Największy w Polsce sklep internetowy z kartami podarunkowymi Multivoucher z zamiarem doskonalenia swoich procesów zarządzania projektami i komunikacji zespołowej, zdecydował się na wdrożenie IC Project. Multivoucher to nie tylko lider na rynku kart podarunkowych w Polsce, ale także firma, która nieustannie poszukuje nowych rozwiązań mających na celu usprawnienie swojej działalności. W ramach tego dążenia do doskonałości, firma zdecydowała się na wdrożenie IC Project. W naszej rozmowie z Klaudią Kuklińską, Account Managerką w Multivoucher, przyjrzymy się bliżej procesowi wdrożenia naszego programu i jego wpływowi na funkcjonowanie firmy.
Zacznijmy od krótkiego wprowadzenia. Możesz opowiedzieć nam o głównych obszarach działalności, w jakiej się specjalizujecie?
Specjalizujemy się w branży elektronicznych kart podarunkowych. Sprzedajemy je w sklepie internetowym oraz dostarczamy do Klientów B2B. Wszystkie nasze karty podarunkowe są w formie wirtualnej, czyli są kodami. Można je przesłać za pomocą poczty e-mail, SMS lub wiadomości na komunikatorze internetowym oraz odebrać w formie fizycznej.
Zanim przejdziemy do IC Project, możesz podzielić się z nami kilkoma wyzwaniami związanymi z zarządzaniem projektami, z jakimi się zetknęliście w swojej działalności?
Nasza firma regularnie staje przed trzema głównymi wyzwaniami w zarządzaniu projektami m.in. złożonością niektórych zadań, dużą ilością przesyłanych plików, oraz istotnymi zmianami na różnych etapach projektów. Dążymy do doskonalenia naszych procesów i skutecznej komunikacji, aby radzić sobie z tymi wyzwaniami.
Co skłoniło Waszą firmę do poszukiwań narzędzia do zarządzania projektami, a w rezultacie, dlaczego padł wybór na IC Project?
Przede wszystkim, chcieliśmy mieć wszystkie nasze ważne projekty zgromadzone w jednym miejscu, co ułatwiłoby zarządzanie nimi i poprawiło przejrzystość naszych działań. Dodatkowo, zależało nam na zapewnieniu łatwości zarządzania projektami oraz efektywności czasu pracy naszych pracowników. Dzięki IC Project możemy centralizować wszystkie nasze projekty, co pozwala nam na lepszą organizację i monitorowanie postępu prac.
Czy zauważyliście konkretne ułatwienia w codziennej pracy i komunikacji zespołowej po wdrożeniu IC Project?
Po wdrożeniu IC Project zauważyliśmy konkretne ułatwienia w naszej codziennej pracy oraz w komunikacji zespołowej. Przede wszystkim, dzięki raportom pracy, jesteśmy w stanie precyzyjniej określić, ile czasu wymaga realizacja poszczególnych projektów i zadań. To umożliwia nam lepsze zarządzanie czasem pracy, identyfikowanie obszarów wymagających większej uwagi oraz efektywne alokowanie zasobów.
Jakie było nastawienie członków zespołu na wprowadzenie nowego narzędzia do zarządzania projektami?
Na początku procesu wdrożenia, zespół potrzebował czasu na przyzwyczajenie się do nowego narzędzia. Po krótkim okresie adaptacji, zauważyliśmy, że nastawienie członków zespołu zmieniło się na bardzo pozytywne. Pracownicy aktywnie korzystają z IC Project i widzą jego wartość w codziennej pracy.
Czy możesz podać przykład projektu, gdzie skorzystanie z IC Project miało kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu?
W momencie, gdy zdecydowaliśmy się na wprowadzenie nowej funkcji na naszej stronie, zaczęliśmy od zdefiniowania projektu w IC Project. Dzięki temu mieliśmy pełną kontrolę nad procesem i wyraźny plan działania. Każdy etap projektu, począwszy od analizy wymagań, poprzez projektowanie, aż po implementację i testowanie, był jasno określony i udokumentowany w narzędziu. ICP umożliwiło nam także przypisanie odpowiedzialności za poszczególne zadania, co było kluczowe dla efektywnej koordynacji pracy zespołu.
Czy istnieje jakaś funkcja lub aspekt IC Project, który szczególnie wyróżnia się i który uznajecie za kluczowy dla Waszych potrzeb?
Jedną z kluczowych funkcji IC Project, korzystną dla naszych potrzeb, jest możliwość tworzenia dodatkowych kolumn w etapach projektu. To umożliwia dostosowanie struktury projektu do naszych potrzeb. Ponadto, istotną cechą jest możliwość określenia czasu pracy i rejestratora czasu, co pozwala na dokładne śledzenie czasu poświęconego na zadania. Dodatkowo, możliwość załączania plików do zadań ułatwia przechowywanie i udostępnianie materiałów projektowych.
Podsumowując naszą rozmowę z Klaudią Kuklińską, Account Managerką w firmie Multivoucher, możemy stwierdzić, że wprowadzenie IC Project stanowiło istotny krok w doskonaleniu procesów zarządzania projektami i komunikacji zespołowej. Dzięki IC Project firma zyskała możliwość centralizacji wszystkich projektów, co przełożyło się na lepszą organizację pracy oraz większą przejrzystość działań. Konkretne ułatwienia w codziennej pracy, takie jak precyzyjne określanie czasu potrzebnego na realizację zadań czy lepsza koordynacja pracy zespołowej, przyczyniły się do zwiększenia efektywności pracy.
Reakcja zespołu na wprowadzenie IC Project była pozytywna, a pracownicy szybko dostrzegli wartość narzędzia w codziennej pracy. Wdrożenie IC Project przyniosło Multivoucher realne korzyści w postaci efektywniejszej pracy i lepszej organizacji działań, co stanowi istotny krok w kierunku dalszego rozwoju firmy na rynku elektronicznych kart podarunkowych.
