Prowadzenie projektu to proces, który wymaga użycia narzędzi ułatwiających pracę na każdym jego etapie: pracownikom odpowiedzialnym za swoje części projektu, a także project managerowi, który oprócz swojej części nadzoruje jego całość. Oprócz płynnej komunikacji, za czym stoi między innymi obiektywny podział obowiązków ważne jest, aby wybrać narzędzia, które usprawnią także zarządzanie zasobami: pracownikami, czasem oraz budżetem. Narzędzia powinny być zrozumiałe dla wszystkich. Proste w użyciu niezależnie od stopnia zaawansowania członka zespołu, a co najważniejsze powinny mieć możliwość zdalnej obsługi. Źle dobrane spowodują dezorganizację, która opóźni finalizację projektu.
Funkcje dla pracowników
Każdy team przede wszystkim powinien mieć łatwy dostęp do narzędzia. Tutaj cechą kluczową będzie łatwość obsługi. Niezależnie od wieku każdy pracownik powinien z łatwością obsługiwać dane narzędzie. Należy je tak dobrać, aby ani jeden członek zespołu nie spowalniał pracy innych. Pierwszoplanową cechą powinna być czytelna lista zadań. Najlepiej, aby była dobrze widoczna tuż po włączeniu programu, niezależnie czy uruchamiamy go z komputera czy ze smartfona, bądź innego urządzenia. Czytelna lista zadań to taka dzięki której pracownik w kilka chwil zorientuje się jakie zadania ma do wykonania, w jakim terminie i które z nich mają większy priorytet niż inne. Doskonale do tego celu nadają się listy zadań w układzie kart Kanban. Wymyślone dawno temu przez pracowity naród Japończyków pozwalają szybko zorientować się jaki jest stan projektu i ogarnąć te z dużą ilością zadań.
Czytelny dashboard, na którym natychmiast można odczytać przypisane zadanie jest funkcją ułatwiającą pracę. Szybkie dotarcie do zadania wpływa na sprawniejszą komunikację w grupie, a jak dobrze wiadomo komunikacja to podstawa pracy w zespole.
Zadania Project Menagera
Project manager jako lider zespołu koordynuje pracą całego projektu. Najważniejsze są tutaj kompetencje miękkie, które powinny być wspierane odpowiednimi narzędziami. Istotą zadań project managera jest właściwe zaplanowanie pracy, na co składa się zarządzanie zasobami ludzkimi – właściwy dobór obowiązków dla pracowników, kontrola budżetu oraz kontrola czasu. Narzędzie używane przez PM powinno zawierać wszystkie powyższe funkcje. Niekiedy prowadzenie projektu to nie tylko udział własnego teamu, ale także klienta. Narzędzie pozwalające na zaangażowanie klienta do całego lub części projektu umożliwi szybką komunikację i wyjaśnienie ewentualnych błędów lub niedomówień.
Jak się nie dać „wąskiemu gardłu”
Podczas prowadzenia projektu zdarza się, że nie wszystko idzie tak jak powinno. W najmniej odpowiednim momencie można napotkać nieoczekiwane problemy, które opóźniają termin projektu, a deadline wielokrotnie zmienia swoją datę. Wybór trafnego narzędzia minimalizuje efekty wąskiego gardła. Odpowiednie narzędzie powinno umożliwić płynne naprawienie zaistniałych błędów. Najczęstszym problemem jest utrudniona komunikacja między członkami zespołu. Dlatego tak ważne jest, aby narzędzie miało komunikator (najlepiej wbudowany i zintegrowany z zadaniami i projektami) pozwalający na szybką wymianę informacji. Zdarza się, że nie do końca wiemy ile czasu pracownicy poświęcają na wykonanie zadania. Tutaj z pomocą może przyjść monitoring czasu, który sprzyja samodyscyplinie pracownika i utrzymaniu kontroli nad projektem. Jak wiadomo czas to pieniądz. Możliwość kontroli finansów powinna znaleźć się w narzędziach do zarządzania projektami, która pozwoli z łatwością określić budżet i stworzyć raporty okresowych dla PM’a i klienta.
Jakie zatem narzędzie będzie najodpowiedniejsze zarówno dla pracownika, kierowników projektów i administratorów? Trudno jest odpowiedzieć na tak postawione pytanie. Każdy z nas pracuje inaczej i dla każdego z nas inne są priorytety. Najlepiej wybrać narzędzie, które będzie posiadało wiele wartościowych funkcji jednocześnie. Wszystkie dane dostępne w jednym miejscu z pewnością ułatwią pracę i komunikację w grupie, a wynik końcowy będzie łatwiejszy do osiągnięcia.
