Wirtualne asystentki to stosunkowo nowa usługa na rynku, która jednak z tygodnia na tydzień staje się coraz bardziej popularna. Jednym z naszych klientów jest firma BrandAssist, która zrzesza wirtualne asystentki. Przeprowadziliśmy bardzo ciekawy wywiad z Polą Sobczyk, która tworzyła firmę od podstaw i wchodziła z nową usługą na rynek. Jak to wszystko wygląda od kulis? Przekonaj się! Może Ty też kiedyś skorzystasz z pomocy wirtualnej asystentki?

Na początek muszę Cię zapytać, kim właściwie jest Wirtualna Asystentka?

Jeszcze rok temu powiedziałabym, że wirtualna asystentka to osoba, która pracuje zdalnie, na własnej działalności gospodarczej, a jej bazą zadań jest przede wszystkim administracja, obsługa klienta czy też specjalizacja, którą wykonywała do tej pory. Jednak dzisiaj wirtualna asystentka powoli zaczyna ucierać się jako project manager albo koordynator zadań, czasami nawet coach. Jest to bez wątpienia osoba, która potrafi wykonywać przeróżne obowiązki.

Skąd zrodził się pomysł w Twojej głowie na stworzenie firmy, która zrzeszałaby wirtualne asystentki?

Przyznam szczerze, że wzięło się to z obserwacji potrzeb moich najbliższych znajomych, którzy posiadali firmy i coraz trudniejszego rynku pracownika. Niestety większość z moich znajomych nie mogła – zwłaszcza na początkowym etapie – pozwolić sobie na zatrudnienie pracownika ze względu na coraz wyższe podatki oraz wymagania finansowe kandydatów. Stąd też zatrudniani byli stażyści, którzy zazwyczaj nie dość, że nie rozwijali marki to jeszcze zabierali czas.

Kolejnym rozwiązaniem było zatrudnianie osób na umowach, którzy po kilku miesiącach przenosili się do większych firm oraz korporacji. W tej sytuacji koło wdrażania następnej osoby zapętlało się. Znajomi narzekali na wysokie oczekiwania finansowe i niskie kompetencje pracowników, a także zbyt wysoki koszt utrzymania ich w biurze.

Z kolei u siebie zauważyłam skłonności do efektywniejszej pracy z domu. Pracowałam również dla kilku różnych firm naraz, a nie tylko dla jednej w której byłam zatrudniona. Tak zaczęła się moja przygoda. W tamtym czasie byłam przekonana, że odkryłam zupełnie coś nowego.

Pamiętasz początki BrandAssist? Jak udało Ci się wejść na rynek i przekonać klientów?

To na pewno był ciężki czas. Za nami sporo błędów, braku pokory i tej młodzieńczej pychy typu: „nikt się nie zna na tym co dobre”. Na rynek weszliśmy dzięki przezwyciężeniu myślenia o tym, że to inni nie mają racji. Czyli dokładnie wtedy, kiedy zaczęłam sama rozumieć jakie problemy rozwiązuje wirtualna asystentka.

Jakie są wady i zalety wirtualnej asystentki w porównaniu do tej tradycyjnej?

Nie lubię porównania wirtualnej asystentki z osobą znajdującą się w biurze. Nie jestem przeciwniczką zatrudniania na umowę o pracę. Polecam zatem również pracowników stacjonarnych. Taka osoba w biurze zawsze jest pod ręką i wielu przedsiębiorców czuje się lepiej, kiedy ma „kontrolę” nad tym, co dana osoba robi.

Podstawową zaletą wirtualnej asystentki jest koszt. Wystawia fakturę VAT, zatem żadne umowy nie są potrzebne. Osoby, które pracują zdalnie są coraz częściej dużo bardziej kreatywne oraz lepiej wyszkolone. Ba! Szkolą się samodzielnie, ponieważ muszą rozwijać swoje kompetencje, żeby zdobywać ciągle nowych klientów.

Kiedy byłam pracownikiem, lubiłam szkolenia, ale z myślą w głowie, która wskazywała na późniejsze odejście z firmy. Ponadto, każdy kto pracuje w ten sposób zauważa, że jego praca staje się bardziej zaplanowana i poukładana. Wszak delegowanie zadań to również forma organizacji czasu pracy. Takie podejście mocno zwiększa produktywność. Bardzo często w biurze brakuje motywacji.

Wspomniałaś, że praca wirtualnej asystentki musi być zaplanowana i poukładana. Biorąc pod uwagę, że taka asystentka pracuje zapewne z kilkoma klientami i ma mnóstwo zadań do wykonania, jak sobie radzicie z organizacją pracy?

Wiesz, nadal używam kartek i długopisu, jednak na obecnym etapie nie poradziłabym sobie bez odpowiednich programów, szczególnie do zarządzania projektami i współpracy z klientami. Obecnie w BrandAssist pracujemy na dwóch – IC Project oraz Trello.

Wcześniej dużo testowałam, szukałam odpowiedniego rozwiązania. Pracowałam m.in na Podio, Jirze, Asanie, Nozbe czy Basecampie, więc rzeczywiście trochę czasu mi zajęło, żeby znaleźć te najodpowiedniejsze. Myślę, że oczywiście można przestać korzystać z tego typu programów i nadal pracować na wiadomościach e-mail, ale bardzo mocno spowolniłoby to realizację zadań i wprowadziło ogromny bałagan w organizacji pracy.

W gąszczu wielu systemów wymieniłaś między innym IC Project. W jaki sposób to narzędzie usprawniło pracę w Twojej firmie?

Ten system poprawił przede wszystkim koordynację naszych działań dla klientów. Prosty CRM, sprawny support w języku polskim, łatwy sposób sprawdzania przeróżnych raportów czy metoda Kanban do zarządzania zadaniami (jestem wielką fanką tej metody pracy!). Usprawniliśmy też komunikację pod konkretnymi zadaniami. Nadal używamy Slacka (program do komunikacji wewnętrznej w zespole), ale wbudowany komunikator w ICP oraz dodawanie komentarzy bardzo przyśpieszyło nam pracę i – co najważniejsze – zminimalizowało ryzyko błędu podczas współpracy z Klientem.

Co najbardziej wyróżnia na rynku usługę wirtualnej asystentki?

Myślę, że wielozadaniowość. Można znaleźć wirtualną asystentkę, która jest bardziej wszechstronna niż kilkuosobowy zespół, a można również znaleźć asystentkę, która jest wyspecjalizowana w danej dziedzinie. Poza tym przedsiębiorców nie interesują urlopy, zwolnienia chorobowe. Takie osoby są bardzo lojalne względem swoich klientów. Ze spokojem mogę powiedzieć, że udało się stworzyć środowisko (głównie kobiet), które pracuje na 200% i zdecydowanie lubi swoją pracę.

Ile wirtualnych asystentek zrzesza BrandAssist i jakie jest ich obłożenie pracy?

Obecnie mamy 10-osobowy zespół. Wkrótce będzie nas 12 osób. Żeby odpowiedzieć uczciwie na Twoje pytanie, trzeba rozdzielić indywidualną wirtualną asystentkę od agencji. Taka indywidualna osoba w większości celuje w pracę na pełnym etacie. W przypadku agencji, jest to zależne. My współpracujemy z dziewczynami, które posiadają dyspozycyjność od 8:00 do 18:00, ale nie sprawdzam ich co godzinę czy patrzą w monitor. Efekty pracy widać po deadlinach, a w tym BrandAssist radzi sobie bardzo dobrze. Muszę przyznać, że dziewczyny nie mają problemów z motywacją.

Na koniec, pytanie przyszłościowe. Według Ciebie, wirtualne asystentki to usługa, która zawładnie rynek w ciągu kilku najbliższych lat?

Jestem przekonana, że to już się dzieje. Nieustanne szukanie optymalizacji kosztów firmy będzie podstawą utrzymania się na rynku, a wirtualne asystentki są po prostu sporą oszczędnością.