Budżet – bać się czy nie?

Jak ważny jest budżet nie trzeba nikogo przekonywać i każdy ma świadomość, że trzeba go kontrolować. Niektórzy mówią, że pieniądze to nie wszystko i że szczęścia nie dają, ale inni na to odpowiedzą, że przynajmniej pozwalają się wygodnie starzeć.

Nie o pogoni za pieniądzem będzie ten wpis. Nie o tym jak zarobić i się nie narobić. Takich było już wiele i mam szczerą nadzieję, że większość czytających ten tekst ma świadomość, że zdrowie i rodzina to najważniejsze wartości w życiu. Niemniej jednak sama świadomość posiadania odpowiedniego zapasu gotówki pozwalającego dociągnąć bez stresu do końca miesiąca jest, co by nie mówić, dość komfortowa.

Dziś będzie mowa o budżecie w projekcie. Prowadząc projekt duży lub mały zawsze możemy zdefiniować jego budżet a więc maksymalną kwotę którą możemy wydać lub kwotę na którą się umówiliśmy z naszym kontrahentem. Jaka by ona nie była, nie wolno dopuścić do tego aby ją przekroczyć. Żeby się o tym przekonać trzeba mierzyć to co jest mierzalne a więc koszty.

Z rachunkowości wynika, że dochód = przychód – koszty. Nas najbardziej interesuje lewa strona tego równania. Niestety często bywa tak, że jest ona ujemna co spędza sen z powiek niejednego managera czy właściciela firmy. To, że jest ona ujemna nie zawsze jest powodem do paniki a jedynie do niepokoju i analizy. Jeśli wynika ona ze zbyt dużych kosztów, których wysokość jest nam znana to należy zminimalizować je tak, aby poprawić wynik finansowy w tym bądź następnym projekcie. Jeżeli jest to niemożliwe, należy postarać się aby budżet kolejnego projektu był odpowiednio wyższy.

Samo mierzenie kosztów w dzisiejszych czasach nie jest trudnym zadaniem. Jest do tego duża ilość dedykowanych narzędzi z których najprostszym choć nie do końca efektywnym będzie Excel. Dlaczego tak jest? Otóż wyciągnięcie sensownych wniosków wymaga nie lada pracy i ogromu wprowadzanych danych do arkusza co nie jest takie proste jak się wydaje. Koszty pochodzą z reguły z dwóch źródeł. Jedno z nich to koszty zewnętrzne na które składają się wydatki na wynajem i utrzymanie biura, zakup sprzętu, materiałów eksploatacyjnych czy koszty zakupu paliwa lub wyjazdów służbowych (hotel, delegacja, wyżywienie itp.). Drugi koszt generują nasze zasoby czyli wszystkie osoby pracujące przy projekcie. Innymi słowy wszyscy którzy poświęcają swój czas a ten da się dość dokładnie zmierzyć.

Jednym z narzędzi dających dość dobre efekty w kwestii mierzenia kosztów jest IC Project Pokaże w kilku krokach jak to zrobić aby móc w łatwy sposób a co najważniejsze całkowicie automatyczny kontrolować budżet na projekcie

Załóżmy, że mamy już zdefiniowany projekt. Skoro tak, to na zakładce Koszty (a jakże :)) możemy dodawać koszty zewnętrzne o których wcześniej wspomniałem a które są powiązane bezpośrednio z projektem.

Jak widać nie jest to trudne zadanie. Dodajemy koszty do każdego miesiąca w którym koszt zaistniał.

Aby suma kosztów była wiarygodna trzeba zdefiniować koszty wynikające ze zużycia (brzydkie słowo) zasobów czyli raportowania czasów pracy przez osoby na projekcie.

Przede wszystkim należy zdefiniować koszt pracy 1h każdego pracownika. Aby to zrobić musimy ustalić jakie kompetencje posiadają nasi ludzie. Robimy to w ustawieniach systemu w sekcji Użytkownicy / Kompetencje użytkowników.

Jeśli nie jesteście w stanie określić kosztów per stanowisko nic się nie dzieje. Po prostu dodajecie kompetencję o nazwie „Pracownik” z dowolnym kosztem roboczo godziny a następnie w edycji pracownika na zakładce Kompetencje wybieracie zdefiniowaną kompetencję ustalając koszt danej osoby.

Pamiętajcie, że koszt danej osoby nie wynika wyłącznie z płaconej pensji. Należy policzyć koszt jego pracy w kwocie brutto a do tego podzielić na ilość pracowników koszty ogólne funkcjonowania firmy i dodać go do każdego z nich z osobna. Tylko w ten sposób pracownik raportując czas będzie generował odpowiedni koszt.

O tym jak raportować czas pracy nie będę się rozpisywał bo nie o tym traktuje dzisiejszy wpis, ale wspomnę tylko, że raportowanie czasów jest możliwe na zadaniu lub na zakładce Czasy pracy w projekcie oraz na liście zadań.

O tej chwili każde zaraportowane 10h pracy będzie (przy założeniu 40zł/roboczogodziny) generowało 400zł kosztów na projekcie. I to dzieje się automatycznie bez Waszego udziału :).

No dobrze, „ale gdzie to widać” zapytacie a ja odpowiem „Dobre pytanie”.

Po pierwsze jako PM lub administrator możecie włączyć na dashboardzie specjalny dedykowany widget prezentujący linię budżetu oraz koszty zbliżające się do niej.

Dodatkowo IC Project dysponuje raportem który pokazuje w jaki sposób kształtuje się budżet na projekcie.

Raport ten możecie zlecić do cyklicznej wysyłki co pozwoli na bieżącą obserwację stanu projektu.

Proste, prawda?

Na koniec mała wisienka na torcie dla tych którzy pracują na dużych i złożonych projektach. Dla nich prosta tabelka to mało. Zgodzę się w 100% dlatego też dla bardziej zaawansowanych użytkowników dostępna jest zaawansowana opcja zarządzania i kontrolowania wydatków na projekcie dostępna w zakładce Finanse na projekcie. Tam można zdefiniować koszty szacowane i przychody planowane obserwując wynik finansowy na każdym produkcje projektu.

Jak widać kontrola budżetu na projektach nie jest tajemną wiedzą którą posiedli tylko nieliczni i jest dostępna w pewnym dość obszernym zakresie dla każdego z Was. Oczywiście od badania sytuacji finansowej przedsiębiorstwa są inne instrumenty ale nie o tym tutaj mowa. Wspomniany przeze mnie sposób pozwoli w zupełności kontrolować i zapanować nad każdym projektem w firmie.

[CTA]

Wypróbuj za darmo

Nie wymagamy karty płatniczej Free forever
Wypróbuj za darmo