W kolejnym wywiadzie z serii #CustomerSuccessStory pragniemy podzielić się historią firmy Schima Sp. z o.o., która z powodzeniem wykorzystuje narzędzie IC Project do optymalizacji swoich procesów projektowych. Wraz z Kacprem Kurzeją, kierownikiem działu B+R, zagłębimy się w świat zmian i udoskonaleń, jakie przyniósł ze sobą IC Project. Dowiemy się, jak nasze narzędzie nie tylko wpłynęło na zwiększenie efektywności ich projektów, ale także jak stało się integralną częścią codziennego funkcjonowania, przynosząc wymierne korzyści i osiągnięcia. Przekonajmy się, jak Schima Sp. z o.o. przekształciła wyzwania projektowe w możliwości i sukcesy dzięki współpracy z IC Project.

Zanim zagłębimy się w temat zarządzania projektami, opowiedz mi trochę o specyfice działalności w Schima. Jakie projekty są dla Was najbardziej charakterystyczne?

SCHIMA Sp. z o.o. jest od ponad 6 lat producentem własnych systemów przywoławczych do szpitali i domów opieki, stworzyliśmy markę SAIO i SAIO light. Wcześniej byliśmy wyłącznym importerem tego typu systemów z Europy. Nasza działalność to rozwój własnych produktów, produkcja, sprzedaż, współpraca z wykonawcami, projektantami i inwestorami.

Najbardziej charakterystyczne projekty podzieliłbym na dwie kategorie. Pierwsza to inwestycje/klienci, gdzie każdy projekt oznacza nową inwestycję/klienta. Prowadzimy prace w czterech tablicach:

• spis przygotowanych ofert dla klientów,
• wykonane prace rysunkowe/schematy instalacyjne – prace na etapie przygotowania inwestycji
• zarządzanie inwestycją – tablica koordynatora regionalnego
• realizacja – tablica działu handlowego do zarządzania zamówieniem

Druga kategoria to zarządzanie pracami projektowymi rozwojowymi przy tworzeniu naszych produktów. Wszystkie urządzenia, modyfikacje, rozwój oprogramowania są zaplanowane w poszczególnych tablicach i podzielone na zadania.

Co skłoniło Was w firmie do poszukiwania nowego rozwiązania w zakresie zarządzania projektami? Czy były jakieś szczególne oczekiwania czy potrzeby, które chcieliście zaspokoić?

Nie posiadaliśmy wcześniej narzędzia do zarządzania projektami szeroko pojętymi. Oczekiwaliśmy uporządkowania przepływu informacji, zebrania wszystkich szczegółów w jednym miejscu. Umożliwienia pracownikom łatwego informowania się o działaniach firmy, bez potrzeby wysyłania setek e-maili, bez względu gdzie się znajdują.

Czy były momenty w procesie wdrożeniowym, które były dla firmy wyjątkowym wyzwaniem, a może było coś, co Was pozytywnie zaskoczyło?

To był eksperyment, jesteśmy małą firmą i obawiałem się, że takie narzędzie zostanie odebrane przez koleżanki i kolegów, jako kolejny obowiązek, a nie pomoc. Rozwiązaniem było wspólne omówienie potrzeb, zagłębienie się w narzędzie ICP i ustalenie schematów pracy, które za pośrednictwem szablonów, szybko stało się narzędziem łatwym w obsłudze.

Zaskoczyło nas jak łatwo można poruszać się pomiędzy zadaniami i projektami. Można opisać zadania i projekty etykietami i użyć ich w filtracji. To bardzo pomaga w szybkim przeszukiwaniu ogromnej ilości zadań, które każdego dnia wpisywane są w ilościach kilkudziesięciu.

Czy podczas implementacji narzędzia, istniała potrzeba korzystania z pomocy teamu ICP?

Tak korzystałem z pomocy teamu ICP. Jak zawsze pomoc była merytoryczna, były podpowiedzi w jaki inny sposób można podejść do zagadnienia. Zgłaszałem też kilka pomysłów, ale domyślam się, że tworząc tak uniwersalne narzędzie nie można spełnić wszystkich życzeń.

Jakie konkretnie korzyści zauważyliście po wdrożeniu IC Project w porównaniu do poprzednich metod zarządzania projektami?

Z pewnością mamy teraz większą kontrolę nad zapytaniami klientów i inwestycjami, które prowadzimy. Wcześniej przepływ informacji nie był tak skuteczny i płynny jak jest teraz. Pracujemy z przetargami publicznymi, więc okres od zapytania klienta do realizacji trwa miesiące, a czasem ponad rok. Dzięki ICP możemy mieć wszystko pod kontrolą.

Jaka funkcjonalność okazała się szczególnie przydatna i może nawet niespodziewana?

Bardzo pozytywnie zaskoczyła nas funkcja „Zgłoszenia”. Możliwość stworzenia formularza reklamacyjnego i umieszczenia na naszej stronie, dzięki któremu klienci mogą kontaktować się z nami. Od tej pory mamy reklamacje pod kontrolą, opisane są indywidualnym numerem, łatwo jest pilnować terminów. Mamy komplet informacji i danych do klientów. A możliwość komunikacji z klientami przez panel klienta świetnie usprawnia działanie i umożliwia udział kilku osób zaangażowanych w proces reklamacji. Naprawdę bardzo użyteczne narzędzie.

Dla innych firm, które także rozważają nowe narzędzia do zarządzania projektami, jakie rady lub przemyślenia miałbyś na podstawie doświadczeń w Schima? Jak zacząć ten proces w sposób mądry i efektywny?

Jeżeli Państwa biznesy przetwarzają wiele informacji (np. zapytania klientów), albo przygotowujecie Państwo indywidualne rozwiązania/produkty wówczas bardzo ważne jest pilnowanie całego procesu i terminów. Szczególnie jest to ważne, gdy w proces zaangażowanych jest kilka osób. Proces wdrożenia najlepiej zacząć od umówienia się na konsultację z Piotrem, lub Klaudią. Można, tak jak w naszym przypadku skorzystać z okresu próbnego, po którym zdecydujecie się Państwo na kontynuowanie, lub przerwanie pracy z narzędziem IC Project, które jest polskim produktem ze świetnymi możliwościami. Tym bardziej na podstawie naszych siedmiu miesięcy doświadczeń możemy z czystym sumieniem polecić IC Project.

W obecnych czasach skuteczne zarządzanie projektami jest kluczowym elementem sukcesu każdej organizacji. Dlatego też niezmiernie cieszymy się, że mieliśmy okazję przedstawić kolejny wywiad z serii #CustomerSuccessStory, koncentrujący się na firmie Schima. Dziękujemy Kacprowi za podzielenie się swoimi doświadczeniami z korzystania z IC Project. Jego relacja dostarcza wiele cennych spostrzeżeń na temat korzyści, jakie przynosi ICP w dziedzinie zarządzania projektami. Pozwala to na inspirację i refleksję dla innych firm, które poszukują efektywnych rozwiązań w tym obszarze.