Jak kontrolować powstawanie nowego produktu? Jak reagować na zmiany oczekiwań klienta? Jak planować działania, by zminimalizować ryzyko niepowodzenia? Efektywne zarządzanie projektem to nie lada wyzwanie. Na szczęście, z pomocą przychodzą cieszące się coraz większa popularnością metodyki zwinne, w tym Scrum. Na początku wykorzystywany głównie do tworzenia produktów informatycznych, dziś stosowany jest również poza IT. Na czym polega Scrum i czy naprawdę działa?

Czym jest Scrum?

Scrum jest najbardziej rozpowszechnioną z tak zwanych zwinnych metodyk realizacji projektów, opartych na manifeście Agile. Zgodnie z zasadami metodyki Scrum, rozwój produktu zachodzi w krótkich, następujących po sobie etapach, nazywanych Sprintami. Iteracyjny, czyli przyrostowy proces kontroli nad projektem, pozwala na wydajne i innowacyjne kreowanie produktu oraz jego maksymalne dopasowanie do oczekiwań klienta.

Trochę historii

Pierwsze wzmianki o metodyce Scrum pojawiły się już w 1986 roku. Jej główne założenia Hirotaka Takeuchi i Ikujiro Nonaka przedstawili w artykule „The New New Product Development Game”, opublikowanym przez Harward Bussines Review. W latach 90. Scrum rozwijał się dzięki takim postaciom jak Ken Szchwaber oraz Jeff Sutherland, którzy w 1995 roku podczas konferencji w Austin w Teksasie wspólnie przedstawili pracę poświeconą metodyce. 6 lat później, te same osoby zaprezentowały najbardziej znany do dziś manifest związany z metodologią pracy w IT – The Agile Manifesto.

Sprinty, czyli praca w przebiegach

Zgodnie z metodyką Scrum, nazywanej przez jej twórców frameworkami (ramami procesu), zespoły projektowe pracują w Sprintach (przebiegach), trwających zwykle od 1 do 4 tygodni. Sprinty to iteracje, polegające na powtarzaniu poszczególnych elementów w sposób cykliczny i niezmienny w całym procesie projektu. Efektem każdego przebiegu powinno być dostarczenie kolejnej wersji produktu, z wdrożonymi i widocznymi dla użytkownika zmianami.

Etapy Sprintów

Każdy Sprint rozpoczyna Sprint Planning, podczas którego wyłaniane są priorytetowe prace dla każdego przebiegu. Nieodłącznym elementem Sprintów są tak zwane Daily Scrum, czyli codzienne spotkania zespołu, w trakcie których sprawdzany jest postęp prac i podejmowane są decyzje na temat dalszych działań. Kolejnym etapem jest Sprint Review, czyli sprawdzenie przyrostu produktu i feedback. Sprint kończy Retrospective, czyli podsumowanie, mające na celu pomóc w usprawnieniu kolejnych iteracji.

Role w Scrumie

Kluczową rolę w metodyce Scrum odgrywają poszczególne postacie. Są nimi: Product Owner – osoba reprezentująca klienta, odpowiedzialna za podejmowanie decyzji związanych z rozwojem produktu i czasem projektu, Development Team – zespół planujący, organizujący i wykonujący pracę oraz Scrum Master – tworzący odpowiednie warunki do pracy zespołu, motywujący pracowników podczas codziennych, krótkich spotkań.

Zalety metodyki Scrum

Wdrożenie metodyki zwinnej może mieć wiele korzyści, nieosiągalnych w przypadku realizacji projektu tradycyjnymi sposobami. Przede wszystkim, Scrum pozwala na:

• bieżące nanoszenie zmian w projekcie w czasie jego realizacji – zarówno do istniejących, jak i przyszłych funkcjonalności,
• pełen monitoring powstającego produktu – każdy Sprint kończy się wypuszczeniem nowej wersji produktu do klienta, którą ten testuje i nanosi na niej poprawki do zrealizowania w kolejnym Sprincie,
• szybszą i skuteczniejszą realizację projektu za sprawą bieżących korekt, a co za tym idzie – lepsze dopasowanie produktu do oczekiwań klienta,
• zmianę zakresu projektu, a nawet nawet jego zamknięcie w dowolnym momencie – na przykład w sytuacji okrojonego budżetu,
• zminimalizowanie wydatków związanych z formalnościami – nie ma wymogu tworzenia obszernej dokumentacji projektowej,
• zwiększenie morale zespołu – dzięki samoorganizacji uczestnicy projektu mają większe pole do eksperymentowania, a ich relacje opierają się na koleżeństwie, co przekłada się na lepszą wydajność.

Potencjalne zagrożenia

Metodyka Scrum nie jest pozbawiona wad. Wśród jej potencjalnych zagrożeń najczęściej wymienia się ryzyko rozrastania się projektu, związane z możliwością wprowadzania zmian i dodawania nowych funkcjonalności. To z kolei może skutkować z nieplanowanym przekroczeniem budżetu. W efekcie, końcowy produkty, choć rozbudowany, może też nie spełniać pierwotnie przyjętych zadań. O zastosowaniach i ograniczeniach Scrum ciekawie opowiada Mariusz Kapusta. W końcu „nie ma metod dla wszystkich do wszystkiego”.

Zobacz wideo

Kiedy warto działać w Scrumie?

Scrum, choć daje wiele korzyści, nie jest metodyką uniwersalną. Najlepiej sprawdzi się przy produktach niestandardowych lub budowanych od podstaw, w które wpisane jest znaczny poziom ryzyka i niepewności co do powodzenia.

[CTA]