Czy zastanawialiście się kiedyś, jak młoda pracownia projektowa radzi sobie z wyzwaniami zarządzania złożonymi projektami architektonicznymi? Dziś w #CustomerSuccessStory mamy okazję zajrzeć za kulisy działalności WARM Architekci, gdzie Michał, jeden z założycieli firmy, opowie nam o tym, jak ich zespół z Olsztyna wykorzystuje IC Project, aby zmieniać swoje wizje w rzeczywistość. Od projektów hoteli po budynki użyteczności publicznej – dowiedzmy się, jak efektywne zarządzanie i innowacyjne narzędzia wpływają na ich sukces.
Michał, chciałabym dowiedzieć się nieco więcej o Waszej pracowni projektowej, WARM Architekci. Jakie są główne obszary Waszej działalności?
Pracownię projektową WARM Architekci założyliśmy w 2022 roku. Podstawą powstania biura była wcześniejsza wieloletnia współpraca jej założycieli przy dużych projektach użyteczności publicznej: hotelach i pensjonatach. Nazwa biura nawiązuje do naszej tożsamości kulturowej i pochodzenia. Uczyliśmy się i szkoliliśmy w innych obszarach Polski ale wróciliśmy do Olsztyna, stolicy WARMii i Mazur, by w tym miejscu żyć i tworzyć architekturę mieszkaniową, wielorodzinną i usługową. Jesteśmy młodą pracownią projektową, ale z sukcesem projektujemy budynki użyteczności publicznej (Straż Miejska w Bydgoszczy), założenia hotelowe i budynki wielorodzinne – dla klientów prywatnych i publicznych. Dbamy, aby nasze projekty były pełne tożsamości miejsca, nietuzinkowe, innowacyjne i ekologiczne, nie ograniczając do samego regionu Warmii i Mazur.
Jakie aspekty pracy wymagają szczególnej uwagi i koordynacji w pracowni projektowej, a jakie korzyści przynosi Wam IC Project w zarządzaniu tymi aspektami?
Proces projektowy jest niezwykle skomplikowany. WARM Architekci zajmuje się projektem od A do Z, od analizy chłonności do projektu wykonawczego, projektu wnętrz aż po nadzór autorski. Nasi klienci dostają od nas kompletny produkt, co oznacza współpracę z wieloma podwykonawcami. Przykładowo, w jednym projekcie hotelu mamy do czynienia nawet z 10 firmami i 15 specjalistami, od których pracy jesteśmy uzależnieni, aby dostarczyć jakościowy projekt. Co prowadzi do podstawowego wyzwania – koordynacji i zarządzania czasem. Łatwo sobie wyobrazić sytuację gdy jeden z podwykonawców nie wywiązuje się z zobowiązań, co skutkuje zagrożeniem terminu wydania. Naprzeciw tym problemom przychodzi nam z pomocą IC Project. Tworzenie projektów z podziałem na etapy, które to są dzielone na zadania. Każdy z zadań ma swój termin, checklistę, przypisane są do niego osoby odpowiedzialne za jego ukończenie. Pozwala nam to odejść od problemu komunikacji i ciągłego sprawdzania stanu zaawansowania prac na rzecz skupienia nad jakością przyjętych rozwiązań projektowych i samego projektowania. IC Project pozwala nam na optymalizację 80% procesu, który nie jest związany bezpośrednio z projektowaniem.
Co skłoniło Waszą pracownię do poszukiwania programu do zarządzania projektami?
Zawsze szukaliśmy rozwiązania, które połączy takie narzędzia jak: excel, fakturowanie, harmonogram, checklista. IC Project spełnia wszystkie te aspekty i jest intuicyjny dla użytkowników na każdym poziomie zaawansowania. IC Project pozwolił nam na optymalizację czasu pracy dzięki swojemu przyjaznemu interfejsowi. Zamiast skupiać się na ciągłym sprawdzaniu stanu zaawansowania prac, mogliśmy skoncentrować się na jakości przyjętych rozwiązań projektowych i samego projektowania. Dzięki temu, mogliśmy skupić się na tym, co najważniejsze – tworzeniu wartości dla naszych klientów.
Jak dowiedzieliście się o naszym narzędziu? Co było kluczowym czynnikiem, który zwrócił Waszą uwagę na IC Project?
IC Project zwrócił naszą uwagę jako produkt skierowany na potrzeby naszej branży. Dowiedzieliśmy się o nim od zaprzyjaźnionych pracowni i zdecydowaliśmy się go wypróbować. IC Project ma bardzo dobrze rozwinięty dział wsparcia klienta, który zawsze jest gotowy do pomocy. Co więcej, zespół IC Project jest otwarty na nasze uwagi dotyczące sposobu działania programu i chętnie wprowadza sugerowane przez nas nowe funkcje. To pokazuje, że IC Project jest narzędziem, które rośnie razem z nami i naszymi potrzebami.
Dlaczego ostatecznie zdecydowaliście się na IC Project? Jakie były główne czynniki, które przekonały Was do wyboru naszego narzędzia?
Ostatecznie zdecydowaliśmy się na IC Project ze względu na kontakt z obsługą klienta, elastyczność i cenę. Wybór IC Project był dla nas naturalny. Jego cena, możliwość dostosowania do naszych potrzeb, a także wsparcie ze strony zespołu IC Project były kluczowymi czynnikami, które przekonały nas do wyboru tego narzędzia.
Jakie korzyści widzicie po wdrożeniu IC Project w Waszej pracy? Jakie zmiany zauważyliście w efektywności i organizacji Waszych projektów po wprowadzeniu naszego narzędzia?
Po wdrożeniu IC Project zauważyliśmy znaczną poprawę w organizacji naszych projektów. Narzędzie to pozwoliło nam na ustandaryzowanie systemu organizacji zadań, poprawę komunikacji i kontrolę nad czasem projektu. Co więcej, IC Project dał nam możliwość kontroli finansów w projekcie: kosztów własnych, kosztów podwykonawców, kosztów okołoprojektowych czy kosztów obsługi. Dzięki temu, mamy pełną kontrolę nad naszymi projektami od strony finansowej.
Jakie funkcje narzędzia IC Project okazały się szczególnie przydatne w kontekście zarządzania projektami architektonicznymi?
Szczególnie przydatne w kontekście zarządzania projektami architektonicznymi okazały się następujące funkcje IC Project:
- Harmonogram Gantta: pozwala nam na wizualizację harmonogramu projektu i łatwe śledzenie postępów.
- Tablice Kanban: umożliwiają proste i czytelne zarządzanie zadaniami.
- Szablony projektów: pozwalają na sprawdzenie, czy nie zapomnieliśmy o jakimś elemencie projektu.
- Zakładka finanse projektu: jest naszym głównym narzędziem do zarządzania kosztami projektu, planowania budżetu i zarządzania czasem.
- Spersonalizowane widoki zadań: pozwalają na zebranie wszystkich zadań w jednym miejscu i kontrolę ich stanu zaawansowania.
Dla innych pracowni projektowych, rozważających wdrożenie IC Project, jakie rady mielibyście na podstawie Waszych doświadczeń? Jakie kroki warto podjąć na początku procesu wdrożenia, aby osiągnąć sukces i maksymalnie wykorzystać potencjał naszego narzędzia?
IC Project uświadamia jakie są realne koszty projektowe. Dzięki niemu otrzymujemy dane, które możemy wykorzystywać do negocjacji z klientem. Redukuje ryzyko przeoczenia kosztownych zagrożeń projektowych. Po pewnym czasie mamy też czytelny podgląd do wyceniania podobnych projektów i porównywania kosztów. Naszą radą dla innych pracowni projektowych jest: zacznijcie od najbardziej podstawowych i potrzebnych funkcji, a następnie, krok po kroku, budujcie swoją strategię działania w IC Project. W naszej pracowni codziennie używamy IC Project, od niego zaczynamy dzień i na nim kończymy – raportując czas pracy. Dużą zaletą jest elastyczność programu, każdy z nas używa go trochę inaczej, zgodnie ze swoim stylem pracy i potrzebami.
Historia WARM Architekci to inspirujący przykład, jak nowoczesne narzędzia, takie jak IC Project, mogą zrewolucjonizować pracę w branży architektonicznej. Dzięki IC Project, Michał i jego zespół są w stanie skupić się na tym, co najważniejsze – tworzeniu unikalnych i wartościowych projektów dla swoich klientów. Poprawa organizacji, lepsza kontrola nad harmonogramami oraz pełna przejrzystość finansowa to tylko niektóre z korzyści, jakie przyniosło im nasze narzędzie. WARM Architekci, dzięki wsparciu IC Project, nie tylko pokonują wyzwania codziennej pracy, ale również realizują swoją wizję architektury, która łączy tradycję z nowoczesnością, tworząc przestrzenie pełne charakteru i funkcjonalności.
