W dzisiejszym świecie czas to towar najbardziej deficytowy. Nie da się go zatrzymać ani cofnąć. Co więcej, nie ma takiej sumy, za jaką moglibyśmy go kupić. Jedyne, co nam pozostaje, to jak najbardziej efektywne wykorzystanie cennych minut, które mamy. O tym, jak niełatwe to zadanie, wie każdy Project Manager. Tym bardziej, że na każdym kroku z czasu próbują go okraść podstępni złodzieje, niezważający na staż pracy, rodzaj zarządzanego projektu czy miejsce zatrudnienia. W każdym wypadku jednak skutecznie utrudniający osiąganie celów. Jedni, tacy jak media społecznościowe, plotki czy przedłużające się przerwy na kawę, są powszechnie znani, inni z kolei działają w bardziej zakamuflowany sposób. Spróbujmy zidentyfikować niektórych z nich.
Przeciągające się spotkania
Chyba każdy z nas doświadczył sytuacji, kiedy bycie uczestnikiem zebrania sprawiło, że zrealizowanie zaplanowanych na dany dzień zadań, stało się niemożliwe. Dowiedziono, że managerowie nawet 70 proc. swojego czasu spędzają na różnego rodzaju dyskusjach i naradach! Czy można je uznać za złodzieja czasu? Nie ulega wątpliwości, że praca zespołowa to jeden z czynników niezbędnych do powodzenia projektu. Spotkania zwykle jednak mają tendencję do wydłużania się, zbaczania z tematu a często zmieniają się niepostrzeżenie w towarzyskie spotkania przy kawie. Co najważniejsze jednak – niejednokrotnie trudno zauważyć ich konkretne rezultaty. Dlatego kluczowe jest strategiczne planowanie zebrań a przede wszystkim zwoływanie ich wtedy, kiedy jest to rzeczywiście niezbędne. W wielu wypadkach bowiem z powodzeniem można je zastąpić telekonferencją lub narzędziami do pracy grupowej. O tym jak skrócić czas spotkań opowiada ekspert Zarządzania Projektami Mariusz Kapusta. Polecamy 🙂
Brak planowania
Jednym z najbardziej podstępnych złodziei czasu jest przekonanie, że planowanie jest niepotrzebne, skoro i tak dobrze wiemy, co mamy do zrobienia. Tymczasem to właśnie brak planu działania lub błędy na etapie jego tworzenia powodują, że miotamy się między jednym zadaniem i drugim, a cenne minuty bezpowrotnie przeciekają nam przez palce. Bez sprecyzowanego „rozkładu jazdy”, określenia, które działania wymagają samodzielnej realizacji a które możemy oddelegować innym, oraz ustaleniu priorytetów, zajmujemy się głównie reagowaniem na pojawiające się i nawarstwiające problemy, zamiast realizować istotne dla projektu cele. Tymczasem, zgodnie z zasadami zarządzania czasem, rozkład dnia powinniśmy zaplanować w 60 proc., pozostały czas przeznaczając na sprawy niespodziewane. Choć wymaga to dużej samodyscypliny, to jedyny sposób na to, aby odzyskać kontrolę nad swoim czasem.
Zła komunikacja
Bezproduktywne przerzucanie się mailami, ciągnące się w nieskończoność rozmowy telefoniczne, nic niewnoszące telekonferencje – zajmują dziś ogrom czasu pracy wielu Project Managerów. Mimo że każdy z tych kanałów komunikacji niewątpliwie ma swoje niezaprzeczalne plusy, wykorzystywany w sposób nieefektywny, zabiera czas, który mógłby być spożytkowany na coś innego. Aby zapobiec jego utracie, warto skorzystać z narzędzi, które pozwolą nam się komunikować w jak najszybszy i najbardziej efektywny sposób. IC Project oferuje w tym obszarze szereg udogodnień. Wewnętrzny chat umożliwia użytkownikowi porozmawianie w dowolnej chwili na temat projektu czy konkretnego zadania z resztą zespołu lub dowolnie wybraną osobą bez konieczności opuszczania systemu i korzystania z innych komunikatorów. Moduł ten, wraz z systemem przekierowania poczty, pozwala zachować również całą historię czynności prowadzonych w obrębie danego projektu, dzięki czemu żadna informacja nie zostanie utracona, a my nie musimy mozolnie przetrząsać różnych miejsc w poszukiwaniu istotnych dla nas informacji. Czy to nie czysta oszczędność czasu?
Złodzieje czasu, jak wszyscy przestępcy, są mistrzami działania z ukrycia. Zwykle przyzwyczajamy się do nich i zaczynamy traktować jako niezbędny element codziennej rutyny. Dopiero zdemaskowanie ich potrafi uświadomić nam, jak wiele czasu bezpowrotnie przecieka nam przez palce. Od nas zależy, czy złapiemy ich na gorącym uczynku i opracujemy strategię poradzenia sobie z nimi.
