Projekty lubią być zarządzane. Powinniśmy posiadać pewną strategię, by mieć pewność, że działania zakończą się sukcesem. Oczywiście zdarzają się projekty, które pozostawione same sobie zostają mimo wszystko doprowadzone do końca, jednak wiele z nich finalnie nie kończy się tak, jak oczekiwaliśmy. Często w takich przypadkach następuje szum komunikacyjny, który doprowadza do wielu pomyłek, wydłużenia się czasu realizacji i innych problemów. Dlatego zaczęto wdrażać różne metodologie prowadzenia projektów, dzięki którym łatwiej jest delegować zadania, przewidywać błędy i analizować dane.
Metodyki zarządzania projektami – instrukcje, ale nie recepty
Nawet jeśli nie korzystamy z żadnej metodyki do zarządzania projektem, to musimy pamiętać o tym, że każdy z projektów musi się składać z trzech elementów: budżetu, planu działania (np. kamieni milowych) oraz specyfikacji. Budżet to oczywiście zasoby, które mamy na zrealizowanie przedsięwzięcia, plan działania to swoista mapa podróży, która ma nas zaprowadzić od momentu rozpoczęcia pracy do samego jej zakończenia. Te dwa elementy nie przydadzą się nam jednak, jeśli nie mamy specyfikacji, czyli opisu efektu końcowego oraz sposobu jego pozyskania.
Bardzo prosto można to wytłumaczyć na przykładzie. Załóżmy, że chcemy przygotować aplikację na telefon. Wiemy, że ma ona umożliwić zamawianie zakupów do domu w dni wolne od handlu. Ma też ona działać na telefonie oraz tablecie i musi być łatwa w użytkowaniu. Te kilka zdań nie jest specyfikacją, to bardzo ogólny zarys pomysłu. Specyfikacja nie musi być książką pełną terminów technicznych i wykresów, ale powinna zawierać szereg ważnych dla nas oraz dla odbiorcy aplikacji funkcji. Często jej powstanie poprzedzają ankiety, badania i wywiady. Chodzi o to, że musimy w jakiś sposób sprawdzić, czego oczekuje rynek i jak możemy na te oczekiwania odpowiedzieć. Bardzo dobrym przykładem jest metoda 5-dniowego sprintu, o której pisaliśmy jakiś czas temu na blogu. W tym przypadku przez 5 dni można przejść od pomysłu, poprzez jego realizację, do testów. W przypadku pierwszej fazy życia projektu wydaje się to świetnym rozwiązaniem.
Wracając do samych metodyk, trzeba pamiętać, że są one bardziej instrukcją działania, a nie receptą na sukces. Świetnie pokazują to statystyki pochodzące między innymi od McKinsey & Company – według nich 17% projektów IT idzie tak źle, że zagraża to istnieniu firmy. Nawet 70% projektów nie zostaje zrealizowanych w ogóle, a tylko 2,5% w 100% – te dane pochodzą z badania Gallup. 57% ankietowanych projekt managerów twierdzi, że zastosowano narzędzie online do zarządzania projektami, w którym znajdowały się wszystkie informacje, uwagi oraz zmiany. Dlaczego zdecydowali się na ten ruch? Wszystko przez szumy komunikacyjne, na które skarży się 7 na 10 pracowników. Narzędzie do zarządzania lub nawet choćby Google Docs i tabela w Excelu, do której mają dostęp zaangażowani pracownicy, ułatwi pracę całego zespołu.
Agile, Waterfall, a może MoScoW?
Zacznijmy od Agile i od tego, że nie jest tak naprawdę metodologią, ale pewnym sposobem pracy, który został opisany 16 lat temu. O samym Agile więcej można przeczytać w tym miejscu. Agile podzielono na kilka typów i tak naprawdę wybór odpowiedniego modelu zależny jest od wielkości przedsiębiorstwa, stopnia złożoności projektu i wielu innych czynników. To, co wyróżnia zarządzanie projektem przy pomocy Agile, to lekkość i elastyczność, a jednocześnie zachowanie zasad innych metodologii, na przykład LEAN. Mówi się, że to jeden z najpopularniejszych sposobów na zarządzanie, który sprawdza się przy sztywnym budżecie i terminie zakończenia. Warto dodać, że mówi się o nim jako o zwinnym podejściu do zarządzania. Wspomniane sprinty zahaczają w pewien sposób o ten sposób działania.
Waterfall to zupełnie inne podejście – model kaskadowy, który dzięki swojej powtarzalności daje dużą, czasami prawie całkowitą przewidywalność tego, co będzie się działo podczas projektu. Musimy mieć wizję tego, czego oczekujemy. Umożliwia to stworzenie dokładnego planu, harmonogramu dostarczania, a co za tym idzie, określenia konkretnej daty zakończenia. Dzięki temu wiemy też, jaki będzie dokładny koszt projektu. Ta metodologia sprawdza się w zarządzaniu działaniami o podwyższonym ryzyku, gdzie cały czas potrzebne są analiza i testy. Jest tak na przykład w bankowości, ubezpieczeniach, ochronie zdrowia. Wyobraźmy sobie, że oddajemy klientom aplikację, która jeszcze nie do końca została sprawdzona i podczas jej użytkowania mogą oni stracić pieniądze. Minusem tego typu metodologii jest to, że efekty są widoczne bardzo późno, a wprowadzanie zmian jest kłopotliwe.
MoScoW to także metodologia zarządzania, która opiera się na priorytetowaniu działań. Głównym celem jest znalezienie porozumienia co do znaczenia poszczególnych elementów projektu. MSCW pochodzi od pierwszych liter słów: must, should, could, won’t. Prowadząc projekt, wybieramy te elementy, które są dla nas najważniejsze i te, które powinny być wykonane. Dwa pozostałe elementy są odkładane. Trzecia grupa dotyczy tych składników, które „dobrze, by były”, a czwartego segmentu od początku nie bierze się pod uwagę. Takim sposobem team skupia się tylko na najważniejszym aspekcie projektu. Strategia ta świetnie sprawdza się w projektach IT.
Co wybrać?
Jak pisaliśmy, nie ma przepisu na sukces, warto jednak analizować różne metody prowadzenia projektów i dopasowywać je do swoich działań. Kolejnym bardzo ważnym czynnikiem jest ciągła analiza i kontrola. Najważniejsze jest jednak to, by trzymać się planu działania, jednak nie za wszelką cenę. Jeśli na którymś etapie okaże się, że mamy inną możliwość, która będzie bardziej efektywna i nie wpłynie negatywnie na cały proces, to dlaczego z niej nie skorzystać?
