Niezależnie od tego, jak bardzo byśmy tego chcieli, w zarządzaniu projektami rzadko zdarza się, że wszystko idzie jak z płatka. O tym, jak trudnym zadaniem bywa ich realizacja świadczy fakt, że zaledwie co piąte przedsięwzięcie zostaje zakończone w terminie, założonym budżecie oraz zawiera wszystkie cechy i funkcje, jakie określono w pierwotnych wymaganiach. Co się dzieje w pozostałych przypadkach? Za wieloma niepowodzeniami stoją błędy prowadzące do poważnych problemów, których rozwiązanie wymaga zwiększonego nakładu pracy i środków, a często również stawia przyszłość projektu pod znakiem zapytania. Oczywiście nie wszystko da się przewidzieć i zaplanować. Istnieją jednak obszary, na które warto skierować szczególną uwagę. Jakie błędy i bariery najczęściej stoją na drodze do sukcesu projektu i jak się przed nimi ustrzec?
Nieefektywny plan
Bez względu na rodzaj przedsięwzięcia, brak planu to plan na porażkę. Jak można bowiem zarządzać projektem, jeśli nie wiadomo, w jaki sposób mierzyć jego efektywność, bo solidny harmonogram prac nigdy nie został do końca sformułowany i zatwierdzony? Tworzenie planów zbyt ogólnych uniemożliwiających efektywne koordynowanie działań – to jedno, drugie to zbyt szczegółowy „rozkład jazdy”, który zwłaszcza przy długoterminowych przedsięwzięciach szybko traci na aktualności. Dlatego, mimo że etap planowania bywa czasochłonny i wymaga zarówno od project managera jak i całego zespołu dużego nakładu pracy, stworzenie dobrego, elastycznego harmonogramu jest niezwykle ważnym (niektórzy twierdzą, że najważniejszym) elementem zarządzania projektem. Co zrobić, aby realizacja planu nie wymknęła się spod kontroli? Jednym z najskuteczniejszych sposobów jest metoda Kanban. Bazujący na niej program IC Project wszystkim uczestnikom projektu umożliwia dostęp do harmonogramu prac. Dzięki temu każdy może sprawdzić, nad czym prowadzone są prace, jakie są priorytety, a przede wszystkim, czy pojawiają się problemy, które wymagają reakcji.
Źle dobrany zespół
Nikogo nie trzeba przekonywać, jak ważna w realizacji projektu jest współpraca zespołowa. Twarde kompetencje, czyli wiedza i umiejętności poszczególnych członków teamu, choć niezbędne, nie są wystarczająca do tego, aby mieć pewność, że cel zostanie osiągnięty. Jest jeszcze aspekt ludzki, o którym nie można zapominać. Sposób komunikacji, gotowość do dzielenia się wiedzą czy zdolność do pracy pod presją czasu to tylko niektóre elementy, od których zależy efektywność zespołu. Osobną kwestią jest postawa biorących udział w projekcie osób. Ogromnym zagrożeniem jest bowiem sytuacja, kiedy mamy grupę odpowiednio przygotowanych ludzi, którzy potencjalnie powinni ze sobą współpracować, jednak z jakichś przyczyn brakuje im zaangażowania.
Błędy w komunikacji
Efektywna komunikacja wszystkich biorących udział w projekcie stron jest kluczowa dla sprawnej realizacji każdego przedsięwzięcia. Nic tak nie powoduje piętrzenia się problemów, jak brak informacji i niedomówienia. Często wystarczy jeden sygnał o trudnościach w wykonaniu danego zadania, wysłany odpowiednio wcześnie, aby zapobiec poważnemu kryzysowi w projekcie. Dlatego ustalenie jasnych zasad i sposobów komunikowania się, które będą akceptowane przez wszystkich członków zespołu to jedno z najważniejszych wyzwań project managera. Trudno dziś wyobrazić sobie sprawną wymianę informacji bez wsparcia nowoczesnych narzędzi. ICP proponuje w tym obszarze szereg funkcjonalności. Wśród nich warto wspomnieć o możliwości komunikowania się w czasie rzeczywistym i rozbudowanym systemie powiadomień. Dzięki nim możemy uniknąć sytuacji, kiedy ważna decyzja, czy opinia czeka na swoją kolej w czyjejś skrzynce mailowej wstrzymując postęp prac.
Zarządzanie projektem to niezwykle złożone zadanie. Nic dziwnego, że pomyłki i potknięcia zdarzają się nawet doświadczonym PM-om na każdym etapie realizacji przedsięwzięcia. I choć błędy, jak wiadomo, są częścią naszej natury i okazją do wyciągnięcia wniosków, w niektórych przypadkach taka nauka może słono kosztować.
