Wciąż mówi się o tym, że raportowanie czasu pracy pracownika to jeden z kluczowych elementów dbania o kondycję firmy. Czy to prawda i do czego to tak naprawdę jest konieczne.
Od zarania dziejów pracodawcy chcieli wiedzieć ile czasu w pracy przebywają ich pracownicy, czy wywiązują się z liczby godzin, które zostały zapisane bądź to w ustaleniach z pracodawcą bądź w umowie pisemnej. Pracodawca płacąc za 40h tygodniowo, wymagał aby pracownik tyle czasu spędził w pracy. W małej firmie, w której szef codziennie szedł do pracy równo ze swoimi pracownikami, kontrola była dosyć prosta, choć oczywiście nie funkcjonowała np w czasie urlopu. W dużych, bogatszych firmach zainstalowano karty, którymi należało się zameldować rano i wymeldować po zakończonej pracy. Systemy same liczyły należny czas. Naturalnie, sposobów na ominięcie też nie brakowało, bo przecież kolega z pracy może się za mnie zalogować o 8.00 a ja pozałatwiam sprawy i zjawię się o godzinie 9.00.
CZAS PRACY A EFEKTYWNOŚĆ PRACY
Wszystkie te zabiegi zmierzały do jednego. Pracownik musiał być w pracy przez cały czas w godzinach, na które umówił się z pracodawcą. Niestety systemy raportujące czas pracy nic nie mówiły o efektywności tegoż pracownika. W końcu sama obecność w firmie nie gwarantuje wysokich zysków firmie a wyłącznie koszty, na które opiewa wspomniana umowa. Jakże więc mierzyć coś tak trudno mierzalnego? Jak w firmie, która prowadzi jednocześnie kilka większych i mniejszych projektów wskazać, który pracownik szybko i profesjonalnie wywiązuje się z nałożonych zadań, a który sobie z nimi nie radzi lub co gorsze – w czasie godzin pracy robi wszystko z wyjątkiem pracy?
Jeśli miesiąc w miesiąc budżet się spina, to można sądzić, że nie jest źle. Prezes, bądź handlowiec czy opiekun klienta dogrywają kolejne „tematy”, pracownicy zadania wykonują, firma fakturuje kontrahentów. Czyli jest dobrze? Otóż nie, nie jest dobrze. Chwała za to, że per saldo firma wychodzi na swoje, ale przy braku analizy ryzyka, trudno zaradzić kłopotom które nadejdą, a te zawsze prędzej czy później nadchodzą.
PRZYKŁAD
Firma X ma miesięczne koszty na poziomie 64 000 PLN i przychody 80 000 PLN. Tabelki się zgadzają, prezes zaciera ręce z zadowolenia. W końcu 16 000 PLN miesięcznie jest powodem do zadowolenia. Ale wejdźmy głębiej, zróbmy analizę kosztów. Otóż firma prowadzi 5 projektów cyklicznych i średnio 5 jednorazowych miesięcznie. Dodatkowe zlecenia przynoszą firmie zysk na poziomie 10 000 PLN miesięcznie przy kosztach 8 000 PLN. Skupmy się na stałych klientach, bo to oni generują największy zysk firmy.
Z 5 projektów różnego rodzaju 2 są duże i przynoszą miesięcznie po 20 000 PLN przy kosztach odpowiednio 30 000 PLN i 8 000 PLN. Są to stali zaprzyjaźnieni kontrahenci, dla których firma robi więcej niż powinna, ale trzeba dbać o tak dużego klienta. Jeden jest jak widać bardzo wymagającym klientem. Pozostałe 3 projekty przynoszą zysk po 10 000 PLN miesięcznie i mają koszty na poziomie 6 000 PLN.
Co z tego wynika? Prawdopodobnie firma zrobi wszystko aby zadbać o największego klienta kosztem pozostałych. A gdyby znała rzeczywiste koszty prowadzenia projektu mogłaby sobie pozwolić na negocjacje umowy z tym klientem, który ją najwięcej kosztuje lub całkowite zerwanie umowy co przełożyłoby się na:
a/ niższy przychód miesięczny (odpowiednio o 20 000 PLN)
b/ niższe koszty miesięczne (odpowiednio o 20 000 PLN)
Per saldo przychód wyniósłby 60 000 PLN, koszty 44 000 PLN a zysk 16 000 PLN.
Zapytacie – no ale jaki tu zysk? Co firma zyskała?
Odpowiedź jest prosta – Wolne zasoby ludzkie, które można zainwestować i to w wielkiej ilości bo aż w prawie 30%.
Przekładając to na bardziej zrozumiały język. Po tym zabiegu 20 osobowa firma dostała 6 pracowników. Zupełnie za darmo!
Oczywiście jest to skrajny przypadek, wyssany z palca, ale przy dużej liczbie projektów tak naprawdę nie wiadomo czy firma nie traci niepotrzebnie pieniędzy a jeśli tak to nie wiadomo gdzie one uciekają. Każdy pewnie się czasami zastanawiał „robimy i robimy i jakoś nie możemy wyjść na swoje”.
Wiedza o kosztach prowadzenia projektów daje również firmie inną ważną wartość, pozwala wycenić portfel usług firmy. Dzięki czemu firma może być konkurencyjna na rynku.
MIERZENIE CZAS PRACY PRZY PROJEKTACH W ICP
Mierzenie czasu pracy na projekcie nie jest takie skomplikowane jak mogłoby się wydawać. Wystarczy aby każdy z prawników raportował własny czas poświęcony na wykonanie każdego zadania.
lub na specjalnym panelu bocznym dostępnym z każdego miejsca w systemie, klikając na ikonę zegarka:
Lista zadań i czasy im przypisane
lub na liście wszystkich czasów pracy w sekcji Zadania:
Wszystkie czasy pracy z punktu widzenia pracownika
Jak to widzi Kierownik projektu w widoku finansów projektu:
Oraz czytelnie na wykresie w dashboardzie:
Widget prezentujący koszty na wybranym projekcie
Jeśli potrzebna jest większa dokładność, wtedy każdy z produktów można osobno obserwować pod kątem planowanych przychodów a faktycznego zużycia zasobów ludzkich czy kosztów zewnętrznych dopiętych do projektu.
CZAS PRACY A POZIOM REALIZACJI ZADANIA
Podsumowując, ważne jest nie tylko to, ile czasu pracownik spędził w pracy, ale również to, jaką liczbę zadań wykonał w tym czasie i ile „zarobił” dla firmy. Raportowanie czasów pracy na zadaniach (projektach) jest zatem niesłychanie ważnym elementem dającym wiedzę potrzebną do efektywnego zarządzania firmą. Dzięki niej poznajemy własne możliwości realizacyjne oraz możemy świadomie zdywersyfikować portfel klientów.
Firma świadoma to firma przygotowana na najgorsze, które może w każdej chwili przyjść. Bądźmy na to gotowi. Z IC Project jest to łatwe i dużo prostsze.
