Szaleństwo Black Week w IC Project! 50% taniej! Przejdź do promocji
multitasking

Multitasking – prawda czy mit?

Spis treści

Multitasking, czyli wielozadaniowość, to zagadnienie, które ma tyle samo przeciwników, co wyznawców. Krążą opinie, że nie ma możliwości, by dobrze wykonywać kilka zadań na raz, ale pojawiają się również badania, które pokazują, że multitasking może mieć dobry wpływ na pracę ludzkiego mózgu oraz produktywność. Czy faktycznie tak jest? Czy istnieje przepis na wykonywanie większej liczby zadań w tym samym czasie? Może na pomoc mogą przyjść rozwiązania technologiczne, do których mamy dostęp? Zobaczmy.

Człowiek i maszyna

Dla wielu z nas multitasking oznacza wykonywanie kilku czynności naraz. Przykład: rozmawiamy z klientem przez telefon i wypełniamy umowę. Odpisujemy na maila i jednocześnie tworzymy prezentację. Jedziemy na rowerze i piszemy SMS-a. Takich przykładów, które są mniej lub bardziej abstrakcyjne, możemy przywołać wiele. Zdarza się jednak, że dwie wykonywane naraz czynności do siebie pasują i faktycznie są osoby, które na przykład piszą i słuchają muzyki, a połączenie tych dwóch czynności wpływa na jakość tworzonego tekstu. Wielu pisarzy i innych artystów pobudza w ten sposób swój mózg do działania. Mimo to próba zrobienia tego samego przez handlowca w firmie może być lekko nieudana.

Czy w takim razie nie możemy mówić o multitaskingu w pracy? Rekruterzy przecież cenią sobie podzielność uwagi wśród kandydatów do pracy, a pracownicy cieszą się, że pracując mogą słuchać muzyki, czy też czytać gazetę. Faktycznie takie zachowanie poprawia ich samopoczucie, ale może mieć ogromny wpływ na szybkość pracy oraz jej jakość. Jak pokazują badania przeprowadzane przez naukowców, między innymi na Uniwersytecie w Stanford oraz Ohio, multitasking często doprowadza do sytuacji stresowych, obniża naszą motywację oraz wpływa negatywnie na samopoczucie.

Jednocześnie w Psychonomic Bulletin & Review ukazał się artykuł, który pokazywał, że niektóre działania wykonywane przy akompaniamencie muzyki lub innych bodźców miały większą efektywność. To właśnie wspomniany wcześniej przykład artystów, którzy tworzą z muzycznym tłem. Trzeba jednak pamiętać o tym, że zawody artystyczne często nie wymagają szybkiej pracy, a takiej, która finalnie będzie wysokiej jakości.

Popatrzmy w takim razie na maszyny. Nasze komputery wykonują dziesiątki, jak nie miliony obliczeń jednocześnie. Nie jest tak jednak do końca. Każdy proces otrzymuje swój wycinek czasu i chociaż wydaje nam się, że komputer wykonuje wiele zadań w tej samej chwili, to jednak sekretem jest kolejkowanie i przełączanie zadań i udostępnianie im odpowiednich zasobów.

10 rzeczy naraz

Kiedy przyjrzymy się swoim zadaniom i obowiązkom, to okazuje się, że nasza wielozadaniowość tak naprawdę nie przekłada się na wydajność. Potraktujmy każde zadanie jako oddzielny projekt. Rozmowy telefoniczne to jeden z nich, maile i odpowiadanie na nie to drugi, trzeci to na przykład przygotowanie oferty lub raportu, a kolejny to niespodziewany chat z klientem. I chociaż prowadzenie kilku projektów jednocześnie stymuluje nasz mózg do wysiłku, to po pewnym czasie powoduje to jego przeciążenie. Na trwałe spada podzielność uwagi, szybciej się rozpraszamy, mocniej dekoncentrują nas tzw. „odgłosy tła”.

Jest też druga strona medalu. Jeśli nauczymy się odpowiednio zarządzać zadaniami i czasem, to nie tylko wykonamy wszystkie czynności, nawet gdy będziemy lekko rozproszeni, ale także łatwiej zwiększymy naszą motywację i wydajność. Działanie w takim trybie wpływa na produktywność, poczucie własnej wartości oraz rozwój naszych kompetencji. Wynika z tego, że multizadaniowość może być zarówno pozytywnym, jak i negatywnym bodźcem w naszej pracy. Wszystko zależy od tego, jak zaplanujemy własny dzień pracy.

Kalendarz i długopis, czy może system do zarządzania projektami?

Tak naprawdę każde narzędzie, które pozwoli nam w łatwy sposób zarządzać zadaniami i ustalić ich kolejność będzie dla nas pomocne. Prowadząc małą firmę i posiadając pewną listę zadań, możemy pokusić się o ich zapisanie w kalendarzu i wykreślanie każdego ukończonego z nich. Wiele osób oznacza poziom ważności lub skomplikowania zdania, bo w ten sposób łatwiej jest określić, które z nich wykonać w danej chwili.

Aby faktycznie nasze działania miały sens, należy:

  • planować kolejność zadań oraz zabezpieczać czas na ich wykonanie;
  • na koniec dnia analizować, które z zadań zostały wykonane i skreślone, jakie przechodzą na kolejny dzień, a ile z nich wymaga dodatkowej pracy. Ustalenie priorytetów ułatwi wykonanie wszystkich;
  • zapisywać uwagi, pomysły, ważne informacje – notatnik czy też kalendarz to nasz sprzymierzeniec;
  • pracować w warunkach, które są optymalne dla nas. Jeśli w open space nie potrafimy się skupić, może pomocne będą słuchawki z muzyką, a może zamknięta sala konferencyjna;
  • starać się doprowadzać do końca pojedyncze zadania i dopiero wtedy zaczynać kolejne;
  • nie być ciągle online oraz pod telefonem, gdyż to rozprasza. Zerkanie cały czas na ekran laptopa, do zakładki z Facebookiem lub stukanie w ekran telefonu skutecznie wpływają na naszą wydajność;
  • pracować w blokach czasowych, na przykład zaplanować, że przez kolejne 30 minut ogarniamy zaległą pocztę, wykonujemy telefony lub skupiamy się na innych zadaniach. Grupy zadań to wiele drobnych do wykonania rzeczy, które same w sobie zajmują po kilka minut, ale gdy połączymy je w całość, zabierają nawet kilkadziesiąt minut. Skupienie się na nich i odkreślenie na liście „zrobionych” daje dużo satysfakcji.

Pomoc ICP

Programów do zarządzania zadaniami jest bardzo wiele na rynku. ICP to jeden z przykładów. Co zyskujemy, gdy korzystamy z tego rozwiązania? Przede wszystkim możemy rozpisać wszystkie projekty na konkretne przedziały czasowe, oprogramowanie samo przypomni nam, że powinniśmy skończyć zadanie i zabrać się za kolejne z listy. Po drugie narzędzia tego rodzaju pozwalają dzielić się projektami z innymi osobami, dopasowywać harmonogram naszych działań do innych osób itd. Trzeba też pamiętać, że oprogramowanie do zarządzania projektami często łączy w sobie skrzynkę pocztową, notatnik, terminarz spotkań, bazę adresów i telefonów. Dzięki temu wszystkie najważniejsze w codziennej pracy narzędzia mamy pod ręką w jednym miejscu. Więcej o ICP i rozwiązaniach tego typu możecie dowiedzieć się od naszych specjalistów.

Nie popadajmy w pułapkę wielu zadań

Jak widać, wielozadaniowość może mieć pozytywne strony. Podzielność uwagi i łączenie pracy z czynnikami relaksującymi pozwala artystom na tworzenie wyjątkowych dzieł. W codziennej pracy biurowej nie zawsze mamy jednak możliwość odcięcia się od zewnątrz za pomocą słuchawek. Dla niektórych osób brak takiej możliwości sprawi, że będą one jeszcze mniej wydajne. Nie dajmy się jednak zwariować, bo sposób i wydajność pracy zależy także od kultury organizacji, która w każdym przedsiębiorstwie będzie inna. Jeśli zaś chodzi o narzędzia do zarządzania projektami, to są one przydatne niezależnie od naszego sposobu pracy, potrafią bowiem uczyć nas systematyczności i kolejkowania zadań. Dlaczego więc z nich nie skorzystać?

[CTA]

Facebook
Twitter
LinkedIn