„Urlop” to słowo, które dla wielu pracowników oznacza czas oderwania się od codziennych obowiązków zawodowych. To odpoczynek, brak maili i telefonów z firmy, czas spędzony z bliskimi lub znajomymi. Urlop jest przywilejem pracownika, ale jednocześnie niejednokrotnie staje się zmorą pracodawcy. W sezonie urlopowym musi on bowiem poradzić sobie z nieobecnością podwładnych, a jednocześnie nadal tak organizować pracę firmy, by mogła ona działać bez przynoszenia strat. Jak w takim razie radzić sobie z absencją pracowniczą i co zrobić, by słowo „urlop” nie przyprawiało nas o dreszcze?
Wakacje, ferie, długie weekendy, urlop na żądanie…
Z punktu widzenia pracownika i pracodawcy sprawa urlopów wygląda zupełnie inaczej. Tak naprawdę interesy obu stron są sprzeczne. Pracownik będzie dążył do maksymalnego wykorzystania wolnych dni, które wraz ze świętami i weekendami mogą sprawić, iż będzie on nieobecny w pracy nawet kilkanaście dni. Pracodawca na wszystko patrzy z perspektywy wyniku finansowego oraz ciągłości pracy, która jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania biznesu.
Najczęściej problem pojawia się w okresie wakacji, ferii, dni świątecznych, które potrafią przeobrazić codzienną pracę w serię długich weekendów. Problem ten dotyczy wszystkich przedsiębiorstw, niezależnie od ich wielkości, jednak wydaje się, że w najgorszej sytuacji są mikro i małe firmy, które wielokrotnie nie mogą pozwolić sobie na dodatkowe inwestycje, np. zatrudnienie pracowników tymczasowych. Po prostu budżety tych organizacji nie uwzględniają tego typu sytuacji.
Inaczej się ma sprawa w przypadku urlopu na żądanie, który przysługuje każdemu pracownikowi. Z tych 4 wolnych dni, które są częścią przysługującego urlopu, zatrudniony może skorzystać nawet w dniu, w którym nie zjawi się w pracy. Jeśli pracownik skorzysta z jednodniowej absencji spowodowanej czynnikami losowymi, np. chorobą dziecka, to działanie firmy nie jest zagrożone, jeśli jednak zażąda on 4 dni, które następują po sobie, może okazać się, że np. jeden z projektów jest zagrożony, przez co trzeba będzie szukać kogoś, kto przejmie na tę chwilę jego obowiązki.
Urlop pracowników to nie koniec świata
Odpowiednia strategia zarządzania oraz podjęte wcześniej działania umożliwiają nam uniknąć sytuacji, w której firma pozostanie bez pracowników, a klienci nie otrzymają towaru, odpowiedzi na maila, czy też nie będą mogli spotkać się z handlowcem. Aby słowo „urlop” nie powodowało u nas ciarek na plecach, wystarczy trzymać się pewnych zasad, a jeśli jest to konieczne, skorzystać z pomocy zewnętrznej, np. pracowników tymczasowych.
Plan urlopów – zwany też kalendarzem urlopów, to grafik sporządzany w firmie na początku roku, który obejmuje okresy urlopowe pracowników rozpisane na cały rok kalendarzowy. Nie w każdej organizacji jest on praktykowany, a szkoda, gdyż dzięki niemu łatwo możemy sprawdzić i przewidzieć, kiedy w naszej firmie absencja jest będzie największa i odpowiednio przygotować się do tego stanu rzeczy. To także narzędzie, z którego skorzystać mogą pracownicy, widzą oni bowiem, kiedy ich koledzy są nieobecni, dzięki czemu będą mogli zaplanować własne dni wolne tak, by nie kolidowało to z działalnością firmy. Oczywiście w najlepszej sytuacji są pracownicy, którzy jako pierwsi zadeklarują swoje dni wolne od pracy, ponieważ oni będą mili pełną swobodę ustalania terminów. Oczywiście ostateczną decyzję i tak podejmuje pracodawca.
Delegowanie zadań – to jedno z najważniejszych narzędzi każdego menadżera i pracodawcy, jego umiejętne wykorzystanie pozwala na przekazywanie obowiązków pomiędzy pracownikami, co ułatwia ciągłość pracy, nawet jeśli jeden lub kilku jego kolegów będzie nieobecnych w pracy. Główną zasadą delegowania obowiązków jest unikanie eksperymentów, czyli przekazywanie zadań osobom bez odpowiednich kompetencji i umiejętności. Dodatkowo nie można zasypywać pracowników zbyt dużą liczbą zadań, gdyż nie tylko nie wykonają dobrze zleconej pracy, ale także zaniedbają swoje obowiązki. Delegowanie może być naprawdę świetnym remedium na absencję pracowników, trzeba jednak zlecać zadania umiejętnie. Delegowanie powinno obejmować czynności cykliczne lub te, które są związane z dużymi projektami i muszą być one prowadzone nawet podczas nieobecności osób, które je koordynują.
Dywersyfikacja – czyli tak naprawdę zróżnicowanie asortymentu produkcji lub też świadczonych usług, dzięki czemu działamy w wielu kanałach i w sytuacji, w której pracownicy jednego z nich nie mogą pracować, kolejne kanały utrzymują cały biznes. Dzięki takiemu działaniu zmniejszamy prawdopodobieństwo straty, jednakże możemy też zmniejszyć prawdopodobieństwo najwyższego zysku. Przykładem może być agencja reklamowa, której głównym kierunkiem działania jest produkcja treści video, ale poza tym świadczy ona usługi z zakresu druku online, a także szkoleń marketingowych. W okresie urlopowym nawet zawieszenie działalności dwóch kanałów nie musi mieć negatywnego wpływu na prowadzenie biznesu, trzeci nadal będzie bowiem funkcjonował. Oczywiście to wszystko w dużym uproszczeniu. Ważne jest, by dywersyfikacja była na tyle zróżnicowana, by druga i kolejne gałęzie działalności mogły zapewnić sprawne funkcjonowanie firmy.
Pracownicy tymczasowi – to rozwiązanie, które wymaga od nas nakładów finansowych. Niestety nie wszystkie organizacje stać na taki dodatkowy wydatek. Agencje pracy tymczasowej są bardzo popularne w sektorach produkcyjnych oraz w miejscach, gdzie nie są wymagane bardzo wygórowane kwalifikacje. Jeśli nasza produkcja wymaga ciągłości, to czasami może wydać się to bardzo dobre rozwiązanie. Warto też zwrócić uwagę, że z pracownikiem tymczasowym umowę rozwiązać można nawet w ciągu trzech dni.
Outsourcing zadań – czasami może okazać się, że lepszym rozwiązaniem niż zatrudnienie pracowników tymczasowych jest outsourcing zadań lub całego procesu. Tak naprawdę można zlecić na zewnątrz firmy wszystko. Od obsługi klienta zaczynając, a na pakowaniu paczek kończąc. Skorzystanie z tej opcji daje nam pewne poczucie bezpieczeństwa, gdyż to firma zajmująca się outsourcingiem ma na swoich barkach zapewnienie ciągłości wykonywania zleconych działań, często pod presją kar zapisanych w umowie. Dodatkowo może okazać się, że docelowo tego typu rozwiązanie jest bardziej ekonomiczne niż zatrudnienie pracowników w danym dziale.
Freelancerzy i stażyści – jedni i drudzy mogą uratować naszą firmę przed spowolnieniem pracy. W okresie wakacyjnym i urlopowym pojawia się na uczelniach i w sieci bardzo dużo zapytań o praktyki i staże, które dla wielu absolwentów są konieczne do zaliczenia roku. Warto pomyśleć o nich jak o osobach, które mogą wesprzeć naszą firmę w działaniu. Wiele z nich spokojnie poradzi sobie na różnych stanowiskach, a także w kontakcie z klientem. Wystarczy dać im szansę. Warto też pamiętać, że w dobrej gestii jest zapłata za wykonywaną na stażu pracę, szczególnie, jeśli praktykant naprawdę przykłada się do niej. Freelancerzy mogą być często ostatnią deską ratunku, kiedy wszystko pójdzie nie tak. Grafik pojedzie na urlop, jego zastępca złamie nogę, a komputery w firmie zalała woda. Wtedy znalezienie odpowiedniej osoby, by ta domknęła zlecenie, wydaje się najlepszym rozwiązaniem. Gdzie szukać magików od takiej roboty? Grupy na Facebooku, a także strony ze zleceniami. To tam można znaleźć naprawdę wykwalifikowane osoby.
A co, jeśli naprawdę jest źle?
Czasami zdarzy się jednak tak, że ani pracodawca, ani pracownik nie przewidzą wszystkich sytuacji, które mogą się zdarzyć. Mowa tu o katastrofach, awariach, klęskach, ale także niezapowiedzianych kontrolach i spotkaniach, które wymagają obecności pracownika. Jeśli okaże się, że żaden inny podwładny nie może zastąpić przebywającego na urlopie pracownika, to pracodawca ma prawo do odwołania tej osoby z „wakacji”. Pracodawca musi taką informację przekazać pracownikowi, a także ma on uwzględnić miejsce pobytu podwładnego, możliwość jego powrotu itd. Pracownik powinien traktować jako polecenie służbowe. Oznacza to, że zobowiązany jest wypełnić je bez względu na jego osobistą ocenę sytuacji. Dodatkowo pracodawca ponosi wszystkie konsekwencje finansowe takiego odwołania, np. koszt biletów lotniczych.
Braki kadrowe to ogromne ryzyko, ryzyko projektowe, ale są sposoby na jego zarządzanie i eliminację. Mariusz Kapusta, ekspert w zarządzaniu projektami pisze o tym tutaj.
Jak widać, pracodawca ma zawsze kilka opcji i możliwości, które mogą zapewnić mu poczucie bezpieczeństwa biznesowego w sytuacji, gdy zabraknie rąk do pracy. Każde rozwiązanie ma swoje plusy i minusy, a nawet odpowiednio wcześniej przygotowany grafik urlopów może nie być przydatny, gdy na naszej drodze pojawią się niespodziewane zdarzenia losowe.
