pozostawione samym sobie? Wiele z nich po prostu znika, odchodzi w zapomnienie, nikt się bowiem nimi nie interesuje. Znajdą się czasem pracownicy, którzy je po prostu sami „dowiozą”, zdarza się to jednak bardzo rzadko, wielokrotnie poziom wynagrodzenia w firmie nie jest bowiem na tyle wysoki, „by się wychylać”. W większości przypadków zadania takie stają się dziwnymi hybrydami, potworkami generującymi koszty, wykorzystującymi zasoby, a zupełnie nie przynoszącymi korzyści. Wróćmy do tych niesfornych dzieci, które zostały same w domu i się nudzą. Czasem mają one pomysł i stwierdzą, że przygotują obiad, ale czasem z dymem może pójść cała kuchnia. Tak właśnie jest z projektami, które zostają bez kontroli. Warto o tym pamiętać.