Obecnie, w czasach szybkiego rozwoju, przeciętny cykl życia wyrobu wytwarzanego w cyklu produkcyjnym trwa 3 lata. Istnieje więc potrzeba, aby w podobnych, bądź krótszych cyklach wprowadzać na rynek nowe produkty, albo udoskonalić te już produkowane, aby utrzymać istniejący poziom sprzedaży.
Fundamentem dla rozwoju i wprowadzania nowych produktów są pomysły. Z oszacowań wynika, że na 333 pomysłów tylko 23 posiada cechy oryginalności, tylko 6 może uzyskać patent, 2 mogą tworzyć podstawę dla produktów wprowadzonych na rynek, a 1 z nich może odnieść sukces rynkowy. Jak więc poprawiać jakość w swojej firmie? Ciekawą inspiracją może być filozofia o nazwie kaizen, wywodząca się z praktyki zarządzania w Japonii.
Koncepcja zarządzania
Kaizen jest to jedna z podstawowych koncepcji zarządzania. Definiuje się ją jako nieustające doskonalenie wykonywanej pracy, zwiększanie własnej wydajności. Filozofia ta propaguje nieustanny proces rozwoju, który jest również utożsamiany z ulepszaniem. Jako strategia biznesowa polega na zaangażowaniu wszystkich pracowników w stałe poszukiwanie pomysłów udoskonalenia każdego z obszarów organizacji. Ma to na celu eliminowanie bieżących problemów, zapobieganie występowania ich w przyszłości, a także powstawanie innowacyjnych rozwiązań. Dotyczy to każdego w przedsiębiorstwie, zarówno kierownictwa, jak i pracowników. Koncepcja zakłada, że ten ustawiczny rozwój dotyczy każdej sfery życia, nie tylko zawodowej, ale też prywatnej i społecznej. Taka postawa jest naturalna dla wielu Japończyków, dlatego kaizen w dużym stopniu przyczynia się do sukcesu rynkowego Japonii.
Doskonalenie w kaizen odbywa się powoli, ale nieprzerwanie, dlatego w dłuższej perspektywie czasowej proces przynosi olbrzymie rezultaty. Jest to powolny, nisko kosztowy i mało ryzykowny proces. Działania powinna poprzedzać jasno przedstawiona w firmie deklaracja – przemyślana i starannie opracowana. Następnie kierownictwo powinno sporządzić plan realizacji i swoim zachowaniem oraz stosowaniem się do procedury kaizen na własnym poziomie utwierdzić pracowników o swoim przywództwie.
Zadbaj o standard
Kaizen w aspekcie zarządzania ma do spełnienia dwie główne funkcje: utrzymanie i doskonalenie standardów. Utrzymanie odnosi się do obecnego poziomu technologii, standardów operacyjnych i zarządzania w taki sposób, by wszyscy mogli stosować się do odpowiednich procedur operacyjnych. Doskonalenie zaś odnosi się do czynności mających podnosić te standardy. Od sposobu zarządzania praktykowanego przez zachodnie kierownictwa różni się przede wszystkim tym, że przebieg myślenia zorientowany jest na proces i sposób zarządzania. Pracownicy nie są oceniani przez pryzmat wyników, jakie osiągają, a ich aktywność w zgłaszaniu zmian jest ogromna, podaje się, że jest to nawet 15 propozycji na pracownika rocznie.
Podnoszenie standardów można określić jako kaizen lub innowacja. Kaizen oznacza niewielkie, stopniowe wysiłki prowadzące do zmian, które są ich efektem. Natomiast innowacja jest radykalną poprawą, uzyskaną dzięki ogromnym inwestycjom środków w nowe technologie, czy wyposażenie. Kaizen przynosi przedsiębiorstwu długoterminowe korzyści, dlatego nie jest doceniane przez zachodnie kadry kierownicze, które są zainteresowane szybkimi rezultatami. Kaizen bazuje na szkoleniu ludzi, wysiłkach, zaangażowaniu, samodyscyplinie, a także komunikacji i pracy zespołowej.
Kaizen to też proces rozwiązywania problemów. Ważne jest aby trudność nie tylko rozpoznać, ale i zrozumieć. Właściwe rozwiązanie wymaga zebrania i przeanalizowania odpowiednich danych. Zbieranie danych na temat stanu obecnego pomaga zrozumieć istotę problemu, zdecydować na czym należy się koncentrować i co w pierwszej kolejności poprawić. Kierownictwo powinno nadzorować oraz poprawiać błędy pochodzące z procesu. Aby zapewnić powodzenie kaizen, należy mocno i konsekwentnie demonstrować zaangażowanie zarządu najwyższego szczebla. Pracownikom zwykle odpowiada stan obecny, przez co rzadko wykazują inicjatywę, aby poprawić sytuację. Kadra zarządzająca musi ciągle motywować pracowników oraz stanowić z nimi zespół.
Kolega z pracy naszym klientem?
Na wykonanie jakiegoś produktu lub usługi składa się zbiór procesów. Każdy proces ma swojego dostawcę i klienta. Większość pracowników przedsiębiorstwa ma kontakt z klientami wewnętrznymi, czyli z innymi pracownikami. Materiał, bądź informacja z jednego procesu trafiają do kolejnego, gdzie są ulepszane, a następnie są przekazywane do kolejnego etapu. Jeśli każdy kolejny proces przez wszystkich w firmie będzie traktowany jak klient, to końcowo klient zewnętrzny (na rynku) otrzyma produkt o wysokiej jakości. Nie należy przekazywać wadliwych części, bądź niekompletnych informacji do następnego procesu.
Filozofia kaizen może zostać wykorzystana do zarządzania każdego typu organizacją. Nie wymaga ani specjalnego przygotowania, ani dużych nakładów finansowych. Konieczne natomiast jest zaangażowanie pracowników i zarządu. Ważne jest, by stworzyć odpowiednie warunki dla kształtowania się kultury pracy która sprzyja innowacyjności i motywuje do pozytywnych zachowań.
Kaizen można określić jako metodę małych kroków. Każde nawet niewielkie działania w dłuższym czasie przynoszą efekty. Zaangażowanie pracowników stanowi ogromną pomoc w dążeniu do celu, ale to kierownictwo powinno wyznaczać cel i przewodniczyć w jego realizacji.
[CTA]
