Project Manager – jak to dumnie brzmi. Jeszcze do niedawana tylko nieliczne osoby potrafiły wyjaśnić znaczenie tych słów. Obecnie sytuacja wygląda zupełnie odmiennie – jest to najczęściej powtarzane stanowisko podczas casualowych rozmów, a sam skrót jest częściej umieszczany przed nazwiskiem niż dumny „Mgr.”. Jednak co tak naprawdę się za tym kryje? Czy wiąże się to jedynie z wielką karierą, bogato wypchanym portfelem (a raczej pełnym kontem) i szacunkiem wśród znajomych? A może jednak posiada również swoje drugie, negatywne oblicze?
Oczywiście, jak wszystko, ma swoje plusy i minusy. Jednak w poniższym tekście skupimy się na tych drugich. Zatem, z jakimi problemami muszą sobie radzić Project Manager’owie? Co im przeszkadza w sprawowaniu codziennych obowiązków w pracy? Przekonajmy się!

Wtorek, godzina 10:00,  otrzymujemy „pod opiekę” nowy projekt od przełożonego. Początkowy entuzjazm, zaczyna przekształcać się w chwile zwątpienia. Hura optymistyczne wypowiedzenie zwrotów typu: „nie ma problemu”, „jasne”, „ASAP”, prowadzi do pojawienia się momentów paniki i chaosu. Ale OK, przemyślmy sprawę na spokojnie i zorganizujmy plan działania. Aby tego dokonać potrzebujemy ustalenia m.in.:
– przedmiotu, kosztu, czasu i zakresu projektu,
– potrzeby i oczekiwania zleceniodawcy projektu,
– wymagań zarówno zdefiniowanych, jak i niezdefiniowanych.

Zaniedbanie któregokolwiek z powyższych punktów będzie prowadziło do niewłaściwego przygotowania do projektu, a to z kolei spowoduje szereg barier do jego właściwej realizacji. I tak np. założenie zbyt niskiego kosztu będzie prowadziło do pojawienia się nadprogramowych wydatków, które w najlepszym przypadku tylko opóźnią realizację, ale w najgorszym ją uniemożliwią. Zbyt szeroki zakres projektu wpłynie nie tylko na sposób jego wykonania, ale także może spowodować utratę skupienia na głównym celu, niepotrzebnie rozpraszając na różne poboczne wątki. Z kolei niewłaściwe zrozumienie potrzeb i oczekiwań zleceniodawcy, będzie prowadziło do niepełnego ich spełnienia. Dodajmy do tego możliwość wystąpienia trudności komunikacyjnych wśród zespołu, nieodpowiednie raportowanie działań, a także brak gotowości ewentualnych zmian – gwarantowane niepowodzenie projektu.

W tym momencie wkracza IC Project, pomagając nam wziąć głęboki wdech i spokojnie wszystko zaplanować. Robimy to za pomocą kilku kroków:
1. Tworzymy projekt i dokładnie go opisujemy.
2. Dodajemy do niego odpowiednie osoby, umożliwiając również wygodny kontakt wśród członków zespołu.
3. Tworzymy zadania, wraz z ich datą realizacji i przypisujemy je konkretnym osobom. Dzięki temu każdy zna swoje obowiązki, może na bieżąco aktualizować stopień ich realizacji, a to daje nam pełen obraz rozwoju projektu.
4. Udostępniamy dokumenty dotyczące projektu, tj. formalne wymagania.
5. Zabieramy się do pracy ????

Tylko tyle i aż tyle, a pozwala nam to zminimalizować ryzyko napotkania problemów podczas prowadzenia projektu, zwiększając nie tylko wygodę, ale także płynność i czas jego realizacji. A więc, skoro tak bardzo ułatwia życie PM’ów, daje nam tyle profitów, to może warto spróbować?