Kanban – sposób na zwiększenie efektywności w zespole

kanban method

Wyobraźmy sobie, że właśnie wdrażamy dla klienta nowe funkcjonalności do produktu. Do tej pory wszystko idzie sprawnie. Codzienne stand-upy sprawiają, że projekt wydaje się być pod kontrolą. Wizja zbliżającego się deadline’u motywuje do pracy i sprawia, że zadania są wykonywane coraz szybciej. Aż nagle, zupełnie nieoczekiwanie, okazuje się, że termin jest zagrożony i konieczna staje się praca w nadgodzinach. Zespół ledwo się wyrabia. Brzmi znajomo? Na szczęście istnieją sposoby, które pomagają w tym, aby podobny scenariusz się nie ziścił. Jednym z nich jest Kanban. Eksperci od stosowania tego rozwiązania przekonują, że pozwala ono w krótkim czasie zwiększyć tempo pracy zespołu o 20-30 %. Jak to działa?

Na początek przyjrzyjmy się bliżej samej metodzie. Kanban wywodzi się z Japonii a samo słowo oznacza „widoczny spis”, czyli inaczej „kartę”, na której widnieją zadania do wykonania. Choć narzędzie to, które swój debiut miało w fabryce Toyota, służyło pierwotnie sterowaniu produkcji, jego nieskomplikowane zasady z powodzeniem można zastosować w każdej branży i w każdym zespole. W najprostszej postaci wystarczy do tego celu duża, wisząca w widocznym dla całego zespołu miejscu tablica, karteczki samoprzylepne i flamaster. Jak wygląda zarządzanie projektem za pomocą Kanban? Wypisujemy na kartkach wszystkie zadania, jakie zespół ma do wykonania. Tablicę dzielimy na trzy (w podstawowej wersji) kolumny o nazwach: „do zrobienia”, „w trakcie”, oraz „zrobione” i umieszczamy w nich poszczególne karteczki. Zadania przesuwamy z jednej kolumny do drugiej po spełnieniu określonych kryteriów (np. za zrobione można uznać tylko to zadanie, które zostało zaakceptowane przez klienta). Co istotne, liczba zadań, jaka jednocześnie może znajdować się w jednej kolumnie, jest ograniczona.

W czym tkwi siła tej metody? Otóż, dużo łatwiej jest zarządzać zadaniami, kiedy nie są one jedynie pustymi hasłami w naszej głowie, ale nada się im fizyczną formę. Nazwanie i wizualizacja wszystkich stojących przed zespołem zadań pozwala określić, ile tak naprawdę pracy jest do wykonania. Nie będzie zaskoczeniem stwierdzenie, że zwykle okazuje się, że jest jej znacznie więcej niż wydawało się na początku. Dzięki temu, że status projektu jest zawsze w zasięgu ręki, wszyscy członkowie teamu wiedzą, na jakim etapie znajdują się prace. To pozwala szybko zidentyfikować ewentualne problemy, zanim staną się prawdziwym zagrożeniami, i wyeliminować przyczyny przestojów. Efekt? Praca wykonana jest w terminie a produkt finalny jest lepszej jakości.

 

 

Co oczywiste, w czasach internetu i rozproszonych zespołów, także system Kanban doczekał się swoich elektronicznych odpowiedników. Ze wszystkich zalet tej metody pozwala korzystać również ICP, w którym zarządzanie projektem odbywa się właśnie przy pomocy wirtualnej kanbanowej tablicy umożliwiającej wizualizację przepływu pracy. Aby zmienić status zadania lub przekazać go do innego działu, wystarczy jedynie… przesunąć odpowiadającą mu „karteczkę” w odpowiednie miejsce. Dzielące tablic kolumny są tu całkowicie modyfikowalne. Można je usuwać, dodawać nowe lub zmieniać ich nazwy. W wiele praktycznych funkcji wyposażone są również same karty. Oprócz opisu tekstowego można do nich dołączyć m.in. checklisty, komentarze, załączniki, kolorowe etykiety kategoryzujące nasze działania czy deadline, który automatycznie zapisze się w kalendarzu. Czytelny podział zadań oraz transparentność przebiegu procesów wewnątrz firmy sprawiają, że ICP znacznie usprawnia komunikację pomiędzy pracownikami oraz wpływa na wzrost produktywności pracy.

Kanban to narzędzie, które daje prostą receptę na to, jak skrócić czas realizowanych zadań, zwiększyć jakość dostarczanych rozwiązań i przejąć kontrolę nad procesem, w którym pracujemy. Umiejętnie stosowane podnosi motywację i pozytywnie wpływa na efektywność zespołu projektowego. Najwyższy czas przekonać się o mocy, jaka płynie z niepozornych, na pierwszy rzut oka, karteczek.

Wypróbuj za darmo

Nie wymagamy karty płatniczej Free forever
Wypróbuj za darmo