Duże projekty w firmie wymagają dokładnej organizacji i planu. Nie wystarczy jedynie wypisać podstawowych zadań dla pracowników. Jest to szereg czynności, do których można podejść w sposób tradycyjny lub wykorzystać nowoczesne technologie. Sprawne zarządzanie projektami pozwala na skuteczne osiąganie zamierzonych celów.

Na początek trzeba odseparować pojęcie projektu od innych obowiązków w firmie. Często do jego opisania używa się zamiennie zadania czy inicjatywy, jednak są to tylko składowe całej definicji. Projekty są przede wszystkim określane przez konkretny budżet. Zawierają w sobie inicjowanie, planowanie, realizację oraz kontrolę zadań. Do efektywnego zarządzania często powoływany jest kompetentny kierownik projektu, który nadzoruje pracę całego zespołu. W przypadku braku takiej osoby warto skorzystać z nowoczesnych metod zarządzania projektami.

Tradycyjne podejście kontra nowoczesne technologie

Nieważne, czy w Twojej firmie szykuje się mniejszy bądź większy projekt. Możesz być pewien, że przeniknie on wszystkie obszary działalności. Do zachowania porządku podczas realizacji projektu można wykorzystać tradycyjne narzędzia, takie jak listy kontrolne, check listy czy proste procedury, które dodatkowo poprawią komunikację całego zespołu. Jednak ani narzędzia, ani sam opis zadań nie określą dobrego projektu. Efektywne zarządzanie powinno się opierać na modelu SMART, który opisuje następujące cechy projektu:

• specyficzny (jasno sprecyzowany),
• mierzalny (możliwy do osiągnięcia),
• ambitny (większe zaangażowanie niż w codzienne czynności),
• realny (motywujący),
• terminowy (dokładnie określone ramy czasowe).

Nowoczesne zarządzanie projektem funkcjonuje już jako odrębna dyscyplina, która uwzględnia nowe techniki i standardy prowadzące do osiągnięcia konkretnych przedsięwzięć. Taka metoda sprawdzi się w firmach o różnym zakresie wykonywanych czynności m.in.: w budownictwie czy lotnictwie. Jest ona również kierowana do zarządzania projektami w dużych i średnich przedsiębiorstwach.

Kompetentny zespół to podstawa

Przyjazne miejsce pracy w każdym przypadku zwiększa efektywność pracowników. W przypadku rozpoczęcia realizacji nowego projektu członkowie zespołu nie powinni mieć narzuconych innych obowiązków, terminów czy spotkań. W takiej sytuacji spada ich wydajność i są po prostu zmęczeni. Odpowiednie zarządzanie projektem likwiduje stresujące sytuacje i gwarantuje większy sukces. Jest to rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić czas, pieniądze i energię.

Lider projektu oraz jego zespół powinni mieć również odpowiednie do wykonania zadania kompetencje. W przypadku braku osoby nadzorującej warto wykorzystać nowoczesny system zarządzania, który podzieli obowiązki i ograniczy powstawanie chaosu w firmie. Takie narzędzie przydziela zadania online. Pracownicy za pomocą maila lub innego konta mogą się zalogować na platformę i sprawdzić swoje obowiązki oraz deadline zlecenia. Dodatkowo niektóre programy posiadają funkcję wysyłania powiadomień na maila lub telefon.

Nowoczesne zarządzanie projektem przydziela pracownikom poszczególne obowiązki, których sumą jest zamierzony efekt finalny. Z drugiej strony takie rozwiązanie jest również przydatnym narzędziem na kierowników projektów. Za jego pomocą mogą oni sprawdzać pracę i kontrolować budżet.

Nowoczesne zarządzanie projektami – czy warto?

Wykorzystanie nowoczesnej metody zarządzania jest polecane wszystkim firmom, w których jeden projekt goni drugi. Za jego pomocą można w uporządkowany sposób rozdzielić zadania, ułożyć harmonogram oraz ustalić konkretny budżet. Zarządzanie projektem sprawdzi się w:

• badaniach rynkowych,
• organizacji promocji nowego produktu,
• kampaniach produkcyjnych,
• tworzeniu nowych oprogramowań,
• tworzeniu nowego działu w pracy,
• realizacji budowy,
• firmach remontowych i technicznych,
• przypadkach kryzysu oraz usuwania jego skutków.

Dodatkowo nowoczesne zarządzanie projektami ma pozytywny wpływ na konkurencyjność przedsiębiorstw. Niesie za sobą również szereg korzyści ekonomicznych. Zwiększa zwroty z inwestycji, sprzedaż i, co najważniejsze, zadowolenie klienta.

IC Project – kto może z niego skorzystać?

Nowoczesnym rozwiązaniem zarządzania projektami jest IC Project. Umożliwia on umieszczenie w jednym miejscu tego, co jest niezbędne do realizacji projektu. Za jego pomocą można stworzyć plany oraz grupy zadań dla pracowników. W trakcie realizacji lider zespołu oceni stan projektu oraz dotychczas poniesione koszty. W razie nieścisłości można szybko zareagować i poprowadzić projekt na właściwie tory. IC Project to prosty w obsłudze program, który posiada rozbudowane narzędzia.

Platforma ICP jest przeznaczona dla wszystkich tych, którzy na co dzień pracują lub posługują się projektami lub zadaniami. Sprawdzi się przede wszystkim w takich firmach jak:

• agencje marketingowe,
• software house’y,
• firmy świadczące różnego rodzaju usługi,
• firmy doradcze,
• firmy projektowe,
• firmy obsługujące projekty UE.

Dodatkowe funkcje systemu

Tego typu program sprawdzi się również jako narzędzie do prawidłowego przebiegu informacji oraz wymiany opinii między pracownikami. Za jego pomocą można przeprowadzać ankiety i głosowania wewnątrz firmy. Dzięki tej funkcji cały projekt jest spójny i uporządkowany. Pracownicy mogą również skorzystać z opcji czatu, który umożliwia prowadzenie dyskusji oraz przesyłanie plików.

Firmy wykorzystujące IC Project mają do swojej dyspozycji również przejrzysty kalendarz oraz możliwość tworzenia raportów i bazy kontrahentów. Przydatną funkcją jest pomiar czasu pracy, który pozwala określić, ile potrzeba godzin na wykonanie konkretnego zadania. ICP posiada także wbudowany moduł wiki, na którym można zamieścić takie informacje jak regulaminy czy ogłoszenia.

[CTA]