Jak ułatwić sobie życie w startupie za pomocą nowoczesnych narzędzi?

project management tools for startups

Masz już pomysł, biznesplan, wiesz, w jaki sposób chcesz zarabiać i w którym kierunku zamierzasz się rozwijać? Świetnie! Prawdziwe schody jednak dopiero przed Tobą. Jednym z największych wyzwań, jakim będziesz musiał stawić czoło, będzie pogodzenie ogromu zadań do wykonania z mocno okrojonym budżetem i niewielką liczbą rąk do pracy. Aby przezwyciężyć te ograniczone zasoby już na samym początkowym etapie pomyśl o bardzo dobrych narzędziach, które pozwolą Ci działać tak szybko i efektywnie, jak to tylko możliwe, a przede wszystkim dadzą szansę uzyskania przewagi nad konkurencją.

Tylko jak je wybrać, skoro ilość programów i aplikacji dedykowanych firmom przyprawia o zawrót głowy? Dokonanie właściwego wyboru komplikuje fakt, że wiele z nich sprawia wrażenie nieużytecznych, tymczasem kryją w sobie ogromny potencjał zmiany jakości startupowego życia. Inne wprost przeciwnie – wydają się niezbędne, podczas gdy z czasem okazują się zupełnie zbytecznym dodatkiem.

Kluczem do wyboru odpowiednich technicznych narzędzi jest właściwe rozpoznanie swoich potrzeb. Choć oczywiście mogą się one różnić się w zależności od branży, istnieje cały szereg wyzwań i problemów, które większości startupom są wspólne. Weźmy pod lupę te z nich, które w prosty sposób można usprawnić dzięki wyborze odpowiednich informatycznych narzędzi.

Komunikacja
Wszyscy chyba się zgodzą, że podstawą dobrej współpracy w firmie jest komunikacja. To ona ma znaczący wpływ na atmosferę pracy, przekłada się na motywację do działania, skuteczną współpracę a tym samym wyniki całego zespołu. Wymiana zdań, oprócz spotkań face to face i rozmów telefonicznych, odbywa się dziś coraz częściej za pomocą komputera. Ci, którym zdarza się co jakiś czas przeszukiwać skrzynkę odbiorczą próbując odnaleźć konkretną wiadomość, wiedzą, że e-mail nie jest tu najlepszym rozwiązaniem.

Narzędziem, w który warto zatem wyposażyć swoich pracowników jest solidny komunikator, który oprócz możliwości porozumiewania się pozwoli na gromadzenie wszystkich plików, archiwów i informacji w jednym miejscu. Jak go wybrać? Decyzji tej z całą pewnością nie można pozostawiać przypadkowi, gdyż jej późniejsza zmiana wiąże się nie tylko dodatkowymi kosztami, ale i często dużym oporem ze strony członków zespołu. Bogactwo funkcji (m.in. prowadzenie rozmowy w czasie rzeczywistym czy możliwość przesyłania plików multimedialnych) a jednocześnie nieskomplikowana przyjazna forma i intuicyjność użytkowania to cechy, na jakie warto szczególnie zwrócić uwagę. Dobrze by było aby takie narzędzie było zintegrowane z zadaniami lub projektami wokół których budowana jest komunikacja. Dzięki temu nie ma utraty kontekstu i cała uwaga może być skupiona na konkretnym zadaniu bądź projekcie.

CRM
Kiedyś marketerom wystarczył kalendarz i telefon. A dziś? Trudno wyobrazić sobie zarządzanie relacjami z klientami bez odpowiedniego narzędzia. Startupy nie należą tu do wyjątków. Oczywiście, w przeciwieństwie do dużych korporacji, nie będą w stanie wdrożyć i wykorzystać pełni możliwości prawdziwych sprzedażowych „kombajnów”, jakimi są najlepsze systemy CRM. Intuicyjne, skupiające w sobie kilka najważniejszych funkcjonalności CRM-owych oprogramowania, z całą pewnością będą dla nich jednak nieocenionym wsparciem.

W jaki sposób? Pomogą posegregować i aktualizować kontakty, sprawdzić status (np. datę i formę ostatniego kontaktu), ułatwią planowanie akcji cross czy up-sellingowych. Przede wszystkim jednak sprawią, że dane klientów będą dostępne dla wielu pracowników jednocześnie a odnalezienie konkretnego numeru telefonu już nigdy nie będzie przysparzać trudności. Idealnie by było gdyby takie narzędzie pozwalało zrobić coś więcej niż tylko przejrzeć listę kontaktów. Komunikacja mailowa lub w czasie rzeczywistym to już w zasadzie codzienność dlatego też możliwość nawiązania kontaktu z klientem czy podpięcie go do projektu wydaje się trafionym rozwiązaniem. Dzięki temu możemy prowadzić projekt równolegle z klientem nie martwiąc się o raportowanie postępów prac na nim.

 

 

Zarządzanie projektami
Startupowa rzeczywistość, złożona z projektów realizowanych wewnętrznie lub wspólnie z klientami, bywa nieprzewidywalna. Bieg wydarzeń w krótkim czasie potrafi zmienić się o 180 stopni a konieczność gaszenia jakiegoś pożaru pojawia się niemal każdego dnia. Jak zapanować nad tym chaosem? Najlepiej za pomocą technicznych rozwiązań, które pewne procesy zautomatyzują i umożliwią trzymanie rękę na pulsie na każdym etapie realizacji przedsięwzięcia tak, by żaden jego element nie wymknął się spod kontroli.

Wyobraź sobie, że masz do dyspozycji narzędzie, które umożliwia Ci podzielenie projektu na konkretne zadania, każde z nich z kolei, za pomocą kilku kliknięć, pozwala przydzielić do osoby z zespołu lub z zewnątrz a termin realizacji zapisuje w Twoim kalendarzu. To nie wszystko. O zbliżającym się deadline system przypomina Ci w specjalnym powiadomieniu. W prosty sposób możesz zorientować się również w statusie projektu. Wystarczy jeden rzut oka, aby zobaczyć, które zadania zostały pomyślnie zakończone, które są w trakcie realizacji, a które wciąż znajdują się na to-do liście. Wygodne? To tylko niektóre usprawnienia, które są możliwe dzięki nowoczesnym technologiom.

Rejestracja czasu pracy
W świecie biznesu powiedzenie, że czas to pieniądz nabiera dosłownego znaczenia. Tym bardziej, jeśli ma się do dyspozycji niewielki budżet. Dlatego „must have” w startupie to narzędzie umożliwiające mierzenie i ewidencjonowanie czasu, jaki zajmuje wykonywanie poszczególnych zadań. Co można w ten sposób zyskać?

Wiedza o tym, że czas pracy jest monitorowany sprzyja samodyscyplinie, osłabia pokusę ulegania rozpraszaczom, pozwala skupić się na konkretnej czynności i w efekcie zakończyć ją szybciej. Lepsza efektywność, zarówno własna jak i pracowników, to jednak nie wszystko. Rejestracja tego, jak długo zajmuje wykonanie konkretnych zadań pomaga również zapanować nad stroną finansową startupu lub pojedynczego projektu. Dzięki tym informacjom w łatwy sposób można nie tylko kontrolować zużycie budżetu i weryfikować opłacalność zlecenia, ale także planować koszty nowych projektów.

Każdy z nas jest inny i pracuje na różne sposoby, podobnie jak metodologie pracy w różnych firmach. Niektórzy skupiają się na jednym zadaniu i nie rozpoczynają następnego aż poprzednie nie znajdzie się kolumnie „Zrealizowane” inni zaś lubią pracować na wielu zadaniach jednocześnie i nie wyobrażają sobie innej możliwości jak szybka realizacja prostego zadania wpadającego nagle do listy to-do. Dla tych pierwszych i tych drugich idealnym będzie narzędzie, gdzie każdy będzie mógł wybrać swój ulubiony sposób raportowania czasu pracy.

Zdalne kierowanie zespołem
Coraz więcej startupów złożona jest częściowo lub w całości ze zdalnych pracowników. Brak ograniczeń terytorialnych pozwala na dotarcie do dobrych specjalistów za przystępną cenę z dowolnej części globu. Odpadają również koszty związane z wynajęciem biura i utrzymaniem infrastruktury czy zapewnieniem odpowiednich – nierzadko drogich – narzędzi pracy. Nie trzeba dodawać, jak duże ma to znaczenie z punktu widzenia ograniczonego budżetu startupu.

Mimo wielu korzyści wynikających z posiadania zdalnego zespołu, kierowanie nim bywa prawdziwym wyzwaniem. Dlatego warto wesprzeć się odpowiednim narzędziem, które ułatwi funkcjonowanie w takich obszarach jak komunikacja, przydzielanie zadań i kontrola ich statusu, zdalne przekazywanie i współdzielenie plików czy wirtualne spotkania. Dodatkowe zalety mają te aplikacje, które oparte o są o rozwiązania chmurowe. Szybkość, możliwość kierowania zarówno projektem jak i zespołem z dowolnego miejsca i każdego urządzenia z dostępem do internetu to funkcjonalności, które doceni każdy startupowiec.

Prowadzenie startupu, choć często kojarzone jest wyłącznie z dobrą zabawą, niewątpliwie wiąże się również z ciężką pracą. Sprostanie wszystkim wyzwaniom i problemom wyłącznie z plannerem i długopisem w ręku być może niektórym się udaje, ale czy warto utrudniać sobie życie skoro nowe technologie proponują gotowe rozwiązania większość z nich na wyciągnięcie ręki? Skoro już znasz swoje potrzeby i oczekiwania, pozostaje rozpoczęcie kompletowania swojej skrzynki narzędziowej.

Wypróbuj za darmo

Nie wymagamy karty płatniczej Free forever
Wypróbuj za darmo