Jedni nie wyobrażają sobie dnia bez dokładnego planu, inni wolą raczej „iść na żywioł”, uważając planowanie za stratę czasu i ograniczenie spontaniczności. Tylko czy znalazłby się ktoś, kto zaryzykowałby budowę domu bez czarno na białym określonych wytycznych? Dlaczego więc tylu z nas zakłada, że planowanie swojej pracy jest bezużyteczne? Żyjemy coraz szybciej, a liczba wyzwań, jakim na co dzień musimy stawiać czoło rośnie. Bez odpowiedniej organizacji dużo trudniej jest nad wszystkim zapanować i osiągać zawodowe cele. Planując zadania, które mamy do zrobienia, możemy znacznie skrócić czas wykonywania pracy, równocześnie poświęcając na nią mniej energii. Wystarczy 5-10 minut spędzonych z kalendarzem w ręku, aplikacją czy po prostu „to-do” listą. Przyjrzyjmy się, jakie najczęstsze błędy stoją na drodze efektywnemu planowaniu a co może w nim pomóc?
Z całą pewnością każdy z nas ma swoim koncie plany, które spaliły na panewce. Dlaczego tak się dzieje? Jednym z najczęstszych powodów porażek na tym polu jest próba zagospodarowania każdej minuty swojego czasu. Tymczasem nie sposób w ciągu dnia uniknąć nieprzewidzianych sytuacji. Nie bez powodu eksperci radzą, aby planować nie więcej niż 60 proc. swojego dnia pracy. Pozostały czas pozostawmy na niezaplanowane działania a przede wszystkim odpoczynek, bez którego nie sposób pracować efektywnie.
Kluczowym elementem skutecznego planowania jest także stworzenie hierarchii obowiązków. Określenie, które zadania są dla nas najważniejsze i zajęcie się nimi w pierwszej kolejności sprawi, że zyskamy energię i motywację do dalszej pracy. Nawet, jeśli okaże się, że zabraknie nam czasu i przełożymy mniej istotne działania na kolejny dzień, i tak będziemy o krok bliżej wyznaczonego celu.
Efektywne planowanie nie może się również udać bez znajomości swojego tempa pracy. Często zbyt optymistycznie podchodzimy do ilości działań, które jesteśmy w stanie wykonać w danym czasie i w rezultacie nie starcza nam go na mniej istotne obowiązki, które wciąż musimy odkładać. Aby uniknąć przytłoczenia pracą, warto założyć, że dane zadanie może nam zająć nawet dwa razy tyle, niż się spodziewamy. Oczywiście nasza checklista automatycznie się wtedy skurczy. Lepiej chyba jednak zrealizować mniej tasków niż zakończyć dzień frustracją i poczuciem, że nie pracowało się wystarczająco dobrze, prawda?
Do planowania dnia pracy można użyć zwykłego papierowego notatnika i kalendarza. Można również wykorzystać siłę nowych technologii i wypróbować aplikacje ułatwiające zarządzanie czasem i zadaniami, takie jak ICP. Korzystając z niej nie poczujemy wprawdzie przyjemności płynącej z wykreślania długopisem kolejnych punktów na „to-do” liście, jednak udogodnienia, jakie proponuje system, całkowicie rekompensują ten drobny mankament. Co możemy zyskać? Przede wszystkim dostęp do listy zadań niemal z każdego miejsca oraz możliwość współdzielenia jej z innymi członkami teamu. Nie trzeba przekonywać, jak może poprawić to przepływ pracy w zespole. Nawet najlepsza checklista stworzona na papierze nie da się przecież zsynchronizować. Zarządzanie czasem ułatwia również wbudowany w ICP kalendarz, który wyświetla wpisane do niego zadania. O zbliżającym się terminie ich realizacji nie musimy pamiętać, system przypomni na o tym w specjalnym powiadomieniu.
Podsumujmy zatem, co możesz zrobić, aby planowanie było skuteczne:
- zostaw sobie margines błędu
- priorytetyzuj zadania
- najtrudniejsze obowiązki wykonuj na początku
- poznaj tempo swojej pracy
- korzystaj z możliwości, jakie dają nowoczesne narzędzia
Większa motywacja, lepsza jakość wykonania zadań oraz oszczędność czasu to tylko niektóre korzyści, jakie niesie ze sobą efektywne planowanie. I choć umiejętność ta jest sztuką, której opanowanie nie przychodzi bez wysiłku, z całą pewnością warto ją trenować. To inwestycja, która zwraca się z nawiązką.
